Хэндбук что это

Как создать HandBook для своей компании

Чем больше сотрудников становится в компании, тем больше появляется необходимость собрать всю информацию и все данные компании в одном месте.

В этой статье мы расскажем, как решить эту проблему с помощью хендбука, а также поделимся основными моментами разработки, на которые стоит обратить внимание, чтобы ускорить процесс его создания

HandBook — или же корпоративная книга — это максимально полный справочник о том, чем живет и дышит компания каждый день. В нем собрана самая разнообразная информация о компании: история, структура, ценности, сведения об офисах, мероприятиях и многое другое.

Хендбук чаще всего создается, чтобы облегчить жизнь как новым сотрудникам, так и уже давно работающим в компании. Каждый раз, когда у сотрудников возникают вопросы, они могут выбрать нужный раздел в корпоративной книге и узнать всю актуальную информацию.

Разработка хендбука может занимать от нескольких месяцев до целого года. В нашей компании, к примеру, она заняла около 5 месяцев с учетом того, что задачи по нему выполнялись не полный рабочий день, а несколько часов в неделю. Основная работа по корпоративной книге легла на плечи нашего HR-менеджера, ведь кто, как не он, знает все боли сотрудников и может решить их с помощью хендбука.

Чтобы ускорить процесс создания корпоративной книги, мы выделили основные этапы, которых следует придерживаться.

1. Формат и платформа

Каждая компания сама выбирает для себя удобный формат корпоративной книги. В случае IT компаний вся информация обычно хранится в онлайн-сервисах, таких как Google Disk, Miro, Notion и т.п. Последний как раз можно использовать для создания хендбука: в нем есть готовые стильные шаблоны, информацию легко обновлять, а еще можно сделать классное форматирование разделов для удобной подачи информации, с которым справится даже тот, кто раньше не работал с платформой.

В интернете можно найти множество шаблонов хендбука, созданного на платформе Notion. Поэтому рекомендуем вам детально изучить примеры компаний разных направлений перед тем, как приступить к написанию своей корпоративной книги.

Но запомните: чем более индивидуализированным будет ваш документ, тем лучше. Используйте шаблоны как отправную точку, а не замену окончательному продукту — и тогда вы увидите, что по-настоящему уникальное руководство может быть максимально удобным для сотрудников в использовании, ведь в нем не будет ничего лишнего или не связанного с компанией.

2. Основные категории

Когда платформа для хендбука выбрана, а примеры конкурентов — изучены, следует выделить для себя основные категории корпоративной книги.
Приведем примерный список разделов, которые необходимо включить в хендбук:

Основная информация о компании: история компании; миссия, цели и ценности; организационные правила и преимущества.

Организационная структура: основные отделы компании; зоны ответственности; взаимосвязи между отделами. Все это можно объединить в «дерево компании» — схему с должностями, ФИО сотрудников и корпоративной иерархией.

Рабочие вопросы: прием на работу/увольнение, график; сверхурочная работа; система мотивации; карьерный рост; обучение и повышение квалификации.
Правила поведения сотрудников: взаимоотношения между сотрудниками, с партнерами и заказчиками; дресс-код и т.п.

3. Что еще следует добавить?

Как и упоминалось ранее, нужно стараться сделать корпоративную книгу индивидуальной, именно поэтому, кроме основных пунктов, следует добавить информацию, которая, по вашему мнению, заслуживает внимания сотрудников.

На основе нашего хендбука мы собрали несколько примеров того, чем можно его разнообразить:

Так как офисы компании находятся в разных городах, мы добавили в хендбук раздел «Наши офисы». В нем мы рассказали подробнее о том, какие есть традиции у каждого из офисов: к примеру, утром с 9:00 до 10:30 ребята формируют заказы на доставку обеда. Для этого даже есть отдельный канал и специально назначенный человек, который собирает пожелания по еде и оформляет заказ. Также в этом разделе рассказывается, как ребята проводят свои перерывы; имеются и схемы расположения кабинетов.

Для новых сотрудников мы собрали списки заведений с вкусной едой рядом с офисом, а также перечень доставок.

В компании проводится более 30 онлайн и офлайн событий в год. Среди них квизы, теннисные турниры, онлайн игры, вечеринки — и все это для сотрудников с разных городов! Для того чтобы ребята могли после мероприятия найти все фото и видео с собой, а также поностальгировать и вспомнить все самые яркие события, в нашу корпоративную книгу мы добавили страничку «Мероприятия».

