Как автоматизированно управлять разработкой продуктов

Как автоматизированно управлять разработкой продуктов

Проект — это уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов. Управление проектом — это непрерывный процесс принятия решений. Эффективное управление требует постоянного доступа к информации как из внешних, так и из внутренних источников.

Постановка задачи

При управлении большими проектами встает проблема координации работы большого числа соисполнителей. Координацию работы обычно осуществляют с использованием метода «сетевого планирования». При этом желательна «автоматизация» вычисления оптимальных параметров проекта, получение объективной оценки хода выполнения проекта при заданном варианте структуры работ и распределении ресурсов. Соответственно, полученные результаты следует рассматривать как рекомендации.

Содержательная часть

В ЦРИТ ведется разработка АСУ МС — информационной подсистемы многоуровневой системы управления и обеспечения безопасности движения поездов (МС). Главное назначение АСУ МС — автоматизированное обеспечение соблюдения технологии работы железнодорожного транспорта (как отдельных хозяйств, так и системы управления перевозками в целом) путем сбора, обработки и анализа соответствующей информации. АСУ МС — большой комплексный проект. Общее число этапов работ над проектом АСУ МС Свердловской ж.д. более ста, привлечено более десяти соисполнителей: Микротест, ОЦВ, «Железнодорожные технологии», «Инфотэкс AT» и др.

Для решения задачи управления проектом АСУ МС в ЦРИТ использован пакет программ MS Project™, предложенный Фирмой Microsoft®, который позволяет:

• обеспечивать технологию управления проектом независимо от уровня сложности;

• осуществлять максимальную автоматизацию рутинных операций и улучшенный пользовательский интерфейс;

• расширять доступность и осуществлять координацию при работе над проектом;

• оперативно и согласованно вносить изменения в план проекта и параметры его фактического состояния независимо от удаленности участников проекта;

• применять единые принципы управления проектами в сочетании с возможностью гибкой настройки рабочей среды конкретным пользователем с учетом особенностей решаемых им задач.

С помощью пакета программ MS Project™ ЦРИТ контролирует как работу соисполнителей, так и работы, проводимые сотрудниками самого центра. В реализации проекта предусматриваются три главные фазы:

• контроль (отслеживание, трэкинг) за реализацией плана и управления проектом;

На рис. 1 показан фрагмент сетевого графика разработки АСУ МС на Свердловской железной дороге.

Для эффективного распределения ресурсов в программе MS Project™ предусмотрено ресурсное планирование проекта.

Ресурсное планирование позволяет:

• оценить потребность в ресурсах конкретного типа;

• спланировать рациональное распределение потребности в ресурсах во времени;

• определить участки проекта, являющиеся критическими с точки зрения потребностей в ресурсах;

• оценить суммарную стоимость проекта;

• контролировать расходование ресурсов при реализации проекта.

Рис. 1. Сопровождение проекта АСУ МС на Свердловской железной дороге.

Рис. 2. Домашняя страница MS Project™ на сайте АСУ МС.

Рис. З Сетевой график.

Для удобства пользования и просмотра необходимой информации для всех участников проекта в сети Intranet через сайт АСУ МС (10.200.1.188) был реализован доступ к домашней странице (Рис.2) и к сетевому графику (Рис.З).

После изучения пакета программ в ЦРИТ решено использовать следующие возможности пакета:

• оценка стоимости проекта;

• контроль сроков выполнения проекта;

• контроль объема выполнения работ;

• анализ выполнения проекта;

• анализ и оптимизация загрузки ресурсов;

• согласование плана проекта;

• возможность совместной работы (для быстрого обмена информацией между членами проекта).

Таким образом, в ЦРИТ накоплен положительный опыт сетевого планирования работы над комплексными проектами с использованием современных информационных и Web-технологий.

Автоматизация управления проектами: как выбрать и внедрить нужную систему

Компаниями, сотрудники которых осуществляют проектную деятельность, необходимо управлять – и желательно эффективно. Если проекты не требуют больших финансовых вложений и активной командной работы, то управление может быть разрозненным и бессистемным, что плохо отражается на бизнесе. Практика показывает, что обычно компании реализовывают несколько проектов одновременно. Причем задействованы в этом, как правило, одни и те же люди. Автоматизация управления проектами существенно облегчит работу сотрудников и повысит эффективность деятельности.

Сущность автоматизации процессов управления проектами

Система управления проектами подразумевает ряд методик и инструментов технологического и организационного характера, способствующих управлению проектной деятельностью предприятия и нацеленных на повышение эффективности их реализации. Довольно часто это понятие трактуется достаточно узко, подразумевая под системой управления проектами определенную программу, то есть информационную или автоматизированную систему.

Всё чаще для управления проектами используется виртуальная среда. Это связано с необходимостью увеличения человеческого потенциала для решения уникальных задач. Недалек тот час, когда Россия начнет испытывать дефицит ответственных ресурсов, иначе говоря, возникнет потребность в высококвалифицированных специалистах, способных решать задачи проекта. Это приведет к тому, что проектные команды надо будет перевести в виртуальный режим. Данной тенденции не смогут помешать никакие ограничения (ни языковые, ни культурологические).

Основы будущей модели управления проектами закладываются уже сегодня. Они состоят из совокупности действий по введению и развитию информационных систем управления проектами (ИСУП), состоящих из технических, программных, информационных и коммуникационных средств. На современном этапе развития проектной деятельности, когда далеко не каждая задумка имеет успешный финал, автоматизация управления проектами – дело очень затратное и невыгодное. Однако постоянно ведется работа над улучшением общего процесса, разрабатываются оригинальные решения, поэтому реальность возможности осуществления виртуального управления неоспорима.

Для осуществления проектной деятельности современные компании практикуют использование специальных программ, в число которых входят и такие, которые предназначены для создания единого информационного пространства для управления проектами. ИСУП не ограничивается наличием элементов программного обеспечения. В этой информационной системе большое значение отводится компоненту сервера, аппаратной части, специализированным корпоративным системам и связи между ними.

ИСУП – это комплекс программно-технических решений для реализации IT-политики организации. Такое понимание информационной системы управления проектами является наиболее правильным.

