Профессия документовед
Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами.
В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.
Места работы
Документовед может быть востребован везде, где требуется работа с документацией:
- в министерствах и ведомствах;
- в крупных и средних компаниях;
- в ведомственных архивах;
- и во многих других организациях.
История профессии
История профессии насчитывает столетия. Первыми документоведами можно назвать писцов. В Древнем Египте писцы переписывали свитки. Писцами были специально наученные письму люди, которые разбирались не только в правописании, но еще знали точные науки.
Сейчас профессия документоведа преимущественно женская и достаточно востребованная по причине бурного развития электронного документооборота и экономики.
Обязанности документоведа
В должностные обязанности документоведа входит:
- ведение документации;
- проверка документов;
- сбор первичной документации;
- формирование и отправка документов.
Также могут выдвигаться дополнительные обязанности, такие как:
- контроль за состоянием делопроизводства;
- ведение реестра;
- подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам;
- подготовка и передача документов в архив;
- выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов.
Требования к документоведу
В список основных требований к соискателям данной профессии входит:
- знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
- опыт работы с документами;
- высшее образование.
Образец резюме документоведа
Как стать документоведом
Профессия документоведа требует получение высшего образования желательно в области экономики или юриспруденции. Чтобы стать документоведом требуется получить опыт, который можно получить работая помощником юриста, секретарем, бухгалтером или иным специалистом любой смежной профессии.
Зарплата документоведа
Зарплата документоведа в зависимости от региона колеблется от 8 до 50 тысяч рублей в месяц, при этом средняя заработная плата составляет 25 тысяч рублей в месяц.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от двух недель до года.
«Документоведение и архивоведение» (дистанционно) — Институт профессионального образования «ИПО»
Есть программы на 256, 512 и 1024 ак.ч. с получением диплома или удостоверения государственного образца. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.
«Делопроизводитель» (дистанционно) — Учебный центр НИИДПО
При необходимости можно найти похожий курс, но с двойной специализацией или наоборот укороченный для повышения квалификации. У центра имеется образовательная лицензия, возможность рассрочки.
Автор: Сергей
Поможем найти работу
Составление «продающего» резюме — больше приглашений на собеседования. Также приглашения будут более качественные и целевые, а не ерунда всякая.
Кто такой документовед и чем он занимается
Без четко работающего оборота официальных бумаг в деятельности любого предприятия наступил бы хаос. Не дает этому произойти документовед. Рассмотрим его обязанности и перспективы профессии.
Средняя заработная плата: 20000 рублей в месяц
Рейтинг профессии
Востребованность
Оплачиваемость
Конкуренция
Входной барьер
Перспективы
Документооборот – неотъемлемая часть деятельности организации, учреждения или компании любой формы собственности. Каждая деловая бумага должна быть оформлена по всем правилам, систематизирована и сохранена в течение положенного срока. Поэтому вполне логично, что профессия «документовед» сегодня очень востребована. Рассмотрим, в чем заключается работа, как оплачивается труд и каковы требования к специалистам.
Историческая сводка
Название профессии «документовед» представляет собой сочетание латинского слова documentum (в переводе обозначает «доказательство») и старославянского слова вѣдѣти (переводится как «знать»). Первоначально документоведы занимались фиксацией юридических причин тех или иных событий. Систематизировать документы они стали гораздо позднее. Документоведение примерно в том виде, в котором мы его знаем сегодня, оформилось лишь в первой половине 20 столетия. Произошло это, когда бельгийский предприниматель и юрист Поль Отле внес коррективы в значение слова «документ», сделав его более широким: такой статус получала любая информация, если она была зафиксирована на каком-либо материальном носителе. Таким образом, количество важных бумаг выросло в разы. Следовательно, возникла необходимость в отдельной штатной единице, которая занялась бы приведением их в порядок. Подготовкой квалифицированных специалистов, владеющих современными методами работы с документами, стали заниматься учебные заведения.
Описание профессии
Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга. Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.
На первый взгляд, не работа, а сплошная скука. На самом деле все не совсем так. Документовед (особенно, если в штате он всего один) отслеживает всю информацию компании. Он знает буквально все о функционировании всех отделов. У него есть доступ к данным о деятельности и развитии фирмы. От него не ускользнет ни одна деталь. А детали могут оказаться весьма интересными.
В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.
Обучение
- «Документоведение».
- «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
В рамках одного направления подготовки обычно есть ряд специализаций, например, архивиста или кадровика.
