HR Zero: как управлять персоналом в эпоху цифровизации
Цифровизация задала новый тренд в сфере управления персоналом — концепцию HR Zero. Ее суть — автоматизировать все ключевые HR-процессы в компании. Эльза Егорова (разработчик HRtech-решений TalentTech) — о разнице между HR Zero и традиционным подходом
- Как быстро перестроить HR-процессы?
- Как нанимать сотрудников дистанционно?
- Как повысить эффективность дистанционных сотрудников да и вообще понять, что они работают?
- Как измерить вовлеченность персонала на удаленке?
- Как вовлечь менеджмент в управление персоналом?
- Что делать с устареванием регламента бизнес-процессов?
Ответить на эти вопросы помогает HR Zero-концепция.
HR Zero звучит пугающе — как будто суть концепции состоит в том, чтобы полностью отказаться от HR-специалистов. Но это не так: задача — максимально автоматизировать ключевые HR-процессы, передать часть функций от HR-специалистов к линейным руководителям и создать в компании гибкую организационную среду.
Благодаря автоматизации, свойственной HR Zero, из большинства HR-процессов уходит рутина. Линейные руководители принимают на себя обязанности по адаптации персонала, его развитию и управлению целями. Все процессы максимально прозрачны для сотрудников, что способствует росту их вовлеченности и лояльности.
HR-директор же может сконцентрироваться на решении стратегических задач и стать настоящим стратегическим партнером бизнеса.
Чем подход HR Zero отличается от традиционного
Разберем основные принципы работы концепции HR Zero:
1. Контроль
Традиционный HR: управление и контроль осуществляются сверху вниз. Руководитель ставит цели и регулирует действия по их достижению.
HR Zero: распределенная ответственность и самостоятельный контроль выполнения целей и результатов.
Как это работает? Компания использует цифровые инструменты для линейных руководителей. Например, единую систему управления целями, которая помогает быстро декомпозировать цели и задачи всей компании на руководителей подразделений и сотрудников. Это способствует усилению ответственности и вовлеченности каждого работника. Так, исследование McKinsey, проведенное в разгар пандемии в 2020 году, показало, что у сотрудников, которые имеют конкретные, понятные и прозрачные рабочие цели, уровень вовлеченности в четыре раза выше, чем у тех, у кого таких целей нет.
HR Zero — что это за принцип и для чего он нужен
Принцип HR Zero сегодня использует большое количество компаний. Причина его популярности кроется в высокой эффективности при внедрении изменений. Поговорим о том, что такое HR Zero и для чего нужно компаниям.
Определение HR Zero и суть концепции
HR Zero — это принцип организации HR-процессов в компании, при котором HR-специалисты внедряют изменения руками руководителей . Наиболее часто принцип используют для развития вовлечённости и лояльности сотрудников. Концепция HR Zero стала набирать популярность, так как традиционный подход к внедрению изменений — силами функциональных служб, малоэффективен. По статистике, только половина инициатив приживается в компании, а если преобразования масштабные — не больше 25%. Исследования на базе платформы Happy Job показали, что действия линейного руководителя по развитию вовлечённости и лояльности подразделения эффективнее аналогичных действий функционального руководителя (например, HR -специалиста) в несколько раз. На это есть несколько причин.
Руководитель даёт персонализированную обратную связь в отличие от HR-специалистов
Как правило, под руководством линейного руководителя находится до 20 сотрудников. Каждого подчинённого он знает лично, наблюдает его сильные и слабые стороны. Соответственно, обратная связь персонализированная — сотрудник слышит конкретные предложения по улучшению его работы, профессиональному развитию и т.д. В свою очередь, на одного HR -специалиста в компании могут приходиться сотни или даже тысячи сотрудников. Обратная связь от представителя HR -службы будет носить типовой характер — общие рекомендации по повышению продуктивности, предложения по развитию наиболее популярных на тот момент в отрасли или компании навыков и т.д. Разумеется, персонализированная обратная связь позволит быстрее достичь поставленных целей, чем типовая.