Кроме этого, необходимо учесть, что для пользователей системы огромное значение имеет внешний вид и сущностный аспект, заключающиеся в удобном коммуникационном и сервисном использовании, понятном интерфейсе взаимодействия и логичности. Поэтому очень важно подобрать программное обеспечение, которое больше всего подойдет для вашего бизнеса.

Читайте другие статьи по теме аналитика и маркетинг

Цели и задачи автоматизации управления проектами компании

Система преследует достаточно «высокие» цели:

1. Рост эффективности сотрудников, осуществляющих проектную деятельность.
2. Повышение качества работы руководителей при управлении проектами.
3. Рост эффективности управления проектами компании, находящимися в работе (соблюдение бюджета, снижение затрат и своевременная сдача большего количества проектов).

Достижение этих целей невозможно без наличия определенных инструментов. Не вдаваясь в детали описания функционала, можно сказать, что автоматизация управления проектами должна решать такие задачи:

• Разработка плана. Учитываются риски, составляется график выполнения работ, ориентированный на имеющиеся ресурсы и ограничения, устанавливаются контрольные точки, проводится финансово-экономический расчет. При смене показателей возможна оперативная корректировка плана. Иначе говоря, можно проанализировать возможные варианты развития событий.
• Документооборот и хранение документов. Главное, подобрать программу, которая не затруднит, а облегчит управление проектом.
• Коммуникация и информирование. Создание единого информационного пространства – главная задача автоматизации. От оперативности обмена корпоративной информацией зависит качество управления проектом. Причем, это касается не только внутренней, но внешней коммуникации (поставщиков и клиентов).
• Осуществление контроля. Автоматизация управления проектами позволяет всесторонне контролировать работу: руководителю – подчиненных, менеджерам – состояние процессов, директору – этапы реализации проектов.
• Оперативность управленческих решений. Возможность быстро получать необходимые данные и владеть информацией о текущем состоянии дел позволяет ускорить процесс принятия решений.

Обобщенно, автоматизация управления проектами в организации дает следующие результаты:

• Ускоряется реализация проекта.
• Повышается эффективность управления проектом.
• Оптимизируется использование ресурсов организации.
• Улучшается коммуникативная связь между участниками проектной деятельности.
• Повышается эффективность управления не только сотрудниками, но и их загруженностью.

Большинство современных программ, с помощью которых осуществляется автоматизация управления проектами, легко интегрируются с другими системами и делают командную работу более слаженной. Например, если использовать автоматизированную систему, стандартизируется функция отправки электронных писем, возможна удаленная работа (через браузер или мобильное приложение), составление кастомизированных отчетов.

Благодаря автоматизации управления появляется возможность хоть немного структурировать риски, хотя этот процесс практически не поддается оптимизации. Система способна предупредить о риске, например, в финансовых вопросах или о срыве поставок.

Процесс контроля облегчается благодаря тому, что автоматизация управления проектами позволяет выявить нарушения сроков выполнения работ или незапланированный расход ресурсов, проводить анализ расходов и объема работ, строить прогнозы и составлять отчеты.

Автоматизация управления проектами в организации облегчает процесс планирования расхода материальных ресурсов. Возможно ведение учета затрат на проект с разных позиций: по стоимости конкретных работ, по стоимости работ и занятости сотрудников, по стоимости часа эксплуатации оборудования или определенного ресурса.

Топ 6 полезных статей для руководителя:

1. Как провести мозговой штурм среди сотрудников
2. Этапы воронки продаж
3. Закон Парето в бизнесе и в жизни
4. Что такое трафик и как его посчитать
5. Конверсия продаж: 19 причин низкой конверсии
6. Обратный звонок на сайте

Разновидности автоматизированных систем управления проектами

Различают несколько направлений применения автоматизированных систем управления, которые зависят от специфики и сферы деятельности предприятия:

• Системы управления проектами строительства.
• Системы управления проектами инвестирования.
• Системы управления проектами инноваций.
• Системы управления проектами по внедрению IT-технологий и другие.

Помимо систем управления, так сказать, «узкой» специализации, существуют и такие, которые поддаются интеграции с проектами разного типа. Использование справочников бизнес-отрасли, гибкого паспорта проекта и особых методик позволяет произвести подстройку под конкретный вид деятельности.

Какие существуют направления автоматизации управления проектами с точки зрения технических характеристик:

• Настольные и локальные.
• Клиент-серверные (на сервере настраивают основные элементы программного обеспечения, а на локальном компьютере – приложение «Клиент»).
• Веб-базированные (приложение используется при наличии веб-браузера).

Наиболее актуальными становятся веб-базированные приложения, которые отличаются по двум признакам:

1. Местом размещения программного обеспечения (база системе может располагаться или на сервере компании, или в облаке).
2. Моделью формирования цены (регулярная оплата аренды системы или покупка для постоянного использования).

Сегодня рынок инструментов, с помощью которых осуществляется автоматизация управления проектами, предлагает широкий выбор ПО для использования его бесплатно или условно бесплатно (по схеме SAAS). Обычно такие программы предназначены для малого бизнеса. Они недорогие, имеют ограниченный функционал (система управления задачами, ведение клиентской базы и т. п.).

Представители российского среднего и крупного бизнеса обычно отдают предпочтение системам, позволяющим хранение ключевой информации на своих серверах или на взятых в аренду дата-центрах (в этом случае всегда есть возможность оперативно перенести данные в свою систему).

Услугами сервисных провайдеров, предоставляющих ПО в аренду, пока пользуются, в основном, представители малого бизнеса, так как такое сотрудничество не вызывает особого доверия (очень высокий уровень риска утечки информации, что неоднократно наблюдалось в России). Естественно, что это серьезно снижает эффективность управления проектами.

Таким образом, выбирая онлайн-систему управления проектами, наиболее разумно отдать предпочтение той, которая предусматривает хранение информации на сервере (своем или взятом в аренду).

