Почему «open space» не такое уж хорошее решение для офиса
Офисы с открытой планировкой или «open space», когда сотрудники работают в одном большом помещении, становятся все более популярными в Украине. И, возможно, скоро по количеству густонаселенных кабинетов мы догоним США — там в условиях открытого пространства трудятся 70% работников.
В таком устройстве офиса есть свои плюсы: динамичная обстановка, свобода передвижения, сотрудникам не нужно никуда ходить, чтобы оговорить рабочие моменты, руководителям легче контролировать подчиненных, когда все на виду.
Но, несмотря на объективные преимущества, опенспейс может быть не таким уж хорошим решением для офиса. Почему? Work.ua разбирался в этом вопросе.
Сложно сосредоточиться
Главная причина, почему нам больше нравится работать наедине с собой, — возможность сконцентрироваться. Дело в том, что человек не умеет работать в режиме многозадачности, и даже маленькие отвлекающие моменты провоцируют потерю фокуса. Бесконечные разговоры, музыка и другие помехи мешают сосредоточиться и довести дела до конца. Некоторые сотрудники вынуждены даже брать работу на дом.
Кроме того, офисы без стен могут негативно влиять на память. Это особенно характерно для помещений с незакрепленными рабочими местами — hotdesking — экстремального варианта опенспейса. Здесь у людей нет личного пространства. И в то же время все пространство их, они рассаживаются где и как хотят.
Но человек сохраняет больше информации, когда сидит за одним и тем же рабочим местом. Оказывается, мы связываем воспоминания — чаще всего мелкие детали — с тем, что нас окружает. Эти детали, будь то внезапная мысль или идея, связанная с определенной задачей, с большей вероятностью всплывут в памяти в той же обстановке, где о них впервые подумали.
Слишком много шума
Многие из нас не могут работать в шумной обстановке. Ученые сиднейского университета обнаружили, что около 50% людей, которые работают в опенспейсе, и почти 60% сотрудников, которые сидят за столами с перегородками, недовольны звуковой приватностью. И только 16% владельцев личных кабинетов страдают от подобных проблем.
Сторонники офиса без стен уверены, что в условиях открытого пространства взаимодействие и коммуникация между сотрудниками улучшается. Но всегда ли они говорят только о работе? Вряд ли. Да и блестящие идеи редко рождаются, когда мы болтаем ни о чем.
Если нужно, то человек будет работать и в шумном помещении, но конечный продукт не будет таким качественным, как если бы он работал в отдельном кабинете. Это факт — мы делаем работу лучше, когда полностью сконцентрированы на ней.
Как найти баланс?
Некоторые компании понимают проблему, но все же не отказываются от концепции открытых офисов. Они предоставляют отдельные кабинеты сотрудникам, чья деятельность требует концентрации внимания. Например, журналистам, бухгалтерам, программистам.
Но возникает неожиданная сложность. Люди, работая в одиночестве, чувствуют себя некомфортно, считают это бегством и даже слабостью. Им кажется, что они оторваны от коллектива.
Другие работодатели создают комфортные условия для работы небольших команд. В кабинетах одновременно работают от 2 до 16 человек, сотрудники могут по-прежнему взаимодействовать друг с другом, при этом уровень шума здесь ниже.
По материалам: BBC
- Facebook share link
- Threads share link
Вы современный работодатель: опенспейс или одинокий стол?
Чтобы спланировать офис, нужно выбрать одно из двух — это будет открытая планировка (open space — «опенспейс») или традиционные кабинеты. Определиться трудно, ведь у обоих вариантов есть как преимущества, так и недостатки. Раскроем же их!
Плюсы открытой планировки
Офисы открытой планировки более экономичны. Вы можете организовать на той же площади гораздо больше рабочих мест — разместить больше сотрудников. Экономия выражается и в деньгах, которые идут на электричество, отопление.
Планировку легко поменять. Достаточно поменять местами несколько столов, стенды, тумбочки и проектор — и пространство заиграет новыми красками.
