STPLAN.RU
Организационная структура. Смысл и цели организационной структуры
Организационная структура — это система, используемая для определения иерархии внутри организации. Она определяет каждое задание, его функцию и место, где она отчитывается внутри организации. Эта структура разработана для определения того, как работает организация, и помогает организации в достижении ее целей, чтобы обеспечить будущий рост. Структура иллюстрируется с использованием организационной схемы.
Типы
Каждый из типов организационных структур определяется для удовлетворения потребностей организаций, которые действуют по-разному. Типы организационной структуры включают отделы, функциональные, географические и матричные. Специализированная структура подходит для организаций с различными бизнес-единицами, а географическая структура обеспечивает иерархию для организаций, которые работают в нескольких местах на национальном или международном уровне. Функциональная организационная структура основана на обязанностях каждой работы. Матричная структура, которая имеет два или несколько супервизоров для каждого задания, на которое нужно отчитываться, является самой сложной, но может быть необходимой для крупных организаций со многими местоположениями и функциональными областями.
Централизация
Хотя существует множество типов организационных структур, разработанных для удовлетворения потребностей каждой организации, все они обеспечивают иерархию, которая отчитывается в централизованном месте и группе руководителей. Самый высокопоставленный член организационной схемы — это один или несколько топ-менеджеров, которых называют президентом, главным исполнительным должностным лицом или главным операционным офицером.
Описание должностей
Когда разрабатывается организационная структура, описания должностей могут быть разработаны не только для достижения целей организаций, но и для организации и роста сотрудников. Внутренняя справедливость и удержание сотрудников являются ключом к успешной деятельности. Набор персонала также является одним из самых высоких инвестиций для организаций, поэтому обеспечение сотрудников возможностями продвижения и гарантией занятости может помочь снизить затраты на набор персонала.
Зарплата
Организационная структура также является фундаментальным ядром для создания структуры заработной платы для организации. После создания структуры диапазоны заработной платы могут быть созданы для каждой работы в организации. В большинстве случаев каждая работа привязана к уровню зарплаты, и каждый класс имеет определенный диапазон окладов. Это позволяет организации выполнять свои финансовые цели и обеспечивает справедливое распределение заработной платы в рамках финансовых бюджетов.
Расширение
Если организация расширяется, организационная структура дает возможность для роста. Это может включать добавление дополнительных уровней управления, новых подразделений, расширение одной или нескольких функциональных областей или назначение дополнительных руководителей высшего звена. Когда структура реорганизуется для расширения, она обеспечивает основу для редактирования зарплат и описаний должностных обязанностей быстро и эффективно с минимальным нарушением работы организации.
Цель организационной структуры
Организационная структура — это определение и ясность. Подумайте о структуре как о скелете, поддерживающем организацию и придающем ей форму. Так же, как каждая кость в скелете имеет функцию, так и каждая ветвь и уровень организационной диаграммы. Различные отделы и рабочие роли, составляющие организационную структуру, являются частью плана обеспечения выполнения организацией своих жизненно важных задач и задач.
Цель
Организационные структуры помогают каждому знать, кто что делает. Чтобы иметь эффективный и правильно функционирующий бизнес, вам нужно знать, что есть люди, которые справляются с каждым видом задачи. В то же время вы хотите, чтобы люди не сталкивались друг с другом. Создание структуры с четко определенными ролями, функциями, областями полномочий и системами помогает убедиться, что ваши сотрудники работают вместе, чтобы выполнить все, что должен делать бизнес.
Функциональность
Чтобы создать хорошую структуру, ваш бизнес должен провести инвентаризацию своих функций. Вы должны определить задачи, которые необходимо выполнить. Из них вы можете определить функции. Обычно вы переводите эти функции в отделы. Например, вы должны получать и собирать деньги от клиентов, оплачивать счета и поставщиков, а также учитывать ваши доходы и расходы. Эти задачи являются финансовыми и обычно организуются в финансовый отдел или бухгалтерию. Продажа вашей продукции, реклама и участие в отраслевых торговых выставках — это задачи, которые вы можете сгруппировать под эгидой отдела маркетинга. Разным способом организации задач всегда можно выбрать что-то менее традиционное. Но во всех случаях организационная структура упорядочивает список задач.
