46 советов начинающему менеджеру по управлению проектами от ведущих экспертов
Ряд опытных менеджеров по управлению проектами поделились с участниками группы LinkedIn Project Management 2.0 своими рекомендациями новичкам в этой области. Те, кто делает первые шаги по извилистому пути эффективного управления, смогут из первых рук узнать о важнейших составляющих успешной работы.
Эти практические рекомендации по управлению проектами помогут вам грамотно организовать руководство своим первым, вторым. десятым и любым другим проектом.
«Думаю, все эти рекомендации можно выразить одной простой метафорой: вы — дирижер большого оркестра, а подробный план проекта — это ваша партитура». — Хосе Игнасио Бернальдо де Кирос Очоа (Jose Ignacio Bernaldo de Quiros Ochoa)
Согласованность в команде — залог успеха
Понимайте культурные особенности
Эффективное взаимодействие, причем по большей части неофициальное, — это основа успешного управления проектом. Именно поэтому вам жизненно важно понимать культурные особенности вашего окружения и воздействующие на него факторы. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Будьте открыты к обучению
Всегда будьте открыты для общения с другими людьми. Умейте слушать то, что говорят или спрашивают участники вашей команды. Чем больше вы знаете, тем лучше вы готовы к принятию решений. Покупайте знания и продавайте решения, чтобы не платить за ошибки. Фабио Иссао Ватанабе (Fábio Issao Watanabe)
Общайтесь для быстрого выявления изменений
Думаю, успех во многом зависит от того, насколько мы сконцентрированы на цели и как эффективно мы можем обсуждать ее. Общение с участниками команды позволяет нам своевременно выявлять любые несоответствия. Взаимодействуя с клиентами, мы можем быстро определять любые изменения в требованиях к проекту. Оскар Теран (Oscar Teran)
Ведите детальную документацию по проекту
Контролируйте состояние выполненных задач и не прекращайте общаться. Ведите детальную документацию по проекту и постоянно держите всех участников команды в курсе последних новостей вашего общего детища. Монто «Монти» Аутло (Monteau «Montee» Outlaw)
Обсуждайте риски, препятствия и проблемы
Будьте открыты для общения с участниками команды и другими имеющими отношение к проекту людьми: менеджерами, владельцами, спонсорами. Заранее и максимально прозрачно обсуждайте возможные риски, препятствия и проблемы, доводя необходимую информацию до всех заинтересованных лиц. Помните, что никто не заинтересован в успехе вашего проекта больше, чем вы сами. Янош Вереш (Janos Veres)
Выслушивайте предложения других, даже если впоследствии их придется отклонить
Будьте открыты для всех заинтересованных лиц. Это вовсе не значит, что вы должны всегда руководствоваться высказанными мнениями. Однако, принимая решение, вы обязаны учитывать пожелания других. Выслушайте каждого, а затем выберите свой путь. Мехмет Дегирменчоглу (Mehmet Degirmencioglu)
Цените мнение других как свое собственное
Умейте общаться и завоевать доверие заинтересованных лиц. Уважайте и цените мнения других, даже если вы в корне не согласны с ними. Жоао Родригес (João Rodrigues)
Ставьте идеи под сомнение, чтобы сделать их лучше
Ваша задача — эффективно управлять проектами. Задача вашей команды — предоставить необходимые знания и опыт. Поэтому зачастую бывает полезно поставить под сомнение то, что вам говорят. Если вам не хватает необходимых технических знаний, проясните непонятные вам вопросы у тех, кто разбирается в этом. Вы можете попросить технических специалистов подробнее разъяснить предлагаемые ими решения, чтобы убедиться в их обоснованности и эффективности. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Поддерживайте доверительные отношения с клиентами
Будьте всегда в контакте с клиентом. Завоюйте доверие и сделайте все, чтобы не потерять его. Обещайте меньше, чем можете, но делайте больше, чем обещали. Планируйте. Общайтесь. Марк Хаммуд (Marc Hammoud)
Не притворяйтесь, что все знаете
Всегда находите вопросы, которые нужно задать
Вполне вероятно, что вашего опыта будет недостаточно, чтобы сделать все правильно с первого же раза. Будьте реалистами и позвольте людям помочь вам. Мой главный совет новичкам — всегда задавайте «тот самый вопрос». Умение задавать правильные вопросы и не задавать ненужные обязательно придет к вам со временем. Но на первых порах не бойтесь спрашивать. Не заданный вовремя вопрос может серьезно навредить вашему проекту и проявиться лишь тогда, когда будет уже слишком поздно. Спрашивайте, и вы увидите, что команда на вашей стороне. Джон Сковронски (John Skowronski, обладатель сертификата PMI-ACP, специалист по управлению проектами (PMP)
Не переоценивайте свои силы
Многие менеджеры проектов сталкиваются с серьезными проблемами именно потому, что они «знают все лучше других». Такое поведение может вызывать непонимание со стороны участников команды и отдалить вас от них. Нередко менеджеры предлагают верные с их точки зрения решения, которые в конечном итоге исключаются на более поздних стадиях проекта со значительно большими потерями. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Учитесь на любом опыте
Вы не должны знать все обо всем. Не бойтесь задавать вопросы и использовать любые возможности для получения новых знаний. Энн Линн Додсон (Ann Lynne Dodson)
Оттачивайте свои лидерские навыки
Находите правильную мотивацию и уверенно руководите командой
Помните об исключительной важности личных качеств и навыков общения. Успех или провал вашего проекта зависят от каждого участника. Поэтому, помимо знаний и навыков вам необходимо умение эффективно мотивировать и руководить. Маартен Веррек (Maarten Verreck)
Управляйте не только документами, но и людьми
Четкое соблюдение процесса управления проектами и применение всевозможных инструментов, включая журналы рисков и проблем, графики и контроль результатов, не должны выходить на передний план вашей деятельности. Я горжусь своим умением грамотно организовывать документальную часть управления проектом, но для меня это никогда не было самым важным. Самым главным качеством эффективного менеджера я считаю способность вести людей за собой. Ларри Спаркмен (Larry Sparkman)
Устанавливайте двусторонние доверительные отношения
Для меня ключевым аспектом является доверие. Если я не доверяю своим специалистам, я не могу в полной мере полагаться на них, и наоборот. Если вы планируете реализовать множество успешных проектов, вам необходимо научиться строить открытые доверительные отношения. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Проявляйте гибкость при решении любых задач
Постоянно пополняйте багаж знаний, вырабатывайте новые навыки и проявляйте гибкость в выборе применяемых методик руководства проектами. Мы с вами работаем в такой области, где все может встать с ног на голову за считанные минуты, поэтому для эффективного управления рисками и изменениями вы, как лидер команды, должны уметь слушать и адаптироваться к любым колебаниям. Нирмал Сингх (Nirmal Singh)
Грамотно распределяйте обязанности и подавайте пример остальным
Тщательно выбирайте задачи, которые вы можете делегировать. Решите, кому вы можете их поручить. Подавайте пример. Работайте усерднее, чем кто-либо другой из вашей команды. Проявляйте уважение и такт в общении с другими людьми. Лори Гэлстер (Lori Galster)
Воспитывайте лидерские качества в своих людях
Помните, что делегирование — это чуть больше, чем просто перепоручение задач. Таким образом, вы даете людям чувство сопричастности и ответственности, давая им возможность учиться новому. Не сомневайтесь, что самый обычный участник вашей команды уже завтра может стать менеджером проектов. Энди Нельсон (Andy Nelson), специалист со статусом AMBCS, обладатель сертификата P2 Cert
Мыслите нестандартно
Ключевым качеством успешного менеджера проектов является умение наладить взаимодействие, устранять проблемы и принимать решения. Проявляйте изобретательность. Мыслите не по шаблону и держите в уме стратегическую картину всего проекта в целом. Кассим Тоорава (Kassim Toorawa)
Защищайте свою команду
Защищайте свою команду и позвольте им сделать все остальное. Онур Карабулут (Onur Karabulut)
Не забывайте праздновать свои успехи
Цените вклад участников вашей команды и давайте им возможность прочувствовать собственную значимость. Пунит Гулати (Puneet Gulati), MSP, специалист по управлению проектами (PMP), ITIL v3
Организуйте работу и управляйте ходом совещаний
Используйте шаблоны для эффективной организации работы
Старайтесь во всем придерживаться максимального порядка. Используйте шаблоны и другие инструменты. Бхавна Мундотиа (Bhawna Mundotia), специалист по управлению проектами (PMP)
Документируйте! Документируйте! Документируйте!
