Управляем задачами: что умеет Яндекс.Трекер
Работа крупной компании совсем не похожа на бизнес фрилансера-одиночки. И инструменты, которые они используют, сильно отличаются друг от друга. В конце концов, микробизнесу не нужна ERP-система. Но есть приложение, без которого не может обойтись ни одна компания, вне зависимости от ее размера, — система постановки задач и контроля исполнения.
«Задачников», на самом деле, много. Но подавляющее большинство таких решений не идут дальше формирования простых списков дел, лишенных возможности управления, контроля и даже совместной работы. А вот специализированных решений, при помощи которых можно организовать полноценный менеджмент команды — не так много. И еще меньше среди них универсальных инструментов, которые можно без особенных усилий настроить в зависимости от профиля организации.
Яндекс.Трекер
Сервис Яндекс.Трекер появился сравнительно недавно, но история сервиса уже довольно продолжительна. В 2012 году в Яндексе создали свою систему управления задачами. Предназначалась она для собственных нужд компании, внутри которой работали многочисленные группы разработки, развивавшие самые разные сервисы. И только через пять лет было принято решение открыть доступ к Трекеру для «внешних» пользователей.
Создатели позиционируют Яндекс.Трекер как универсальный сервис, который может использовать компания любого профиля, будь то разработка ПО, дизайн, маркетинг или многопрофильный холдинг, в котором имеются и коммерческие, и административные подразделения. И каждая из таких команд может настроить сервис под свои задачи и особенности. В самом Яндексе Трекер используется, кстати, во всех бизнес-процессах, от разработки ПО до согласования документов и работы сервис-деск.
Также по теме
Что может Яндекс.Трекер
Возможностей у Яндекс.Трекера множество, но самые важных из них связаны с созданием корпоративной системы постановки и контроля исполнения задач. Для каждой из них создается отдельная страничка, на которой находится вся связанная информация, — описание задачи, ее сроки, исполнитель и супервайзер, отметки о ходе выполнения задачи, дополнительные данные, информация о готовности. Изменения не только фиксируются в системе — информация о них направляется всем заинтересованным лицам.
Задачи, которые относятся к разным отделам или проектам, группируются. При этом они не сваливаются «в кучу», а формируют очередь в зависимости от срочности задачи, ее сложности, зависимости от других задач рабочей группы или даже всей компании.
Список актуальных задач можно представить и в форме канбан-доски, на которой расположены карточки задач, разнесенные на несколько групп. Такая визуализация позволяет использовать сервис и в тех командах, которые работают по методологии Agile.
Карточку задачи при этом можно дополнить необходимыми графами, при помощи которых планируются спринты и формируются смежные или подчиненные задачи. Предусмотрена даже возможность мгновенного превращения отдельной задачи в новый проект. Иными словами, Яндекс.Трекер обеспечивает максимальную гибкость и при этом сохраняет иерархию задач внутри организации.
Естественно, в Трекере доступны все необходимые дополнительные функции, такие как поиск и фильтрация задач по множеству признаков, создание шаблонов задач, формирование дашбордов, ведение календаря, комментирование, присвоение задачам тегов и множество других полезных фишек.
Технические формальности
Яндекс.Трекер — облачный сервис, который доступен только в публичном облаке компании. Развернуть его на собственных серверах компании не получится — доступно только использование по подписке. А вот данные, которые хранятся в сервисе, можно скопировать в собственную инфраструктуру. Для этого имеется API.
API, кстати, используется в Яндекс.Трекере весьма широко. С его помощью сервис можно интегрировать с массой сторонних приложений и сервисов. Это позволяет добиться высокого уровня автоматизации процессов управления задачами, вплоть до реализации специфических правил менеджмента.
Также по теме
Миграция на Яндекс.Трекер
Используется API и для миграции на Яндекс.Трекер с других аналогичных сервисов. Чтобы переехать на Трекер, потребуется административная учетная запись, у которой есть соответствующие права в Трекере и, одновременно, права администратора того сервиса, с которого предстоит миграция.