Выбирая вуз, необходимо учитывать ряд важных нюансов. К примеру – возможность практики в какой-либо крупной компании. Также обращайте внимание на уровень востребованности его выпускников.
Высших учебных заведений, которые готовят будущих документоведов, в России достаточно много во всех регионах, например:
- Московский финансово-юридический университет.
- Донской технический госуниверситет.
- Иркутский госуниверситет.
- Воронежский институт экономики и социального управления.
- Нижневартовский гуманитарный госуниверситет.
Для поступления в вуз на специальность «документоведение» или на любую другую сходную потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию или английскому языку. Старайтесь набрать максимальное количество баллов, если хотите пройти на бюджетную форму обучения.
Перечень обязанностей
На документоведа возложено довольно много обязанностей. Должностная инструкция представителя этой профессии гласит о том, что ему надо:
- составлять, учитывать, хранить, обеспечивать перемещение и контролировать исполнение документов;
- систематизировать документооборот;
- организовывать оптимальный документопоток в рамках компании;
- заниматься организацией разработки специальных классификаторов для документации;
- сортировать деловые бумаги и определять их ценность;
- передавать в архив те документы, у которых уже истек срок действия;
- наводить порядок во входящих документах;
- создавать базы хранения электронной документации, а также электронные адреса, индексы и номера регистрации;
- готовить необходимые материалы для встреч, деловых переговоров и совещаний.
Ведущий документовед занимается выполнением тех же функций. От рядового сотрудника его отличает лишь более высокая ответственность и необходимость обеспечивать заданиями подчиненных работников.
Теоретические знания
В обязанности документоведа входит не только работа с уже существующими документами, но и составление новых. Разумеется, они должны быть грамотно оформленными. Излагать информацию необходимо кратко, четко и, самое главное, понятно.
Чтобы успешно справляться с этой задачей, специалисту понадобятся теоретические знания назначения и оформления документов всех разновидностей. Также ему нужно будет определять, обладает ли юридической силой тот или иной документ. Делать это правильно помогут основы права.
Сейчас для хранения многих документов используются электронные носители. Информационный обмен происходит посредством компьютерной сети. Следовательно, специалисту надо уметь разбираться в компьютерных программах.
Одно из основных умений современного документоведа – грамотное формирование электронных баз данных. Кроме того, ему нужно уметь быстро объясняться с системными администраторами и работниками технической поддержки установленного программного обеспечения.
Содержать документы в архиве – не так уж и просто, как может показаться. Документоведу потребуются знания правил хранения деловых бумаг и техусловий. Сначала все надо систематизировать по назначению, степени секретности, срокам и условиям их хранения. Затем – оптимизировать поиск.
Без определенного багажа теоретических знаний работать документоведом практически невозможно. Поэтому качественное образование – обязательный шаг к получению этой должности.
Личные качества
Кроме знаний, умений и навыков, работодателя интересуют личные качества соискателя. В первую очередь – способность запоминать информацию. Ведь документоведу приходится иметь дело с огромными объемами данных.
Представитель этой профессии должен обладать внимательностью, скрупулезностью, аккуратностью и быть ответственным человеком. Все это необходимо для работы с документацией. Мельчайшая ошибка, нарушение законодательных норм, утрата важной бумаги – все это может влететь предприятию в копеечку.
Документовед должен быть усидчивым и грамотным. Помимо этого, ему желательно обладать хорошими коммуникативными навыками, креативностью и организаторскими способностями. Это пригодится для оптимизации документооборота, а также для работы со структурой организации.
Если фирма маленькая, документовед вынужден работать в одиночку. В таком случае для повышения эффективности не обойтись без дисциплины и самоконтроля.
Уровень оплаты труда
Заработная плата документоведа в основном зависит от места работы и региона. Сегодня она варьируется от 8 до 60 тысяч рублей. Средний показатель находится на уровне 25 тысяч рублей.
Согласно информации сайтов по трудоустройству, высокие зарплаты у работников в Московской и Тюменской областях. Ситуация по городам разных регионов:
- Москва – от 25 до 60 тысяч рублей.
- Санкт-Петербург – от 25 до 50 тысяч рублей.
- Краснодар – от 15 до 35 тысяч рублей.
- Новосибирск – от 20 до 40 тысяч рублей.
- Тюмень – от 20 до 60 тысяч рублей.
- Волгоград – от 12 до 25 тысяч рублей.
- Ростов-на-Дону – от 20 до 30 тысяч рублей.
Карьерный рост
Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.
Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.
Плюсы и минусы
Основное преимущество профессии – ее универсальность. Полученные знания по этой специальности открывают перед выпускником возможность работы в любой компании. Без документооборота не существует ни одна организация, ни одна фирма.