Преимущества и недостатки автоматизированных систем управления проектами

Системы управления проектами дают возможность использования различных инструментов, облегчающих работу над проектом. Основными преимуществами автоматизированных систем являются:

1. Коммуникация команды проекта. Обычно системы управления проектами оснащены инструментами, которые делают возможным общение в режиме реального времени. Все вопросы решаются по мере их возникновения, что является одним из главных преимуществ автоматизированных систем управления.
2. Ведение документации. Разработка и реализация проектов сопровождается большим количеством различного рода документации (отчеты, анализы, прогнозы). Встроенный функционал документооборота позволяет проводить своевременное обновление статусов документов, обеспечивая наглядность и коммуникацию.
3. Управление затратами.Автоматизация управления проектами, как правило, подразумевает наличие функционала, позволяющего контролировать расходы на реализацию проекта, что является немаловажным достоинством системы.
4. Управление прогнозами, рисками и бюджетами. С помощью системы можно своевременно выявлять риски и контролировать бюджет проекта, прогнозировать результаты работы.
5. Составление отчетов. Системы предусматривают гибкий формат отчетов и предоставляют возможность оперативного доступа к данным. Поэтому, повышается возможность своевременного решения задач.
6. Простое использование. Работа с системой практически не требует специального обучения, так как программное обеспечение построено с использованием панелей управления. Благодаря простоте установки и эксплуатации системы, автоматизация управления проектами довольно быстро повышает эффективность работы.

Несмотря на достаточно весомые преимущества, которые дает автоматизация управления проектами, обязательно стоит учесть и её недостатки:

1. Высокая стоимость программного обеспечения не гарантирует полного соответствия требованиям офиса относительно показателя ROI. Как правило, функционалы системы довольно обширны, но требуют индивидуальной доработки или приобретения сопровождающих программ. Естественно, что это затрудняет внедрение и увеличивает затраты.
2. Автоматизация управления проектами может сделать проект более сложным. Существует немало компаний, использующих подобные системы, однако в них нет никакой необходимости, если дело касается простых проектов. Ненадлежащее использование системы серьезно затруднит реализацию.
3. Реальные действия тормозятся из-за расстановки статусов. Статус – это напоминание о текущей задаче. Иногда задачу можно решить намного быстрее, чем осуществляется расстановка этих статусов.

Автоматизация управления проектами ИС, конечно, имеет свои минусы. Тем не менее, использование таких систем значительно повышает эффективность работы команды, причем, в любой сфере бизнеса. Поэтому они могут стать хорошим помощником руководителей и облегчить работу сотрудникам.

Правила выбора автоматизированной системы управления проектами

Как правильно подобрать систему, чтобы расходы на ее приобретение не оказались напрасными? Какое программное обеспечение способно освободить от решения повседневных вопросов и рабочей рутины? Это совсем не риторические вопросы. Помимо бесполезных затрат, неправильно выбранная система просто-напросто будет мешать работать. Поэтому, выбирая систему, необходимо следовать таким правилам:

1. Установить цель, ради которой будет проведена автоматизация управления проектами.

Обсуждение должно проходить при участии высших руководителей компании. Сформулировать требования к системе относительно её функциональности и технических характеристик. Автоматизация должна способствовать достижению бизнес-цели.

2. Установить бюджет на приобретение программного обеспечения.

Уведомить о своем решении лиц, которые будут заниматься подбором подходящего варианта (сотрудникам компании или консалтинговой фирме).

3. Не повторять процесс выбора.

Нередко, выбирая информационную систему, компании многократно начинают все сначала, дополняют перечень вещами, которые раньше не принимались во внимание. Как правило, повторный процесс задерживает внедрение, да и предпочтение отдается не более подходящему варианту, а последнему. Если все-таки возникла необходимость в рассмотрении дополнительного варианта, то оценка должна проводиться по критериям, которые были применены относительно других рассмотренных систем.

4. Составить план выбора системы.

Процесс выбора системы должен реализовываться в соответствии с планированием, которое может включать такие разделы: сбор информации (анализ рынка), составление предварительного перечня систем и компаний-интеграторов, подготовка документов для тендера, сбор данных об участниках тендера, обработка данных, формирование списка участников следующего тура, переговоры, окончательное решение.

5. Продумать документы для тендера.

Документация должна содержать всю необходимую информацию о проекте, чтобы IT-компании могли делать подходящие по срокам и стоимости предложения. Если подготовка не под силу сотрудникам фирмы, то можно воспользоваться услугами консалтинговой компании. Чтобы сделать качественную тендерную документацию, от вас потребуется описание бизнес-процессов предприятия в том виде, в каком вы хотите их видеть. Иначе говоря, вам предстоит разработать проект новых процессов и модернизации действующих.

Привлечение специалистов может значительно повысить эффективность этой работы. Такой подход особенно актуален для компаний, в которых не предусмотрены службы экспертизы в сфере моделирования процессов бизнеса и разработки требований к программному обеспечению. Для сотрудников IT-отдела такая задача может стать практически невыполнимой, так как они, как правило, компетентны только в тех вопросах, которые относятся к информационным системам. Вопросов стратегии развития и потребностей бизнеса в новых инструментах, которые необходимо предусмотреть при подготовке документации, они могут не знать.

Есть такие компании, в которых действуют отделы развития, занимающиеся улучшением бизнес-процессов, выявляют потребности организации в новых программных и технических системах. В этих организациях подготовить качественную тендерную документацию самостоятельно вполне реально.

6. Установить несколько информационных систем.

Чтобы понять, какая система наиболее удобна, компания должна провести их сравнение. Необходимо проверить, насколько функционал соответствует требованиям организации и возможна ли его доработка, оценить интерфейс и скорость работы системы в условиях, похожих на реальные. В этом случае вы потратите 1-2 недели на знакомство с системой и её анализ, зато сэкономите годы, которые могут уйти на безуспешное внедрение.

7. Посетить компанию-интегратор.

