Bpm что такое

Что такое BPM. Объясняем простыми словами

BPM (англ. Business Process Management — «система управления бизнес-процессами») — концепция управления организацией, при которой бизнес-процессы рассматривают как особые ресурсы, моделируют и анализируют их с помощью программного обеспечения.

В рамках этой концепции рассматриваемый бизнес-процесс делится на этапы, определяются роли и зоны ответственности сотрудников, определяются интеграции с внешними системами.

Проще говоря, BPM позволяет наблюдать за бизнес-процессами и находить, где их можно улучшить, автоматизировать, регламентировать, сделать прозрачными и адаптировать к изменениям в компании.

Для осуществления концепции BPM есть специальное программное обеспечение — BPMS/BPMT (англ. Business Process Management System/Tool, система (инструмент) управления бизнес-процессами). Суть такой программы заключается в том, что каждый шаг бизнес-процесса автоматизируется, а если для выполнения задачи требуется ручное управление, то по крайней мере можно проследить сроки и факт её выполнения, объясняет технический директор DIS Group Олег Гиацинтов.

Руководитель направления бизнес-решений глобальной ИТ-компании SimbirSoft Анна Шведова приводит такой пример из практики: все процессы в компании, оказывающей услуги, были регламентированы, но сотрудники часто отступали от прописанного порядка и пропускали важные шаги. После введения BPM все шаги стали обязательными, без проведения обязательных манипуляций невозможно было закончить работу с клиентом — в результате качество и эффективность работы выросли.

Пример употребления на «Секрете»

«Лицензия на использование самой простой BPMS-системы стоит около 10 000 евро в год. Софт известных вендоров вроде IBM и Oracle обойдётся ещё дороже. Кроме того, в несколько раз больше, чем стоит лицензия, придётся заплатить за внедрение. Систему нужно или встроить в уже имеющееся приложение, или сделать для неё специальный интерфейс».

(CEO компании «Латера» Дмитрий Коплович — о производительности труда.)

Нюансы

Старший консультант практики ModelOps and Decisioning компании SAS в России и СНГ Артём Глазков выделяет следующие преимущества и недостатки BPM.

• Повышение эффективности сотрудников за счёт автоматизации типовых действий.
• Повышение прозрачности, управляемости процессов.
• Снижение ресурсоёмкости внесения изменений в процессы.
• Аудит процессов, выявления причинно-следственных связей.

• Необходимость разработки и поддержки интеграции с внешними системами.
• Необходимость выделения ресурсов для описания процессов, их анализа и выявления опций для улучшения.
• Необходимость вовлечения в BPM её непосредственных участников. Участникам процессов необходимо донести пользу от внедряемого решения.
• Не все процессы подходят для управления с помощью BPM.
• Неправильно сформулированные абстракции и допущения в моделировании рабочих процессов приводят к снижению эффекта от системы.

Факт

Компания IBM опубликовала исследование внедрения BPM-системы в компанию, занимающуюся беспроводным интернетом. Внедрение стоило $150 000, при этом за первый год компания сэкономила $310 000 и сократила время выполнения некоторых процессов с 2 месяцев до 1 недели.

Что такое BPMS

Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?

Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов.

В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:

Что такое BPMS?

BPMS — еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста.

Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

BPMS (англ. Business Process Management System) — это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM.

BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.
BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.

Работа пользователей в BPMS и других системах

Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия?

• Может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, потом определить клиента.
• Может сначала создать клиента, потом — его заказ.

BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.

Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.

Способы реализации бизнес-процессов

BPMS — это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система.

Выделим три подхода:

1. “Бумажный” подход;
2. Автоматизированный подход (с применением других систем);
3. Процессный подход в системе BPMS.

Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%.

Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано.

На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.

“Бумажный” (не автоматизированный) подход

Как раньше происходило согласование счета в этой компании?

• Сотрудник получает счет, передает его в бухгалтерию;
• Бухгалтерия вписывает счет в платежную ведомость, согласовывает ее с руководителем;
• Если руководитель одобряет и подписывает запрос, бухгалтерия оплачивает счет.

Автоматизированный подход

Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.

Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой.
Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования.