Между руководителем и сотрудниками есть эмоциональная связь
Сотрудники склонны больше доверять линейному руководителю, чем функциональному, то есть HR -специалисту. Такой эффект объясняется наличием между руководителем и сотрудниками эмоциональной связи, сформированной каждодневной работой «бок о бок», совместным переживанием успехов и неудач подразделения, общением во время неформальных мероприятий. В этой парадигме функциональный руководитель для сотрудников — чужой. Соответственно слова непосредственного руководителя будут находить больший отклик у сотрудников, а действия — поддержку.
Роль автоматизации в HR Zero
Линейные руководители имеют больше шансов успешно внедрить изменения, но, зачастую, не обладают навыками из арсенала HR -специалистов. Закономерный шаг по развитию у руководителей недостающих компетенций не всегда даёт ожидаемый результат. Процесс обучения может затянуться по времени, дорого стоить компании, при этом не привести к желаемому развитию в командах вовлечённости и лояльности. Проблему нехватки компетенций у руководителей решила автоматизация. Современные IT -решения автоматизируют процессы, которые раньше требовали времени и экспертизы HR -специалистов. Результаты, в свою очередь, преподносятся в понятном для неспециалиста HR -службы виде, снабжены пояснениями и т.д. Таким образом, руководитель получает главную роль в процессе внедрения изменений, а HR -специалисты — консультирующую. Концепция HR Zero реализована в платформе Happy Job — сложный процесс исследования и развития вовлечённости и лояльности персонала не требует от руководителей специфических навыков. Рассмотрим, как организован процесс на платформе Happy Job .
Подготовительный этап
Получить достоверные данные об уровне вовлечённости и лояльности можно только в том случае, если в опросе примет участие не меньше 65% сотрудников. Преодолеть эту планку процента участия можно с помощью PR -кампании опроса — объяснить сотрудникам, с какой целью собирается обратная связь, как она будет использована и т.д. На платформе Happy Job для этих целей предусмотрены шаблоны коммуникаций, которые помогут убедить персонал в необходимости исследования. Важно помнить, что сотрудники дадут честную обратную связь, только если будут уверены в анонимности участия в опросе. Платформа Happy Job в коммуникационных материалах делает упор на полную защиту конфиденциальности респондентов. Готовая стратегия PR -кампании исследования позволяет платформе Happy Job проводить опросы с участием от 75% сотрудников.
Настройка параметров исследования
Организационные мероприятия по подготовке к исследованию находятся на стороне провайдера. Персональный менеджер Happy Job берёт на себя настройку платформы под компанию: импортирует структуру подразделений, назначает доступы для руководителей и HR -специалистов, указывает периодичность опросов, добавляет при необходимости индивидуальные вопросы и т.д.
Опрос сотрудников
На платформе Happy Job процесс опроса персонала полностью автоматизирован: в определённый день каждый сотрудник получает ссылку на онлайн-анкету. После прохождения опроса информация передаётся на сервер для последующего машинного анализа и формирования отчётов.
Результаты исследования
Руководитель видит результаты опроса в личном кабинете платформы Happy Job . Каждый показатель на платформе снабжён подсказками и рекомендациями по улучшению, таким образом, можно самостоятельно разобраться, что значат полученные результаты и как на них повлиять. Для работы с результатами исследования на платформе есть различные инструменты:
- Карта настроений групп, по которой можно быстро вычленить проблемные зоны.
- Приоритеты, по которым выявляются метрики вовлечённости и лояльности, требующие развития в первую очередь.
- Внутренние и внешние бенчмарки для сравнения результатов подразделения с результатами коллег и других компаний отрасли.