Чтобы автоматизация управления проектами прошла удачно, там должны быть квалифицированные специалисты. Познакомившись с авторами программы, обсудив некоторые технические моменты и узнав об уже реализованных проектах, вы сможете сделать вывод о компетентности разработчиков. Кроме этого, вы оцените общую культуру компании. Однако, чтобы избежать субъективизма, вы должны принять во внимание следующие факторы: реализованные проекты, обороты фирмы, надежность (структура собственности и численность клиентов), сертификация, опыт работы с компаниями-представителями данной сферы бизнеса, кто из сотрудников будет задействован в реализации вашего проекта.

Несколько рекомендаций. Прежде всего, учтите, что каждый софт предназначен для автоматизации определенных инструментов и процессов. Таким образом, выбору софта должна предшествовать работа, направленная на выявление методов и процессов, нуждающихся в автоматизации. Когда процессы и инструменты выявлены и описаны, необходимо сформулировать требования к системе управления, удовлетворяющие потребности бизнеса. После этого провести проверку на предмет выявления противоречий и, если они есть, найти пути их решения.

Следующий момент: для выбора программы необходимо использовать простую методику. Эксперт в сфере автоматизации Харви А. Левин, имеющий огромный опыт работы в этом направлении (более 35-ти лет) в своей статье отмечает, что он, выбирая программное обеспечение, учитывает приблизительно 200 элементов и характеристик. Как-то во время проведения семинара один из его клиентов сказал, что это первое занятие, которое не дало ответов на его вопросы, а добавило их.

И последнее. Перед выбором программы необходимо составить не только список требований, но и сформулировать определенные критерии отбора. Например: степень удовлетворения потребностей в программе, уровень сервисной поддержки компании, предоставляющей ПО, интеграционные возможности системы.

Внедрение автоматизированной системы управления проектами на предприятие

Приобретая систему управления и планирования, некоторые руководители не принимают во внимание, что ее внедрение влечет за собой определенные изменения в процессах управления, причем, иногда достаточно серьезные. Кроме этого, автоматизация управления проектами должна проходить планомерно, носить системный характер и обязательно контролироваться. Иначе говоря, первым шагом в освоении системы управления должен стать план работы по внедрению.

В плане необходимо указать не только сроки установки и внедрения программного обеспечения, но и обучение сотрудников. Проекты, связанные с системами автоматизации управления, как правило, нацелены на решение задач достаточного широкого спектра, начиная с формализации деятельности управления и хранения данных и заканчивая новым распределением обязанностей, вызванных изменениями в оргструктуре предприятия. Таким образом, автоматизация управления проектами – это организационные действия, развивающие структуру предприятия.

Проекты этого типа отличаются от других тем, что результат внедрения (удачный или нет) сказывается на эффективности функционирования не только отдельных структурных подразделений, но и всей компании. Поэтому первостепенное значение отводится планированию и контролю всех ресурсов (и технических, и человеческих). Описание задач, которые решаются в ходе такого проекта, могут стать темой отдельной статьи. Сейчас предлагаем познакомиться с общими моментами планирования таких проектов.

Среди самых частых ошибок планирования внедрения систем, которые могут привести к краху самой идеи, можно выделить следующие:

1. Отсутствие или неполнота описания целей и предположительных результатов. Слишком сжатые сроки и бессистемный подход со стороны руководителей могут помешать реализации всех целей проекта.
2. Планирование одновременного ввода всех функций системы. Полное внедрение программного обеспечения может быть сопряжено с использованием совершенно новых технологий, а функционирование системы может отражаться на работе специалистов или целых подразделений. Например, установка базы данных клиент-сервер и глобальной инфо-сети, или вовлечение в поддержку потоков информации сотрудников разных подразделений. Это серьезно затрудняет работу над проектом и дестабилизирует всю систему.
3. Планирование одновременного внедрения системы во всех подразделениях компании. Такой подход напоминает попытку моментально вовлечь всех сотрудников предприятия в единую вычислительную сеть. Будет правильнее, если такое внедрение проводить постепенно, установив очередность отделов.

Если обобщить все рекомендации, то они будут звучать так:

• Определите, зачем вам автоматизация управления проектами. Обсуждение прогнозируемых результатов должно проходить на всех уровнях управления компанией, которых могут коснуться данные изменения.
• Выберите пользователей, которым предстоит работать в новой системе в рамках определенных процессов.
• Выберите подходящее программное обеспечение.
• Составьте план внедрения системы по принципу «от простого – к сложному». Лучше начать с планирования и контроля сроков реализации проекта, потом перейти к планированию ресурсов, а закончить планом финансирования проекта. Руководствуясь нормативно-методическими документами компании, организовывается обучение сотрудников, необходимое для освоения новых технологий.
• Систему управления проектами необходимо интегрировать с другими действующими системами. Делать это надо тогда, когда освоены основные функции по использованию новой программы.
• Составьте план внедрения по подразделениям или отделам. Лучше, если реализация начнется с маленького отдела, в котором работают высококвалифицированные специалисты, способные справиться с данной задачей. Когда группа заинтересованных пользователей освоит использование программы, можно продолжить внедрение на других участках.

Помните, что системе необходима техподдержка, которую могут оказывать как сотрудники компании, так и сторонние организации. Выбор зависит от того, есть ли в фирме специалисты необходимого уровня, и от объема услуг, предоставляемых компанией-интегратором.

Естественно, что советы, о которых шла речь в статье, не являются исчерпывающими. Автоматизация управления проектами может быть направлена на достижение разных целей, которые зависят от масштабности и рода деятельности предприятия.

Уровень сложности задач, связанных с внедрением систем управления проектами зависит от многих факторов: размера предприятия, структуры управления, типа и сложности проектов. Но даже в простых на первый взгляд ситуациях, результат автоматизации напрямую зависит от планирования. Главная задача проектного подхода – вовлечение потенциальных пользователей в командную работу, что гарантирует поддержку со стороны каждого участника. Без этого автоматизация управления проектами вряд ли даст желаемый результат.

Опыт управления разработкой 110 продуктов одновременно

Несколько лет назад мне выпала уникальная возможность поработать на американский холдинг ESW Capital, состоящий примерно из 36 компаний. Несколько из них предоставляют ядро сервиса по разработке программного обеспечения. Остальные занимаются покупкой успешных на рынке США программных продуктов. Наиболее известной компанией этого холдинга в России является Crossover – один из бизнес-юнитов, предоставляющий сервис найма и управления персоналом.