Соображения
Сотрудники делают все возможное, когда знают, кому отчитываться и кто несет ответственность. Организационная структура создает и создает известные иерархии. Это может включать цепочку команд внутри организации. Хорошая организационная схема иллюстрирует, сколько вице-президентов отчитываются перед президентом или генеральным директором и в свою очередь, сколько директоров отчитывается перед вице-президентом и сколько сотрудников отчитывается перед директором. Таким образом, каждый знает, кто имеет право высказывать мнение о том, что и где они находятся в сфере принятия решений и ответственности. Иерархия может также включать управление на макроуровне. Например, один отдел может включать несколько команд. Возможно, несколько отделов образуют одно подразделение компании, и у этого подразделения есть вице-президент, который курирует все отделы и команды внутри него.
Особенности
Организационная структура охватывает все роли и типы рабочих мест внутри организации. Полная организационная схема покажет каждый тип позиции и сколько из них в настоящее время. Когда меньшие организации рассматривают свои организационные структуры, они обычно уделяют больше внимания ролям работы, чем иерархии. Малые предприятия, особенно растущие, часто меняются быстро — добавляя позиции и перекладывая обязанности людей, поскольку они остаются достаточно гибкими, чтобы адаптироваться, как идти вперед. Для этих предприятий полезно знать определения ролей людей, особенно когда ситуация меняется.
Типы
Организации, которые очень иерархичны, обычно называются вертикальными организационными структурами. Как правило, эти организации хотят, чтобы их сотрудники обладали ограниченными возможностями и выполняли свою работу определенными способами с небольшими изменениями. Поэтому у них есть много уровней управления, чтобы следить за тем, чтобы все делалось правильно и единообразно. Хорошим примером является банковский сектор. Деньги должны быть тщательно обработаны и ответственны, существует значительный риск, а правила и нормы диктуют конкретные процедуры. Малые предприятия, инновационные компании и профессиональные организации, как правило, используют горизонтальные структуры. Они включают в себя меньше уровней управления и больше внимания на равных и равенство. Идея состоит в том, что каждый человек берет на себя больше ответственности и имеет больше свободы для выполнения своей работы, как она считает нужным. Хороший пример — групповая медицинская практика. Врачи не контролируют врачей. Может быть управляющий партнер, который наблюдает за общей операцией, но в остальном, профессионалы — это сверстники, каждый из которых практикует в своем стиле — все это способствует успеху организации.
Задачи организационной структуры
Организационная структура — это скелет бизнеса. Организации живы и дышат, поэтому им нужно что-то дать им форму и поддержать их жизненные функции. Организационные структуры помогают всем, кто участвует в компании, разъяснять и понимать роль и сферу всех остальных. Они помогают облегчить разделение труда, эффективность и помогают избежать конфликтов и путаницы. В свою очередь, предприятия получают больше возможностей с меньшим количеством сбоев и меньших проблем.
Распределение ответственности
Организационные структуры, среди многих вещей, помогают установить, кто является ответственным или как. Они диктуют, сколько вице-президентов, руководителей отделов, менеджеров и координаторов проектов есть и что они контролируют. Хорошие организационные схемы показывают, кто и кому докладывает, чтобы у каждого было четкое представление о том, как они привлекаются к ответственности. Это помогает сотрудникам узнать, у кого взять направление, где они вписываются в общий масштаб операции, а также масштаб и ограничения их ролей.
Эффективность
Каждый должен понять свою роль в деятельности компании, чтобы хорошо выполнять свою роль. Если два человека выполняют излишне дублирующие друг друга задачи, компания тратит трудовые ресурсы. Если никто не занимается конкретной задачей, потому что они не считают, что это входит в их роль, компания сталкивается с другой формой неэффективности. Структуры помогают определять отделы, задания и роли вокруг задач и функций, которые необходимо выполнить компании. Поскольку компании растут, сокращают или меняют бизнес, они должны периодически пересматривать свои структуры, чтобы убедиться, что структуры соответствуют их потребностям в эффективности.