В нашем хендбуке есть также странички, которые открыты для редактирования каждому сотруднику. Одним из таких разделов стала «Библиотека». Мы ценим развитие и обучение сотрудников, именно поэтому создали онлайн-библиотеку для тех, кто хочет сделать свое обучение естественным процессом и поделиться интересными статьями со своими коллегами.
Эта страница доступна для редактирования каждому сотруднику компании. Если кто-то находит полезную информацию, которой хочет поделиться, он с легкостью сможет добавить ссылку на ресурс во вкладку с нужной тематикой.

Для нас также было важно, чтобы после прочтения хендбука сотрудники получили ответы на все свои вопросы. «Как запланировать отпуск?», «С кем и как обсуждать свое повышение / продвижение?», «Внештатная ситуация в офисе. Кому звонить, что делать?» — ответы на все эти вопросы можно найти в одном из разделов нашей корпоративной книги, в котором мы с помощью сотрудников собрали все самые часто задаваемые вопросы и ответы на них.

4. Как презентовать корпоративную книгу?

Хендбук однозначно снимает много вопросов и распутывает «коммуникационные клубки» внутри организации. Но как же привлечь максимальное внимание сотрудников к «новинке» в компании?

Часто компании для анонса таких новинок используют групповой новостной канал на платформе, где ведутся все основные переговоры. Но практика показывает, что сотрудники могут прочитать пост о каких-либо изменениях или о том, что в компании появилось корпоративная книга, но при этом не изучить сам хендбук.

Поэтому советуем привлечь внимание двумя способами:
1. Сделать презентацию в новом формате: записать видео, в котором изложили суть хендбука и как им пользоваться.
2. Добавить в сам хендбук ссылку на опрос и попросить сотрудников после прочтения пройти его и оставить свой фидбек. Чтобы просьба пройти опрос не осталась без внимания, можно создать на каждого сотрудника компании задачу, которая бы напоминала им про необходимость изучить и оценить корпоративную книгу.

Таким образом, 90% наших сотрудников детально просмотрели хендбук, и большая часть проголосовавших сразу же нашла ему применение.

Сотрудники указали, что чаще всего будут обращаться к разделу про компанию. А именно:

№1 Страница «Библиотека»

№2 «Миссия и ценности», «Культура общения» и «Структура компании»

Также позитивно были приняты странички «Советы», FAQ, «Немного истории».

Написать свою корпоративную книгу не так сложно, главное помнить: хендбук — не фантастический роман. Все, что там написано/нарисовано/снято на видео, должно соответствовать истине. Если руководитель говорит о командной работе, но сотрудники знают, что решения он принимает единолично — это будет серьезный удар по внутреннему имиджу компании. Поэтому каждое слово должно быть взвешено, просеяно через мелкое сито — и выполнено.

Не забывайте регулярно обновлять и дополнять вашу корпоративную книгу. Можно также проводить опросы сотрудников, чтобы понять, чего именно не хватает и какие моменты еще следует добавить.

Полина Яшкина

Business Developer, DEVGAME

Handbook, или Что почитать о компании

В США и странах Европы такой метод коммуникации, как хендбук (handbook), используют давно и часто. Особенно в компаниях, которые время от времени подключают отдельных сотрудников или организации к работе над определенными проектами — в том числе и из других стран. В Украину только приходит понимание того, что коммуникацию с коллегами нужно выстраивать доверительно, открыто и доброжелательно.

Дополнительным стимулом пересмотреть коммуникационные подходы стала охватившая мир «новая нормальность» дистанционной и гибридной работы с передачей задач на аутсорс. Действительность меняется и призывает пересмотреть устоявшиеся взгляды на организацию рабочего процесса, ведь в условиях «удаленки» все, что находится в распоряжении руководителя, — Zoom-созвоны и аватарки разной степени серьезности. А если речь идет о приглашении специалистов для определенного проекта, задача снова и снова рассказывать о ценностях компании и ее tone of voice кажется совсем сложной.

Однако выход есть — и это хендбук. Мы в Content.UA пристально следим за мировыми тенденциями, и такая идея очень откликнулась всей команде. Поэтому мы разработали его для себя и показали другим 🙂 Давайте же разберемся, что это такое, чтобы продолжить развитие в new normal.

От авторов

Катерина Маршал, идейная вдохновительница и разработчица хендбука для Content.UA

О хендбуке я узнала, когда училась во Львовской бизнес-школе и проходила практику в крупной международной компании.

Эта внутренняя книга о культуре и правилах компании создается для того, чтобы все «говорили на одном языке». Тогда все одинаково понимают правила игры под названием «работа», принимают ценности фирмы и знают, где искать ответы на все организационные вопросы. Это необходимый инструмент в крупных гибридных компаниях, а также в международных, где есть культурные различия между сотрудниками, работающими из разных стран. Хендбук однозначно снимает много вопросов и распутывает «коммуникационные клубки» внутри организации.