Администратору предстоит сформировать структуру задач в Трекере, а потом при помощи API просто перетащить задачи из старого сервиса. В зависимости от объема на это уйдет от нескольких минут до пары дней. После этого компания может полноценно использовать свою систему управления задачами уже на новом месте.
Доступ пользователей
Конечно же, в Яндекс.Трекер реализована возможность создания сценариев доступа для разных групп пользователей. В зависимости от роли пользователя или его принадлежности к тому или иному структурному подразделению компании он получает доступ к необходимым задачам и очередям рабочих групп. При этом права доступа можно оперативно менять для каждого пользователя, подключая его к решению новых задач.
Подумали в Яндексе и о тех пользователях, которые пользуются сервисом с мобильных устройств. В магазинах Apple и Google есть приложения Яндекс.Трекера, при помощи которых можно получить доступ к своим задачам или очередям отделов и департаментов.
Пара слов о безопасности
Яндекс обеспечивает все необходимое для безопасности Трекера. Это — обязанность любого облачного провайдера, и Яндекс не является исключением. Защита от стороннего проникновения, вирусов, шифрование, бэкап, выявление аномалий — все это обеспечивается даже в рамках бесплатной подписки.
Но есть и специфические нормы, которые обеспечиваются в Яндекс.Трекере. Прежде всего это — российская принадлежность сервиса, которая особенно важна для тех организаций, которые обязаны соблюдать требования политики импортозамещения. Сервера облака Яндекса тоже находятся в России, а это значит, что Яндекс.Трекер не имеет санкционных рисков и не отключится в один прекрасный момент.
Стоит упомянуть о еще одном свойстве сервиса — применяемой провайдером политике уничтожения данных. Яндекс, если компания по какой-то причине примет решение прекратить пользоваться Трекером, просто удалит все данные. Произойдет это, если организация перестанет оплачивать свою подписку.
Яндекс.Трекер прост и универсален. Но эти качества не избавляют от необходимости тонкой настройки сервиса с учетом всех особенностей бизнеса компании. А эта задача не из простых, и при ее решении можно воспользоваться помощью профессионалов.
«Системный софт» стал официальным партнером Яндекса и готов оказать необходимое содействие тем заказчикам, которые только планируют внедрить у себя систему управления задачами или предполагают переехать на Яндекс.Трекер с другой платформы.
Переход из Trello и Jira к российским аналогам: сложности на пути и решение, как перейти проще
Новость про уход Atlassian из России уже не нова. Пользоваться их сервисами можно продолжать только на свой страх и риск. Кажется, из Jira уже успели убежать многие. А Trello ещё могут продолжать пользоваться те, кто не посвящён в ситуацию. А что, если ваши данные просто удалят? Как их сохранить и какие могут быть сложности при переходе?
Мы, команда Moroz Team, расскажем, какие сложности могут вас ждать на пути выбора аналогов, и как с этими сложностями справиться.
Предыстория: уход Atlassian из России
В марте 2022 года стало известно о решении крупнейшего в мире поставщика программного обеспечения для управления проектами и командами, Atlassian, покинуть российский рынок. Это решение вызвано последними политическими событиями и растущей напряженностью в отношениях между Россией и западными странами.
Это решение Atlassian вызвало активную реакцию в российском IT-сообществе. Многие были разочарованы и недовольны уходом, поскольку сервис предоставлял широкий набор инструментов и функций, необходимых для работы. Многие задались вопросом поиску альтернативы.
С тех пор не все пользователи ушли из Jira и Trello. Для многих пользователей эти сервисы пока ещё остаются доступны. Но в любой момент может прекратиться поддержка и даже могут быть удалены аккаунты российских пользователей.
Если ваш аккаунт уже заблокировали, узнайте, как спасти свои данные, в нашей статье Отключение аккаунтов Atlassian: как перенести свои данные из Trello и Jira.
Если вы всё ещё находитесь в поиске аналога для этих инструментов, мы расскажем, с какими трудностями вы можете столкнуться в процессе перехода к новому решению и какое решение вам может подойти.