Для использования платформы Happy Job руководитель не должен обладать специфическими знаниями — процесс опроса полностью автоматизирован, а результаты исследования подаются в понятном виде, со справочной информацией и рекомендациями по улучшению. HR -специалисты будут лишь наблюдать и помогать при необходимости руководителям внедрять меры по улучшению показателей вовлечённости и лояльности сотрудников. Принцип HR Zero , таким образом, позволяет компаниям добиваться высоких результатов при внедрении изменений.
Как происходит развитие вовлечённости и лояльности сотрудников по принципам HR Zero , смотрите в нашем видео.
Концепция HR-Zero: тренд на вовлечение персонала в HR-процессы компании
09/11/20 Автоматизация рутинных операций, цифровизация процессов и процедур – вот вектор HR-трансформации бизнеса. Сегодня стало нормой, что сотрудники HR-служб предприятий вынуждены быть на волне постоянных нововведений в практике кадрового менеджмента. Теперь современному HR-специалисту ставятся задачи, о которых раньше инспектор по кадрам и не задумывался: экономия средств и времени, вовлеченность сотрудников в жизнь компании, мотивация персонала работать с полной отдачей, достигая плановых показателей и способствуя развитию своей организации. Сегодня HR-менеджер это и психолог, так как работает непосредственно с людьми, и аналитик, так как его деятельность связана с поиском и анализом закономерностей, и в какой-то степени даже прогнозист. А задача HR-подразделения в целом – организовать связный сквозной непрерывный процесс управления человеческим ресурсом и обеспечить оптимальное количество мотивированного персонала необходимой квалификации в заданное время и в нужном месте. Достижение этой ключевой цели способствует процветанию бизнеса организации. И без применения автоматизированной системы управления персоналом (HRMS) в HR менеджменте таких результатов не достичь.
БОСС-Кадровик – основа концепции HR-Zero
Продвигая идеи диджитализации в HR-сообществе, компания «БОСС. Кадровые системы» — вендор системы управления персоналом БОСС-Кадровик — предлагает своим клиентам помощь в реализации в жизнь новой концепции HR-Zero, отвечающей вызовам сегодняшнего дня. Результатом её использования станет получение максимальной отдачи от инвестиций, сделанных в автоматизацию HR-процессов. Фундаментом концепции выступает полнофункциональная система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик. Эта HR-система присутствует на рынке уже более четверти века, её пользователями являются 20% предприятий списка ТОП-400 по версии журнала Эксперт во всех отраслях экономики России: нефтяные компании, крупнейшие страховые компании, предприятия оборонной промышленности, банковской сферы, торговли, государственного сектора. Среди них есть очень крупные компании с численностью персонала в сотни тысяч сотрудников.
Использование на практике возможностей системы БОСС-Кадровик позволяет предприятию решить ключевую задачу HR-менеджмента – обеспечить автоматизацию сквозного непрерывного процесса управления персоналом. Ядро системы – это проверенный временем Core функционал, осуществляющий постоянный учет, контроль и формирование регламентированной отчетности согласно требованиям российских законодательных актов по труду и заработной плате.
В продукте реализованы технологии, обеспечивающие решение задач уровня BI (Business Intelligence) — перевод хранимой в системе информации в формы, пригодные для решения задач бизнес-анализа, встроены механизмы построения и поддержки бизнес-процессов. И в целом, осуществлен процессный подход к управлению — BPM Inside (Business Process Management), который позволяет вовлечь в HR-процессы весь персонал предприятия. Речь идет в том числе и о возможности роботизации ряда HR-процедур, что позволяет перевести внимание HR-менеджера именно в область управленческих процессов. Это достигается путем использования персоналом в информационной среде предприятия сервисов самообслуживания и заявочных кампаний.
Сервисы самообслуживания и заявочные кампании.
