Зачем необходимы шаблоны проектов

Выполняйте задачи быстрее с помощью шаблонов

Так или иначе, самые важные результаты даются труднее всего, даже если работать над ними интересно и приятно (а если нет, то и подавно). Когда вы с трудом продвигаетесь к цели, бесполезно винить себя в бездействии или нехватке воли и мотивации. Вам может мешать множество блокеров. Среди них могут быть психологические факторы, такие как тревога, перфекционизм, страх провала, усталость от принятия решений и синдром самозванца. Но проблема замедления прогресса также может крыться в размытых целях и массе параллельных заданий и отвлекающих факторов, которые перетягивают на себя все внимание. Неудивительно, что Американская психиатрическая ассоциация в ходе исследования обнаружила, что прокрастинацией хронически страдают 15–20 % взрослых людей.

На работе мы часто сталкиваемся с еще одним губителем продуктивности — размытыми ожиданиями. Неопределенность не дает вам уверенно двигаться вперед, ведь вы понимаете, что ваша работа может оказаться никому не нужной или нежелательной, в результате чего время и усилия будут потрачены впустую. Это обстоятельство вызывает так много стресса у сотрудников, что исследователи Gallup пришли к выводу о том, что четко сформулированные ожидания работодателей могут уменьшить текучесть кадров в компании на целых 22 %.

Исследователи Gallup пришли к выводу о том, что четко сформулированные ожидания работодателей могут уменьшить текучесть кадров на целых 22 %.

Шаблоны — это катализатор работы

Приятно разобраться с причинами, по которым вам трудно взяться за дело, однако это вряд ли поможет выполнить задачу. Как увеличить шансы на успех для себя и участников команды? Рецепт прост: шаблоны.

Шаблоны помогают организовать работу так, чтобы вы могли разбить процесс на небольшие части, с которыми легко справиться. Это лекало для действий и центральный репозиторий для всей информации, связанной с проектом. Но важнейшее их преимущество в том, что они позволяют примерно определить желаемый результат. С их помощью можно прояснить цели, сформировать реалистичные ожидания и распределить ответственность. Кроме того, шаблоны упрощают отслеживание прогресса и управление ресурсами, так что даже асинхронный подход не помешает команде работать эффективно.

Чтобы централизовать работу, в шаблон Confluence можно встроить почти все что угодно: визуальные материалы, дорожные карты и не только. Благодаря такой интеграции вы сможете наладить эффективную совместную работу с командами, которые используют другие инструменты или подходы.

Шаблон найдется для любой задачи

В Confluence есть более 100 настраиваемых шаблонов, от таких классических документов, как протоколы собраний и ретроспективы, до других шаблонов, отвечающих разнообразным стандартам. Предусмотрены шаблоны для основных операций профильных команд, от отдела кадров до команд разработки и ИТ, которые подойдут как стартапам, так и международным корпорациям.

Кроме того, мы непрерывно разрабатываем новые шаблоны, поэтому почаще проверяйте список, чтобы не пропустить новинки. Так, в декабре 2021 года мы добавили шаблоны, которые приведены выше, а также еще три десятка других. Помните о том, что у нас есть замечательные партнеры, например Figma и MURAL. Мы отражаем их рекомендации в совместно разрабатываемых шаблонах, которые помогут вам повысить продуктивность и улучшить процесс принятия решений. Чтобы узнать о том, как создать единый достоверный источник информации для пробных периодов продукта, вы можете ознакомиться с шаблоном планирования эксперимента и получения результатов от Optimizely. А если вам нужно пополнить штат, воспользуйтесь соответствующими шаблонами от компании Indeed, чтобы составить описание вакансии и наладить процедуру найма.

Не стоит беспокоиться, если вам не удалось найти шаблоны со всеми нужными характеристиками. Вы можете легко создать свои собственные и применять их сколько угодно раз для оптимизации всевозможных процессов, от совместной работы над проектом и мозгового штурма до взаимодействия с заинтересованными лицами и всего, что связано с отслеживанием хода работы над проектом. А если вам понравится страница другой команды, просто скопируйте ее, чтобы сделать эту страницу своим шаблоном. Достаточно перейти на страницу, открыть меню действий (•••) в правом верхнем углу и нажать Copy (Копировать). Проще простого.

Вот несколько наших любимых шаблонов, которые помогут вам успешно завершить любой проект.

Шаблоны для планирования проектов

Чтобы выполнить крупный проект, определите каждый этап работы с помощью шаблона дорожной карты или планирования, после чего установите сроки и назначьте исполнителей для каждого задания. Воспользуйтесь такими универсальными страницами, как «план проекта» или «запуск продукта», чтобы четко распределить роли и обязанности, а также обозначить контрольные точки и сроки.