Всегда полностью документируйте выполненные работы в целях последующего контроля и отслеживания. Пьетро Чесере (Pietro Cecere)
Контролируйте ход совещаний и фиксируйте предлагаемые идеи
Во время собрания важно сохранять концентрацию и направлять ход обсуждения в нужное русло. Записывайте озвучиваемые участниками идеи, требования, замечания и проблемы на доске или плакате, стараясь разделить их на практически реализуемые категории. Не говорите! Просто записывайте. Таким образом, вы сможете сосредоточить внимание участников на конкретных пунктах повестки и эффективно распределить обязанности. Джерри Би Фишер (Jerry B. Fisher)
Выясните, что вдохновляет вашу команду
Прежде чем предложить какие-либо изменения, убедитесь, что вы полностью понимаете культуру команды
В первую очередь, вам необходимо оценить сложившуюся ситуацию, рабочую среду и культурные особенности. Менеджер проекта всегда предлагает новые идеи, основываясь на собственном опыте. Новое — это хорошо, но необходимо соблюдать осторожность. Нельзя перекраивать существующую систему компании, не имея полного понимания ее уникальных особенностей, ограничений, требований и культуры. Помните, что эффективность предлагаемых вами изменений во многом зависит от того, как они будут восприняты изначально. Сантош Маурия (Santosh Maurya)
Понимайте мотивацию каждого участника команды
Помните, что эффективный менеджер проектов — это не только руководитель, но и хороший политик. Свои мотивирующие факторы могут быть у каждого участника проекта, крупного заказчика или заинтересованного лица. Учитывайте их в своих решениях. Энди Нельсон (Andy Nelson), специалист со статусом AMBCS, обладатель сертификата P2 Cert
Формируйте эффективную среду для обмена инновациями и укрепления командного духа
Организуйте работу таким образом, чтобы каждый участник команды был услышан. Это само по себе укрепляет отношения внутри команды, позволяя ее участникам быть более открытыми к новым идеям. Зная, что их предложения всегда будут услышаны, они будут действовать смелее и изобретательнее. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Реально оценивайте собственные силы и возможности своей команды
Помните, что все мы люди
Для эффективной реализации любых методик важно помнить, что вы работаете с людьми, действия которых далеко не всегда могут быть логичными и предсказуемыми. Тьяго Прадо (Tiago Prado)
Знайте сильные стороны своей команды
Для успешной работы в команде важно знать навыки и особенности характера всех ее участников. Прабху М (Prabhu M)
Забудьте о собственном эго
Трезво оценивайте сильные и слабые стороны своей команды и, что более важно, свои собственные. При работе в коллективе нет места собственному эго. Луи Таркотт мл. (Louie Turcotte, Jr)
Определите то, что выделяет вас на фоне других
Твердо знайте свою специализацию и используйте это для достижения успеха. Определите то, что выделяет вас на фоне других, и обратите это в свою пользу. Помните, что ваша основная задача — воплощать идеи в жизнь. Для этого требуется креативность. Будьте придирчивы и не останавливайтесь на первом же варианте решения, каким бы привлекательным он вам ни казался. Джеймс Л. Томпсон (James L Thompson), PMP, CSM, Executive MBA, ITIL
Задавайте вопросы, чтобы лучше понять текущие процессы и найти пространство для их оптимизации
Постоянно задавайте вопросы
В ответ на любое предложение я всегда задаю следующие вопросы. Когда и при каких обстоятельствах подобное было реализовано ранее? Каковы причины успеха такого подхода? За счет чего удалось повысить эффективность, экономичность и т. д.? Это позволяет мне глубже проникнуть в суть происходящего. Лори Гэлстер (Lori Galster)
Не преувеличивайте
Не превращайте каждый проект в дело всей своей жизни. Многие начинающие руководители чересчур стремятся продемонстрировать все свои знания или использовать потенциал должности менеджера проектов, из-за чего склонны слишком усложнять простые вещи. Мне встречались люди, вынужденные руководить проектом волею случая, которые справлялись гораздо лучше, чем подобные фанатики, вооруженные кипой профессиональных инструментов, методик и стратегий. Относитесь ко всему проще. Это поможет уделить основное внимание планированию, реализации и оценке качества предложенных решений, не тратя время на ожидание чуда. Трина Мойтра (Trina Moitra)
Делайте ставку на конечный результат
Не нужно воспринимать все задачи исключительно с точки зрения формального соблюдения процессов. Эффективное руководство проектом важно, но оно ни в коем случае не должно препятствовать ходу выполнения проекта. Дэйв Риган (Dave Regan)
Четко определяйте роли и сферы ответственности каждого участника
В первую очередь, знайте свою роль
Вы должны четко понимать свои обязанности, роли и делегированные полномочия. Все это зависит от того, в какой организации вы работаете. Кроме того, вам важно понимать требования основных заинтересованных лиц и степень их влияния на проект. Кассим Тоорава (Kassim Toorawa)
Ежедневно анализируйте статус выполнения проекта
Я рекомендую начинающим менеджерам ежедневно отслеживать ключевые показатели проекта, используя модель RACI. R (Responsible) — ответственные за выполнение работы лица. A (Accountable) — лица, принимающие окончательные решения и оценивающие конечный результат. C (Consulted) — лица, с которыми требуется проконсультироваться перед принятием решения и выполнением действия. I (Informed) — лица, которых необходимо проинформировать о принятом решении или выполненном действии Модель RACI позволяет точно определить роли и обязанности всех участников проекта, которые в дальнейшем сопоставляются с фактическими процессами. Эта модель особенно важна при распределении ответственности в межфункциональных процессах. Так, например, один и тот же сотрудник организации может выполнять роли менеджера проекта и руководителя испытаний. Хамбиррао Патил (Hambirrao Patil)
Убедитесь, что вы полностью понимаете цели, ресурсы и риски
Знайте свой проект изнутри
Вы должны знать все о своем проекте — особенности планирования, цели и результаты, поставленные задачи, а также план мониторинга, в котором определяются ключевые показатели, инструменты и т. д. Марта Асеро (Marta Acero)
Сначала определите цели
Установите задачи и цели нового проекта, используя методику SMART. После этого я рекомендую незамедлительно провести анализ по методикам PESTEL и SWOT. Затем переходите к вопросам планирования, взаимодействия и организации. При подготовке плана проекта также можно использовать модель «Что, где, кто, как, когда и т. д.». Освальдо Миранте (Osvaldo Mirante), PhD
Знайте требования к проекту
Крайне важно заранее четко понимать основные функциональные и технические требования и определения проекта, согласуя их с ключевыми заинтересованными лицами. Муктадир (Muqtader), MBA
Убедитесь, что достигаются исходные цели проекта
Сконцентрируйтесь на установленных целях! Муктадир (Muqtader), MBA
Анализируйте положительное и отрицательное влияние внешних факторов
Оцените доступные вам организационные ресурсы. Определите внешние факторы, влияющие на ваши проекты, и характер их воздействия. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Сконцентрируйтесь на практической ценности своей работы
Убедитесь, что все ваши действия несут практическую пользу, а все роли и обязанности прозрачно распределены. Хенриетт Эббесен Лэйдлоу (Henriette Ebbesen Laidlaw)
Обеспечьте запас времени на проработку вариантов
Планируйте и реализуйте операции в рамках проекта в соответствии с общими стратегическими указаниями. Обеспечьте запас времени на проработку наиболее перспективных и жизнеспособных альтернатив. Не бойтесь уточнять или корректировать цели, сроки, ресурсы и объемы работ. Янош Вереш (Janos Veres)
Не забывайте об управлении потенциальными рисками