Отделам и работникам проще общаться. Это преимущество играет не слишком большое значение для благополучия компании, но всё же облегчает жизнь коллективу. Когда сотрудники работают обособленно, то могут бездумно выполнять задачи и ошибаться из-за недостатка коммуникаций.
Обычно при открытой планировке офиса менеджеры и старшие менеджеры тоже в постоянном контакте с персоналом. Это значительно ускоряет решение проблем, быстрее получается связываться с нужными исполнителями. Всё это лишь увеличивает производительность.
«Иногда мне достаточно вслух назвать имя нужного мне специалиста, даже не очень громко, и он услышит. Не нужно писать что-то в чате, просить его зайти в кабинет. Я тут, в трёх шагах. На отдельные случаи у нас организована комната-переговорная, для конференций — зал. В кухне, кстати, мы специально поставили круглый стол, чтобы люди обедали в уютной обстановке. Конечно, во всей этой ситуации важен баланс. Если хочешь, чтобы сотрудники не уставали от вездесущего ощущения общности, дай им альтернативу. У нас это возможность почилить в мягком одиночном кресле среди красивых цветов в перерыве, зайти в уютное кафе на территории, уединиться с книгой в мини-библиотеке», — рассказала главный редактор одного из московских интернет-изданий Дарья К.
Минусы опенспейса
Шум. Офисы открытой планировки более хаотичны, отовсюду слышатся разные звуки. Логично, ведь сотрудники находятся в одной общей зоне, кругом телефонные разговоры, лёгкие сплетни, хруст вафель, вечно снующие люди… Некоторых это жутко отвлекает. В закрытом офисе, где в кабинете не более трёх человек, таких проблем почти нет.
«Я ненавижу, когда моя напарница вслух выясняет отношения со своим парнем по телефону посреди рабочего дня. Непонятно, как она относится к тому, что о её секретах знают ещё человек 30. Но её истерики раздражают всех, честно говоря. Поскорей бы они уже помирились с её Гришей, что ли», — негодует финансист логистического центра в Челябинске Екатерина Х.
Безопасность. У каждого сотрудника нет запирающейся двери, как в отдельном кабинете. Это может привести к проблемам, с которыми ни одна компания не хотела бы столкнуться, например, разбойное нападение, захват заложников, воры. Но это всё исключительные случаи, для которых достаточно тщательно продумать план эвакуации.
Конфиденциальность. Сотрудники могут чувствовать себя некомфортно, находясь в постоянном тесном контакте со своими коллегами, когда необходимо сделать личные звонки, переобуться, перекусить на рабочем месте, расчесаться, выпить лекарство.
Болезни и инфекции. Когда наступает сезон гриппа, сотрудники начинают быстро заражаться от коллег за соседними столами. Держать ситуацию под контролем в этом случае сложно, но можно. Например, выявить приболевших работников и предложить им оформить больничный или временно перейти на удалёнку.
Микроклимат. У людей разные вкусы и запросы в освещении помещений, уровне отопления или наоборот — проветриваемости. Кто-то мёрзнет, кому-то жарко, каждому не угодить, но придётся найти какой-то оптимум.
Старшие сотрудники или люди, которые работают в компании много лет, вероятно, попросят себе отдельный кабинет. Может возникнуть конфликт: отчего это кто-то достоин привилегии в виде отдельного пространства, а кто-то нет.
У обоих форматов офиса есть свои преимущества и недостатки. Необходимо оценить все указанные риски и сопоставить все за и против, прежде чем принимать решение, что лучше именно для вашей компании или бизнеса.
Какую планировку предпочитаете вы? Есть ли еще какие-то важные моменты, которые необходимо учитывать при выборе планировки офиса? Поделитесь в комментариях 🙂
Open-space: как не сойти с ума
Большинство компаний привыкло организовывать пространство в формате open space — т.е. никаких личных кабинетов, столы сотрудников отделены друг от друга в лучшем случае перегородкой. Как это влияет на производительность, наше самочувствие и есть ли будущее у таких офисов в условиях коронавируса?