Кроме того, можно глубже проработать отдельные аспекты, связанные с планированием проекта и ведением над ним совместной работы. Так, благодаря планированию производительности вы получите реальное представление о работоспособности каждого участника команды и сможете рационально управлять нагрузкой, а шаблон «На пути к результату» поможет нарастить темп совместной работы над проектом, направив усилия каждого участника в нужное русло.

Шаблоны для мозгового штурма

Свежие идеи — источник жизненной силы для бизнеса. Чтобы обеспечить поток творческих предложений и сохранить все блестящие находки, попробуйте шаблоны для классического мозгового штурма и варианта с disrupt-подходом. Ниже приведены советы по работе с ними.

• Подготовьте и отправьте шаблон заранее. Укажите ссылки на ресурсы и попросите команду ознакомиться с ними до собрания, чтобы все время встречи можно было уделить творческой работе.
• Шаблоны помогут вам определить цели и ожидания, а также применить различные модели и подходы для поиска полезных идей во время встречи. Фиксируйте предложения и затем делитесь ими, встроив на страницу визуальные шаблоны от Jira, Trello или сторонних разработчиков.
• Если кому-то из сотрудников не удалось поприсутствовать на встрече, он сможет добавить свои соображения в шаблон. Можно пригласить рецензентов, менеджеров и прочих участников из других команд.

Если шаблон мозгового штурма нужен для конкретного задания или конкретному отделу, вам повезло! Например, такой шаблон для технических команд, как карта ИТ-проекта, поможет найти самое эффективное решение (а не то, которые первым бросается в глаза). Определив проблему, пользователи смогут предложить потенциальные решения, критически рассмотреть свои предположения и проверить идеи, чтобы в итоге найти оптимальный выход из ситуации.

Шаблоны для выполнения работы

Когда неопределенность и неизвестные переменные парализуют работу над проектом, шаблоны могут стать настоящим спасением. Чтобы не блуждать в потемках, просто заполните сведения об ожидаемом конечном результате по схеме, предложенной в шаблоне. (Это будет непросто, но вы заметно облегчите себе работу, задав направление движения.)

Если работа застопорилась и вы не можете сдвинуться с места на этапе запуска, попробуйте составить суперэффективный план с помощью шаблона маркетинговой кампании. Выберите цели, проведите мозговой штурм по способам их достижения, определите сроки, выделите бюджет и, наконец, назначьте задания участникам команды. Так все смогут отследить вычеркнутые задания и предстоящую работу.

Шаблоны также отлично помогают наладить общение в команде, которое необходимо для эффективного планирования и выполнения проектов. Координируйте работу многочисленных прямых подчиненных и участников многофункциональных команд, а также держите их в курсе дел при достижении целей и ключевых результатов с помощью одноименного шаблона. Мотивируйте новых сотрудников на успешную работу, составляя индивидуальные 90-дневные планы, в которых перечислены ключевые ресурсы и контрольные точки. Они помогут новичкам быстро освоиться и влиться в продуктивную командную работу.

Шаблоны помогают двигаться вперед

Чрезмерное количество вариантов действий, отсутствие четких целей и неудачные попытки направлять внимание команды могут заставлять сотрудников нервничать и испытывать неуверенность, мешая хорошо выполнять свою работу. Шаблоны устраняют эти блокеры, а также помогают команде сохранять концентрацию внимания и держать верный курс. Применяйте эти модели в качестве дорожной карты или репозитория проекта, которыми можно пользоваться по мере необходимости. Так вы сможете отслеживать текущие задачи, сроки их выполнения и конечные цели, а также будете в курсе того, какие сотрудники отвечают за выполнение той или иной задачи (что, пожалуй, важнее всего).

Шаблоны помогут начать работу и успешно прийти к финишу при любой задаче, от управления совместной работой над проектом с участием географически распределенных отделов до проведения сеанса мозгового штурма для нового продукта.

Для чего нужны шаблоны проектирования

Все чаще и чаще я слышу от разработчиков и читаю в статьях, что шаблоны проектирования (они же дизайн-паттерны) никому не нужны. Мол, они появились во времена «цветения» UML, RUP, CASE систем и прочих чересчур «сложных» инструментов, подходов и практик. А сейчас самое важное — это код рабочий написать, да побыстрее. На умные толстые книжки ни у кого нет времени, разве что для прохождения собеседования. Тех, кто хочет обсудить данную тему, прошу под кат.

Немного воспоминаний из молодости

Когда я учился в университете, нам преподавали в рамках одного из курсов шаблоны проектирования. На тот момент они казались мне чем-то наподобие сферического коня в вакууме, потому что практического опыта их применения я не имел (это был третий или начало четвертого курса много лет назад). Запомнить кто из них кто тоже было достаточно сложно, не говоря уже о тонкостях и деталях. Тем не менее, вопросы по шаблонам проектирования задавали в обязательном порядке на каждом собеседовании на работу. Кандидатам приходилось раздувать щеки и доказывать как круты разные шаблоны (особенно Singleton), видя их в жизни максимум раз-другой на страницах книжек.