Однородность и контроль
Некоторые направления бизнеса, такие как банковское дело и производство, требуют, чтобы задачи выполнялись регулярно и точно. Как правило, эти бизнес-процессы требуют и не позволяют много, если какие-либо различия в том, как их сотрудники выполняют свои рабочие места, потому что требования задач установлены. Поэтому их организационные структуры имеют тенденцию быть очень вертикальными, подчеркивая ограниченные возможности для сотрудников в нижней части и многие уровни управленческого надзора над ними. У всех есть очень специфическая роль. Другие организации, такие как рекламные фирмы и инновационные компьютерные компании, подчеркивают креативность и инновации в своем бизнесе. Они используют широкие или горизонтальные структуры со многими командами, предназначенными для выполнения различных функций с большей автономией и меньшим контролем. Многочисленные отделы могут работать по множеству различных задач и несут ответственность за управление бизнесом. Таким образом, существует меньше уровней управления, а организационная схема выглядит относительно горизонтальной.
Факторы, влияющие на организационную структуру
Организационная структура — это основа, которую компании используют для определения своих полномочий и коммуникационных процессов. Структура обычно включает в себя политику, правила и обязанности для каждого человека в организации. На организационную структуру компании влияет несколько факторов. Эти факторы могут быть как внутренними, так и внешними. Владельцы малого бизнеса должны нести ответственность за создание структуры организационной структуры своих компаний. Владельцы бизнеса могут использовать консультанта по управлению или просматривать информацию от Администрации малого бизнеса до создания своей организационной структуры.
Размер
Размер является основным движущим фактором организационной структуры компании. Малые или домашние предприятия обычно не имеют обширной структуры, потому что владелец бизнеса обычно отвечает за все задачи. Большие организации бизнеса обычно требуют более интенсивной структуры для своей организационной структуры. Компании с большим количеством сотрудников обычно требуют больше менеджеров для надзора за этими людьми. Высоко специализированные бизнес-операции также могут потребовать более формальной организационной структуры.
Жизненный цикл
Жизненный цикл компании также играет важную роль в развитии организационной структуры. Владельцы бизнеса, стремящиеся к росту и расширению своей компании, обычно разрабатывают организационную структуру, описывающую их бизнес-миссию и цели. Компании, достигшие пиковой производительности, как правило, становятся более механическими в своей организационной структуре. Это происходит по мере того, как цепочка команд увеличивается от владельца бизнеса до сотрудников, находящихся на переднем крае. Зрелые компании обычно сосредоточены на разработке организационной структуры для повышения эффективности и прибыльности. Эти улучшения могут быть результатом того, что на экономический рынок выходит больше конкурентов.
Стратегия
Бизнес-стратегии также могут быть фактором развития организационной структуры компании. Быстрорастущие компании обычно имеют меньшие организационные структуры, чтобы они могли быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде, чем другие компании. Владельцы бизнеса также могут неохотно отказаться от управленческого контроля в деловых операциях. Малые предприятия, которые все еще хотят определить свою стратегию бизнеса, часто задерживают создание организационной структуры. Владельцы бизнеса обычно больше заинтересованы в разработке бизнес-стратегий, чем в разработке и внедрении внутренней бизнес-структуры.
Бизнес среда
Внешняя бизнес-среда также может играть важную роль в организационной структуре компании. Динамические среды с постоянно меняющимися потребительскими предпочтениями или поведением часто более бурные, чем стабильные среды. Компании, пытающиеся удовлетворить потребительский спрос, могут бороться при создании организационной структуры в динамичной среде. Больше времени и капитала можно также потратить в динамических средах, связанных с созданием и организационной структурой. Этот дополнительный капитал обычно является негативным фактором для многих малых предприятий.
Роль организационной структуры в организации
Организационная структура — скелет компании. Он определяет роли и отделы, которые составляют работу компании, и показывает, как все сочетается в единое целое. Когда все в организации понимают структуру своей компании, они лучше могут работать вместе, выполнять свои роли и чувствовать себя в безопасности в пределах и пределах своих рабочих мест. Предприятия, которые верят в преимущества организационной структуры, обычно делают организационные схемы доступными для своих людей, чтобы у каждого была четкая картина.
Функции
Организационная структура — это способ группировки и организации функций организации, чтобы все они были эффективными и эффективными. Если вы произведете инвентаризацию всех функций, которые должен выполнять ваш бизнес, вы можете сгруппировать их в области ответственности и контроля. В крупных компаниях эти области называются отделами или командами. Например, компания может смотреть и видеть, что она должна рекламировать, публиковать, размещать события и выполнять продажи. Он может решить объединить эти функции вместе в отделе маркетинга. Большие организации могут делать так много этих действий, что они разделяют продажи в другой отдел, чем другие функции. Существует много способов организации, но общность объединяет функции, чтобы обеспечить их надзор и выполнение.