Яндекс Трекер: регистрация, вход, функционал и тарифы (обзор)
Сегодня к личной продуктивности стремятся не только сами сотрудники, но и их работодатели. Для повышения эффективности работы своего персонала они используют командные менеджеры задач, которые способны не только повысить производительность, но и предоставить другие ценные данные. Одним из подобных приложений является Яндекс Трекер.
О нём и пойдёт речь в этом обзоре.
Что это за сервис, для чего он нужен
Яндекс Трекер — это онлайн-сервис, который позволяет совместно работать над проектами в одной организации. С помощью него небольшие компании могут работать более организованно, рационально расходовать ресурсы и отслеживать не только прогресс выполнения поставленных задач, но и многое другое (например, график рабочего времени конкретного работника).
Платформу начали разрабатывать в начале 2012 года, изначально ее использовали только для внутренних задач компании, а в конце 2017 года она стала доступна каждому желающему.
Сервис работает на платной основе, однако есть тестовый период размером в 30 дней. Команды до 5 человек включительно могут использовать его абсолютно бесплатно.
Ключевой функционал
Платформа Яндекс Трекер является уникальным продуктом на российском рынке, поэтому есть смысл рассмотреть его основные возможности.
Задачи
Каждая задача внутри трекера имеет собственную страницу, где есть описание, сроки, ответственные пользователи и другие материалы, которые необходимы для выполнения, например, фото или видео.
Также там можно обсуждать процесс и детали, добавлять новые данные, узнавать прогресс выполнения, согласовывать несостыковки и делать запросы на дополнительную информацию.
Каждый, кто хоть как-то причастен к этой задаче, получит уведомление о новых событиях.
Мобильное приложение
Компания предусмотрела мультиплатформенность и начала разработку Яндекс Трекер мобильного приложения вместе с веб-версией в браузере. Скачать его можно в магазине приложений на iOS или Android устройствах.
Функционал трекера на мобильной версии практически ничем не отличается от десктопа, а в некоторых моментах он даже полезнее. Например, пропустить уведомление на телефоне намного сложнее, чем на компьютере.
Перенос задач
Если пользователь использовал другой сервис, он может инициировать перенос всех данных в Яндекс Трекер. Изменится только интерфейс, а функционал и история действий сохранится.
Компания рекомендует пользоваться API, чтобы корректно перенести всю информацию.
Время и трудозатраты
Сервис может автоматически вести учет затрат ресурсов, например, времени, которое было потрачено на выполнение задачи.
На основе полученных данных можно понять, сколько примерно времени необходимо на выполнение того или иного действия, либо использовать их для других целей. Это поможет более точно планировать затраты времени.
Сильные и слабые стороны
На основе пользовательских обзоров и отзывов можно составить список преимуществ и недостатков рассматриваемого продукта.
- возможность гибкой настройки интерфейса;
- наличие приложения для Айфона и Андроида;
- поддержка интеграций с множеством других сервисов;
- удобный клиент как для компьютера на базе Windows, так и для мобильных устройств;
- необязательно устанавливать приложения и программы;
- качественная техподдержка без очередей;
- наличие АПИ;
- все функции переведены на русский язык.
- слишком много возможностей для таск-менеджера;
- интерфейс сложен в понимании для новичков;
- встречаются незначительные баги и недоработки;
- некоторые функции можно найти в бесплатных аналогах, например, в Trello:
- дорого для небольших компаний.
Некоторые пользователи отмечают, что функции позаимствованы с зарубежных альтернатив, но реализованы достаточно качественно. Однако оценки на сайтах-отзывкиках варьируются от 3 баллов до 5 возможных.
Тарифы
На Яндекс Трекер цены зависят от выбранного тарифа, но здесь не все так просто. Тарификация происходит на основе количества пользователей, которые используют сервис в рамках одного дашборда. Работает по принципу: чем больше пользователей, тем дешевле выходит финальная стоимость доступа к платформе.