Но ведь совсем не глупые люди придумали шаблоны проектирования:

• В 70-ые годы архитектор Кристофер Александр начал дело и сформулировал набор шаблонов проектирования.
• Его дело в IT подхватили в далеком 1987 году небезызвестные Кент Бэк и Вард Каннингем, составив шаблоны проектирования для популярного языка программирования Smalltalk.
• Еще один легендарный в IT человек Эрих Гамма написал докторскую диссертацию на эту тему в 1988-1990.
• И наконец, в начале 90-ых известная «банда четырех» в составе все того же Эриха Гаммы, Ричарда Хелма, Ральфа Джонсона и Джона Влиссидсома опубликовала легендарную книгу «Design Patterns: Elements of Reusable Object-Oriented Software».

Дальше продолжать исторические хроники смысла нет. Это была первая книга, из которой наше поколение черпало свои знания по шаблонам проектирования и пыталось применять их в своей работе. Она считается классикой в этой тематике и обязательна к прочтению.

Через некоторое время работы я начал замечать, что даже теоретические знания шаблонов проектирования помогают мне понять чужой код гораздо быстрее. А это особенно важно на старте вашей карьеры, когда вам надо вникать в существующие проекты без опыта работы. Например, встречая класс с суффиксом Builder, я понимал, что его добавили с целью упрощения и изоляции логики построения сложных объектов. Я сразу легко находил как им пользоваться и применять в своем коде. Повсюду были разбросаны представители шаблона Singleton, совершить ошибку при инициализации которых так легко без знаний правил применения. В коде, с которым я работал, обильно встречались Facade, Visitor, Chain of Responsibility, Iterator, Adapter, Decorator, Proxy, Strategy, Template Method и прочие популярные шаблоны проектирования.

Я осознал, как много времени я экономлю, применяя свои скудные книжные знания шаблонов проектирования и даже в душе зауважал их авторов. Мне было легко не только понимать чужой код, но и расширять его своими решениями, а также добавлять новые.

А как без шаблонов?

Время шло… Я достаточно быстро привык к повсеместному применению шаблонов проектирования и мне стало сложно работать без них. Я начал понимать для чего на собеседовании у кандидатов спрашивают о них (конечно, если не просто «для галочки»). Тут речь даже не об обязательном применении шаблонов проектирования, а об упрощении общения между разработчиками. А это тот процесс, который занимает ключевое место в разработке — обсуждение архитектуры и дизайна конкретного решения задачи.

Первый важный параметр — это время, которое тратится на обсуждение и принятие решения (я надеюсь, что у вас решения принимает не один бородатый Senior Senior Global Product Software Architect). Представьте себе как сложно было бы быстро объяснить кому-то, что нужно реализовать Decorator: «нам нужно сделать класс, которому мы передадим в конструкторе экземпляр другой реализации того же интерфейса и который будет добавлять логику к вызову этих методов, не меняя их основного поведения. » А ведь еще за кадром остались куча мелочей и нюансов. И это для мелкой детали вашего дизайна, которых в большинстве решений десятки, а то и сотни. Мы даже не трогаем сложные и серьезные архитектурные шаблоны.

На примере с Decorator легко понять второй важный параметр — одинаковое понимание дизайна решения задачи в головах всех членов команды. При размытости формулировки каждый может понять решение по-разному, а это чревато проблемами. Ведь реализация может сильно отличаться от обсуждаемой задумки. А это приведет к дополнительному времени на ревью кода и переделки.

Третий важный параметр — понимание работы сторонних инструментов и библиотек. На данный момент практически в каждом проекте используется множество сторонних решений. Чтобы их использовать правильно и не наступать на грабли, архитектор и разработчик должны понимать как что устроено. А для этого используются общеизвестные шаблоны, которые призваны сильно упростить понимание и сравнить с альтернативными решениями.

В жизни мы активно используем примеры для описания ситуаций, предметов, поступков. Чтобы объяснить кому-то какую-то концепцию, мы базируемся на общеизвестных знаниях и выстраиваем примеры на их основе. «Такой же здоровый как Вася», «так же тяжело как после 5 км пробежки», «плохо как с бодуна», «кислый как лимон» и т.д. Подобные выражения мы используем в своей речи постоянно и даже не замечаем этого. Для нас их применение проще чем детальное описание и это позволяет вашему собеседнику лучше вас понять.

Следующий уровень

Если вы заметили, что вы не пытаетесь вспомнить детали реализации шаблона проектирования, а просто можете изложить детали его применения своими словами, то вы переросли уровень Shu в известной восточной философии Shuhari (я когда-то давно писал о ее применимости к Agile подходам и практикам). На уровне Shu вы просто следуете шаблонам и не можете осознать их полезность, тонкости и влияние. На уровне Ha вы уже все осознаете и можете сознательно отказываться от определенных шаблонов, критиковать решения на их базе, видоизменять некоторые шаблоны под конкретную ситуацию и контекст.