Как это выглядело:

• В системе назначаются ответственные лица за согласование расходов;
• На основании какого-либо документа (заказа поставщику, поступления товаров или другого документа) создается документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласовано;
• Если ответственный согласовал заявку и поменял статус на Согласовано, то счет направлялся в бухгалтерию;
• Если ставился статус Отклонено, значит, заявка уходила обратно к лицу, инициировавшему процесс.

• создать доступ в систему;
• обучить работе с необходимыми документами;
• настроить интерфейс для удобства использования;
• настроить права доступа.

Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:

1. деньги (сколько мы должны выплатить);
2. получатель (кому мы должны выплатить);
3. назначение (за что выплачиваем).

К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).

В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.

Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:

1. В BPMS важно именно то, что делается. Здесь важна не учетная информация, не отчетность, а необходимость быстро принять решение, чтобы бизнес-процесс продвинулся дальше. С учетной системой так не получится, здесь мы должны указывать, какие документы за счет каких создаются и т.п. — это неудобно. Здесь нет четкого контекста.
2. Простота логики и разработки. Если мы ведем бизнес-процесс в учетной системе, то должны учитывать большое количество логических связей: как проводятся документы, транзакции, на что это влияет, какие дополнительные лицензии надо покупать и т.п. — хотя, казалось бы, ответственному за согласование лицу это не нужно. Но в учетной системе мы обязательно должны привязываться к объектам конфигурации либо дорабатывать их, что не очень правильно.

Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль.

Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.

Процессный подход в BPMS

Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы.

В нашем примере их будет три:

1. Создание заявки на согласование счета;
2. Проверка заявки;
3. Результат заявки:
   • если одобрено — распечатка заявки,
   • если не одобрено — сообщить об этом поставщику

В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование — руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия.

Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности.

На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса.

Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.

BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!

И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент.

По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи.

Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой — позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения.

Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:

• Разделение зон ответственности;
• Концентрация работы сотрудников на конкретных действиях;
• Оповещение пользователей об изменениях в процессах (или о необходимости внести изменения), в которых они участвуют.

BPMN 2.0 — это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.

Заключение

Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.

Еще статьи по данной теме:

• Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса
• Моделирование бизнеса. Основные подходы
• Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования
• Краткое описание BPMN с примером
• Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами
• Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

BPM система: что это такое и для чего нужна

BPM система — это программный продукт, который помогает визуализировать и упростить работу с бизнес-процессами в компании. Так, в отличие от CRM, BPM система выстраивает взаимодействие не между разными отделами организациями, а между бизнес-процессами, каждый из которых рассматривается как определенный ресурс. Это помогает сделать работу компании эффективнее и прозрачнее, избежав появления ненужных этапов. Такой способ управления направлен на предварительное моделирование всех запущенных процессов и дальнейшую их автоматизацию. Кроме того, BPM — информационная система, которая помогает быстро получать данные о том, как происходит работа на каждом этапе, что позволяет при необходимости быстро реагировать на ситуацию, внося улучшения.

Не стоит думать, что CRM, ERP и BPM системы — это продукты, кардинально отличающиеся друг от друга. Разработчики активно заимствуют функционал ПО, наделяя платформы теми или иными опциями, характерными для программ другого класса. Так, можно найти CRM, которая предоставляет функционал, присущий системе класса BPM.

BPM — продукт широкого спектра действия. Такие платформы не пытаются перехватить функционал ПО других классов, при этом эффективно дополняя CRM и ERP. В ряде случаев разработчики успешно объединяют подобные программы, создавая универсальное решение для бизнеса.

Более десяти лет сотрудники портала TAdviser анализировали распределение систем BPM по отраслям, в результате чего определили тройку лидеров. Первое и второе место разделили такие сегменты бизнеса, как торговля и финансовые услуги. На третье место вышли представители государственных структур и строительные компании, набравшие равное количество процентов.

Попробовать BPM систему

По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.

Повышение эффективности работы менеджеров

Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов

Сокращение оттока клиентов

Оставить заявку

Преимущества BPM систем

Сама теория BPM (Business Process Management) основана на работе с совокупностью бизнес-процессов, запущенных в компании. Такая программа предоставляет наглядно оформленный массив данных, касающихся эффективности работы организации — это помогает быстро понять, какие этапы требуют улучшения.