Непосредственно поддержка продуктов осуществляется бизнес-юнитом Trilogy. Он представляет из себя фабрику разработки программного обеспечения. Причём фабрика – в полном смысле этого слова: вместо команд, сосредоточенных вокруг каждого продукта, в компании около 250 инженеров разбиты по функциональным отделам – конвейерам. Один отдел (Technical Product Management) пишет спецификации на новую функциональность, другой отдел реализует изменения по этим спецификациям (Feature), третий отдел с утра до вечера занимается исправлением дефектов (Maintenance), четвёртый выполняет тестирование (QA).

И, наконец, есть отдел старших архитекторов продукта (Product Chief Architect), которые призваны управлять всеми изменениями кода продуктов, на которые они назначены: автоматизировать сборки через процессы CI/CD, выполнять рецензирование изменений от других команд, согласовывать технические спецификации, актуализировать техническую документацию. В то время, когда я работал там, на одного архитектора приходилось в основном 1, иногда 2 продукта. Говорят, что позже это количество увеличили. Именно командой старших архитекторов мне и выпала возможность управлять. На 110 продуктов приходилось около 90 PCA.

В основном выбор продуктов для покупки в холдинге осуществляется исходя из размера базы пользователей и их приверженности. Причём приверженность далеко не всегда измеряется лояльностью. Так как в США хорошо развита патентная система, то бывают случаи, когда у пользователей просто нет никакой альтернативы дорогим решениям. Например, финансовая биржа NASDAQ использует, кроме прочих, базы данных Oracle. Чтобы выдержать нагрузку реального времени, запросы к ним распределяются через программный комплекс ScaleArc. Самое главное, что этот сервис был написан ещё в начале 90-х годов в Индии на языке C. Примерно такая же история и у других купленных холдингом продуктов.

Совершенно разные технологии от конца 80-х годов до современности. Наверняка кто-то ещё помнит продукты под брендом Kerio – они сейчас тоже в той фабрике, во владении бизнес-юнита Aurea SMB. В статистике репозиториев среди используемых языков чего только не было: Delphi, C, С++, C#, Objective-C, Java, Ruby, JavaScript, Python, Lisp, Haskel. Не видел только разве что ассемблера и таких консольных языков, как Pascal или Basic. Хотя не удивлюсь, если где-то есть код и с их использованием.

Подведём промежуточный итог. С одной стороны, имеется зоопарк из сотни мульти-технологичных продуктов, специализированные команды с дамокловым мечом в виде метрик персональной продуктивности, отсутствующая или неактуальная документация с потерянными при миграции ссылками на ресурсы. С другой стороны, вице-президенты бизнес-юнитов, которые хотят предоставить своим клиентам качественные, развивающиеся продукты. За что готовы вкладывать немалые деньги, но под строгий учёт расходов: при квартальной заявке внесения 100 улучшений или исправлений, эти 100 задач обязаны быть исправлены за квартал. Умножаем на 100 продуктов, получаем 10000 дефектов бедной команде обслуживания (Maintenance). Это требует скорости исправления одного дефекта каждые 3 часа при команде 60 человек.

Обозначим, что же требуется сделать программисту за эти три часа. Познакомиться с продуктом, скачать и настроить проект в окружении разработки, воспроизвести проблему, локализовать изменяемый компонент, разработать и реализовать решение в соответствии с лучшими практиками и согласно принятому в продукте стилю кода, протестировать внесённые изменения и работоспособность продукта в целом, получить одобрение от старшего архитектора продукта.

Это даёт контрольный список требований к документации, которая является главным условием при размещении заявок на доработку продукта в фабрике разработки:

• инструкция по запуску приложения;

• требования оформления кода.

При этом слишком большой объём документации будет иметь обратный эффект производительности, так как время сотрудников будет уходить на чтение талмудов и попытки уложить в голове всю информацию, необходимость в которой отпадёт через 3 часа (в лучшем случае через 4 дня, при группировке задач по продуктам).

В качестве решения вместо полноценных диаграмм UML стали использовать упрощённую архитектурную модель C4. Более того, поддерживать их актуальность непосредственно в коде проектов, с рецензированием версий одновременно с рецензированием изменений. Конечно же, никто не запрещал другие виды диаграмм, но условие наличия, C4 а также поддержания актуальности всех их в виде кода было обязательным. В качестве реализации использовались такие продукты как Mermaid и PlainUML.

Что касается инструкций и требований к оформлению кода, они были автоматизированы как часть CI цикла. Для того, чтобы поддержать целостность этих данных между всеми проектам и в целях унификации, был определён стандарт их описания в виде конфигурационных файлов в YAML формате. Конфигурации по-отдельности описывали каждый собираемый контейнер и генерируемые им артефакты. Такой подход, в свою очередь, позволил создать надстройку над используемой системой CI/CD – Jenkins.

Подготовленный плагин считывал конфигурации систем продукта из центрального репозитория и на основе зависимостей и других настроек создавал задания сборки и распространения, которые для выполнения использовали указанные выше конфигурации сборки контейнеров. Инструменты сборки, юнит-тестирования и проверки стиля выбирались автоматически на основе указанных для контейнера технологий. Например, для проектов на Javascript для подготовки сборки автоматически вызывается команда npm install, затем одна из указанных webpack или vite, а для проверки стиля eslint. Для упрощения поддержки конфигурационных файлов проекты были разбиты на отдельные репозитории в соответствии с границами контейнеров C4.

Начиная с этого момента разработчики уже могли быстро, в пределах 20 минут, получить понимание взаимосвязи компонентов из разных подсистем и подготавливать окружение для разработки, выполнив одну универсальную для всех продуктов команду, которая настраивала необходимые инструменты и зависимости. Для того, чтобы легко разворачивать окружение времени выполнения для воспроизведения поведения продукта до и после изменений, была создана платформа DevSpaces, которая настраивает временное окружение в Kubernetes. И да-да, DevGraph – это также одна из компаний группы холдинга.