На уровне Ha я настоятельно рекомендую прочитать отличную книгу «Refactoring to Patterns» от Джошуа Кериевски. В ней рассказывается о том, как находить в коде неподходящие или плохо примененные шаблоны проектирования, а потом посредством рефакторинга приводить их к верным и подходящим решениям. Эту книгу стоит читать именно на уровне Ha, потому что до этого она будет для вас просто пустым звуком.

У как же уровень Ri? На этом уровне вы и вовсе перестаете задумываться о применении шаблонов. Решения рождаются натурально на базе ваших знаний и навыков, которые вы накопили с годами. Где-то вырисовываются одни шаблоны, где-то ваши собственные наработки, которые стали для вас шаблонами в данном контексте. В голове у вас перестает работать цепочка «от шаблона к решению» и остается только «от решения к шаблону». Тогда вместо вопросов о конкретных шаблонах проектирования на собеседовании вы переходите к открытым вопросам о применимости данного инструмента и примерах из реальной жизни…

Заключение

Шаблоны проектирования — это один из инструментов разработчика, который помогает ему сэкономить время и сделать более качественное решение. Как и любой другой инструмент, в одних руках он может принести много пользы, а в других — один только вред. Я попытался донести на примерах, что конкретно дадут вам шаблоны проектирования и как к ним стоит относиться. Надеюсь, мне это удалось…

P.S. На одном из моих тренингов хвалили книгу по шаблонам проектирования для начинающих «Head First Design Patterns». Лично сам не читал, потому как достаточно владел темой из других источников и недоверительно отношусь к такого формата книгам.

• шаблоны проектирования
• проектирование
• дизайн
• архитектура
• разработка
• команда

• Веб-разработка
• Анализ и проектирование систем
• Проектирование и рефакторинг

Шаблоны проектов

Благодаря шаблонам вы сможете быстро создавать проекты с заранее определенной структурой работ и автоматизировать контроль за прогрессом этих проектов. В шаблоне можно задать этапы, вехи (контрольные точки), набор стандартных задач. Новый проект по шаблону создается в пару кликов.

Созданные в шаблоне вехи и задачи вы сможете изменять на уровне отдельного проекта — добавлять новые, удалять неактуальные. При этом шаблон проекта не будет изменен.

Настройка шаблона проекта

Чтобы создать шаблон, перейдите в раздел «Проекты» → «Шаблоны» и нажмите кнопку «Создать».

Этапы проекта

При создании шаблона, по умолчанию создаются пять этапов в соответствии с группами процессов PMBoK: «Инициация», «Планирование», «Выполнение», «Контроль», «Завершение». Вы можете переопределить их (дополнить, изменить, удалить лишние) в соответствии с вашими бизнес-процессами для конкретного типа проектов вашей компании. Например: «Сделать», «В работе», «Завершено» — самый простой вариант по жизненному циклу любого проекта. Если речь идет о строительстве, то можно применить следующие этапы: «В очереди», «Фундамент», «Возведение», «Отделка», «Завершение».

Чтобы добавить новый этап, наведите указатель мыши на уже существующий и нажмите на «+». Введите название и нажмите на любую область за пределами поля или Enter, чтобы сохранить изменения. Для редактирования названия этапа наведите на его название и нажмите на иконку «Карандаш». Введите в поле новое наименование или удалите этап, нажав на иконку «Корзина». Этапы можно перемещать между собой, используя функцию Drag&Drop.

Определенные вами этапы сформируют Kanban-доску, где они будут выводиться в виде столбцов. А вехи будут располагаться в карточках проектов в виде чек-листа для каждого из этапов, что позволит вам быстро оценивать прогресс работ по множеству проектов.

Вехи проекта

Веха — контрольная точка или промежуточный результат. Вехи используются для упрощения мониторинга прогресса работ этапа проекта.

Они могут быть использованы в качестве чек-листа работ, пункты которого должны быть выполнены в процессе реализации проекта, например: «Договор подписан», «Фотографии готовы», «Макет согласован».

Веху можно добавить с помощью быстрой и полной формы. Для быстрого создания новой вехи нажмите на «Добавить веху» под заголовком этапа и укажите название в соответствующем поле. Сохраните изменения при клике по галке или нажатии на Enter.

Вы также можете создать веху с помощью полной формы. Для этого кликните по иконке со стрелкой. В полной форме можно задать расширенные параметры для вехи:

• Название — рекомендуется указывать название в совершенном виде: «Договор подписан, «Макет изготовлен».
• Ответственный — выбрать ответственного для вехи. Ответственный сможет пометить веху как завершенную, создать задачи для сотрудников, отредактировать веху и т.д.
• Описание — укажите, что необходимо сделать для достижения данной вехи или приложите иные инструкции. Например, ссылку на статью базы знаний.
• Шаблон отчета — например: «Отправлено ** предложений клиентам», «Текст статьи содержит ** символов» и т. д. Шаблон отчета позволяет заранее определить форму отчета, которую ответственный подкорректирует в соответствии с полученным результатом и не будет тратить дополнительное время на его написание.
• Прикрепить файлы — например, макет, логотипы, шаблон договора и т. д.