Расценки за месячную подписку:
- до 5 пользователей — бесплатно;
- от 5 до 100 пользователей — 258 рублей за участника;
- от 101 до 250 пользователей — 222 рубля за участника;
- от 251 до 500 пользователей — 185 рублей за участника;
- более 500 человек — компания индивидуально рассчитывает цену.
Эти цены актуальны на момент марта 2022 года. После 13 апреля компания Яндекс представит новые цены, вероятно, они вырастут на фоне происходящих событий.
Как зарегистрироваться и войти в личный кабинет
Поскольку рассматриваемый сервис — это проект Яндекса, проходить регистрацию придется не на сервисе, а на главном ресурсе компании, который организует целую экосистему.
Скорее всего, у пользователя уже есть почта на сайте Yandex, поэтому пропустим этот этап.
Чтобы начать работать с Яндекс Трекером, необходимо войти при помощи учетной записи Яндекс, после чего нужно будет указать название компании и количество работающих в ней человек.
- перейти на официальный сайт Яндекс Трекера — cloud.yandex.ru;
- нажать на кнопку «Подключиться», она находится в центре страницы;
- согласиться с условиями использования и нажать «Войти».
Следующим этапом будет создание первого облака, для теста можно воспользоваться предложенным названием и просто нажать на кнопку «Создать». Пользователь окажется в личном кабинете основного каталога.
Авторизация
Для Яндекс Трекер входа достаточно повторить все вышеприведенные действия. Однако, если возникнет потребность в Яндекс Трекер войти при помощи SSO, то нужно выбрать соответствующую вариант в главном меню.
ТОП-3 альтернативы
У каждого таск-менеджера есть свои аналоги. Они могут кардинально отличаться ключевыми функциями, но смысл сводится к одному. Однако, каждый пользователь имеет личные предпочтения. Рассмотрим аналоги Яндекс Трекера.
YouGile
Еще один проект, основанный в 2017 году. YouGile помогает гибко настраивать задачи и проекты и более рационально управлять ими.
С помощью него можно общаться в специальном чате, который есть внутри каждой задачи, он поддерживает множество интеграции с другими сервисами, есть возможность создать роли для доступа, а также прилагается лог событий.
Trello
Этот инструмент позволяет работать и управлять проектами в команде. С помощью платформы можно увеличить личную продуктивность как в командной работе, так и индивидуально.
Инструмент позволяет подключать и отключать сторонних рабочих, сервис доступен как в виде десктопной программы и веб-версии, так и мобильного приложения.
YouTrack
Сервис YouTrack является облачной версией командного таск-менеджера. При помощи платформы можно вести разработку продуктов, ведь она снабжена всеми необходимыми инструментами, которые помогут в планировании и отслеживании задач.
Сотрудники могут персонализировать свой YouTrack, загружая личные обои и другие элементы персонализации. Компания считает, что такой подход может увеличить производительность.
Заключение
Каждой компании, а особенно небольшой, просто необходимо попробовать внедрить в работу таск-менеджер. Это однозначно положительно повлияет на достижение совместных целей и сплотит коллектив.
Яндекс Трекер. Обзор сервиса управления проектами от «Яндекс»
В современном мире управлять проектом – процесс не лёгкий и связанный с постоянным принятием решений, повседневной коммуникацией между участниками команды, а также множеством правок и корректировок, без которых невозможно воплотить в жизнь какую-либо идею. Чтобы не запутаться во всём этом многообразии действий и при этом не выбиться за установленные сроки реализации, на помощь приходят современные методологии и программные решения, позволяющие облегчить процесс управления.
Одним из таких сервисов, упрощающим управление проектами, является «Яндекс Трекер», популярность которого растёт с каждым днём. Разработчики продукта приложили множество усилий, чтобы сделать процесс максимально прозрачным и наглядным, что, по их мнению, должно минимизировать вероятность возникновения ошибок и улучшить согласованность между членами команды, задействованных в проектной работе.