Чтобы выработать эффективную стратегию и реализовать проект в установленные сроки с соблюдением бюджетных ограничений, важно понимать корпоративную культуру компании. Кроме того, необходимо постоянно отслеживать риски, которые могут возникать в ходе реализации проекта, и иметь под рукой план снижения рисков. Пунит Гулати (Puneet Gulati), MSP, специалист по управлению проектами (PMP), ITIL v3
Как можно раньше определите запросы заинтересованных лиц и следите за их выполнением
Определите список заинтересованных лиц
Определите всех заинтересованных лиц и их требования. Это позволит эффективно распределить роли участников проекта и обеспечить взаимодействие между ними Лесиба Ноа Конайте (Lesiba Noah Konaite)
«Продавайте» проект всем заинтересованным сторонам
По возможности привлекайте к участию в проекте всех заинтересованных лиц на самых ранних стадиях. Андрес Вентер (Andries Venter), менеджер многопрофильных проектов
Лично получайте отзывы и предложения заинтересованных лиц
Прежде чем дать старт проекту, лично получите у всех ключевых заинтересованных лиц всю необходимую информацию о проекте, целях, уровне поддержки и т. д. Это позволит заранее выявить основные подводные камни и противоречия, которые могут впоследствии превратиться в серьезную проблему. Том Тринор (Tom Treanor)
Добейтесь, чтобы заинтересованные лица стремились к достижению цели, а не только к соблюдению бюджетных ограничений
Если заинтересованное лицо понимает всю необходимость достижения цели и реализации проекта, это намного важнее, чем просто принимать объем, график и бюджет проекта. Если принимающие решения сотрудники уверены в достижении целей проекта, они с большей долей вероятности одобрят изменения в его объеме и допустимых показателях. Если вы гарантируете только соблюдение бюджетных ограничений и сроков реализации, ваш проект обречен на провал. Крис Кокс (Chris Cox)
Постоянно контролируйте соответствие ожиданиям по мере реализации проекта
Убедитесь, что ожидания заинтересованных лиц всегда находятся в заданных рамках. К ним относятся все требования, конечные результаты, объемы работ и т. д. Джон Мпунгу (John Mpungu)
Не бойтесь ошибок и умейте учиться на них
Чем раньше вы ошибетесь, тем быстрее исправите ошибку
Ошибка — это тоже результат. Ошибаясь на ранних стадиях, вы оставляете себе пространство для маневра и получаете полезный опыт. Шрикумар Говиндан (Sreekumar Govindan)
Используйте ошибки в качестве возможности для обучения
Не бойтесь ошибок — учитесь на них. Ошибки — это кирпичики в фундаменте вашего будущего успеха на этом непростом поприще! Сьюзан Киркпатрик (Susan Kirkpatrick), PMP, CSSBB
Дайте бизнесу то, что он ждет
Многие проекты завершаются неудачно из-за того, что они не соответствуют ожиданиям бизнеса. Даже если у вас на руках детально проработанный и подписанный 400-страничный документ с требованиями к проекту, это вовсе не значит, что все полностью понимают его особенности. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Успех проекта зависит не только от тщательного планирования, но и от эффективного управления
Решайте текущие проблемы, а не стройте абстрактные диаграммы Ганта
График проекта определяется не планами, а реальностью. Помните, что вы управляете реальными людьми и решаете реальные проблемы, а не просто рисуете бумажные схемы. Джеймс Рэдван (James Radvan)
Планируйте, чтобы добиться успеха и поставленных целей
В любой момент вы можете столкнуться с серьезными трудностями. Составьте план действий на пути к успеху. Согласуйте свои приоритеты, распределите полномочия и обязанности в команде и добейтесь воплощения проекта в жизнь. Пол Олвуд (Paul Alwood)
Следите за достижением общих целей проекта
Бизнесу совершенно не интересны ваши диаграммы Ганта, отчеты о текущем состоянии или документы менеджера проекта. Им нужно видеть, что ваш проект позволяет достичь стоящих перед ними целей. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Помните, что нет ничего полезнее практического опыта
Опыт невозможно подделать или сымитировать
Опыт — это самый ценный ресурс эффективного менеджера проектов, который приходит лишь с годами кропотливой работы, ошибками и ценными рекомендациями наставников. Подделать его невозможно. Трина Мойтра (Trina Moitra)
Старайтесь как можно раньше получить практический опыт
Стремитесь извлекать пользу для себя из всего. Книги, теории и методики, безусловно, нужны, но реальная жизнь может преподнести куда более полезные уроки. Чем чаще вы оказываетесь в подобных ситуациях, тем сильнее вы становитесь. Если вы хотите научиться эффективному управлению проектами — вам нужен реальный опыт. Мангал Пандия (Mangal Pandya)
Полагайтесь на навыки своих людей и стремитесь к успеху на любой стадии
Не сдавайтесь. Менеджер проекта не всегда видит плоды своего труда каждый день. Вам придется много работать, особенно в матричной среде, поэтому не бойтесь доверять навыкам людей. Поощряйте развитие персонала. В конечном итоге, вы достигнете поставленных целей и после завершения проекта бесповоротно полюбите это вдохновляющее чувство успеха. Бхавна Мундотиа (Bhawna Mundotia), специалист по управлению проектами (PMP)
Хотите поделиться своими советами?
Вам есть что посоветовать коллегам-менеджерам по управлению проектами? Поделитесь с нами своими предложениями и идеями в комментариях. Расскажите, что бы вы хотели добавить в этот список или добавить к заинтересовавшему вас совету.
А со своей стороны, мы посоветуем с умом выбирать систему для менеджмента проектов. Эффективная система управления проектами Wrike избавит вас от рутинной работы, ускорит обмен информацией в команде и поможет сфокусироваться на стратегических целях.
*Примечание. Некоторые из приведенных рекомендаций были скорректированы, чтобы обеспечить ясность, грамматическую правильность и соблюдение ограничений длины.
Изучаем этапы управления проектами
В жизненном цикле проекта выделяют пять этапов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. При работе над сложными проектами команда может ориентироваться на эти этапы как на дорожную карту.
Познакомьтесь с Софией. Она возглавляет команду HR-специалистов в своей компании. Вместе им предстоит работа над очень крупным проектом по пересмотру всего процесса адаптации новых сотрудников.
Большинство из нас (как и София) представляют два этапа, когда думают о работе над проектом: начать проект и закончить его.
На самом деле речь идет о гораздо большем. Представьте, что вы печете торт. Нельзя наугад взять ингредиенты, свалить их в кучу и сразу получить отменный и вкусный глазированный десерт. Нужно потрудиться, чтобы закупить продукты, подготовить их и смешать. Кроме того, в процессе придется то и дело пробовать результат на вкус.
От начала и до конца вы делаете множество шагов. Это и есть этапы управления проектом. Изучив их, вы сможете точнее планировать задачи, реалистичнее оценивать сроки и подходить к работе над проектом более стратегически и организованно.
Продолжим рассказ о Софии и ее команде и на их примере посмотрим, что такое типичный жизненный цикл проекта и каковы его этапы.
Что такое жизненный цикл проекта?
Термин «жизненный цикл» напоминает об уроках биологии в старших классах. Однако у него очень простое значение. Жизненный цикл проекта — это этапы, которые проходит проект с момента создания до завершения. Вы будете выполнять поэтапные действия, превращая идею проекта в готовый к сдаче результат.
Понимание жизненного цикла управления проектами позволяет команде действовать не наугад, хватаясь за первые попавшиеся задачи, а следующим образом.
- Работать над проектом стратегически и организованно.
- Отслеживать ход работы и статус.
- Быстрее завершать проекты благодаря точным планам, сводя к минимуму непредвиденные препятствия.
Сложите эти преимущества, и вы получите главное из них: команды смогут быстрее выполнять успешные проекты.
По данным Института управления проектами (PMI), из каждого инвестированного миллиарда долларов 122 $ миллиона теряются вследствие низкой эффективности выполнения проектов.