Созданные вехи можно сортировать между собой или перенести на другие этапы. Все изменения автоматически сохраняются, если вы редактируете существующий шаблон.

Задачи проекта

Для каждого проекта можно привязать определенный набор задач, ведущих к его завершению, или привязать задачи только к этапам проекта.

Стоит отметить, что все задачи, создаваемые в шаблоне проекта — это лишь шаблоны, по которым будут создаваться уже фактические задачи при создании проекта по шаблону. В созданных задачах в проектах можно изменять любые поля и данные — это не приведет к изменению шаблонов задач.

Если вы привязываете задачи к вехе, то при их выполнении, веха будет автоматически достигнута. При достижении всех вех, проект автоматически переместится на следующий этап.

Для создания задачи с привязкой к вехе перейдем в карточку вехи, кликнув по названию на Kanban-доске редактирования шаблона. В поле «Шаблоны задач» укажите название задачи и нажмите Enter.

Созданные задачи также можно перемещать между собой, перетащив за соответствующий значок.

Задачу также можно добавить, кликнув на «Добавить задачу» (1) в подразделе «Вехи» и заполнив полную форму.

Аналогично можно создать задачи без привязки к вехам, связанные только с этапами проекта. Задачи без привязки к вехе создаются также с помощью быстрой и полной формы.

Для этого нажмите на «Добавить задачу» (2) в подразделе «Задачи».

Для быстрого создания новой задачи укажите ее название, описание, постановщика и ответственного по умолчанию. Сохраните изменения при клике по галке или нажатии на Enter.

Менеджер проекта — это переменная, которая будет заменена пользователем — менеджером каждого отдельного проекта, созданного по шаблону. Изменение значения этого поля (например, выбор другого пользователя) в процессе выполнения проекта не повлияет на предыдущие выполненные задачи. Изменения затронут только будущие задачи.

Задачу можно создать, используя полную форму при клике по стрелке. В полной форме можно задать расширенные параметры для задачи.

В полной форме создания задачи можно заполнить следующие поля:

• Название;
• Приоритет задачи;
• Подробное описание задачи;
• Прикрепить файлы;
• Добавить чек-лист;
• Ответственный — укажите ответственного за выполнение задачи сотрудника. Установить ответственного вы сможете по ходу выполнения проекта (тогда оставьте — «не указан»). Если какую-то задачу все время выполняет один и тот же специалист, укажите его сразу в шаблоне;
• Наблюдатели — список пользователей, которые будут иметь доступ к задаче, а также получать уведомления об изменениях и комментариях;
• Постановщик — пользователь, который будет принимать работу по завершению задачи;
  Примечание: Если постановщиком задачи будет указан другой сотрудник (не менеджер проекта), то постановщик получит уведомление сразу после того как эта задача будет автоматически создана;
• Начать задачу, через (дней). Если в поле «Начать задачу» установить 0, то срок начала будет равен фактической дате создания задачи. Соответственно, если указать 1, то дата начала будет установлена завтрашним днем. Если оставить поле пустым, то дата начала не будет устанавливаться;
• Крайний срок, через (дней). В поле «Крайний срок» указывается длительность выполнения задачи. Если установить 1, то система автоматически просчитает и установит дедлайн на следующий день от даты начала задачи. Если дата начала не будет указана в шаблоне, то крайний срок будет равен завтрашнему дню от даты создания задачи. Если установить в этом поле 0, то дата окончания будет равна дате создания задачи;
  Примечание: Указанные сроки будут рассчитываться от даты создания задачи. Если вы выбрали режим «Создавать все задачи при создании проекта», то дата создания задачи будет равна дате создания проекта. А если выбрали режим «Создавать задачи только для текущего этапа», то дата создания задач всех последующих этапов будет равна дате перехода на данный этап;
• Оценка по времени (плановое время) — если используете учет времени по задачам;
• Добавить напоминание — по дате, крайнему сроку или дате начала;
• Теги к задаче.

В процессе создания шаблона работ по проекту часто нужно изменить последовательность вех и задач. Для перемещения вех и задач воспользуйтесь Drag&Drop.

Параметры шаблона

В параметрах шаблона вы можете активировать шаблон, если установите флаг рядом с соответствующей опцией. Также шаблон можно активировать в правом верхнем углу, нажав на соответствующую кнопку. При внесении изменений в шаблон проекта, по которому уже были созданы проекты, и его повторной активации, вы сможете выбрать, применять ли внесенные изменения для всех существующих проектов или нет. Обратите внимание, если вы выберите эту функцию, изменения коснутся всех созданных по этому шаблону проектов.