Для большинства компаний офис, организованный по принципу open space (открытое пространство), давно стал нормой. Одних все устраивает, другие называют его коммунальной квартирой и предпочли бы «кабинетное расселение». И только последние обрадовались переводу на дистанционный формат работы в связи с пандемией, как тут же столкнулись с новой реальностью: теперь и дома их ждал свой «опенспейс», где домочадцы работают и проводят переговоры, слушают лекции, сдают экзамены, занимаются йогой или вокалом.
Коуч Марк Кукушкин рассказывает, по каким правилам в опенспейсе живут офисные сотрудники и в чем его сильные и слабые стороны.
Безусловными преимуществами опенспейсов руководители называют экономию (они обходятся дешевле, чем отдельные кабинеты), более демократичную атмосферу и большую оперативность в решении рабочих вопросов. Эксперты среди плюсов отмечают отсутствие границ в прямом и переносном смысле. «Когда ты не отделен стенами, тебе и физически, и психологически легче подойти к коллеге, ‒ поясняет коуч Марк Кукушкин. ‒ «Безбарьерность» работает на большую проточность и связанность: много людей, действий, взаимодействий».
Однако сотрудники видят в таких офисах больше минусов, чем плюсов. Главный из них ‒ отсутствие конфиденциальности. Любой разговор, деловой или личный, слышат окружающие. Личного пространства нет, внешний вид стола бывает жестко регламентирован. Что касается работоспособности, то и тут исследователям порадовать руководителей нечем: мотивация в опенспейсах ниже, концентрация и продуктивность ‒ из-за постоянного шума и стресса ‒ тоже.
Датские исследователи обнаружили, что количество рабочих дней, которые мы пропускаем из-за болезни, прямо пропорционально количеству наших соседей по офису: сотрудники опенспейсов, в которых находится больше 6 человек, болеют на 62% больше работников из отдельных кабинетов.
Как же оптимизировать работу и жизнь в открытом пространстве, напоминающем общежитие?
Правила. В небольшом сплоченном коллективе, где низкая текучесть кадров, люди давно работают вместе, правила поведения в офисе можно принимать по факту, обсуждать всем вместе, учитывая пожелания каждого, и передавать сложившиеся традиции «новобранцам» устно. Другое дело ‒ колл-центр на 200 человек, где «жизненный срок» сотрудника ‒ 3‒6 месяцев. «Тогда обычно кто-то из руководителей задает правила и фиксирует их на бумаге. Там может быть прописано, например, что кофе/чай на рабочем месте ‒ это пожалуйста, а бутерброд с сыром ‒ уже извините».
Организация пространства. Помимо кухни, на которой можно разогреть полноценный обед и съесть тот самый бутерброд, неплохо бы обустроить в опенспейсе и комнаты тишины, в которых можно побыть одному, сосредоточиться или, наоборот, сбросить напряжение. Еще одно офисное must have ‒ отдельная зона развлечений за стенкой, с настольным хоккеем или пинг-понгом. Не будет ли это помехой работе? «Как показывает практика, развлечениями люди не злоупотребляют, так как у них достаточно дел».
Рабочий стол. Что касается организации личного пространства, если жестких правил по внешнему виду стола нет, можно «персонализировать» его красивыми открытками, стикерами с вдохновляющими цитатами, фотографиями, календарем и прочее. И разумеется, в любом случае ‒ не забывать поддерживать на рабочем месте чистоту и порядок.
Общение и обращение. Очевидно, что не стоит кричать коллеге через весь офис. Звонить коллегам по телефону или писать в скайпе/по e-mail, когда вы сидите через несколько столов друг от друга, тоже странно. Лучше подойти, в идеале ‒ сразу с несколькими «накопленными» вопросами, а не подбегать то и дело с каждым из них. Правда, опыт показывает, что это далеко не всегда работает, и некоторые вопросы требуют действительно безотлагательного решения. В любом случае, прежде чем обратиться к коллеге, стоит спросить, может ли он сейчас уделить вам время. Таким образом вы продемонстрируете, что уважаете его личное пространство.