Процессный подход. Сервисы самообслуживания — что они из себя представляют? Простыми словами – это «Личный кабинет» для линейного сотрудника, руководителя или middle-менеджера с доступом к разрешенным правами пользователя HR-системы данным, HR-процессам и процедурам. Все доступные сервисы можно условно разделить на две группы: пассивные — просмотр информации и данных, и активные — создание заявочных кампаний. И это уже не просто доступ к данным, а активное участие в процессах, влияющих на данные HR-системы.
Ключевое преимущество системы БОСС-Кадровик в том, что координация заявок и логика прохождения процесса их согласования, основана на правилах организации, а цепочка конкретной заявки формируется автоматически самой системой. Механизм позволяет настраивать внутрикорпоративные процессы согласования документов абсолютно любого типа. Для каждого из них можно адаптировать или добавить экранные формы их формирования и согласования, наполнить процесс логикой проверок и необходимыми печатными формами. После этого, уже на основании принятых в организации правил, легко построить схемы динамической маршрутизации самого процесса согласования. Например, материально ответственный сотрудник, уходя в отпуск, должен согласовать его со своим руководителем или лицом его замещающим. Выглядит процесс так: сотрудник через сервис «Личный кабинет», создает заявку, а система проверяет её, выстраивает цепочку согласования и направляет конкретную информацию лицам, участвующим в этой процедуре на всех уровнях. Подготовленный, валидный по данным, документ проходит по цепочке, и в результате ответственный HR-менеджер получает готовую заявку. При этом система сама заполняет регистры хранения данных всей необходимой информацией. Концепция HR-Zero: тренд на вовлечение персонала в HR-процессы компании
Заявочные кампании предоставляют возможность вовлечь весь персонал в HR-процессы. Ранее часть таких функций выполнял HR-менеджер, теперь же их можно передать сотруднику и системе БОСС-Кадровик, например, участие в оформлении командировок, работ в выходные дни и т.д. Если раньше сотруднику нужно было идти в HR-департамент, заполнять бумажные заявления, все это затем рассматривалось, а сотрудник отрывался от работы, то сейчас система может делать большинство функций сама в роботизированном варианте. Именно функционал заявочных кампаний, основанный на процессном подходе BPM Inside дают возможность крупным территориально-распределенным компаниям правильно реализовать на практике модель общих центров кадрового обслуживания (ОЦКО).
Несколько слов о других решениях на базе процессного подхода в БОСС-Кадровик
Одно из самых сложных и востребованных решений на платформе БОСС-Кадровик, доступных пользователям, – Система управления вознаграждениями (Bonus Management System). Она позволяет решить целый ряд вопросов — от построения структуры целей с использованием натуральных KPI-показателей до формирования результатов в виде конкретных цифр оценки работы персонала. В основе системы тоже лежит процессный слой (BPM-inside), который обеспечивает всю цепочку согласования — от заведения и утверждения бонусных схем до подведения результатов. В дальнейшем полученные итоги работы и премиальные начисления, утверждаются, сотрудники должны с ними ознакомиться, а затем денежные суммы передаются в финансовую службу для выполнения мотивационных выплат.
Другое востребованное рынком решение – «Планирование графиков рабочего времени и табелирование». Приходилось ли вам составлять график работы персонала крупного супермаркета или целой торговой сети? Это серьезный процесс, так как нехватка персонала в пиковые часы ведёт к заметному снижению уровня сервиса, недопустимому в конкурентной среде. С другой стороны, избыток сотрудников приносит торговым предприятиям перерасход по зарплате, а ведь именно фонд оплаты труда является одной из крупнейших статей расходов. При этом, планируя персонал, надо не нарушать трудовое законодательство и локальные нормативные правила трудового распорядка. Эту задачу помогает решить система скользящего планирования и табелирования, созданная на основе БОСС-Кадровик.
Хотя БОСС-Кадровик и содержит множество собственных расширений и сервисов, он может быть интегрирован с любыми другими системами, уже используемыми в компаниях-заказчиках, посредством API — специального интерфейса программы, с помощью которого одна программа/приложение может взаимодействовать с другой.