Если использовать концепцию жизненного цикла проекта и ее преимущества, не придется впустую тратить деньги на проекты, которые не соответствуют изначальным целям.
Кажется, все ясно. У подхода на основе жизненного цикла много достоинств. Какие же этапы необходимо пройти проекту?
Согласно своду знаний по управлению проектами (PMBOK) выделяют пять четких этапов жизненного цикла управления проектом:
- Инициация
- Планирование
- Выполнение
- Мониторинг
- Завершение
Итак, вы получили общее представление о теме. Давайте углубимся в детали.
Пять этапов жизненного цикла управления проектом
Может быть непросто представить целых пять этапов, особенно если вы привыкли думать всего о двух — «начало» и «конец». Каждый этап служит определенной цели и позволяет улучшить итоговый результат.
Этапы следуют друг за другом, как буквы алфавита. Чтобы воспользоваться преимуществами подхода к управлению проектом на основе жизненного цикла, нужно действовать последовательно.
Этап 1. Инициация проекта
Процесс адаптации новых сотрудников давно необходимо было преобразовать. София и команда хотят поскорее взяться за дело. Думаете, на первом этапе нужно составить план и обозначить сроки? Не спешите.
Первый этап жизненного цикла проекта — не планирование, а инициация.
На этом этапе проект пока не подтвержден. София и ее команда должны рассмотреть его в общих чертах и оценить перспективу. Прежде всего нужно понять, стоит ли за него браться. Для этого необходимо определить следующее.
- Бизнес-сценарий проекта.
- Выгода от его выполнения (какой общей бизнес-цели он служит).
- Основные продукты поставки.
- Критерии успешного проекта.
София и команда определили эти пункты следующим образом.
- Бизнес-сценарий. Компания Софии испытывала проблемы с текучкой кадров. Большинство новичков покидали компанию, не проработав и года.
- Выгода. Пересмотренный процесс адаптации будет более прозрачным, улучшит качество коммуникации, повысит заинтересованность сотрудников в первые месяцы работы в компании, благодаря чему они, как ожидается, захотят остаться надолго.
- Ожидаемые результаты. Команде HR нужна задокументированная процедура, которой можно следовать и которой можно управлять. Кроме того, новым сотрудникам нужен интерактивный дашбоард для работы в первые недели на должности.
- Показатели успеха. 15-процентный прирост коэффициента сохранения кадров к концу четвертого квартала и положительная обратная связь не менее чем от 85 % новых сотрудников.
Все эти аспекты можно отразить на карте проекта. Команда Софии может периодически смотреть на нее, чтобы помнить о месте проекта в общей картине.
Когда команда проанализировала указанные факторы, пришло время спросить себя, осуществим ли проект и стоит ли за него браться.
Если да, команда должна получить подтверждение проекта (если необходимо) и перейти к следующему этапу. Если нет? Не стоит беспокоиться. Команде просто следует начать сначала и подумать над другими способами решения проблемы. В этом случае полезно использовать шаблон карты проекта.
Этап 2. Планирование проекта
София обдумала проект в общих чертах, и пришло время подробностей. На этом этапе ей нужно вместе с командой обсудить конкретный план действий по реализации проекта.
Даже если вам не терпится приступить к работе, не экономьте время в ущерб качеству на этапе планирования. Эффективное планирование позволяет предотвратить многие основные причины провала проекта. В их числе неадекватное видение перспективы и цель, плохо налаженная коммуникация и неточность оценок.
Ради хорошего плана придется потрудиться и потратить время, поэтому заложите достаточно времени на старте проекта.
На этом этапе София и команда ответят для себя на следующие вопросы.
- Какова цель проекта?
- Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
- Какова область проекта?
- Каков бюджет?
- Каковы риски?
- Кто из команды будет задействован?
- Какие задачи будут стоять?
- Какие контрольные точки нужно пройти?
Цель проекта лучше всего определять, используя систему постановки целей SMART. Система основана на принципах конкретности, измеримости, достижимости, уместности и временных рамок.
С помощью этой системы София и команда определили следующую цель своего проекта по адаптации сотрудников.
Создать новый процесс адаптации, позволяющий обучать новичков и повысить коэффициент сохранения кадров на 15 %. Новую программу нужно запустить к 25 января 2021 г.
Теперь София и команда знают, к чему стремиться. Но одних только желания и надежды мало для достижения цели. Команде нужно понять, какая именно работа их ждет.
В этом им поможет структура распределения работ (WBS). Проект разбивается на задания и отображается в графическом виде. Каждое задание является действием, которое видят все участники проекта. В нашем примере София и команда выделили следующие задания.
- Опросить существующих сотрудников насчет текущего процесса адаптации.
- Узнать пожелания менеджеров о том, что можно включить в процесс.
- Создать общий процесс адаптации (90-дневный план).
- Записать обучающие видеоролики для дашбоарда сотрудников, чтобы сделать процесс предельно ясным.
- Создать цифровой дашбоард для сотрудников.
- Создать портал, куда новые сотрудники могут обращаться за помощью.
- Составить процедуры и контрольные списки для процесса адаптации.
- Опубликовать видеоролики и документы на дашбоарде.
Когда участники команды увидят, что требуется для проекта, им будет проще понять, сколько времени и ресурсов понадобится и с чего начать.
Кроме того, они определят основных действующих лиц (в нашем случае это команда HR, веб-разработчиков, графический дизайнер и команда по контенту), а также зависимости в заданиях и ресурсах. Зависимостью является любой аспект проекта, обусловленный другим аспектом.
Вот пример зависимости заданий: нельзя опубликовать материалы на дашбоарде сотрудников, пока нет дашбоарда. Для выполнения одного задания необходимо завершить другое. Или команда веб-разработчиков не может подключиться к проекту, пока не обновит дизайн сайта компании. Необходимый ресурс недоступен по первому требованию, поскольку зависит от других задач.
Теперь команда Софии учитывает зависимости и определяет разумный порядок выполнения заданий проекта, а также сроки выполнения каждого действия в индивидуальных списках задач.
Результат их работы и есть готовый план проекта. Задокументируйте план и опубликуйте там, куда есть доступ у всей команды (отлично подойдет Confluence).
Этап 3. Выполнение проекта
На этот этап приходится основной объем работы.
Команда Софии выполнит все назначенные задания проекта. Участники будут составлять процедуры, записывать видеоролики, разговаривать с сотрудниками и т. д.
В ходе планомерного продвижения по списку задач проекта команда одновременно столкнется со следующим этапом.
Этап 4. Мониторинг проекта
Вернемся к примеру с тортом. Можно ли испечь великолепный торт, всего один раз взглянув на рецепт? Пожалуй, нет.
Скорее всего, вы сверяетесь с рецептом, когда разбиваете яйца и замешиваете масло, чтобы сделать все правильно. Каждые пять минут вы заглядываете в духовку и следите, чтобы не подгорела верхушка коржа. Вы очень внимательны во время готовки.
Работа над проектом идет примерно так же. Это и есть этап мониторинга, параллельный этапу выполнения. София будет регулярно оценивать проект, чтобы убедиться в следующем.
- Соблюдаются сроки.
- Команда не выполняет лишней работы.
- Расходы остаются в рамках бюджета.
- Все действия ведут к изначальной цели (при непосредственном исполнении можно потерять из виду общую картину и не увидеть леса за деревьями).
Если использовать ПО для управления проектами, мониторинг станет проще. Процессы будут нагляднее, а вся информация и обсуждения, связанные с проектом, будут храниться централизованно.
Кроме того, стоит регулярно проводить планерки, чтобы держать в курсе всех участников команды. Шаблон протокола еженедельного собрания упростит фиксацию обсуждаемых тем, принятых решений и действий, определенных по итогу собрания.
Если София заметит отклонение от плана, она сможет скорректировать направление по ходу работы или изменить изначальный план проекта согласно новым обстоятельствам.