Александра Анкудинова, креативная дизайнерка и специалистка по визуализации

В наших широтах слово «хендбук» широко не используют, а зря. Если ответ на вопрос «Кто я?» можно искать всю жизнь, то ответ на вопрос «Что из себя представляет наша компания?» есть в хендбуке.

Работать с ним было непросто, потому что у команды очень много задач. Сначала хендбук казался «внеклассным чтением»: мол, «хорошо, если будет», а после того, как мы с Екатериной Маршал его закончили, лично я поняла, как важно было письменно обозначить границы, роли, зоны ответственности и корни дерева, на котором сидит наш Тукан 🙂

Пролог

На Западе, особенно в ИT-компаниях, всевозможные гайды и справочники — просто must have. У нас же все это коррелирует скорее со скучными должностными инструкциями, которые чаще всего пылятся в офисах или лежат в папках на рабочем столе компьютера. Из этого полотна сотрудник почерпнет много информации о том, что он «должен», и ни капли о том, «почему» это так. А ведь именно понимание «почему» сделает из обычной офисной единицы вовлеченного эффективного игрока на вашем поле. И от этого бизнес станет еще на шаг ближе к вершине успеха.

Хендбук — это книга о корпоративной культуре во всем ее многообразии. Это ваши идеалы, ценности, философия и миссия, история и планы, структура и иерархия. Это максимально полный справочник о том, чем живет и дышит компания каждый день. И это то, что облегчит жизнь и сотрудникам, новым и нынешним, и вам как руководителю.

Глава 1. На все вопросы я отвечу…

Такой подход — самый распространенный сейчас. Вспомните, как происходит принятие нового сотрудника в коллектив. Сначала человек откликается на вашу вакансию или HR приглашает кандидата с подходящим резюме. Потом оформление бумаг, краткое-беглое знакомство с сотрудниками: «Вот твой стол (читай «логин-пароль и приглашение во все рабочие чаты»), ребята введут в курс дела». — И человек остается один. «Ребята», в зависимости от степени доброжелательности и загруженности, стараются отвечать на возникающие у новичка вопросы, но чаще всего человек просто стесняется и сидит тихонько, не понимая, как влиться в работу.

Примерно через неделю-две он начнет вникать в процессы, и тут возникнет новая проблема: у кого спросить вот это? Кто отвечает за это? С кем нужно согласовать? Приходится снова и снова отвлекать коллег, пытаясь запомнить, кто кому чего и сколько. И только через месяц новый сотрудник более-менее поймет, узнает, познакомится, освоится и перестанет путать чаты. И вот тогда действительно начнет работать.

Фух, это даже описывать было долго! А ведь по такой схеме сплошь и рядом начинается работа.

Хендбук поможет, во-первых, сократить это время до одного-двух дней, а во-вторых, снизить уровень стресса у новичка. Это тоже важно, ведь ваши сотрудники — не винтики в машине для зарабатывания денег, а коллеги и ценные помощники. И относиться к ним нужно соответственно.

Глава 2. Я не набираю новых сотрудников, зачем я это читаю?

Потому что хендбук — не только для новичков. Сотрудникам, которые уже давно с вами, он поможет унифицировать процессы и коммуникацию (особенно если у бизнеса много разных подразделений или он быстро растет), почувствовать себя частью коллектива и компании в целом, вовлечь и «зажечь». Он станет отличной мотивацией и поможет выйти из некоторых стрессовых ситуаций, которые иногда возникают и у «старожилов». А это уже забота, которую очень ценит каждый работник.

Кроме того, если подойти к созданию хендбука максимально креативно, он станет и своеобразной рекламой — сотрудники будут рассказывать о нем друзьям и знакомым, повышая тем самым узнаваемость бренда и лояльность к нему.

Глава 3. Когда, кому, как

В идеале хендбук нужно разрабатывать сразу с основанием компании. Возможно, и скорее всего, в обозримом будущем свод правил, размещенный в этой «настольной книге», частично утратит актуальность — тогда его переделают. В любом случае хендбук — не ветхое ископаемое, а «живой организм», развивающийся вместе с бизнесом, органично вписанный в общий контекст.

С момента основания компании необходимо определить миссию, ценности, визию — общее направление движения бизнеса плюс «технические вопросы»: режим работы и рабочие инструменты. Процессы опишете постепенно.