Таким образом, все подготовительные этапы стало возможным завершить в пределах первого часа даже для незнакомого продукта, а некоторые обязательные ранее кропотливые изучения принятых на проекте стандартов сами проверялись и применялись при создании запроса на слияние изменений в основную ветку репозитория.

В этом месте, вероятно, очень хочется увидеть описание запуска юнит-тестов. К сожалению, несколько попыток осмысленно увеличить покрытие кода всех без исключений продуктов завершилось неудачами. Была даже создана отдельная команда – Handcrafted Unit Tests (HUT), которая писала тесты, доводя покрытие до 80%. Однако, для большинства продуктов это закончилось ситуацией, что обновление и исправление тестов занимало больше времени, чем внесение изменений в проект, из-за низкого качества использованных утверждений и неподходящей структуры у legacy кода. В итоге, норма покрытия кода тестами была установлена в 96%, однако на практике отключение тестов до исправления силами PCA стало обычным делом.

После неудачи с улучшением качества за счёт юнит-тестов, было принято решение перенести эту нагрузку на отдел QA. Встала задача автоматизации выполнения тестирования. Несмотря на то, что в компании уже использовались авто-тесты, они писались в виде кода, индивидуально под каждый продукт. Поэтому во-первых, периодически сами содержали ошибки. Во-вторых, требовали дублирования усилий: сначала сценарий тестирования пишет и выполняет QA специалист, а затем команда автоматизации начисто его переписывает.

В ответ на этот вызов мы разработали систему человеко-читаемых унифицированных предложений с переменными словами, которая хорошо укладывалась в пользовательские сценарии, написанные на языке Gherkin. Выглядело это примерно следующим образом:

Допустим открыта “Главная” страница

Когда я нажимаю кнопку “Зарегистрироваться”

Тогда я вижу страницу “Регистрация”

И я вижу поле ввода “Введите вашу почту”

И я вижу поле ввода “Придумайте пароль”

И я вижу текст “Регистрируясь, я подтверждаю своё согласие на обработку данных”

Была разработана спецификация, которая описывала подобные предложения для разнообразных технологий и операций, такими как выполнение команд по протоколу ssh, управление базами данных, выполнение дочерних сценариев. Реализация выполнена на базе известной программы для тестирования на языке Python – pytest – как набор данных о состоянии. А также пакета behave, предоставляющий функциональность для определения и разбора предложений на языке Gherkin. Для взаимодействия с оконными интерфейсами были использованы Selenium и Appium, для подключения к сервисам – соответствующие библиотеки на Python.

Такой подход устранил функциональное дублирование и направил усилия команды автоматизации на доработку новой системы, в то время как сценарии для неё писали непосредственно тестировщики. Это позволило добавлять модули для технологий, используемые в продуктах постепенно: пока соответствующей реализации не было, сценарий выполнялся вручную. Также ручное выполнение возможно в случае проблем с инфраструктурой компании, что, честно говоря, случалось чаще, чем хотелось бы.

Чтобы быстро нарастить покрытие продуктов конечными пользовательскими сценариями, подключили технических владельцев продуктов, то есть PCA. Когда количество тестов стало расти, наметилась новая проблема: слишком долгая проверка сборок продуктов. Чтобы сократить затрачиваемое на тестирование время, было принято решение задействовать уровень компонентов C4. Каждый сценарий отметили компонентами приложения, которые он тестирует. При этом команда инженеров при выполнении изменений кода отмечает затронутые компоненты со своей стороны. В результате время выполнения проверок сократилось более чем на 60% за счёт выборки только сценариев, которые проверяют работу изменённых компонентов и их соседей.

На этом этапе мы добились сокращения времени разработки до заявленных расчётных лимитов. Но выпускать в неделю достаточное количество изменений не получалось. Изучение причин показало некоторую рассинхронизацию приоритетов между разными командами. Например, PCA могли увлечься написанием сценариев или архитектурными диаграммами, и не принимать изменения от команды обслуживания несколько дней. Принятие изменений от команд с более сложными задачами и вовсе могло откладываться на недели. Бизнес был недоволен общими сроками доставки релизов.

В качестве решения мы выстроили систему приоритетов выполнения задач между всеми командами. Для каждой из них создали так называемые рабочие очереди, которые описывали последовательность и количество задач, которые исполнители должны были закончить за рабочий день. Все задачи были разбиты по типам и для каждого типа создан отдельный тип задачи в трекере (Jira). Автоматизация процессов помогала вовремя создавать задачи динамические. Например, когда команда обслуживания переводила свою задачу в статус рецензирования, для рецензента создавалась отдельная задача и появлялась в соответствующей рабочей очереди. Когда рецензирование завершалось, менялись статусы сразу обеих задач.

Как итог всех этих изменений, нерегулярный выпуск сборок продуктов в пределах от 3 недель до 2 месяцев стабилизировался на сроке 1-2 недели. Каждая сборка содержала от 3 до 10 хорошо протестированных изменений с соответствующими обновлениями архитектурной документации и сценариев тестирования. Оставалось только получить одобрение от менеджера продуктов бизнес-юнита, которое запускало цикл автоматизированного развёртывания в публичную среду выполнения.

Что же касается тех менеджеров, которые занимались внедрением всех этих изменений, то и тут пришлось кое-чему научиться. А именно, управлению своим временем и внедрением изменений. В такой огромной компании эти два умения идут рука об руку. Обрабатывать возражения 250 специалистов означает потратить впустую несколько недель, в течение которых команда имеет полные права не следовать нововведениям. Чтобы этого избежать, мы выработали определённый подход к внедрениям.

В первую очередь, все сотрудники уведомлялись о необходимости изменений на общекомандных совещаниях. Это уведомление раскрывало суть проблемы и примерное направление решения, которое будет формироваться в ближайшие 1-2 месяца. Перед тем, как создавать задачи на реализацию, подготавливался документ-спецификация, которая рассылалась всем задействованным командам на обсуждение примерно за 1-2 недели до начала внедрения. Очень важно, чтобы комментирование происходило с использованием технологий, позволяющих видеть вопросы и ответы всех участников: длинные переписки в письмах приводят к потере фокуса ключевых вопросов, а обмен личными сообщениями и вовсе к дублированию всех вопросов и объяснений. Когда по документу-спецификации достигается согласие, создаются задачи на её реализацию и начало изменений анонсируется в виде рассылки и устно на очередном общекомандном совещании.