Этап 5. Завершение проекта
Команда справилась! Внедрен новый улучшенный процесс адаптации новых сотрудников. Команда готова отпраздновать победу совместным чаепитием и навсегда попрощаться с проектом.
Но прежде чем сделать новую отметку в списке побед, необходимо пройти этап завершения, чтобы доработать любые шероховатости. Нужно сделать следующее.
- Провести ретроспективу, чтобы обсудить успешно выполненные задания и аспекты, в которых возможны улучшения.
- Подготовить итоговый отчет по проекту и при необходимости показать заинтересованным сторонам.
- Сохранить всю документацию по проекту в надежном месте и свободном доступе для дальнейшего использования (чтобы структурировать и централизованно хранить данные, снова как нельзя лучше подойдет Confluence).
Усердная работа над проектом заслуживает хорошего завершения. Все задания выполнены и остались позади, однако важно подвести итог, чтобы закончить этот проект и настроиться на успех следующих.
Польза ПО для управления проектами
Возможно, вы думаете, что такое ПО — неплохое, но необязательное приобретение. Подумайте хорошенько. ПО для управления проектами повышает шансы на успех и снижает уровень напряжения. 77 % самых эффективных проектов управляются с помощью такого ПО.
В чем плюсы ПО для управления жизненным циклом проекта? ПО дает следующие преимущества.
- Повышает прозрачность и наглядность, поскольку вся команда может отслеживать этапы жизненного цикла.
- Позволяет прояснить роли и обязанности, поэтому каждый сотрудник знает, что должен делать.
- Упрощает практическую работу по выполнению плана благодаря назначению заданий, владельцев и не только.
- Сокращает неточности, поскольку каждый знает, как найти нужную информацию.
- Обеспечивает обновление информации в режиме реального времени, так что задействованная информация всегда актуальна.
Не пытайтесь управлять жизненным циклом проекта с помощью бесконечных электронных переписок, бессистемной документации и запутанных таблиц. Используйте ПО для управления проектами, например Jira, чтобы действовать стратегически и организованно на всем пути — от озарившей вас идеи до запуска продукта.
Больше успешных проектов
Только начав проект, невозможно во мгновение ока выйти на финишную прямую. Управление проектами позволяет действовать стратегически и пройти различные этапы выполнения проекта.
Действуйте поэтапно, как София и ее команда, и вы скоро сможете поздравить друг друга с очередной победой. Пригласите коллег на чай, чтобы отпраздновать новый успех (непременно с тортом).
На этапе планирования при работе над проектом приходится много рассуждать и трудиться. Упростите этот этап с помощью шаблонов плана проекта.
10 Систем для Управления Проектами: Мощно, Надежно, Эффективно
Загубить проект легко, чрезвычайно легко. Достаточно упустить из виду одну задачу, неправильно распределить загрузку, не учесть стоимость ресурса – и вы получаете проект, которому нужен спасательный круг.
К счастью, идущие ко дну планы, графики и кампании можно не только вовремя спасти, но и заранее предотвратить нежелательный ход событий. Рынок программного обеспечения предлагает десятки систем, программ, сервисов и инструментов для управления проектами.
Здесь же можно столкнуться с другой проблемой – как выбрать инструмент для планирования. Поиски программы могут затянуться, и выбор сам по себе станет приоритетом, а не своевременное и эффективное управление.
В этой статье вы найдете список надежных сервисов, которые подходят как для личного, так и командного планирования задач и проектов. Также бонусом предлагаем еще один инструмент для мониторинга компьютеров сотрудников.
Системы для управления проектами
Эти системы нужны для планирования и управления задачами и датами, ресурсами, стоимостью и бюджетом.
Большинство из таких программ также подходят для организации взаимодействия между членами команд.
Согласно исследованию, 44% управленцев не используют никаких программ для управления проектами. В то же время, 77% всех высокоэффективных проектов, участвовавших в исследовнии, были реализованы с помощью ПО для управления проектами.
О выгоде использования таких систем, и как это отражается на проектах, можно больше узнать из статистики.
Итак, на какие программы для управления проектами стоит обратить внимание:
Рассмотрим подробно каждую систему.
1. GanttPRO
Стоимость: Basic — от $7.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Pro — от $12.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Business — от $19.99/месяц за члена команды при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: 14 дней с полностью открытыми возможностями.
Язык: русский, английский, немецкий, испанский, португальский, корейский.
Эта современная и профессиональная система для управления проектами представляет собой онлайн диаграмму Ганта.
Работать просто: в считанные минуты вы создаете задачи, которые размещаются по вертикальной оси, и указываете их даты, которые отображаются на горизонтальной оси. В результате получается визуализированный график, при беглом взгляде на который легко понять объем работ и даты по проекту. Доступна работа с PDF форматом.
При этом GanttPRO не просто диаграмма Ганта. Инструмент подходит для управления ресурсами и стоимостью проекта, а также для командной работы и контроля затраченного времени. Еще GanttPRO — эффективная Agile система управления проектами.
Сфера применения системы ничем не ограничена: это может быть строительство, разработка ПО и IT, производство, сфера услуг, маркетинговая кампания, организация мероприятий, обучение и т.д. Для этих целей сервис предлагает готовые шаблоны диаграммы Ганта.
Преимущества GanttPRO:
- Красивый UX/UI дизайн, интуитивный интерфейс.
- Требует около 10 минут на полноценное изучение инструмента.
- Соотношение цена-качество.
- Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
- Подходит для управления личными и командными проектами.
- Возможность переключения на доску задач.
- Настраиваемые колонки для персонализации проектов.
- Мощные возможности для управления ресурсами.
- Интеграция с JIRA Cloud, Google Drive, Slack.
- Готовые шаблоны для быстрого старта.
- Портфель проектов.
Недостатки GanttPRO:
- Нет быстрого решения для работы с повторяющимися задачами.
Вывод
Доступный инструмент для управления проектами с интуитивным интерфейсом. Дает четкую картину по всем задачам в личных и командных проектах.
2. Bitrix 24
Стоимость: от 1990 р. в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть.
Язык: русский, белорусский, украинский, казахский, английский, немецкий, китайский, испанский и др.
Мощная система, в которой возможность управлять проектами и задачами представлена как одна из других возможностей. Bitrix 24 также предлагает CRM для продаж; контакт-центр, который объединяет каналы коммуникации с клиентами; возможность создавать сайты и интернет-магазины; пространство для общения внутри компании.
В сервисе легко создавать задачи, которые можно организовать в виде списка, диаграммы Ганта, Kanban доски. Система напомнит о них, чтобы вы ничего не упустили. Есть возможность назначать роли: ответственный, постановщик и наблюдатель.
Преимущества Bitrix 24:
- Возможность создавать шаблоны для повторяющихся проектов.
- Есть приложение для iOS и Android.
- Связь задач с CRM.
- Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
- Роботы для постановки задач по заданному заранее сценарию.
- Возможность оценивать эффективность работы сотрудников.
Недостатки Bitrix 24:
- Не интуитивный интерфейс.
- Требует время на изучение, обучение и внедрение.
Вывод
Сервис, который в большей степени разработан для работы с CRM. Если нужно здесь и сейчас создать проект, Bitrix не подойдет.
3. Wrike
Стоимость: от 9,80$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: неограниченно по времени до 5 пользователей.
Язык: русский, английский, немецкий, французский, испанский, итальянский, нидерландский, польский, португальский, китайский, японский.
Wrike подходит под требования, которым должна отвечать система управления проектами. В большей степени сервис ориентирован на большие команды, хотя на сайте обозначено, что для совместной работы подходит он для команд всех размеров.
Инструмент поможет распределить обязанности и обозначить приоритеты. Есть диаграмма Ганта, возможность управлять ресурсами и загрузкой членов команды, опция настройки и обновления статусов. В целом, система предлагает множество возможностей для повышения эффективности командной работы над проектом.
Преимущества Wrike:
- Полноценная работа над проектом.
- Есть мобильные предложения для iOS и Android.
- Много синхронизаций.
- Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
- Теги для изображений и видео.
- Интерактивные отчеты.