Главной особенностью «Яндекс Трекера» является реализация рабочих процессов согласно методологии «Agile». Благодаря этому подходу, удаётся достичь «гибкости» при ведении проектов, обеспечить быструю адаптацию под изменения, а также наладить визуальный контроль за ходом выполнения работ. Данная методология широко востребована, как в IT-сфере, так и при ведении крупного бизнеса.
Для обеспечения гибкости в системе реализован режим интерактивной работы, при котором любой участник команды может оставлять свои комментарии и замечания, а для ряда типовых задач можно создать типовые шаблоны технических решений. Электронный документооборот, реализованный в «Яндекс Трекере», устраняет необходимость проведения монотонных рутинных операций.
Принцип работы сервиса строится на постановке задач и отслеживании хода их выполнения, для чего отводятся отдельные страницы под каждую, в рамках которых фиксируются данные об ответственных за их выполнение и связке друг с другом. Все договорённости и общение между участниками рабочей группы фиксируются в системе, что снижает риск недопонимания и ошибок. Чтобы не упустить процесс проступания к выполнению той или иной работы, можно настроить систему оповещений.
Чтобы не запутаться в огромном количестве задач, реализован принцип очередей, при котором происходит группировка по тематикам. Чаще всего они формируются по принципам принадлежности к проектам или их частям, отделам и командам, задействованных в процессе реализации.
Внутри очереди можно задавать компоненты – специальные метки для облегчения сортировки. Можно легко произвести разделение и между службами (например, «Отдел кадров», «Программисты», «Дизайнеры», «Директологи», «Маркетологи» и т.д.). Это облегчит поиск необходимых задач и реализуется управление внутренними бизнес-процессами.
Все задачи можно связывать друг с другом последовательно (есть предшественники и последователи) или иерархично (сложные работы разбиваются на составляющие).
Чтобы обеспечить легкость восприятия и наглядность (одно из главных условий методологии «Agile») имеется «Дашборд» — сводная доска со статистикой. Для подсчёта показателя эффективности и учёта трудозатрат на каждую задачу можно назначить время на выполнение и определить конечную точку («дедлайн»). Это особенно удобно при делении работы на спринты (отрезки).
С чего начать освоение сервиса «Яндекс Трекера»
Пользование веб-системой для управления проектами от «Яндекса» обойдётся от 81 до 209 рублей в месяц за человека и зависит от количества пользователей. Чтобы опробовать продукт, не обязательно приобретать минимальный тариф, имеется бесплатный 60-тидневный период. Им и воспользуемся для начала наглядного знакомства с сервисом.
Чтобы зарегистрироваться, необходимо подключиться к «Коннекту», проекту от «Яндекса», предназначенному для объединения в команду. Если вы этого действие сделали ранее, то в настройках администратора потребуется его подключить.
Нажимаем галочку «Бесплатно на 60 дней», после чего будет отмечен срок окончания данного периода.
После этого входим на сервис. Как уже было сказано ранее, основой управления проектами является постановка задач и их выполнение. Чтобы её создать в «Яндекс Трекере», нажмём на соответствующую кнопку на стартовой панели.
В появившемся окне необходимо выбрать «Очередь», назначить при необходимости шаблон, установить «Тип», определить «Исполнителя» и «Приоритет». Важно также указать ограничение по времени («дедлайн») и теги для удобства навигации.
Если вы хотите открыть доступ наблюдателям (например, кураторам проекта), указываем их в соответствующем поле.
Нажимаем сохранить. Для каждой задачи в «Яндекс Трекере» создаётся отдельное окно, в котором можно оставлять комментарии и заметки.
Автор поставленной задачи может в любой момент её отредактировать и подгрузить к ней дополнительные файлы. Быстро меняется и статус («В работе», «Решить», «Нужна информация», «Закрыть»). Здесь же можно осуществить и создание подзадач и установке их связей.
Любую задачу можно клонировать, что позволяет существенно сократить время на запуск в исполнение однотипных работ. Если вы хотите вести оценку эффективности, то потребуется для каждой выполняемой задачи заполнять поле «Затрачено времени». Это поможет сопоставить план с фактом.