Как работать в опенспейсе
Неумолкающий мобильный. Уведомления о новых письмах. Неумолкающие мобильные коллег и уведомления об их входящих сообщениях. Постоянные разговоры. Как вообще можно работать в этом месте?
Планировка офиса, называемая open space, изначально была разработана для укрепления командного духа и облегчения общения. Но в конечном итоге получилось место с высоким уровнем шума, полным отсутствием личного пространства и огромным количеством «цифровых» и «человеческих» раздражителей.
Несколько десятков психологических исследований доказали, что вреда от открытой планировки офиса все-таки больше, чем пользы: высокий уровень стресса, натянутые из-за постоянной раздраженности отношения с коллегами и общее снижение чувства удовлетворенности работой.
«Да у нас соседний отдел кроме как матом, никак не разговаривает. Как в тюрьме живем! Очень тяжело разговаривать с клиентами, когда буквально под ухом у тебя матерятся. Мы постоянно делаем им замечания, но их хватает на полчаса-час, не больше. Я уже устала от такого «соседства!» — жалуется Мария.
Бороться с негативными факторами не только можно, но и нужно.
О пользе тишины
Шум — главная причина жалоб и неудобств в open space. Основания вполне серьезные — постоянный гул, который царит в открытом офисе, может подорвать мотивацию. В Journal of Applied Psychology было опубликовано исследование, в основу которого лег эксперимент. 40 женщин — офисных сотрудниц в течение трех часов находились в условиях «неинтенсивного шума», симулирующего обычные звуки открытого офиса. Другая группа три часа находилась в блаженной тишине. После обеим группам раздали головоломки, у которых не было правильного решения, но испытуемым об этом не сказали. Те сотрудницы, которые сидели в тишине, дольше не оставляли попыток решить головоломку, а те, которые находились в шумном помещении, гораздо быстрее сдались.
«Работаю в отделе продаж. В открытом офисе, кроме меня, сидят еще примерно 25-30 человек. Специфику работы объяснять не нужно — постоянные телефонные переговоры. Естественно, ни минуты тишины, но с этим можно как-то смириться. Больше всего раздражает то, что некоторые коллеги даже личные звонки предпочитают совершать прямо с рабочего места! Я все понимаю, заболел ребенок, нужно объяснить дорогу курьеру и так далее, но неужели нельзя выйти и поговорить по мобильному, например, в коридоре или в пустом конференц-зале?! Очень тяжело сосредоточиться на работе, когда с одной стороны — «захватывающий» рассказ о прошлых выходных, а с другой — беседа с оператором турагентства про лучшие отели Турции», — рассказывает наш пользователь Алексей.
Посмотрев на современный открытый офис (в особенности на тот, где трудится много молодых специалистов), можно найти довольно очевидное средство против назойливого шума — музыка в наушниках. Несмотря на противоречивые мнения, польза в наушниках есть. Шум офиса снижает мотивацию, в числе прочего, еще и потому, что мы не можем его контролировать. Поэтому музыка, которая нравится, может повысить мотивацию тем, что так мы держим ситуацию под контролем.
Личное пространство
Второй предмет жалоб — отсутствие личного пространства и конфиденциальности. Естественно, изначальный замысел дизайнеров был иным. Они хотели убрать стены в прямом и переносном смысле этого слова — возможность зрительного контакта должна стимулировать к более частым разговорам и появлению новых идей.
Замысел, конечно, несколько утопический. Ученые выяснили, что беседы между сотрудниками в открытом офисе действительно случаются часто, но они обычно короткие и поверхностные, потому что вокруг слишком много лишних ушей. Поэтому все лучшие идеи обсуждаются за кофе, во время обеда или прогулки.