Здесь же можно изменить название шаблона или добавить описание, где указывается, для чего предназначен данный шаблон проекта.

Также можно поставить галку в поле «Разрешить пользователям вручную отмечать веху как завершенную, даже если у нее есть незавершенные задачи». По умолчанию мы рекомендуем отключать эту опцию, чтобы полностью автоматизировать процесс выполнения проекта.

Режим создания задач:

• Создавать задачи только для текущего этапа. В этом случае, когда вы переводите проект на следующий этап, задачи будут создаваться только для этого этапа. То есть при создании проекта задачи создаются для первого этапа. Если проект реализуется последовательно, ты мы рекомендуем активировать этот режим.
• Создавать все задачи при создании проекта. В этом случае, при создании проекта будут созданы все задачи, которые указаны для всех этапов, а все ответственные получат уведомления по всем автоматически созданным задачам.

Сроки проекта — предустановленные даты начала и конца проекта относительно момента его создания.

Редактирование шаблона

Вы всегда можете отредактировать созданный шаблон или удалить его, нажав на три вертикальные точки в правом верхнем углу в разделе «Проекты» → «Проекты по шаблонам».

Или же выбрать соответствующий шаблон в таблице в разделе «Проекты» → «Шаблоны»

Мы не рекомендуем менять шаблон у созданного проекта, так как связь выполненных задач с вехами и проектом будет утеряна.

Как создать проект по шаблону?

Перейдите в раздел «Проекты» → «Проекты по шаблонам». На доске шаблона проекта создайте проект в поле «Быстрое создание». Укажите наименование проекта и менеджера проекта. Либо кликните по кнопке «Создать» в правом верхнем углу.

• Как контролировать ход работ по проектам на доске?
• Состав карточки проекта на доске
• Чем индивидуальный проект отличается от проекта по шаблону?

11 шаблонов проектов для начала работы в правильном направлении

Нам всем нравится, когда в проекте всё идёт гладко: есть чёткий план, все знают, что и в какие сроки нужно делать, а проект завершается вовремя и в рамках бюджета. Но что, если вы именно тот, кому поручено подготовить такой план и управлять этим проектом?

Планирование проекта занимает много времени и, как правило, требует выполнения массы повторяющейся ручной работы по запуску проекта, такой как создание разделов, составление шаблонов задач и распространение информации среди заинтересованных сторон и участников совместной работы. Шаблоны проекта помогают сократить объем подготовительной работы по проекту, с тем чтобы вы с коллегами по группе могли взять с места в карьер. Кроме того, хороший шаблон проекта не просто облегчает запуск одного отдельно взятого проекта, но и создаёт условия для успешной реализации всех будущих проектов.

Что такое шаблон проекта?

В отличие от планирования проекта с нуля, шаблон проекта предоставляет готовые элементы, которыми можно пользоваться в начале работы. В зависимости от используемого инструмента в шаблоне проекта могут быть разделы, примеры заданий, теги задач и многое другое. Шаблон проекта позволяет быстро подготовить проект и раньше приступить к работе.

Как шаблоны помогают в планировании проекта?

План проекта — это схема ключевых компонентов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта. В хорошем плане проекта излагаются ожидаемые результаты проекта, объём проекта и его график. В частности, в качественном плане должны быть отражены семь ключевых элементов проекта:

• Цели
• Показатели успешности
• Заинтересованные стороны и роли
• Бюджет
• Вехи и ожидаемые результаты
• Хронология и график
• План коммуникаций

Не в каждом шаблоне проекта обязательно присутствуют все эти элементы. Тем не менее, хороший шаблон проекта содержит образцы задач, с помощью которых вы и ваша группа могут обеспечить потребности проекта, спланировать его ожидаемые результаты и начать работу в рекордные сроки.

Поиск подходящего инструмента для шаблонов проектов

Качество инструмента, который вы используете для работы с шаблонами проекта, не менее (а может быть, и более) важно, чем качество самого шаблона проекта. Существует множество средств управления проектами, призванных помочь группам в планировании проектов, но не все они одинаковы.

Конечно, вам необходим инструмент, в котором есть бесплатные и простые в использовании шаблоны проекта, но не стоит ограничиваться лишь этим. Чтобы инструмент для работы с шаблонами проекта отвечал всем вашим требованиям, он должен отличаться гибкостью, достаточной для планирования сложных проектов от первых ожидаемых результатов до конечной глобальной цели проекта.

Полагаем, лучше всего начать с Asana. Asana — это инструмент управления работой, с помощью которого ваша группа может координировать рабочие процессы вместе с проектами. Платформы для управления работой помогают выполнять отдельные проекты, а также позволяют создавать воспроизводимые процессы и надёжные системы, которые ваша группа может использовать не только для одного, но и вообще для всех проектов.