Чтобы в хендбук вошли все аспекты, нужна большая кропотливая работа, в которой задействована компания в целом: от руководителя до junior-сотрудников. Чем полнее будут прописаны процессы и коммуникационная стратегия, тем больше хендбук будет понятным диалогом на равных, а не менторскими указаниями «сверху».

И еще одно важное замечание: настольная книга сотрудника — не фантастический роман. Все, что там написано/нарисовано/снято на видео, должно соответствовать истине. Если руководитель говорит о командной работе, но сотрудники знают, что решения он принимает только единолично, — это будет серьезный удар по внутреннему имиджу компании. Поэтому каждое слово должно быть взвешено, просеяно через мелкое сито — и выполняться.

Employee Handbook: для чего нужен и как разработать

Head of HR Department в Aimprosoft, Преподаватель Компьютерной школы Hillel.

1. 1. Какие разделы обычно добавляются в Handbook?
2. 2. Як зробити Handbook ресурсом, що працює
3. 3. Несколько слов о политиках

Представьте себе ситуацию, когда HR менеджер каждый день получает десятки одинаковых сообщений:

• Как мне оформить отпуск?
• Как проверить, сколько у меня осталось дней больничного?
• Я заболел, кого я должен предупредить и каким образом?
• Как мне подать заявку на компенсацию абонемента в спортзал?

Представили? Возможно, вам и не нужно представлять — это ваш стандартный рабочий день.

Конечно, ответить на эти и подобные вопросы несложно, но когда они повторяются ежедневно, тратить на них время как минимум нерационально. Потому хорошим инструментом в помощь HR станет Employee Handbook.

Employee Handbook, или справочник сотрудника, — это важный ресурс, помогающий HR-департаменту построить эффективную коммуникацию с персоналом. Это сборник всех политик и правил компании, содержащий ответы на самые частые вопросы сотрудников.

Какие разделы обычно добавляются в Handbook?

• Общие сведения о компании: ее история, миссия, ценности и цели, корпоративная культура, организационная структура
• Правила внутреннего распорядка: график работы, политика отпусков и больничных
• Политика бонусов и компенсаций: начисление дохода и бонусов, правила использования бонусов
• Правила поведения, корпоративной этики, дресс-кода
• Политики обучения и развития: менторство, планы развития, пересмотр заработных плат
• Политики конфиденциальности и безопасности
• Политика завершения сотрудничества с компанией

Как сделать Handbook работающим ресурсом

1. Сделайте его удобным для использования. Конечно, можно оформить справочник в виде Google Doc или PDF-документа или презентации, но навигация по нему в таком случае будет не очень удобной. Поэтому лучше рассмотреть такие варианты как Google Sites, Trello, Notion или Confluence. Обратите внимание: в определенной степени это зависит от ресурсов, которые уже используются в вашей компании. То есть если у вас корпоративный Google Workspace, Handbook на базе Google Sites будет лучшим вариантом. Еще один неплохой вариант — чат-бот в Telegram: он будет удобен в том случае, когда в вашей компании именно Telegram используется в качестве корпоративного мессенджера. Основной принцип — избегать умножать количество ресурсов, которыми пользуются сотрудники.
2. Презентуйте его сотрудникам. Расскажите, для чего необходим справочник, ответы на какие вопросы в нем можно найти и какую ценность он несет именно для персонала компании.
3. Поместите ссылку на справочник в удобное, быстродоступное место. К примеру, это может быть стартовая страница вашей HRM-системы. Или посоветуйте работникам добавить ссылку на Handbook в избранное в браузере.
4. Разместите Handbook в онбординг-процесс. Познакомьте с ним новичка в первый рабочий день, расскажите, какую информацию на нем можно найти.
5. Напоминайте о пользовании справочником. Не следует ожидать, что все сразу пойдут читать этот ресурс и перестанут задавать вопросы HR. Получив вопрос, ответ на который есть в справочнике, следует ответить со ссылкой на определенный раздел, например: «Тарас, в компании предусмотрено 20 дней отпуска в год. Вот раздел в нашем Handbook, где ты можешь найти эту и другую подробную информацию об отпусках».
6. Своевременно обновляйте Handbook. Как только любая политика изменилась или появилась новая — внесите эти изменения в справочник. Это позволит избежать некорректной информации и поддержит высокий уровень доверия к этому ресурсу.
7. Пишите на максимально понятном языке, избегая канцеляризмов, сложных длинных предложений и оборотов. Так, чтобы любая политика или инструкция была максимально ясна и не вызывала дальнейших вопросов.
8. Не перегружайте Handbook. Если необходимо, добавьте в определенные разделы ссылки на отдельные документы, гайды и т.д. Главный принцип: все в одном месте.