На втором месте среди плюсов – возможность устроиться на должность делопроизводителя, администратора или офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря-референта или архивиста. С образованием и опытом работы документоведом шансы получить любую из них высоки.
Третье преимущество – приобщение к конфиденциальной информации. Документовед постоянно в эпицентре документопотока организации. Соответственно, ему доступны практически все ее секреты.
Наличие опыта работы и лидерских способностей дают хорошему специалисту возможность открыть собственный бизнес. Можно предоставлять информационные услуги.
Также плюсом считается работа в комфортных условиях офиса. Некоторые добавляют сюда нормированный график работы.
Минусов у профессии документоведа всего два. Первый – монотонность деятельности. А второй – уровень ответственности.
Перспективность профессии
Информация – важный, нужный и актуальный товар. Но для ее поиска, обработки и хранения требуются финансовые, временные и трудовые затраты. Свести их к минимуму помогает документовед. Ведь он знает, как наладить грамотный документооборот и оптимизировать работу с потоками информации.
Сегодня профессия «документовед» не утратила востребованности. Более того – она переживает второе рождение. Толчком к этому послужило развитие экономики и переведение документооборота в электронный формат.
Таким образом, профессиональный документовед без работы не останется. Навыки, которые он получает вместе с опытом, пользуются неизменно высоким спросом во многих сферах и отраслях. Даже если со временем бумажных документов не останется вовсе, он сможет вести документооборот в электронном виде и работать в сети.
Какие навыки существуют работающий с документацией
Обучение по охране труда Пожарная безопасность Электробезопасность Промышленная безопасность Тепловые энергоустановки Курсовое обучение по ГО и ЧС Антитеррористическая защищенность Охрана окружающей среды и экологическая безопасность Работы на высоте Строительство, проектирование, изыскания Оказание первой помощи пострадавшим Медицина Кадровое делопроизводство
Профессиональное обучение
Лифтовое хозяйство Подъемные сооружения Оборудование, работающее под давлением Строительные профессии и специальности Сварочные работы
Пожарная безопасность
Повышение квалификации
Пожарная безопасность для лиц, ответственных за проведение противопожарного инструктажа Пожарная безопасность для главных специалистов технического и производственного профиля Пожарная безопасность для руководителей и ответственных лиц эксплуатирующих и управляющих организаций Пожарная безопасность для руководителей и ответственных лиц Деятельность по монтажу, ТО и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности ЗиС Деятельность по тушению пожаров
Профессиональная переподготовка
Специалист по пожарной профилактике Деятельность по монтажу, ТО и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности ЗиС, а также их проектированию
Услуги пожарной безопасности
Разработка мероприятий по обеспечению пожарной безопасности (МОПБ) Проектирование, монтаж, техническое обслуживание систем пожарной сигнализации и оповещения (АПС, СОУЭ) Определение категорий по взрывопожарной и пожарной опасности для складских и производственных зданий (сооружений), помещений Разработка и согласование специальных технических условий (СТУ) на объекты, в отношении которых отсутствуют требования пожарной безопасности Разработка документации по пожарной безопасности Декларация пожарной безопасности Аудит пожарной безопасности Расчет пожарного риска
Аттестация
Обучение и курсы
Курсовое обучение по ГО и ЧС Повышение квалификации: Гражданская оборона и защита населения от чрезвычайных ситуаций Профессиональная переподготовка в сфере ГО и ЧС
Услуги ГО и ЧС
Паспорт безопасности ПОО Разработка пакета документации по ГО и ЧС Планы ГО и ЧС, планы приведения в готовность ГО План основных мероприятий в области гражданской обороны Разработка раздела проектной документации ИТМ ГОЧС Паспорт безопасности объекта (антитеррористической защищенности)
Экологическая отчетность
Отчетность по экологии под ключ Отчетность по форме 2-ТП (отходы) Отчетность по форме 2-ТП (воздух) Отчетность по форме 4-ОС Расчет платы за НВОС и подача декларации Отчетность ПЭК Формы 3.1, 3.2, 3.3 Формы 6.1, 6.2, 6.3 Отчет 2—ОС Отчетность по озоноразрушающим веществам (ОРВ) Сведения о выполнении условий пользования недрами при добыче питьевых технических подземных вод (Форма N 4-ЛС) Сведения (отчет) об объеме выбросов парниковых газов
Документация
Комплексное экологическое разрешение (КЭР) Декларация о воздействии на окружающую среду Производственный экологический контроль (Программа ПЭК) Постановка на учет объектов НВОС Экологический аудит Разработка локальной документации Экологический аутсорсинг
Первичный учет отходов на предприятии Паспорта опасных отходов I-IV класса Инвентаризация отходов ПНООЛР Экологический сбор Ведение кадастра отходов Лицензия «под ключ» на деятельность по сбору, транспортированию, обработке, утилизации, обезвреживанию, размещению отходов I — IV классов опасности