Роли
Как только компания установит, как группируются функции, функции должны быть назначены людям, которые их выполняют. Большинство организаций создают роли для выполнения этих функций. Позиции с описаниями работ помогают работникам узнать объем, функции и пределы их ролей, и за какие задачи и результаты они будут нести ответственность. В компаниях, достаточно больших, чтобы иметь несколько сотрудников в отделе, роли помогают убедиться, что каждый человек заботится о ключевых функциях без дублирования или игнорирования задач. Например, в финансовом отделе у вас может быть контролер, кредитор / кредитор или лицо, отвечающее за дебиторскую / кредиторскую задолженность. Каждый из этих людей входит в состав команды, общая задача которой состоит в управлении денежными потоками компании, в то время как у каждого есть определенный набор обязанностей, которые повышают эффективность и обеспечивают тщательность команды.
Иерархия
Каждый отвечает кому-то. Организационные структуры помогают понять, кто отвечает, кому и где они вписываются в команду. У сотрудника может быть директор, который подотчетен вице-президенту, который, в свою очередь, отчитывается перед главным исполнительным директором, который отчитывается перед советом директоров или владельцем компании. Между снизу и сверху, у всех есть место. Хорошая организационная схема помогает каждому увидеть, где они вписываются в иерархию принятия решений и полномочий.
Отделы и подразделения
Компании часто имеют отделы и команды, структурированные по вертикали. Учетный отдел может быть одним из подразделений более крупного финансового отдела. Вице-президент по финансам или главный финансовый директор могут наблюдать за этим отделом бухгалтерского учета наряду с другими финансовыми группами. Аналогичным образом компании часто создают новые направления бизнеса или приобретают предприятия, которые работают независимо от других подразделений компании. Например, если софтверная компания приобретает небольшую компанию, которая производит программное обеспечение для составления счетов за медицинские услуги, она может поместить медицинское программное обеспечение биллинга в отдельный отдел. Или новая материнская компания может разместить свое приобретение в подразделении с двумя другими программными линиями под вице-президентом, который курирует медицинские программные продукты. В любом случае организационная структура помогает четко определить, где команды и отделы вписываются в общие операции компании.
Эффективность
Организационные структуры нацелены на то, чтобы организация выполняла все необходимые и желаемые функции и чтобы каждый понимал свою роль. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что на всех есть кто-то, а не излишне дублировать или дублировать работу. Время от времени компании должны пересмотреть свои организационные структуры, чтобы убедиться, что они все еще работают хорошо. В частности, когда компании испытывают рост или изменение, системы и, следовательно, структуры должны меняться. Небольшие, начинающие компании часто сначала избегают формальных организационных структур, что позволяет им быстро адаптироваться к раннему росту. Однако, по мере того как организации добавляют персонал и развиваются, путаница и напряженность могут возникать без ясности организационной структуры.
Почему важна организационная структура?
Существует ряд факторов, которые отличают операции малого бизнеса от крупномасштабных операций, одним из которых является внедрение официальной организационной структуры. Организационная структура важна для любой растущей компании, чтобы она давала рекомендации и ясность по конкретным вопросам человеческих ресурсов, таким как управленческие полномочия. Владельцы малого бизнеса должны начать думать об официальной структуре на ранней стадии роста своего бизнеса.
Цель
Организационная структура обеспечивает руководство для всех сотрудников, устанавливая официальные отношения отчетности, которые регулируют рабочий процесс компании. Формальное описание структуры компании облегчает добавление новых позиций в компанию, а также предоставляет гибкие и готовые средства для роста.
Значение
Без официальной организационной структуры сотрудники могут столкнуться с трудностями в понимании того, с кем они официально отчитываются в различных ситуациях, и может быть непонятно, кто конкретно несет за это ответственность. Организационная структура повышает операционную эффективность, обеспечивая ясность сотрудников на всех уровнях компании. Уделяя внимание организационной структуре, отделы могут больше работать как хорошо смазанные машины, фокусируя время и силы на продуктивных задачах. Тщательно очерченная структура может также служить дорожной картой для внутренних рекламных акций, позволяя компаниям создавать надежные дорожки продвижения сотрудников для работников начального уровня.