Одиннадцать простых и бесплатных шаблонов плана проекта

Если вы не считаете себя профессиональным руководителем проектов и не знаете, с чего начать, вы попали в нужное место. Ниже приводятся одиннадцать шаблонов, которые помогут в кратчайшие сроки запустить ваш очередной проект.

1. Простой шаблон проекта для начала работы

Абсолютно одинаковых проектов не бывает. Однако у всех планов проекта есть общие базовые элементы. Основу для составления плана проекта дают чёткие цели, ожидаемые результаты и сроки.

Кроме того, они позволяют разбить большой проект, к которому страшно даже подойти, на более мелкие и вполне реализуемые этапы. Обязательно сформируйте группу, которая будет работать над проектом, и чётко определите роль каждого участника.

Если вы всё ещё не знаете, с чего начать, попробуйте использовать наш шаблон простого плана проекта. Он поможет распределить все задачи вашего проекта по вехам в рамках работы по планированию, и вы будете видеть уровни приоритетности и статус задач.

2. Шаблон проекта по маркетингу продукта: спланируйте очередной запуск продукта

У менеджеров по маркетингу продуктов множество обязанностей. Они проводят маркетинговые исследования для выработки стратегии в отношении продукта, формулирования тезисов, позиционирования и вывода новых продуктов на рынок. Зачастую они также по факту выполняют функции руководителей проектов по запуску продукта, координируя взаимодействие между группой разработки, отделом маркетинга и творческими коллективами с целью обеспечения готовности новых продуктов к отгрузке и своевременного предоставления средств для их запуска.

Вместо того чтобы заново изобретать велосипед при каждом запуске, воспользуйтесь нашим шаблоном проекта по запуску маркетинга продукта для создания собственного плана. В нём предусматриваются такие действия, как задание целей по запуску и определение стратегии в отношении разных каналов, чтобы вы не забыли ничего важного при запуске нового продукта.

3. Шаблон контент-календаря: соблюдайте сроки публикации

Управление контент-календарём — это непрерывный проект, который требует постоянного контроля большого количества подвижных элементов. От постановки задач авторам текстов до художественного оформления, рецензирования и корректорской правки — каждый элемент создаваемого контента похож на самостоятельный мини-проект с чётко определёнными этапами.

Чтобы процесс создания контента шёл правильным курсом, воспользуйтесь нашим шаблоном контент-календаря. Он позволяет в одном месте управлять всеми материалами (от идеи до воплощения), которые вы пишете, редактируете и публикуете.

4. Шаблон проекта маркетинговой кампании: составьте свой план

Планирование и реализация играют решающую роль в успехе маркетинговой кампании. Однако если вы управляете кампанией впервые, то контроль выполнения каждой отдельной задачи может показаться весьма утомительным занятием. Какие материалы необходимо подготовить? Кто будет их создавать? Что делать, если что-то пойдёт не так?

Наш шаблон проекта кампании позволяет составить план всей кампании и контролировать ежедневную работу по его реализации, которую ведёт ваша группа. Используйте шаблон для отслеживания материалов и результатов, планирования и выполнения стратегии по каналам и многого другого.

5. Шаблон управления агентством для успешного выполнения совместной работы

Для большинства проектов вы, скорее всего, соберёте рабочую группу из сотрудников компании. Однако в некоторых случаях для реализации проекта вы можете прибегнуть к помощи маркетингового или креативного агентства. Ведёте ли вы рекламную кампанию, выполняете обновление бренда или проводите исследование, успешное партнёрство начинается с чёткого плана и постоянной координации, а это может оказаться проблематичным, если вы общаетесь только по почте или созваниваетесь раз в неделю.

К счастью, есть шаблон, позволяющий управлять вашим очередным проектом с привлечением внешнего агентства. Используйте его, чтобы в одном месте составлять творческие задания, отслеживать получаемые результаты, ход выполнения работы, уровни приоритетности и бюджета, с тем чтобы вы могли сосредоточиться на выполнении полезной совместной работы.

6. Шаблон проекта исследования среди пользователей для организации проектов, связанных с разработкой пользовательских интерфейсов

Исследование пользовательского поведения является важной частью процесса разработки продукта. Именно на этом этапе менеджеры по продуктам и специалисты по анализу удобства использования узнают о потребностях и целях своих клиентов, получая данные, позволяющие открывать совершенно новые возможности для создания продуктов.

Вести исследовательский проект — дело непростое. От поиска участников и сбора данных до анализа полученной информации и выработки рекомендаций — всё это нуждается в планировании и управлении. Наш шаблон проекта по исследованию пользовательского поведения поможет команде определить цели исследования и сформулировать вопросы, а также позволит систематизировать сделанные наблюдения. При использовании шаблона плоды вашего труда не затеряются в документах или электронных таблицах.

7. Шаблон для планирования спринта в рамках управления agile-группами

Планирование спринтов помогает проектным и техническим группам, использующим систему Agile, определять приоритеты в работе и решать, кто может взять на себя те или иные проекты. Планирование спринтов с ежедневными стендапами и ретроспективами является частью более крупного scrum-фреймворка.