Бизнес-результатами вышеизложенных изменений стали снижение и стабилизация времени доставки изменений в продуктах пользователям до 1-2 недель, сокращение затрат на линейный менеджмент на 30%, снижение стоимости выпуска каждого релиза продуктов на 20-40%.

Буду рад вопросам, комментариям и запросам. С удовольствием отвечу, подскажу, помогу всем желающим.

#softwaredeveloment #leanstartup #leanmanagement #businessprocessmanagement #processautomation #testautomation #agile #productdevelopment

Автоматизация управления проектами в российском бизнесе

Система управления проектами — комплекс мер, связанный с работой многих людей и решением многих задач. В статье мы обсудим возможности автоматизации управления проектами, рассмотрим функционал одной из известных программ, которую можно использовать для управления проектами и упомянем другие системы автоматизации проектного управления. Обсудим, с какими проблемами сталкивается руководитель проекта и всем ли компаниям нужна автоматизация.

Автоматизация проектов: управление без рисков или модный тренд?

Мы попросили руководителей проектов озвучить, что бы они хотели изменить в их нынешней работе. Все пожелания сводятся к одному — навести порядок. В процессе случаются разные непредсказуемые вещи: документы теряются, люди увольняются, сроки сдвигаются, случаются накладки с поставщиками и заказчиками. Все форс-мажорные ситуации предусмотреть невозможно. Поэтому перед руководителем остро стоит вопрос минимизации рисков.

Одна из головных болей руководства — кадровые риски. Сотрудники меняются, но проект должен двигаться вперед. Как обеспечить непрерывное движение и как защитить информацию от утечки? Что случится с проектом, если из компании уйдет ключевой сотрудник? Автоматизированная система управления проектами призвана решить эти проблемы.

Все более заметен дефицит кадров высокой квалификации. Автоматизация открывает для бизнеса новые возможности: вести проект становится реальным с меньшим количеством задействованных специалистов, чем когда-либо.

Любому руководителю хочется ускорить работы по проекту. Благодаря функционалу программы управления проектами можно увеличить скорость хода проекта до 70 %, в зависимости от специфики. Наиболее заметны результаты автоматизации управления в компаниях с долгосрочными и дорогостоящими проектами: строительство, информационные технологии, нефтедобыча, сложные сборочные производства.

Наконец, смещение управления проектами в виртуальную информационную среду — современный тренд. Так как компании, позаботившиеся об автоматизации проектного управления, с течением времени все успешнее конкурентов, то автоматизированная система управления проектами — это просто «мастхэв».

Решение: доверить управление проектом программе

Какие конкретно задачи способна взять на себя информационная система?

• Планирование — важная часть управления проектом. Рассматриваются риски, планируются работы с учетом ресурсов и ограничений, указываются контрольные точки, ведется финансово-экономический расчет. План можно быстро переделать с учетом новых показателей — по сути, сделать анализ «что — если».
• Хранение документов и документооборот. Важно выбрать программу, которая не усложняет, а облегчает управление проектом.
• Коммуникация и обмен данными. Задача автоматизации — создать единое информационное пространство. Качество проектного управления связано с возможностями оперативного обмена данными внутри компании, а также между компанией, клиентами и поставщиками.
• Контроль. Автоматизация управления проектами позволяет руководителю контролировать сотрудников, менеджерам в несколько кликов получать информацию о процессах, директору — знать, на каком этапе находятся проекты.
• Быстрое принятие управленческих решений. Оперативный доступ к информации и владение объективной картиной в любой момент времени увеличивают скорость принятия решений.

Если обобщить, результаты внедрения автоматизированной системы управления проектами включают следующие пункты:

• увеличение скорости реализации проекта;
• рост эффективности управления проектом;
• оптимизация использования ресурсов компании;
• улучшение коммуникации в проектной команде;
• рост эффективности управления сотрудниками и их загрузкой.

Почти все современные программы управления проектами способны интегрироваться с другими сервисами и облегчают коммуникации в команде. Например, стандартными становятся функции обмена сообщениями по e-mail через автоматизированную систему, удаленная работа через браузер или даже мобильное приложение, встроенный мастер кастомизированных отчетов, в том числе через веб-интерфейс.

Автоматизированное управление проектом позволяет более-менее структурировать риски — процесс, самый трудно поддающийся оптимизации. Так, системы способны заранее сообщать о рисках в финансовых вопросах или в контексте доставки нужных ресурсов.

С АСУП упрощается и планирование обеспечения проекта материальными ресурсами. Затраты по проекту можно учитывать в разрезе стоимости отдельных работ, стоимости работ исполнителей и времени их занятости, использования единицы конкретного ресурса или часа работы оборудования.

В плане контроля система автоматизации управления проектами позволяет отслеживать отклонения по срокам и расходам ресурсов, анализировать объем работ и затраты, прогнозировать и формировать визуально понятные отчеты.

Система управления проектами — наша для наших

Популярные в России программы управления проектами — Artemis, Open Plan, Microsoft Project, Spider, семейство программ «1С», в том числе «1С:Управление проектным офисом» и «1С:Документооборот», Sure Track, Time Line, ABT Workbench.

Специфика российского бизнеса и законодательства в этой сфере такова, что для наших компаний больше подходят флагманские отечественные системы. Одни из ведущих систем автоматизации управления проектами — линейка «1С». Эти продукты более 30 лет успешно используются на рынке, позволяют работать в режиме online и on-premis.

В качестве примера, как конкретно программа автоматизации помогает управлять проектом, рассмотрим работу с системой «1С:Документооборот». В контексте управления проектом эта программа может помогать со всеми комплексными процессами. А именно:

• Планирование. Вы можете загрузить готовый план из Excel или MS Project или создать план в системе, воспользовавшись встроенными инструментами автоматизации.