Горизонтальная организационная структура
Существует относительно мало уровней управления в так называемой горизонтальной организационной структуре. В горизонтальной структуре сотрудники фронтовой линии имеют право самостоятельно принимать решения. Информация перемещается сверху вниз и снизу вверх в горизонтальной структуре, что означает, что потоки информации передаются от высшего руководства к передовым сотрудникам и от сотрудников фронтовой линии до высшего руководства.
Вертикальная организационная структура
Есть много уровней управления в вертикальной организационной структуре, и часто неэффективной бюрократии. В вертикальной структуре руководители принимают наиболее оперативные решения, и для принятия мер необходимо получить полномочия от нескольких уровней. Информационные потоки обычно являются односторонними в вертикальной структуре — сверху вниз.
Соображения
Для малых предприятий характерно отсутствие прочной организационной структуры. Всем сотрудникам стартап-компаний может потребоваться выполнить целый ряд задач за пределами их официальных описаний должностных обязанностей, а у большого числа сотрудников в стартапах есть щедрый момент для принятия решений. Кроме того, все сотрудники стартапа обычно знают, кому они отчитываются, поскольку обычно это одиночное лицо или группа — владелец или партнеры. Очень важно иметь официальную организационную структуру до того, как ваша компания станет настолько большой, что ваша рабочая сила станет громоздкой.
Важность хорошей организационной структуры
Предприятия нуждаются в структуре, чтобы расти и быть прибыльной. Проектирование организационной структуры помогает высшему руководству определить талант, который необходимо добавить в компанию. Планирование структуры гарантирует, что в компании достаточно людских ресурсов для достижения целей, изложенных в годовом плане компании. Важно также, чтобы обязанности были четко определены. У каждого человека есть описание работы, в котором указаны обязанности, и каждая работа занимает свое место в организационной структуре компании.
Связь
Поток информации важен для успеха организации. Организационная структура должна быть разработана таким образом, чтобы отдельные лица и отделы, которые должны координировать свои усилия, имели линии связи, которые встроены в структуру. Отдел финансового планирования и анализа может подотчетно главному финансовому директору и старшему вице-президенту по маркетингу, поскольку оба этих члена высшего руководства зависят от информации и отчетов, предоставляемых финансовым планированием.
Отношения с отчетами
Отчетные отношения должны быть четкими, чтобы все члены организации понимали, каковы их обязанности, и знают, кому они подотчетны. Эти четкие отношения облегчают руководителям надзор за теми, кто находится на более низком уровне организации. Каждый сотрудник получает выгоду, зная, к кому он может обратиться за помощью или помощью. Кроме того, руководители знают, кто находится вне сферы их полномочий, чтобы они не переступали границы и не вмешивались в обязанности другого менеджера.
Рост и расширение
Компании, которые быстро растут, — это те, которые наилучшим образом используют свои ресурсы, в том числе управленческие таланты. Хорошая организационная структура гарантирует, что компания имеет нужных людей на правильных позициях. Структура может указывать на слабые места или недостатки в текущей управленческой команде компании. По мере роста компании организационная структура должна развиваться вместе с ней. Во много раз больше слоев управления создаются, когда у одного руководителя отдела слишком много людей сообщают ему в одно время, чтобы дать каждому сотруднику внимание и направление, необходимые для успеха сотрудника.
Завершение задания
Хорошо продуманная организационная структура способствует завершению проектов. Руководители проектов могут лучше определить имеющиеся в их распоряжении людские ресурсы, если четко определены масштабы ответственности каждого подразделения и возможности каждого члена группы. Проект по разработке нового продукта потребует изучения рынка. Менеджер проекта должен знать, кто в организации может предоставить это исследование, и чье разрешение должно быть получено для исследования.
Соответствует потребностям компании
Компании в разных отраслях требуют различных сочетаний талантов и относительно большего внимания к определенным функциям управления. У софтверной компании часто большой штат разработчиков. Структурирование отношений отчетности внутри команды разработчиков, так что максимальный творческий потенциал и производительность, а также соблюдение сроков, жизненно важны для успеха этого типа компании. Компании часто должны пройти этап реорганизации, в ходе которого отдельные позиции или даже целые отделы перегруппировываются на организационной диаграмме, чтобы лучше использовать человеческие ресурсы компании и сделать работу более плавной.