Инвентаризация источников выбросов Проект СЗЗ Мониторинг загрязнения атмосферного воздуха План мероприятий при НМУ Проект нормативов допустимых выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух
Проектирование
ПМООС ОВОС ООС Проект рекультивации нарушенных территорий Инженерно-экологические изыскания
Инвентаризация источников сбросов Разработка проекта ПДС Проект зоны санитарной охраны (ЗСО) Решение о предоставлении водного объекта в пользование Лицензия на недропользование
Лаборатория
Лабораторный контроль стационарных источников выбросов Лабораторный контроль на границе санитарно-защитной зоны (СЗЗ)
Обучение и курсы
Повышение квалификации в сфере обращения с опасными отходами Охрана окружающей среды и экологическая безопасность Обеспечение экологической безопасности руководителями и специалистами общехозяйственных систем управления Специалист по экологической безопасности: профессиональная переподготовка
Промышленная безопасность
Аттестация
Услуги промышленной безопасности
Аудит промышленной безопасности Разработка пакета документации Разработка плана мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий Отчет о производственном контроле на ОПО Регистрация ОПО Камеральная проверка Лицензия на эксплуатацию опасных производственных объектов Разработка плана мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий на опасном производственном объекте Разработка Положения о производственном контроле над соблюдением требований промышленной безопасности Регистрация (перерегистрация) опасных производственных объектов в государственном реестре Внедрение производственного контроля за соблюдением промышленной безопасности и системы управления промышленной безопасностью на ОПО I, II классов опасности Внесение изменений в сведения об опасном производственном объекте (ОПО) в государственном реестре Ростехнадзора Выездной аудит опасных производственных объектов (ОПО) на соответствие требованиям промышленной безопасности в РФ
Обучение и курсы
Аттестация по промышленной безопасности в Ростехнадзоре Основы промышленной безопасности (А.1) Требования промышленной безопасности в химической, нефтехимической и нефтеперерабатывающей промышленности (Б.1) Требования промышленной безопасности в нефтяной и газовой промышленности (Б.2) Требования промышленной безопасности в металлургической промышленности (Б.3) Требования промышленной безопасности в горной промышленности (Б.4) Требования промышленной безопасности в угольной промышленности (Б.5) Требования по маркшейдерскому обеспечению безопасного ведения горных работ (Б.6) Требования промышленной безопасности на объектах газораспределения и газопотребления (Б.7) Требования промышленной безопасности к оборудованию, работающему под давлением (Б.8) Требования промышленной безопасности к подъемным сооружениям (Б.9) Требования промышленной безопасности при транспортировании опасных веществ (Б.10) Требования промышленной безопасности на объектах хранения и переработки растительного сырья (Б.11) Требования промышленной безопасности, относящиеся к взрывным работам (Б.12) Требования к порядку работы в электроустановках потребителей (Г.1) Требования к эксплуатации электрических станций и сетей (Г.2)
Антитеррористическая защищенность
Обучение и курсы
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения Ответственный за антитеррористическую защищенность образовательных организаций Обеспечение антитеррористической защищенности объектов (территорий)
Какие навыки существуют работающий с документацией
Описание
Специалистами по работе с документами и архивами (в том числе электронными) называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам.
Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:
- • Учет, контроль и хранение различных документов;
- • Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
- • Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
- • Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности Специалиста по работе с документами и архивами (в том числе электронными) не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:
- 1. основы права в части делопроизводства;
- 2. нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
- 3. порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
- 4. архивное дело;
- 5. основы программирования и обеспечения работы баз данных;
- 6. трудовое законодательство.
Ключевой навык работы Специалиста по работе с документами и архивами (в том числе электронными) заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:
- • Инструкция по работе документоведом в школе
- • Инструкция для работы в детском саду
- • Должностная инструкция ведущего документоведа
- • Должностная документоведа В ВУЗе
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия». В Иркутске можно получить эту профессию, поступив в Государственное автономное профессиональное образовательное учреждение Иркутской области `Иркутский колледж экономики, сервиса и туризма.
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р.