«1С:Документооборот» умеет рассчитывать сроки и условия с учетом предшествующих процессов. Например, у задачи «найм перевозчиков» есть две задачи-предшественника: «заказ кресел» и «заказ столов». Между ними и «наймом перевозчика» указан тип зависимости: «окончание-начало»: следующая задача начнется после окончания предыдущей. Система будет указывать срок задачи «найм перевозчиков» с учетом срока выполнения этих двух заказов — кресел и столов. А если вы поставите тип зависимости «начало-начало», в плане отобразится одновременное начало задач.

• Визуализация плана. Благодаря разным режимам просмотра вы можете адаптировать план под ситуацию. Например, в режиме просмотра «Планирование» вы сможете изучить плановые трудозатраты. А в режиме «Анализ трудозатрат» — соотнести этот план с фактом. Один из режимов — известная диаграмма Ганта с возможностью передвижения задач.

• Вести учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы, задачи, почта, мероприятия и прочее).
• Вести учет трудозатрат. Вы видите, кто исполнитель по задаче, сколько часов должно уйти на выполнение задачи по плану, сколько ушло по факту. Можно посмотреть, сколько всего у исполнителя задач в работе, сколько выполнено, какие задачи не начаты вовремя, какие скоро должны завершиться или начаться.
• Настраивать права доступа к проекту.

• Формировать разные отчеты по проектам. Например, вы можете в несколько кликов создать отчет по текущим состояниям задач или план-факт по срокам и посмотреть, где в проекте наметились «тонкие места».
• Создавать мероприятия. Программа автоматизации позволяет контролировать весь ход мероприятия до финальной аналитики. Сокращается время на подготовку и проведение, упрощается согласование. Сохраняются все данные о мероприятии: время, место, участники, файлы, протокол, приглашения.

• Пользоваться встроенной почтой. На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени.
• Общаться в форуме. В интерфейсе программы сотрудники могут обсуждать рабочие документы, отвечать на вопросы и задавать их.
• Вести календарь. Общий, личный, с ограниченным доступом, с уведомлениями и без.
• Контролировать! В системе «1С:Документооборот» вы сможете поставить на контроль практически все, что угодно.
• Согласовывать прямо в программе. Вы можете посмотреть среднюю продолжительность согласований у разных сотрудников, отследить, на что вообще уходит время сотрудников, кто задерживает исполнение документов, какие документы зависли.

Что еще выгодно отличает систему «1С:Документооборот» от прочих инструментов автоматизации управления проектами — так это возможности интеграции. Программа может быть интегрирована со всей линейкой продуктов «1С», в наличии множество механизмов интеграции:

1. Web-сервисы;
2. RESTful API;
3. HTTP;
4. COM;
5. ODBC;
6. XML;
7. Email;
8. FTP;
9. и правила обмена.

Еще одно преимущество перед другими инструментами автоматизации проектного управления — all inclusive. В «1С:Документооборот» встроено большое количество сервисов: ЭЦП шифрование, штрихкодирование, потоковое сканирование, рабочий стол руководителя, работа через интернет, распознавание сканов и штрих-кодов, учет бумажного документооборота, МЭДО/ЭДО, и это не полный перечень.

Но вы, конечно, хотите знать, каких конкретных — то есть выраженных цифрами — результатов можно достичь, используя «1С:Документооборот», как систему автоматизации в проектном управлении. Чтобы ответить, мы провели опрос среди наших клиентов. Вот результаты:

Повышение скорости работы по комплексным процессам — отметили 80 % компаний.

Улучшение исполнительской дисциплины — указали 53 % компаний.

Существенно снизился риск утери документов у 50 % компании.

Наведение порядка в процессах отметило 47 % компаний.

Соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств выросло в 18 % компаний.

12 % руководителей сказали, что получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании в целом.

Хотите узнать, какие возможности несет система «1С:Документооборот» конкретно для вашей компании?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение?
Заполните форму — наш эксперт свяжется с вами и проконсультирует бесплатно.

Заказать консультацию

Автоматизация управления проектами: рецепт идеального СУПа

«1С:Документооборот» — инструмент, хорошо работающий в России и показывающий прекрасные результаты. Но все специфично. Маленькой компании с однотипными проектами может подойти «1С:Битрикс». Да, сейчас эта система не умеет настраивать взаимозависимость задач и имеет ряд других ограничений, но иногда большой функционал и не нужен, к тому же Битрикс продолжает развиваться. А крупный бизнес со сложными проектами нуждается в инструменте автоматизации управления с широкими возможностями. Такие предприятия часто выбирают MS Project или даже комплексные системы класса ERP на платформе «1С». В «1С:Документооборот» функционал чуть уже, чем в MS Project или 1С:ERP, но работа с «1С:Документооборот» существенно проще, а значит, быстрее можно обучить персонал.

Часто сравнение различных АСУП переходит в баталию — по форме идеологическую, по существу вкусовую или торговую. Но спор этот почти всегда беспредметен. Лучше всего та система, которая соответствует потребностям компании.

Автоматизированная система — это не только программное обеспечение. Большую роль играет аппаратная часть, сервер, «железо», ИТ-структура. А для пользователя важным может быть интерфейс программы, логика ее работы, простота в использовании и удобная коммуникация.

Есть ли жизнь после проекта?

Есть, и очень бурная. После внедрения АСУП вам предстоит позаботиться об обучении персонала и о технической поддержке системы. Подумайте, как вы будете это делать: своими силами, с привлечением компаний или консультантов, или, может, удобнее будет работать с одной компанией-интегратором, которая окажет весь комплекс услуг?

Мы предлагаем своим клиентам помощь на любом этапе: от предпроектного обследования до обучения пользователей и постоянного сопровождения системы.

Вне зависимости от того, каким путем вы пойдете и какую систему выберете, мы предлагаем воспользоваться нашей бесплатной консультацией. Узнать мнение экспертов отрасли — согласитесь, это точно не будет лишним.

Хотите узнать, что мы можем вам посоветовать? Напишите нам прямо сейчас!

Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?

• 1c@rarus.ru
• +7 (495) 231-20-02