Ваша команда плотно загружена, и вам нужен шаблон планирования спринта, которым удобно пользоваться. При этом вам также необходим доступ к различным данным проекта, в том числе к подробной информации о продукте, кто чем занимается, каков статус работ, уровень приоритета и когда должна быть выполнена та или иная задача. Наш шаблон планирования спринта позволяет облегчить всю эту работу и высвободить достаточно времени, чтобы ваша группа могла действовать оперативно, быстро получать результат и доставлять его по назначению.

8. Шаблон повестки заседания совета директоров для ведения протокола

Крайне важно, чтобы заседания совета директоров проходили продуктивно, но для этого требуется определённая подготовительная работа. Совету нужен простой способ, позволяющий планировать, хранить важную информацию для предстоящих заседаний и обмениваться ей, не тратя лишнее время на координацию по почте или копание в электронных таблицах.

Наш шаблон обеспечивает эффективность планирования и организации таких заседаний без особых усилий. Шаблон повестки заседания совета директоров — это единый инструмент, позволяющий делиться повесткой заседания, фиксировать поручения в его ходе, а также хранить всю важную документацию, например протоколы предыдущих заседаний и справочные материалы.

9. Шаблон запросов на работы для упрощения процесса сбора заявок

Заявки на выполнение работ могут быстро выйти из-под контроля, если они подаются как попало и в разных форматах. Чтобы с ними не возникало проблем, следует наладить централизованное отслеживание и управление. А для упрощения работы вашей группы также необходим процесс сбора заявок, который обеспечивал бы единство информации, получаемой с их помощью.

Итак, вам нужен шаблон заявки на работы. Поступают ли к вам творческие задания, заявки на выполнение работ или запросы в отдел ИТ, наличие единого источника достоверной информации имеет решающее значение. Наш шаблон заявки на работы также можно объединить с формами, чтобы гарантированно получать все необходимые сведения непосредственно при подаче заявки.

10. Шаблон плана продаж: ставьте чёткие цели

План продаж не должен стать документом, который вы создали в начале цикла продаж, а затем отложили в сторону. Чтобы специалистыпо продажам могли сформировать и поддерживать прочную основу, им необходим тщательно проработанный, структурированный план продаж.

Имея эффективный шаблон плана продаж, вы можете централизованно фиксировать цели отдела продаж, целевую аудиторию, целевые показатели доходности, стратегии и препятствия, которые могут возникать на вашем пути. Воспользуйтесь нашим шаблоном плана продаж, в котором есть структура, необходимая для подготовки каждой отдельной части вашего плана продаж.

11. Контрольный список для новых сотрудников: создание унифицированного процесса адаптации

Менеджеры вкладывают столько времени и сил в поиск наилучшего кандидата, что подготовка к его адаптации в коллективе может происходить в авральном режиме. Для того чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо стандартизировать процесс адаптации и предоставить всем менеджеру по подбору персонала всё необходимое для успешной работы.

Контрольный список адаптации новых сотрудников — это стандартизированный процесс, которому должен следовать каждый менеджер. В таком списке необходимо обозначить ключевые элементы, по которым должны работать менеджеры, включая приветственные письма, персональную встречу и сопровождение нового участника коллектива, требования для специалистов отдела ИТ в части подготовки рабочего места и многое другое. И хотя в каждом отделе могут быть свои традиции и требования к обучению, стандартизация общей схемы адаптации по нашему шаблону контрольного списка для новых сотрудников создаст менеджерам и новичкам все условия для успешного прохождения этого процесса.

Настраиваемые шаблоны проектов

Бывают ситуации, когда требуется объединить определённые рабочие процедуры вашей группы в одном шаблоне. В таком случае необходимо преобразовать выполненные ранее проекты в шаблоны с возможностью сохранения некоторых элементов, таких как задачи, ключевые вехи и этапы проекта. Имея в своём распоряжении чёткий план проекта, превратите его в шаблон, который можно будет использовать в будущем.

С помощью инструмента управления работой, такого как Asana, любой ранее выполненный проект можно преобразовать в шаблон. После этого останется только выбрать даты начала и завершения проекта — и можно приступать к его реализации по чёткому индивидуально проработанному плану.

Чем лучше шаблоны проектов, тем эффективнее их планирование

Запуск нового проекта может быть напряжённым событием, особенно если вы отвечаете за планирование и управление этим проектом.

С какими бы проектами вы ни работали, — запуск нового продукта, маркетинговая кампания или что-то ещё — шаблоны дают вам основу, чтобы не нужно было создавать план с нуля. А если пользоваться инструментом управления проектами, таким как Asana, ваш проект просто обречён на успех.

Готовы создать план очередного проекта? Попробуйте использовать шаблон проекта от Asana.