Система управления BPM, внедренная в организации и правильно применяемая руководством, помогает вывести ведение бизнеса на новый уровень. Благодаря тому, что работа этих программ базируется на вполне конкретном принципе, BPM создает цикл управления, который состоит из следующих этапов:

• Определение направления развития и целей.
• Создание предположений о путях достижения целей и помех, которые могут возникнуть.
• Описание дальнейшего рабочего процесса, распределение ресурсов.
• Контроль над всеми этапами, анализ их соответствия определенной модели работы.
• Анализ результатов и составление отчетов для внесения возможных улучшений.

Таким образом, работа становится максимально осмысленной и эффективной, соответствуя принципу «Сделали как нужно», а не «Сделали как получилось». Это неизбежно приносит положительный результат от внедрения.

Ни один обзор BPM системы не обходится без указания конкретных результатов от применения подобных программ. В их числе обязательно будут такие выгодные последствия, как:

• Повышение дохода.
• Прозрачность контроля.
• Автоматизация бизнес-процессов.
• Наглядность отчетов и схем.
• Эффективное распределение рабочего времени и других ресурсов.
• Гибкость при управлении компанией.

Это неизбежные следствия внедрения принципов BPM в рабочий цикл — весь функционал таких программ направлен на оптимизацию бизнес-процессов. При этом неоспоримый плюс заключается в выстраивании четкой и понятной схемы взаимосвязи этих процессов.

Как происходит внедрение BPM системы

Прежде чем внедрить подобное программное обеспечение, нужно провести подготовку. Именно она становится первым этапом работ. В ходе планирования определяются бизнес-процессы, которые подразумевает реализация проекта, а также составляется список целей, которых необходимо достичь. Далее работа идет в соответствии со следующими этапами:

• Описание всех процессов. Оно включает определение сроков, подробный перечень всех нюансов, а также указание очередности.
• Настройка каждого бизнес-процесса в программе.
• Запуск работы с последующей оценкой результатов.

Последний этап не является разовым — это непрерывная работа, отраженная в базовом принципе Business Process Management. Данные о бизнес-процессах собираются и анализируются непрерывно, чтобы регулярно вносить улучшения в работу компании. Один раз настроил и забыл — это не про BPM.

Внедряя в работу принципы BPM и соответствующее программное обеспечение, не стоит забывать и про обучение персонала. Все причастные к использованию ПО сотрудники должны понимать тонкости работы с программой, чтобы избежать ошибок в эксплуатации системы и интерпретации данных.

Кому нужны BPM системы: примеры различных сфер

BPM, как системы управления бизнес-процессами, используются в различных отраслях бизнеса. Разумеется, здесь идет речь о компаниях с определенным масштабом — это средний и крупный бизнес. Именно в этом случае возникает необходимость внедрения подобного программного обеспечения. Сказываются не только разнообразные бизнес-процессы, запущенные в организациях, но и численность штата, а также разветвленность внутренней структуры. Чем сложнее устроена компания, тем выше потребность в BPM системе — бесплатной или платной. Поэтому конкретное направление бизнеса здесь не играет роли. Сказывается масштаб компании и объем процессов, происходящих при ежедневной работе.

Наиболее часто зарубежные и российские BPM системы используются в организациях, чья работа подразумевает работу с большим объемом входящих заявок и дальнейшим распределением их по различным подразделениям. Кроме того, внедрение оправдано в компаниях с большим числом отделов, выполняющих разнообразные функции.

Функции BPM системы, на которые нужно обратить внимание

Выбирая BPM-программу, важно учитывать, что взгляды разработчиков на такие продукты отличаются, что неизбежно отражается на функционале. Так, среди наиболее популярных опций и характеристик, предлагаемых подобным программным обеспечением, встречаются следующие решения:

• Графический редактор для визуализации бизнес-процессов.
• Удобная кастомизация и интеграция со сторонними сервисами, которая не подразумевает привлечения программистов.
• Интерфейс, понятный даже начинающему пользователю.
• Библиотека с шаблонами процессов, экономящими время пользователям.
• Быстрая работа даже при одновременной обработке множества процессов.
• Инструменты для анализа и мониторинга процессов, а также для информирования пользователей в режиме реального времени.
• Возможность внесения изменений в задачи и процессы.