Что может пойти не так
Плохо структурированные организации находят, что критические сроки не выполняются, потому что не было достаточных людских ресурсов в каждом отделе для выполнения всех частей данной задачи или из-за того, что неясно, чья окончательная ответственность за проект. Если люди не уверены в том, кому они подчиняются, они могут обнаружить, что им даны противоречивые поручения двух или более руководителей над ними.
Построение организационной структуры
Организационная структура — это основной инструмент упорядочивания процессов и наведения порядка в бизнесе.
Продолжаем разбирать инструменты, которые помогают навести порядок в управлении и существующих процессах. Один из таких инструментов — оргструктура бизнеса. В статье подробно остановимся на том, как составить оргструктуру.
Что такое оргструктура компании
Основная проблема бизнеса в том, что большинство предпринимателей приходят в него как специалисты. Постепенно бизнес растёт, у владельца появляются помощники, он становится руководителем, начинает управлять руководителями второго уровня и появляются проблемы. Так как предпринимателю приходится управлять, то ему нужны инструменты, помогающие это сделать. И организационная структура — это один из таких основополагающих инструментов.
Оргструктура бизнеса — это иерархическая схема организации, отражающая отделы и их функции, обязанности (функции) сотрудников и систему взаимодействий между ними.
От того, насколько точно и правильно составлена оргструктура бизнеса, зависит эффективная реализация стратегических планов. Каждый отдел и каждая должность, отвечает за определённые задачи, чье осуществление приводит к воплощению миссии компании в целом. Используйте специальные программы по построению оргструктуры.
Построение оргструктуры
Эффективная оргструктура управления имеет непосредственное отношение к должностям, распределению обязанностей, взаимодействию между функциями и отделами. Рассказываем, как построить оргструктуру.
Конечный продукт или результат
У каждой должности должен быть прописан её конечный продукт, т.е. материальный, измеряемый важный результат, который несёт ценность для компании. Например, конечным продуктом маркетолога не может быть макет рекламы или текст для блога. Продукт маркетолога — это лиды с сайта или эффективная реклама.
И если сотрудник не понимает каков конечный продукт его деятельности, он не сможет его создать. Если специалист по рекламе не понимает, что результат его работы — это эффективная реклама, привлекающая новых клиентов, то он будет создавать творческую, яркую и запоминающуюся рекламу, но она необязательно будет приводить клиентов.
Понимание конечного результата лежит в основе продуктивности, так как чтобы что-то сделать нужно понимать к чему ты идёшь. Если спросить людей, каков результат их работы, лишь 20% из них смогут дать ответ. А значит, что остальные 80% не способны давать результат, так как они над ним не работают.
В бизнесе нельзя рассчитывать, что люди сами догадаются о том, каков результат их деятельности. Надежда на то, что работник сам об этом догадается — частая ошибка управленцев. Обязательно обозначьте конечный результат при приеме на работу и пропишите его в должностной инструкции. Оргструктура продукта покажет, кто и что производит и сотрудникам будет легко разобраться.
Также эффективная оргструктура даёт понимание о том, каков конечный продукт руководителя. А именно — совокупность всех результатов его подчиненных и выполненный объем работы подразделения.
Например, конечным продуктом прораба на стройке будет выполненные ремонтные работы: покраска стен, установка сантехники, укладка напольного покрытия и т.д А результатом работы руководителя службы продаж будет выполненный план.
Итоговая работа предприятия на оргструктуре должна быть представлена, как совокупная последовательность конечных результатов. В должны быть отражены все продукты, необходимые для деятельности бизнеса.
7 основных отделов компании
Цель оргструктуры отразить работу предприятия и связи между ними. Чтобы организация была успешна, независимо от ее типа, должен присутствовать определенный набор функций. За выполнение каждой функции отвечают соответствующие отделы.
1. Служба топ-менеджеров. В нём находятся все высшие управленцы: директор, руководители, юристы, заместители. Это подразделение отвечает за формирование понимания, как должна работать компания, каким должен быть её продукт, маркетинговая стратегия, брендинговая стратегия, политика и стратегическое развитие. Если в этой области допускаются ошибки, они влияют на всё остальное. Например, выбран продукт который не нужен на рынке. Его будет трудно продвигать, продавать и т.п.