Получить максимальную отдачу от инвестиций, сделанных в автоматизацию HR-процессов, можно, делая ставку на российскую HRM-систему БОСС-Кадровик. Это позволит предприятию сохранять и приумножать свою выгоду от вложений на протяжении всего жизненного цикла компании – с момента становления, развития и до разрастания в крупный бизнес.
Ставим на HR-Zero и выигрываем!
Одна из важнейших задач, стоящих перед HR-отделом любой компании, — это комплектование организации персоналом, ведь без сотрудников организация функционировать не может. Как же современные тенденции в управлении персоналом в сочетании с информационными технологиями могут повлиять на решение этой задачи?
Сегодня один из самых важных трендов HR-менеджмента – это концепция HR-Zero. Она заключается в том, чтобы, максимально автоматизировав ключевые HR-процессы, передать часть функций линейным руководителям, и создать в компании гибкую организационную среду, позволяющую специалистам по управлению персоналам сконцентрироваться на развитии команды и создании комфортного климата в коллективе. Вследствие чего возрастает роль линейных руководителей в управлении человеческим капиталом компании.
Такой принцип работы используют для усиления вовлеченности и лояльности сотрудников. Влияние линейного руководителя на эти процессы в несколько раз эффективнее аналогичных действий функционального специалиста, например, HR-специалиста. Это объясняется тем, что руководитель подразделения ближе к своим подчиненным, знает их лично, численность подчиненных у него, как правило, меньше, чем число сотрудников компании в соотношении к числу hr-специалистов.
Вовлеченность — это один из инструментов, который позволяет сплотиться, работать вместе, снимать, насколько возможно, эмоциональную напряженность и тревожность. А активное участие не только в HR-процессах, но и в работе компании в целом, — это мощнейший инструмент удержания сотрудников, который влияет, в том числе, на комплектование и привлечение новых работников.
Кроме персонала участниками HR-процессов в компании становятся и используемые информационные системы, которые в общем технологическом контуре являются контролерами и проводниками этих процессов. Да и сами эти процессы должны быть прежде всего осознаны, формализованы, описаны и закреплены в локальных нормативных актах организации.
Современные IT-решения автоматизируют HR-функции, которые раньше требовали времени и глубокой экспертизы профильных специалистов. Какие инструменты для этого есть? Система управления персоналом «БОСС», состоящая из двух решений: БОСС-HRM — это та часть, в которой ведется учет сотрудников: осуществляется управление трудовыми отношениями, происходит прием/перемещение работников, ведутся данные о сотрудниках и расчет заработной платы, и части БОСС-HCM — новой веб оболочки, обеспечивающей функции управления человеческими ресурсами, связанные с подбором, мотивацией, аттестацией, профилированием и т.д. Реализованная полностью на открытых технологиях, система «БОСС» обеспечивает технологическую независимость российских компаний. Разработка данного программного комплекса проходила при участии российского фонда развития информационных технологий (РФРИТ).
Рассмотрим применение концепции HR-Zero на базе системы управления персоналом «БОСС» на конкретной задаче – «Управление комплектованием персоналом».
Для того, чтобы персонал в организации был в наличии, нужно выстроить следующие бизнес-процессы:
1. «Управление организационным развитием» — база, включающая штатное расписание и различные иерархические структуры – то, куда будет подбираться персонал.
2. «Управление поиском и подбором персонала», т.е. наем персонала, комплектование из внешних источников.
3. Группа процессов, которые решают задачу «Комплектования из внутренних источников». Это управление кадровым резервом и карьерой, ротация и расстановка персонала.