Это основные аспекты, которые играют важную роль при эксплуатации систем управления эффективностью бизнеса –BPM является продуктом, разработанным с учетом определенных инструментов, помогающих добиваться поставленных целей.

Что предлагает рынок BPM систем в России

BPM — это не настолько распространенный на рынке продукт, если сравнивать с CRM, но даже такое, относительно специализированное ПО, представлено в ассортименте. Любой рейтинг BPM систем подтверждает это. Выбор платформы во многом зависит от того, какое программное обеспечение уже используется в компании, и можно ли интегрировать эти продукты между собой. Поэтому недостаточно провести прямое сравнение BPM систем — на практике выбранная система может оказаться недостаточно функциональной.

Многие пользователи предпочитают сделать выбор в пользу универсального решения — таковым является CRM, наделенная функциями BPM. Одной из популярных систем с подобным функционалом является Мегаплан. Она помогает не только выстроить бизнес-процессы в компании, но и контролировать их течение, своевременно внося коррективы, ориентируясь на яркие и наглядные отчеты о работе компании. При необходимости можно оптимизировать работу организации, внедрив преднастроенные бизнес-сценарии — они созданы на основании опыта компаний, известных во всем мире и добившихся успеха.

Мегаплан подходит даже компаниях со сложной организационной структурой и обилием разнообразных бизнес-процессов. CRM станет единым рабочим пространством, с помощью которого сотрудники компании выполняют все задачи, от приема заявок до отправки уведомлений клиентам. При этом множество рутинных дел можно автоматизировать, чтобы высвободить время для выполнения более интересных рабочих задач.

Выбор системы, подобной Мегаплану, поможет сэкономить, что важно для любого бизнеса. Не придется тратить дополнительные деньги, внедряя и CRM, и BPM программы. Можно установить одну функциональную систему, которая закроет все потребности компании, касающиеся работы с бизнес-процессами.

Вопросы и ответы

Как быть, если в CRM не отражен нужный мне бизнес-процесс?

Все сценарии можно настроить. Для этого достаточно обратиться к специалистам, отвечающим за внедрение Мегаплана. У нас есть специальный отдел, который обслуживает клиентов, помогая настроить CRM и обучить персонал.

Работа нашей компании связана с большим объемом документооборота. Чем Мегаплан будет полезен в нашем случае?

В Мегаплане реализован очень удобный инструмент хранения документов и обмена ими. Все файлы, причастные к каждой задаче, не просто хранятся в CRM, но и отражены в карточке дела. Это могут быть как ссылки, так и конкретные файлы с различными разрешениями. Каждый причастный к задаче сотрудник в любой момент может посмотреть на нужный документ, чтобы уточнить интересующую информацию.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать?

Кроме простых процессов, таких как прием заявок и оформление документов, можно автоматизировать и более сложные. Это множественные обращения от клиентов, учет рекламаций для контроля качества обслуживания и даже заказ необходимых товаров.

BPM-система
и управление процессами

Концепция BPM – Business Process Management рассматривает бизнес-процессы как особые ресурсы организации. С точки зрения процессного управления, компания – это сеть связанных процессов, а не набор самостоятельных функциональных блоков.

Реализуется концепция BPM в особом классе корпоративного программного обеспечения – BPMS (Business Process Management Suite/Systems). С помощью BPM-систем ведется мониторинг бизнес-процессов, выявляются несоответствия и точки улучшения, моделируются новые схемы взаимодействия. Такие системы ориентированы на управление процессами в условиях частых изменений, соответственно, заказчики имеют дело с непрерывным циклом действий:

1. Анализ текущих процессов и выявление узких мест
2. Проектирование и моделирование новых
3. Мониторинг исполнения процесса. На этом этапе оценивается корректность исполнения, сотрудники формируют пожелания, новые требования, которые передаются на этап анализа.