Следует отметить, что единственного шаблона и формата Employee Handbook не существует и не может существовать.

Каждая компания составляет его самостоятельно, основываясь на принятом стиле общения, ценностях, корпоративной культуре. Поэтому следует обратить особое внимание на так называемый tone of voice: он может быть дружелюбным или более формальным, использовать обращение к сотруднику на «ты» или на «вы», в зависимости от того, как это принято в вашей компании.

Если нужно, обратитесь за помощью к копирайтеру из отдела маркетинга, чтобы текст был составлен наиболее корректно. Возможно, понадобится также помощь отдела дизайна для того, чтобы создать качественное оформление (иллюстрации, графики, шрифты) в едином корпоративном стиле.

Несколько слов о политиках

Как мы отметили, основу Handbook составляют политики: политика отпуска, больничного, компенсаций, бонусов и т.д. Что является политикой в ​​данном контексте и как ее корректно составить?

Политика — это совокупность определенных принципов и правил, касающихся любой сферы, связанной с персоналом компании.

К примеру, если говорить о политике отпусков, то в нее должны войти следующие пункты:

• Понятие отпуска (как он определяется в вашей компании)
• Количество предоставляемых дней отпуска в год
• Механизм начисления дней отпуска (например, каждый месяц насчитывается 2 дня)
• Правила использования отпуска (например, на период испытательного срока он доступен только за свой счет; нельзя брать более 10 дней за один раз) и отдельные нюансы (если нужно более 10 дней, как это можно сделать, если можно)
• Инструкция по оформлению отпуска (где, как, каким образом можно его оформить)

Ну и на последнее — парочка примеров, просмотрев которые вы точно сможете сделать свой уникальный Employee Handbook:

• Blendle’s Employee Handbook
• Trello Employee Handbook

Рекомендуем курс по теме

Recruitment & HR basic

Head of HR Department в Aimprosoft, Преподаватель Компьютерной школы Hillel.

Хэндбук что это

The following documents and communication materials were published and widely disseminated: a “Compendium of Best Practices of National Commissions for UNESCO”; “National Commissions for UNESCO and their Key Partners” (CD-ROM); “Updated Directory of National Commissions for UNESCO”; “Relations with National Commissions” (flyer); “Media relations: A Handbook for National Commissions and UNESCO’s partners” (in cooperation with BPI).

unesdoc.unesco.org

Была обеспечена публикация и широкое распространение следующих документов и коммуникационных материалов: «Сборник материалов о передовой практике национальных комиссий по делам ЮНЕСКО»; «Национальные комиссии ЮНЕСКО и их ключевые партнеры» (компакт-диск); «Обновленный справочник национальных комиссий по делам ЮНЕСКО»; «Отношения с национальными комиссиями» (буклет); «Отношения со средствами информации: пособие для национальных комиссий и партнеров ЮНЕСКО» (в сотрудничестве с Бюро информации общественности).

unesdoc.unesco.org
The author also refers to the United Nations High Commissioner for
[. ] Refugees (UNHCR) Handbook which states that [. ]
“the requirement of evidence should

[…] not be too strictly applied in view of the difficulty of proof inherent in the special situation in which an applicant for refugee status finds himself.

daccess-ods.un.org
Автор также ссылается на изданное Управлением Верховного комиссара
Организации Объединенных Наций по делам
[. ] беженцев (УВКБ) руководство, в котором говорится [. ]
о том, что «требование представить

доказательства не должно восприниматься слишком буквально ввиду сложности сделать это в той особой ситуации, в которой находится лицо, ходатайствующее о получении статуса беженца».

daccess-ods.un.org
The Board was updated on the production of Working with the

[. ] United Nations Human Rights Programme: A Handbook for Civil Society, which would be available [. ]

in all official United
Nations and other languages and was to be disseminated broadly.
daccess-ods.un.org

[. ] проинформирован об издании справочника «Сотрудничество с программой Организации Объединенных [. ]

Наций в области прав человека: справочник

для гражданского общества», который будет переведен на все официальные языки Организации Объединенных Наций и другие языки и распространен в широких масштабах.

daccess-ods.un.org

The British Council in Ukraine and the State Department for Sentence Enforcement prepared a handbook on the rights of minors in custody (international standards) for use in classes attended by trainees and staff of special educational facilities.

daccess-ods.un.org

В рамках общего проекта Британского Совета в Украине и Государственного департамента Украины по вопросам исполнения наказаний «»Гуманное содержание» разработано методическое пособие «»Права несовершеннолетних в заключении (международные стандарты)» для проведения занятий с воспитанниками и персоналом специальных воспитательных учреждений.