Недостатки Wrike:
- Долгий период ознакомления с программой.
- Высокая стоимость.
Вывод
Мощная система, которая поможет организовать всю работу над проектом. Стоимость может стать препятствием для начала работы для многих команд.
4. Asana
Стоимость: от 10,99$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть.
Язык: английский, немецкий, испанский, французский, португальский, японский.
Инструмент подойдет для небольших команд и личного пользования. Asana поможет фокусироваться на целях, самих проектах, ежедневных задачах, вехах и дедлайнах. В целом, система может использоваться для ведения дорожной карты продукта.
Сервис хорошо визуализирован, и вы точно отметите его дизайн. Asana как система управления задачами и проектами и планировщик задач для бизнеса и сотрудников отлично подходит для ведения маркетинговых и креативных кампаний.
Но этими сферами применение инструмента не ограничивается. Его можно использовать для ведения и управления проектами в дизайне, IT отделах, HR, финансах и продажах, разработке, в организации мероприятий и др.
В 2018 году был реализован принцип временной шкалы (англ. timeline), который составляет основу диаграммы Ганта. И все же эту систему вряд ли можно назвать полноценным графиком Ганта.
Преимущества Asana:
- Дизайн.
- Много синхронизаций.
- Применим во многих сферах.
Недостатки Asana:
- Не для больших команд.
- Не поддерживается русский язык.
Вывод
Приятный дизайн, хорошие функциональные возможности. Этот сервис для управления проектами может подойти многим командам.
5. Active Collab
Стоимость: от 8$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть.
Active Collab, возможно, не так известен, как многие другие системы для управления проектами. Несмотря на эту деталь, это достаточно распространенная программа среди команд и менеджеров.
Здесь вы найдете типичный набор возможностей. Этот онлайн сервис управления проектами поможет разбить проект на задачи и подзадачи и соединить их зависимостями. Все дедлайны, общение и активность централизованы, что поможет быть в курсе событий.
Есть много интеграций с другими сервисами для управления планами и задачами, для проведения платежей и другими инструментами.
Преимущества Active Collab:
- Несколько способов отображения задач.
- Настраиваемая сортировка.
- Мобильные приложения для iOS и Android.
- Возможность импорта планов из других популярных инструментов для управления проектами: Trello, Basecamp, Asana, Wrike.
- Возможность делиться документами из Google Drive и Dropbox.
- Интеграция со Slack, Zapier.
- Собственный таймер. Также есть интеграции с инструментами для отслеживания времени Hubstaff и TimeCamp.
- Инвойсы.
Недостатки Active Collab:
- Требует время на изучение.
- Не поддерживается русский язык.
Вывод
Проигрывает конкурентам в распространенности, в чем, возможно, вина маркетингового отдела. При этом возможности системы позволяют полноценно и эффективно работать над проектом.
6. Basecamp
Стоимость: 15$ в месяц за пользователя.
Бесплатный пробный период: 30 дней.
Функциональная система для управления, где в одном месте собрано все необходимое. Каждый член команды будет знать, что нужно делать, каково текущее состояние проекта и где все находится.
Basecamp представлен несколькими пространствами.
Списки дел создаются для всей работы, которую нужно сделать.
Доски сообщений помогут хранить все коммуникации по определенной теме в одном месте.
Графики покажут все даты задач и события в проекте.
Хранилище для документов, файлов и изображений – это удобный способ держать все необходимое в одном месте.
Групповой чат в реальном времени поможет быстро задавать вопросы и получать ответы.
Вопросы, адресованные всей участникам в одном месте (Check-in questions), заменят статусы и постоянные собрания.
В системе также возможно одновременно работать с клиентами.
Преимущества Basecamp:
- Множество пространств.
- Отчеты.
- Возможности поиска: по ключевым словам, людям, везде или в отдельном пространстве, по изображениям и файлам.
- Публичные ссылки для третьих лиц вне вашего проекта.
Недостатки Basecamp:
- Требует время на изучение.
- Не поддерживается русский язык.
- Недостаточно интеграций.
- Со временем проект накапливает множество деталей, в которых трудно разобраться.
Стоимость: от 5$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: не ограничен по времени.
Язык: русский, украинский, чешский, польский, английский, немецкий, испанский, французский, итальянский и др.
Возможно, самый распространенный, популярный и любимый Kanban инструмент для ведения личных и командных проектов.
Во-первых, потому что он действительно удобный, простой в понимании и хорошо реализованный визуально.
Во-вторых, есть бесплатная версия с неограниченным количество карточек, досок, участников, но функциональные возможности которой урезаны. Впрочем, большинству эти дополнительные возможности не понадобятся.
Trello дает полную картину по проекту: что уже сделано, что в работе, что предстоит сделать. С помощью drag & drop карточки легко перетягивать из одной колонки в другую. Можно прикреплять файлы, вставлять ссылки, приглашать участников и т.д. Все просто, но при этом система управления проектами дает множество возможностей для работы.
Преимущества Trello:
- Очень легко разобраться.
- Бесплатной версии достаточно для большинства проектов.
- Быстрый и мощный поиск.
- Метки для создания категорий.
- Для продвинутого пользования есть Улучшения.
- Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
Недостатки Trello:
- Не эффективен для долгосрочных проектов.
- Акцент на текущей работе, а не на датах, приоритетах и дедлайнах.
Вывод
Trello — очень классный, простой инструмент для управления как личными, так и командными планами, задачами и проектами. Эффективный и надежный.
8. Hygger
Стоимость: от 7$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть.
Эта система позволяет управлять проектами с помощью нескольких способов визуализации задач: доска Kanban, список задач, диаграмма Ганта. Выглядит все достаточно привлекательно и интуитивно.
Hygger подойдет для организации командной работы. В большей степени — для маленьких команд Он позволяет взаимодействовать с командой, управлять необходимыми для проекта файлами, назначать задачи и устанавливать дедлайны.
Преимущества Hygger:
- Не требует время на изучение.
- Интуитивный интерфейс.
- Интеграции с JIRA Software, Intercom, GitHub, Slack, DropBox, Google Drive.
- Отслеживание времени.
- Служба поддержки.
- API
Недостатки Hygger:
- Не поддерживается русский язык.
- Не подойдет для больших команд.
Вывод
Разнообразие отображения задач поможет по-разному смотреть на проект. В целом, достаточно неплохая система.
9. Smartsheet
Стоимость: от 7$ за пользователя в месяц при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: есть.
Язык: русский, английский, немецкий, испанский, французский, итальянский, португальский, японский.
Этот инструмент очень давно на рынке, поэтому его смело можно назвать динозавром. Или мощным работающим механизмом, который значительно облегчит вашу работу над проектом. Только если вас не испугает дизайн в виде электронных таблиц и время, которое потребуется на изучение.
При этом Smartsheet пользуются миллионы людей и десятки тысяч компаний по всему миру. Хотя до редизайна 2010 года он не был популярен.
Преимущества Smartsheet:
- Множество интеграций.
- Действительно мощная система для управления проектами.
Недостатки Smartsheet:
- Требует время на изучение.
- Не интуитивный интерфейс.
Вывод
Smartsheet не зря популярен по всему миру. Он решает множество вопросов, связанных с управлением и взаимодействием на проекте. Интерфейс и время на изучение могут отпугнуть.
10. Monday
Стоимость: от 8€ при годовой оплате.
Бесплатный пробный период: 14 дней с неограниченным количеством пользователей и досок.
Язык: английский, испанский, французский, немецкий, португальский и др.
Monday, как и большинство систем из списка, дает ясную картину по задачам, срокам, статусам и ответственным лицам на проекте. Инструмент позволяет организовать быстрое и комфортное взаимодействие в команде и ускорить рабочие процессы.
Система, как и интерфейс, легка для понимания. Участники, которых вы пригласите в проект, не потратят на ее изучение много времени. Это позволит сразу перейти к непосредственной работе над задачами и проектом.
В Monday есть несколько видов отображения вашего плана: календарь, диаграмма, файлы, Kanban доска, карта и временная шкала.