Однако, когда в организации встает вопрос об автоматизации, бывает сложно выбрать класс ПО. Казалось бы, нужно выбрать систему управления контентом (ECM), потому что практически каждый процесс связан с каким-либо контентом. В то же время специализированное решение (ERP, CRM или др.) эффективно решает профильные задачи. А может быть все-таки BPM – для комплексного управление процессами?

BPM, ECM, CRM – что выбрать?

Безусловно, внедрение BPM-системы несет с собой важнейшее преимущество для бизнеса в конкурентной борьбе – процессы становятся гибкими и быстро адаптируются под требования и новые реалии бизнес-окружения. Хотя BPMS – это отдельный класс информационных систем, который занял собственную нишу, все же эти системы не заменяют, а дополняют другое прикладное ПО (ECM, ERP, CRM). Более того с развитием технологий и самих ИТ-решений функциональность разных классов систем тесно переплетается.

Грань в функциональных возможностях современных BPM- и ECM-систем крайне тонкая. Управление процессами неотделимо от создания контента. Поэтому разработчики BPM-систем включают в поставку своего продукта модули управления контентом (Enterprise Content Management). Поставщики ECM-решений предлагают встроенный инструмент управления процессами.

Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX уже в базовой поставке предоставляет возможности . Схема взаимодействия, как конструктор, собирается в графическом редакторе из отдельных блоков. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места».

Моделирование процесса «Согласование договора» в системе Directum RX

Благодаря встроенному механизму workflow, где каждый шаг процесса – это отдельное действие в системе (задача), заказчики получают целостную картинку о ходе процесса. Так можно отследить соответствие сроков, состава исполнителей действующим нормам и требованиям компании. Результаты анализа процессов представляются руководителю в виде отчетов.

Low-code и no-code в BPM-системах

Работа с процессами компании не ограничивается внедрением BPM-системы. Организация развивается, меняется ее структура, а вместе с этим приходит время, когда текущие процессы нужно оптимизировать под новые условия.

В идеале в системе любого класса должны быть инструменты и . Именно они помогают закрыть запрос бизнеса на самостоятельную адаптацию ИТ-решений. Ускорить кастомизацию можно разделив настройку и разработку.

На практике процесс выглядит так:

1. Аналитик работает с инструментами . Без навыков программирования он может скорректировать интерфейс, например, изменить содержание полей на форме.
2. Разработчик в может оперативно адаптировать систему под сложные специализированные процессы, которые невозможно доработать лишь инструментами настройки. Это могут быть интеграционные сценарии, специальные блоки и функции.

Если резюмировать: разработчик отвечает за программирование и сложную логику, а аналитик может настраивать систему и задавать регламенты без погружения в код.

Универсальные BPM-системы на базе low-code-платформ закрывают задачу адаптации системы, но, если мы говорим о производительности на больших масштабах, универсальность может даже мешать. Динамические вычисления и структуры данных, которые обеспечивают гибкость в подобных системах, одновременно дают большой объем лишних операций, которые отрицательно сказываются на быстродействии. Проблему решает разделение настройки и разработки — выделение разных уровней системы. Это помогает достичь высокой гибкости и производительности, а кроме того сократить время на модернизацию.

Внедрение BPM – основные этапы

С чего начинается внедрение концепции BPM:

1. Обучение сотрудников. Каждый руководитель и все ключевые сотрудники компании должны понимать основы управления бизнес-процессами, сущности и отличия от функционального управления Функциональное управление – это управление по отдельным функциям (финансы, снабжение, сбыт, кадры, делопроизводство и др.), при котором высшее звено руководит сотрудниками в пределах своей функции. У одного подразделения могут быть разные руководители по разным функциям. Наиболее распространены линейно-функциональные структуры управления. Линейные подразделения занимаются основной деятельностью по выпуску продукции, а функциональные оказывают услуги линейным (отдел маркетинга, финансовый отделы, отдел кадров).
   Да, основную работу будет делать проектная команда, но аналитикам нужны специалисты в своей области и грамотный заказчик, чтобы на выходе получилось именно то, чего ожидает компания. Так, чтобы проект мог развиваться, заказчики и проектная команда должны разговаривать на одном языке – должны понимать друг друга.
2. Определение бизнес-процессов верхнего уровня. Процессы организации условно можно разделить на 3 группы: основные – связаны с непосредственным созданием ценности для клиента, обеспечивающие – поддерживают основные процессы, управленческие – связаны со стратегическими целями и задачами компании. В рамках каждой группы выделяется верхний уровень. Так, например, в компании пищевой промышленности процессами верхнего уровня в основной группе будут закупка сырья, изготовление продукции, хранение, доставка. К обеспечивающим можно отнести все бухгалтерский учет, обеспечение кадрами и административно-хозяйственные работы. Управленческие процессы верхнего уровня – финансовое планирование, стратегическое управление.
3. Описание процессов «как есть». Верхний уровень. Определив бизнес-процессы верхнего уровня, нужно их грамотно описать такими, какие они есть сейчас. Именно на этом этапе следует раскладывать процесс на составляющие подпроцессы. Например, закупка продукции будет включать в себя сбор заявок на закупку, формирование общего перечня, поиск поставщиков, заказ товара и его возврат в случае ненадлежащего качества продукции или сырья. Описываются подробности: с чем сотрудники работают на входе, что должно быть на выходе, кто ответственный, какие сроки на исполнение процесса. Следует еще раз подчеркнуть, что процессы описывают в том состоянии, какие они есть на настоящий момент, а не такими, какими их хочется видеть.
4. Анализ бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов, согласно концепции BPM, – это не однократное действие, а последовательная работа. Улучшить сразу все невозможно, нужно учитывать пожелания, требования и возможности все сторон. С чего начать? Существует ряд критериев, по которым выбирают процессы для начала проекта: важность процесса с точки зрения стратегии, проблемность – как далек он от идеального исполнения, насколько возможно его изменить – сложно или просто, сколько потребуется затрат.
5. Регламентация. Фактически этап регламентации представляет собой закрепление внесенных изменений на уровне компании – описывается порядок и норма исполнения процесса. Регламентируют только оптимизированные процессы.
6. Управление процессами. Когда все основные этапы пройдены, в организации (у заказчика) выделяется группа сотрудников, которая поддерживает процессы и регламенты в актуальном состоянии. Имеет смысл выделять такую группу сотрудников еще в ходе проекта внедрения, тогда к моменту опытной эксплуатации у специалистов заказчика имеются достаточные компетенции, чтобы самостоятельно сопровождать дальнейшие изменения.

Решение «Управление бизнес-процессами» от компании Directum

Возможности BPM, т.е. управление бизнес-процессами – это стандартная функциональность интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX. В системе реализуется настройка и исполнение процессов разной сложности, ведется их мониторинг, организуется взаимодействие сотрудников в едином информационном пространстве.

Как это работает:

• моделирование ведется в графическом редакторе. Настроенный бизнес-процесс можно сразу опубликовать. Все новые задачи будут уходить по обновленному маршруту, а ранее стартованные закончат работу по предыдущей версии.
• система агрегирует данные по всем процессам — аналитик может легко проанализировать информацию и выявить узкие места.
• используются как статические роли (генеральный директор, главный бухгалтер), так и вычисляемые (руководитель инициатора задачи, ответственный за направление по теме договора;
• для создания сквозных межсистемных процессов используются механизмы интеграции;
• совместная работа сотрудников организуется через отправку задач и выполнение заданий, где указываются сроки и суть работ. Для типовых операций с участием большого круга лиц используются преднастроенные маршруты;
• ход работ можно отследить на схеме маршрута, которая наглядно отображает, на каком этапе исполнение. Инициатор полностью контролирует процесс — видит переписку и историю изменений вложенных документов. По завершении работ инициатор получает задание-контроль с результатами и ответом от исполнителя.

Подробнее об возможностях решения Управление бизнес-процессами

Истории успеха

• Порядка 20 000 пользователей
• Ежеденевно в системе совершается порядка
• Около 100 показателей работоспособности системы
• Более 10 уникальных интеграционных решений

• Единое информационное пространство для 3 предприятий Группы
• За 2 года запущено 30 500 задач по типовым маршрутам
• Создан единый корпоративный стандарт доументооборота

• Свыше 3 000 пользователей
• Автоматизировано более 30 бизнес-процессов
• К работе в системе подключено швейцарское представительство компании