Вторая причина создания офиса open space — взаимопомощь. Если нет стен и преград, то сотрудники, по идее, должны охотнее помогать друг другу и обращаться за помощью. Да, для тех, кто просит о помощи, идея работает. Но для тех, кто эту помощь оказывает, только создает дополнительные сложности — у них ведь есть и свои дела. И швейцарские ученые это доказали: те, кто обращался за помощью, выполняли свою работу лучше, а у тех, кто им помогал, уровень продуктивности снижался, потому что им каждый раз после того, как к ним обращались за советом, приходилось заново концентрироваться на задаче.
«К нам в отдел взяли несколько новичков — только в этом году закончили институт. Поэтому приходится по мере сил их обучать и помогать им. Сидим в одном большом помещении без перегородок, поэтому новенькие просят совета насчет каждой мелочи, благо всех видно. Куратора им не дали, поэтому отказать в помощи неудобно — иногда случается, что объясняю им что-то по полчаса подряд. А сама из-за них на работе сижу почти до ночи, потому что свои дела закончить вовремя не успеваю», — жалуется наша читательница Юлия.
Конечно, постоянно отказывать в помощи вряд ли получится, но психологи советуют выделить определенное время, в течение которого вы не будете ни на что отвлекаться. И предупредить коллег, что в этот период вас нельзя беспокоить.
Понаблюдайте за коллегами
«На мой взгляд, есть два принципиальных противоположных способа справиться с «раздражителями» open space. Первый — это адаптироваться, привыкнуть к этим самым «раздражителям», и они уже не будут так сильно негативно воздействовать на сотрудника. Второй — бороться — вариант намного более сложный, но в ряде случаев возможный. Первый вариант способен реализовать далеко не каждый сотрудник. Во-первых, существует категория людей, которая в принципе в open space работает лучше. Необходимо понаблюдать за ними.
Особенность их работы кроется не в чрезмерной общительности и активности (как правило, именно такие люди лучше переносят шум, тесноту, регулярные коммуникации и т. д.), а в достаточно высоком уровне концентрации. Несмотря на все внешние факторы, им удается концентрироваться на главном деле.
Есть и вторая категория людей — тихие, спокойные, живущие как бы в «своем мире». Они также сконцентрированы, но в отличие от первой категории, «не видят и не слышат» ничего вокруг. Помимо умения концентрироваться, потребуется второе важное качество — стрессоустойчивость. Она потребуется не только для противостояния внешним факторам, но и элементарно для простой ежедневной работы — совершать телефонные звонки, переговоры в общем зале, чувствовать себя уверенно в коллективе совершенно разных людей. Это качество также можно воспитать. Второй вариант — «борьба с режимом» — более сложный. Попытка пересесть в более тихое место (обычно углы зала), возможно, как-то закрыться (перегородки, хотя, как правило, весь зал выполнен в одном стиле). Есть категория людей, которая все же не сможет работать комфортно в общем зале. Если это очень ценный сотрудник, начальство должно решить эту проблему», — говорит специалист по подбору персонала кадрового центра «ЮНИТИ» Юрий Кондратьев.
Украшайте личное пространство самостоятельно
«Психологическая установка на то, что вы с командой и в команде коллег и единомышленников делаете одно дело, значительно облегчает восприятие «раздражителей» open space. А формирование личного, приватного пространства — в ваших руках.
Замените унылую серую клавиатуру на белоснежную с подсветкой, розовую и пр. В изящной фоторамке разместите семейное фото или фото с веселого корпоратива. Посадите рядом с компьютером героя любимого комикса или аналог любимой игрушки вашего ребенка. Прикрепите стикеры с бодрящими цитатами классиков бизнеса или искусства. Если работа позволяет сидеть с наушниками, то порадуйте себя креативными наушниками в виде Микки-Маусов или с кристаллами Сваровски. Украсьте рабочий стол монитора волшебными обоями. Любите цветы — растите лимон или мандарин рядом с рабочим телефоном», — советует руководитель департамента рекламы и PR рекрутингового агентства Penny Lane Personnel Лариса Чугуевская.
- Офисная жизнь
- Оупен-спейсы
- Penny Lane Personnel
- взаимоотношения с коллегами
- Юнити кадровый центр