Преимущества Monday:
- Достаточно простой, не требует много времени на изучение.
- Интеграции с популярными инструментами.
- Готовые шаблоны для быстрого старта.
- Несколько видов отображения задач.
Недостатки Monday:
- Не поддерживается русский язык.
- Много ограничений в бесплатной версии.
- Не совсем понятное разделение на несколько тарифных планов. Basic, наиболее доступный тариф, имеет много ограничений по возможностям. Даже Pro план не открывает все возможности системы. При этом по стоимости Monday уступает конкурентам.
Стоимость: от 110 руб. в месяц.
Бесплатный пробный период: до 14 дней.
Язык: русский, английский, испанский, португальский, турецкий, болгарский.
Kickidler — программа для мониторинга компьютеров сотрудников нового поколения. Позволяет автоматизировать контроль в организации, повышать продуктивность сотрудников, определять их уровень загруженности и мотивации , уведомлять об их продуктивности, предупреждать утечки корпоративной информации.
Преимущества Kickidler:
- Онлайн-мониторинг экранов сотрудников.
- Запись видео с экранов.
- Анализ продуктивности сотрудников.
- 9 отчетов по рабочему времени.
- Автоматические уведомления.
- Интерфейс самоконтроля.
- Кроссплатформенность.
- Простота в установке.
- Бесплатный тестовый период.
Недостатки Kickidler:
- Нет мобильной версии.
Вывод
Мощный инструмент для контроля сотрудников и повышения продуктивности.
Система для управления проектами: что выбрать
Конечно же, описанные инструменты – далеко не полный список программ, которые помогут в управлении задачами и проектами. Продуктов очень много. При этом каждую неделю я узнаю о существовании систем, о которых ранее не знал. И, если вы приняли решение вести личные или командные проекты в специализированном софте, только на изучение у вас уйдет очень много времени.
Перечисленные системы популярны во всем мире. Они доказали свою эффективность. Из них вы точно выберете что-то для себя: более интуитивно понятное, с большим количеством возможностей или все вместе. К счастью, некоторые инструменты способны на такое.
А какими системами для управления проектами пользуетесь вы? Делитесь с нами в комментариях.
Управление проектами «для чайников»: как все успевать и ничего не забывать
Решить эти вопросы помогает грамотное управление проектами. Управлению проектами обучают несколько международных организаций (например, PMI) имеющих, в том числе, партнеров в России. Они предоставляют возможность получить специализированное образование и сертификат. Но мы в рамках этой статьи рассмотрим не объёмные академические знания, а их наиболее практическую часть.
A/B-тестирование от Flocktory: быстрый запуск тестов и оптимизация вашего сайта для роста конверсий
A/B-тесты — инструмент продуктового и маркетингового тестирования контента и функциональности сайта с комплексной аналитикой результатов.
С помощью этого инструмента вы сможете менять содержимое сайта на основе лучших практик Flocktory и кастомных гипотез, которые мы поможем сформулировать. А также повысить конверсию сайта и сэкономить время продуктовых и технических команд.
Тестирование и оптимизация сайта проходят без вовлечения вашей IT-команды, а результаты тестов доступны в личном кабинете в реальном времени.
Реклама. ООО «Флоктори». ИНН 9709082176. ОГРН 1227700349271
Если не вдаваться в научные дебри, проект — это комплекс задач или мероприятий, которые направлены на достижение какой-либо уникальной цели и ограничены по времени и ресурсам. Простой пример проекта — создание сайта.
Процесс управления проектом состоит из несколько стадий:
1. Инициация (старт)
Определяется суть проекта, его цель, заинтересованные в нём лица. Чем меньше проект, тем проще эта стадия проходит.
Конечно, для проекта «Создание термоядерного реактора» требуется подробно расписывать данный этап. Но для небольших проектов в этом необходимости нет — как правило, все стороны понимают, зачем и почему они делают те или иные вещи, поэтому сегодня не будем останавливаться на этой стадии.
2. Планирование
Самая важная часть процесса управления. Это составление списка задач и мероприятий, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Также указывается взаимосвязь между задачами и требующиеся ресурсы.
По поводу гибкого планирования отлично высказался генерал Эйзенхауэр:
«План — это ничто, а планирование — это все».
Планы устаревают с момента создания, их нужно постоянно корректировать при появлении более свежей информации. Единоразовое создание плана на старте не гарантирует успешность проекта.
3. Исполнение и контроль
Все современные методологии управления проектами «гибкие» — то есть, планирование, исполнение и контроль происходят циклами:
- Создается план;
- Реализуется его часть;
- Контролируется исполнение;
- Вносятся изменения в план, поскольку модификация отдельных частей сильно влияет на конечный результат.
Таким образом — управление, исполнение и контроль взаимосвязаны.
Есть огромное количество теорий и методик, которые подразумевают гибкость процесса управления проектами, от Agile (используется в разработке ПО) до HADI, которую мы используем для продвижения проектов в Фонде Развития Интернет Инициатив (ФРИИ).
Рис. 1 — Процессы управления проектом
4. Завершение
Это важный этап, на котором таятся несколько распространенных ловушек. Очень часто при завершении проекта упускается важная деталь — сохранение исходных данных (для технической поддержки, бухгалтерии и т. д.), поэтому необходимо прописывать специальные инструкции и регламенты.
Более детальный разбор этапов
Планирование
По американской методологии PMBOK планирование занимает порядка 50% всего времени, что особенно подчеркивает его значимость.
Планирование лучше начать с разделения проекта на части (Work Breakdown Structure — WBS), где каждая фаза разделена на более мелкие задачи. Это помогает понять объем работ и учесть все нюансы.
Рис. 2 — Структура разделения проекта на подзадачи (WBS)
Графики работ
Очень удобный и практичный инструмент для этого — диаграмма Ганта. По сути, это календарный план, который учитывает взаимосвязь между поставленными задачами, а также показывает ресурсы, необходимые для их выполнения.
Самый простой вариант диаграммы можно сделать в Exсel: слева в таблице находится название работ, а все остальные столбцы — даты.
Рис. 3 — Диаграмма Ганта, Microsoft Exсel
Если работа выполняется в конкретную дату, она заполнена цветом. Такая схема четко отображает объем работ, сроки и последовательность их выполнения.
При наличии визуальной картины выполняемых задач работа над проектом существенно упрощается, так как они привязаны к календарному графику.
Рассмотрим пример диаграммы Ганта, построенной в MSProject.
Рис. 4 — Диаграмма Ганта, Microsoft Project
Слева указаны названия задач, которые подразделяются на этапы (выделены красным) и подзадачи (выделены черным), а также отображена длительность этих задач и календарные даты, когда они выполняются. Справа — графическое представление данных задач и даты их выполнения. Также указаны необходимые ресурсы.
(Обычно ресурсы — это люди, привлеченные для выполнения той или иной задачи. Мы конкретно указываем, какие именно лица должны ее выполнять.)
Задачи соединяются между собой стрелочками: таким образом, постоянно есть графическое представление работ (их очередность и взаимосвязь).
Справа внизу есть график по ресурсам, где указана загрузка каждого человека. Очевидно, что при чрезмерной нагрузке часть задач, скорее всего, не будет выполнена — поэтому требуется всегда оценивать, насколько у вас загружены люди на проекте и реально ли сделать все в нужные сроки.
Такая наглядная картина позволяет оперативно и четко корректировать текущую ситуацию: смещать задачи, увеличивать длительность, искать дополнительные ресурсы, аутсорсинг и так далее.
Визуализация данных также позволяет определять критический путь проекта. Если не вдаваться глубоко в академические определения, это те задачи, при изменении длительности которых изменяется дата окончания проекта. Например, если на дизайн ушло больше времени, чем планировалось, то конечная дата сдачи проекта сдвигается.
Работы, выделенные на графике синим (например, тестирование и наполнение сайта контентом) не влияют на срок сдачи проекта. Таким образом, на данной схеме мы видим, какие работы можно сдвигать, так как они не влияют на срок сдачи проекта, а какие нельзя.