Рассмотрим первый процесс, своеобразный фундамент компании — организационный менеджмент. В его основе лежат иерархические структуры, простейшие из которых имеют два уровня: генеральный директор, или собственник, и все остальные сотрудники. В реальности же специалисты насчитывают до 6-7 разновидностей: помимо непосредственно иерархической структуры в виде пирамиды есть проектная, матричная, дивизиональная, сетевая и другие. И современная автоматизированная система должна позволять строить и поддерживать любые виды иерархических структур. Причем, в компании может параллельно использоваться любое их количество: кроме перечисленных, например, проектная или более экзотическая географическая структуры. По своей функциональности система управления персоналом «БОСС» полностью покрывает процесс организационного проектирования персонала компании, в том числе одновременное ведение нескольких штатных расписаний.
Для того, чтобы извне подобрать сотрудников, оценить их работу и назначить обучающие мероприятия, нужно заранее определить и описать требования к должностям или ролям, которые есть в компании. Система управления персоналом «БОСС» позволяет собрать в единой структуре требования к должностям и их профилирование, которые предъявляется для различных уровней оперативной подчиненности.
Следующий бизнес-процесс — формирование заявок на персонал и управление вакансиями. Как упоминалось выше, концепция HR-Zero предполагает вовлечение всего персонала в HR-бизнес-процессы, поэтому руководители становятся полноценными участниками найма сотрудников, заполняя заявки на подбор в своем личном кабинете. Конечно, в системе «БОСС» есть соответствующая функциональность, как и во многих современных автоматизированных системах.
Формирование кадрового резерва важно для обеспечения предприятия персоналом и влияет, помимо прочего, и на оптимизацию расходов. Кадровый резерв — специально подготовленные работники, которые по своим профессиональным и личным качествам с учетом необходимости в любое время могут быть выдвинуты на вышестоящие планируемые должности.
По данным исследования HH, около 60% сотрудников терпят неудачу и плохо справляется своими новыми обязанностями в течение 24 месяцев после повышения. Причина — их повысили, но не подготовили, то есть не было работы с кадровым резервом. Также сотрудник не может быть вечно в составе кадрового резерва, и этот срок также можно отслеживать с помощью автоматизированной системы. Кроме того, необходимо планировать карьерный рост работников и доводить эту информацию до сотрудников — обучение, переводы на другие должности и пр. Кадровый резерв может быть, как вертикальный, так и горизонтальный и у сотрудника должен быть выбор направления своего профессионального роста.
Другой важнейший процесс, который работает на задачу управления комплектованием, — адаптация сотрудника на рабочем месте. Ускорение процесса вхождения в должность и сокращение уровня текучести на период адаптации — важнейшие задачи, которые HR-менеджеры должны решать вместе с руководителями и наставниками. Система «БОСС» и здесь может помочь в плане организации обучения, получения работником заданий в личном кабинете программы.
Таким образом, мы рассмотрели перечисленные выше HR бизнес-процессы по задаче управления комплектованием персоналом организации в соответствии с концепцией HR-Zero, и как современные информационные технологии, в частности система управления персоналом «БОСС», может в этом помочь.
Что касается применения автоматизированных систем, нужно помнить, что автоматизировать хаос невозможно. Для построения целостной системы управления человеческими ресурсами и их автоматизации необходимо прежде всего:
• Провести структуризацию целей и задач управления персоналом в организации и определить их взаимосвязь с целями и задачами бизнеса.
• Определить HR бизнес-процессы, обеспечивающие достижение установленных целей и задач.
• Распределить функции и установить ответственность между субъектами и объектами в бизнес-процессах и обеспечить их взаимодействие.
• Разработать систему показателей (KPI), отражающих состояние человеческих ресурсов организации и оценку функционирования кадровых бизнес-процессов, определить ответственность за их формирование и предоставление. Разработать методики расчета и анализа установленных показателей.
• Определить полномочия по анализу показателей и принятию управленческих решений.
И только после этого можно выбирать и внедрять автоматизированную систему.
Ну и, конечно, автоматизированная система должна быть импортонезависимой, соответствовать российскому законодательству и иметь возможности для развития и сопровождения.