Если какая-либо задача поступает в работу спустя некоторое время, и вы боитесь пропустить начало, вам помогут уведомления, настройка которых происходит через событие в «Календаре.
В установленную дату и время уведомить можно, как себя, так и одновременно всех участников рабочей команды.
Для автоматизации рутинных процессов можно пользоваться макросами. Правда для этого потребуется иметь чёткие представления о текущих бизнес-процессах и их взаимосвязи с проектными подзадачами/задачами.
Итак, вот у нас и появилась первая задача. Возвращаемся на стартовую страницу, которая представляет собой «Дашборд» — доску задач, предназначенную для визуального контроля за выполнением хода работ. На отображенной панели появятся ранее созданные нами работы и те, в которых мы принимаем участие только, как «Исполнитель» (не можем редактировать).
Предусмотрена возможность настройки под себя, для чего достаточно нажать соответствующую кнопку.
Вводим название и выбираем макет, задающий визуальное отображение виджетов.
Доступны следующие виды виджетов:
- простой список задач;
- сводная таблица;
- статистика;
- график событий;
- заметки;
- график выполнения работ («Создано»/«Решено»).
Добавим «Статистику» в качестве примера. Для этого в настройках нужно будет указать количество отображаемых задач на одной странице, фильтр (лучше всего скопировать из уже ранее созданных вариантов, которые приведены на «дашборде»), параметры подбора и группировки, интервал автоматических обновлений.
В итоге получим именно тот формат отображения, который выбрали. Обратите внимание, что разработчики предусмотрели возможность настройки типа доски «Agile». Для этого нужно выбрать разновидность гибкой системы «Скрам» или «Канбан». Если вы хотите отойти от представленных классических управленческих методологий, создав свою собственную, то вам подойдёт «Простая».
Основное отличие между «Скрам» и «Канбан» дашбордах в используемых колонках. В первом случае внимание уделяется спринтам (временным отрезкам, в рамках которых реализуется определенная часть проекта) и упорядоченному списку задач, исходя из приоритета и важности для реализации (бэклогам).
При использовании управленческой методологии «Канбан» внимание уделяется статусу задач и большей гибкости динамики. Спринты, в большинстве случаев, не имеют ярко выраженных границ, которые могут сдвигаться в зависимости от внешних условий, влияющих на ход реализации проекта. Исходя из этого, видоизменяется и «дашбоард».
Какой из вариантов выбрать?! Решайте сами, исходя из того, какой подход вам ближе – чёткие спринты и беклоги или большая динамика и сильная зависимость от множества факторов.
Ещё одна опция, которую стоит рассмотреть, – управление шаблонами. Для создания нового, достаточно выбрать «Параметры» «Яндекс Трекера» и соответствующий пункт.
Далее выбираем тип «Задача» или «Комментарий».
Вводим название, краткое описание и задаём остальные настройки в зависимости от разновидности. В случае с задачами, это будет типовой вариант с базовыми установками, конкретными исполнителями и наблюдателями. Данная опция замечательно подойдёт при подготовке технических заданий специалистам различных направленностей.
В случае с комментариями, шаблон представляется собой текст-заготовку, которую легко можно вставить всего лишь одним нажатием мышью.
Заключение
Рассмотрев систему для управления проектами «Яндекс Трекер», можно сделать очевидный вывод: наглядный и дружелюбный интерфейс в сочетании с продуманной логикой постановки задач – делают продукт отличным решением для производств любого уровня и развития. Гибкость сервиса позволяет его внедрить практически в любой вид бизнеса.
Если вы хотите ознакомиться с представленным «Яндексом» техническим решением – воспользуйтесь бесплатным тестовым периодом на 60 дней и начните его настраивать под себя. Только так можно понять, на сколько гармонично вписывается сервис в ваш бизнес и на сколько именно Вам, если будете сами управлять проектом, так как часто бывают ситуации, носящие чисто индивидуальный характер.