Как правильно ставить задачи (цели) по проекту
Рекомендую пользоваться принципом SMART. Как это расшифровывается:
S (Specific — «конкретный»): цели проекта определяются четко и конкретно, чтобы все участники и вовлеченные в процесс люди понимали, что и зачем делают. Неконкретную формулировку допускают часто и она плохо влияет на дальнейшее планирование. Например, задача:»сделать хороший сайт» достаточно абстрактна: нужно четко сформулировать, что именно мы хотим получить на выходе.
M (Measureable — «измеримый»): чтобы понять, что поставленные цели действительно достигнуты, следует задавать и конечные, и промежуточные критерии оценки (в том числе финансовые). Это поможет проанализировать, насколько процесс продвинулся вперед и соответствует ли срокам. Например, если нужно создать сайт, следует задать критерии измеримости (интернет-магазин на 1000 товаров, бюджет до 30 000 рублей и т. п.).
A (Achievable — «достижимый»): нужно требовать, чтобы исполнители приложили усилия, но при этом оглядываться на реальный мир и имеющиеся ресурсы. Не нужно ставить цели, которых не достигнуть, даже если вся команда будет работать 24 часа в сутки. Например, спланировать полет на Марс за 2 месяца нереально — для этого требуется гораздо больше времени.
R (Relevant — «последовательный»): все цели должны укладываться в общую концепцию, соотноситься со стратегией развития бизнеса. Например, если вы фокусируетесь на какой-то нише, то нужно развиваться именно в ней. Если не будет результатов, можно рассмотреть и другие ниши, но последовательно.
T (Timed/Timebounded — «измеримый во времени»): для целей нужно намечать временные рамки, не только конечные, но и промежуточные. Например, если сайт должен быть готов через месяц, нужно оценить сроки выполнения всех подзадач и четко сформулировать их сотрудникам и подрядчикам.
Как показывает практика, если не задать критерии по SMART, то с большой вероятностью можно как минимум сорвать дедлайн по проекту.
Чек-лист по планированию проекта
1. Составить полный список задач (SMART);
2. Распределить ресурсы на каждую задачу, убедиться, что их достаточно;
3. Построить взаимосвязь между задачами — можно ли выполнить их параллельно, последовательно, какие нужно завершить до начала реализации следующих;
4. Определить критический путь, учесть риски по срокам и переносу времени исполнения;
5. Исходя из плана и ресурсов высчитать себестоимость проекта для выставления сметы заказчику.
Исполнение
На этом этапе могут возникнуть трудности: например, сложно правильно распределить очередность выполнения задач. Избежать трудностей поможет ряд простых инструментов:
- Матрица Эйзенхауэра;
- Вычеркивание дел;
- Делегирование;
- Тайм-менеджмент (Хронос и Кайрос).
Работают они только тогда, когда вы их правильно и регулярно (!) применяете. Если человек один раз пробует и у него не получается — это не значит, что инструмент не работает.
Матрица Эйзенхауэра. Делим дела на срочные, важные, несрочные и неважные.
Первыми делаем срочные важные дела (например, проекты у которых подходит срок сдачи, разрешение кризисов) и срочные неважные (перерывы, телефонные переговоры, некоторые встречи, совещания и т. п.).
Вообще, в управлении бизнесом эффективным считается такой стиль управления, при котором возникает минимальное количество «пожаров». Это показывает, что руководитель умеет планировать дела и предусматривает сложные ситуации.
Далее по значимости следуют несрочные важные дела. К ним может относиться оценка результатов, планирование новых проектов, налаживание отношений, превентивные мероприятия и т. п. Они могут перетекать в срочные важные, поэтому лучше их делать заранее.
Распространенная ошибка — сотрудники и руководители погружаются в не срочные неважные дела (текучка) вместо не срочных важных. Как следствие, горят сроки и нарушаются договоренности. Крайне важно правильно определять важность дел. Для этого можно составить определенные критерии и распределять задачи в соответствии с ними.
Матрицу полезно составлять ежедневно. Это особенно важно для руководителя — он должен уделять время планированию и разработке стратегий развития, а не погружаться в рутинную работу, создавая видимость кипучей деятельности. Когда начальник не делегирует текущие дела сотрудникам, его работа непродуктивна, хотя и объемная.
Вычеркивание дел. Обратите внимание на несрочные и неважные дела — рутинную работу, некоторые письма и звонки. Если эта категория дел ежедневно входит в список, она «засоряет» время: может быть, лучше их полностью исключить? Отказывайтесь от того, что вам не приносит никакой пользы.
Делегирование. Здесь важно учесть:
1. Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.
2. Всегда составляйте инструкции и полный список задач. Они требуются для четкого понимания сотрудником своих обязанностей и осознания личной ответственности.
3. Все задачи должны быть расписаны по SMART-методу, о котором мы говорили выше.
4. Необходимо убедиться, что цели поняты исполнителем.
5. Нужно проводить периодический контроль и требовать отчетность.
Оптимальное распределение времени или «Хронос-Кайрос». Хронос — линейное планирование по часам (дела планируются на конкретное время); Кайрос — событийное планирование (например, во время поездки по городу встречается магазин, где можно сделать покупки, поэтому можно отклониться от маршрута, это и есть гибкое планирование).
1. Планируйте дела заранее в хронологическом порядке — встречи, совещания и т.д.
2. Заносите эти дела в календарь, установленный у вас в смартфоне (например, в Google Календарь).
3. Отдельно составляйте список дел, которые вы выполните при наступлении определённых событий.
4. Всегда имейте все планы в текстовом виде — желательно «в облаке», чтобы они были доступны с любого мобильного устройства.
Ограничения проектов
Их существует три:
- По времени;
- По ресурсам (люди, бюджет);
- По результатам (объем выполненных работ, который должен быть на выходе, в финальной версии проекта).
Тройное ограничение относится к фазе исполнения проекта, так как именно на этом этапе чаще всего возникает ситуация, что кто-то из сотрудников что-то не успел сделать. Обычное оправдание: «Хотел сделать хорошо, поэтому не справиться с остальными задачами».
Постарайтесь донести мысль, что некоторые вещи не нужно пытаться довести до идеала. Нужно соблюдать баланс, делая работу максимально качественно, но учитывая ограниченность по времени и ресурсам.
Во ФРИИ мы стараемся следовать методологии Lean Startup. Это значит, что создается минимально работоспособный прототип продукта, на котором проверяется — будет ли работать идея в целом. А дальше, если работает, можно уже допиливать отдельные моменты.
Контроль выполнения проекта
Контроль нужно осуществлять на каждом этапе, а не тогда, когда проект близится к завершению. В этом вам помогут системы управления задачами и сотрудниками — «Битрикс24», SyncCloud и другие.
Как мы уже говорили выше, практически все современные методологии характеризуются, как правило, цикличностью (HADI, цикл Деминга, Agile и т. д.) — то есть, сначала что-то планируем и делаем, потом проверяем, вносим изменения и снова возвращается к планированию.
Завершение
В это время оформляются необходимые закрывающие документы, исполнительная документация, исходные коды с комментариями и т. д.
Для успешного завершения необходимы соответствующие регламенты и инструкции. Это позволит обеспечить быстрый и легкий доступ к данным проекта, даже если люди, которые над ним работали, покинут компанию.
Резюмируем основные моменты, которые помогают проекту стать успешным и продуктивным
1. Необходим SMART-план по задачам, структура разделения работ на подзадачи, а также план по ресурсам (люди, деньги, оборудование и т.д.).
2. Планы должны отслеживаться и корректироваться.
3. Должен осуществляться контроль ресурсов и требований к проекту.
4. Задачи должны быть выставлены по приоритетам с помощью матрицы Эйзенхауэра.
5. Нужно делегировать задачи и награждать за качество и исполнительность.
6. Нужно все документировать (исходники, корреспонденция, договоры) и хранить эту документацию.
Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Если у вас есть, что дополнить — будем рады вашим комментариям. Если вы хотите написать статью с вашей точкой зрения — прочитайте правила публикации на Cossa.