2. Служба персонала. Это подразделение наблюдает за тем как идёт работа и как настроены бизнес процессы, нет ли нарушений или неправильно встроенной коммуникации. Здесь идёт сбор данных как работает каждое отделение, поиск узких мест и их устранение. Но, к сожалению, эта служба, как правило, занимается только наймом персонала.
3. Служба распространения: маркетинг и продажи. Продвижение продукта, привлечение клиентов и продажа.
4. Финансовое подразделение. Заведует всеми деньгами бизнеса. Планирует, одобряет и осуществляет все расходы. Осуществляет контроль за всеми активами. Следит за рациональным управлением деньгами.
5. Технический отдел. Производство или разработка продукта. Всё что связано с созданием, производством и улучшением продукта.
6. Служба контроля качества. Проверка продукта и его исправление до того, как продукт попадает к клиенту. Это и своевременность выполнения договоров, доставки, обслуживания и т.п. Найденное отклонение позволяет реально усилить предприятие и его продукт. Постоянный контроль качества — это отличный способ постоянно улучшать продукт.
7. Пиар или связи с общественностью. Отвечает за то, чтобы компания быстро охватывала своих потенциальных клиентов, за работу с публикой, теми, кто может привлекать потенциальных клиентов: партнерами, СМИ. Организация интервью, общение с клиентами, другими не конкурирующими компаниями, которые могут присылать клиентов.
Оргструктура отделов отражает единый процесс, и если какая-то из них слабо развита, значит и компания будет в этом слаба. Например, при слабой службе персонала будут нанимать людей не на те должности, при слабом контроле качества будет деградировать качество услуг. Поэтому независимо от размера фирмы, в ней должны присутствовать все эти функции.
Правильная программа для создания оргструктуры содержит необходимые отделы и даже шаблоны, на основании которой вы создадите необходимую вам схему.
Система взаимодействий внутри структуры
Система взаимодействий — фундамент оргструктуры. Идея заключается в том, что есть коммуникационные и командные пути взаимодействия между персоналом.
Коммуникационные — линии, по которым коллеги общаются друг с другом. Она не меняет поведение человека в рамках должности, так поступают все — даже самое высокое руководство. Например, чтобы получить канцелярию у офис-менеджера, любому работнику необходимо заполнить форму, отдать её и получить канцелярию.
Командная линия определяет общение руководителей с подчинёнными. По ней идут приказы, решения и отчёты о выполнении работы. По командной линии меняются должности и обязанности сотрудников.
Эти линии не должны быть логически перепутаны, иначе компания не будет ничего производить. Например, когда подчиненному на выполнение любого действия нужно одобрение руководителя. Например, чтобы получить канцелярию, секретарь сначала подаёт заявку начальнику.
В правильно организованной структуре коллектив не должен решать текущие проблемы через непосредственного начальника, а обращаются напрямую к тому, кто выполняет эту функцию.
Например, если нужна нужны деньги на оплату полиграфии, то составляется заявка в бухгалтерию, а не начальнику. Т.е. работник обращается к организационной структуре, находит ответственного, обращается к нему напрямую и получает ответ напрямую. К начальнику подчиненный обращается, когда, например, не может определить приоритет в выполнении задач, и управленец говорит, что нужно сделать в первую очередь.
Но часто руководители замыкают все коммуникационные потоки на себя, что отнимает их время и тормозит развитие фирмы. Создание оргструктуры освободит ценное время менеджеров и даст ясность в процессах.
Разработка оргструктур: этапы построения
При разработке оргструктуры компании необходимо разделить функции, чтобы понять, кто и за что отвечает, но в то же время объединить эти функции, чтобы достичь поставленной цели самым оптимальным и эффективным способом.
I этап: разделяем функции
Чтобы создать оргструктуру, начните с осознания того, какие функции выполняют ваши работники, и того, какие должности необходимы для реализации тех или иных задач. Для этого:
1. Проанализируйте деятельность каждого работника. Определите зоны ответственности и распишите её функции. Может оказаться, что один сотрудник выполняет и функцию бухгалтера, и операционного директора, и менеджера по продажам. Это разные функции.
Те, функции, которые не соответствуют должности, нужно распределить между существующими или взять на функцию другого человека.
Картина, когда один человек отвечает за многие задачи, как правило, наблюдается в стартапах и небольших бизнесах, но с расширением штата и ростом проекта подобное положение может замедлять масштабирование и создавать коммуникационные трудности в команде.
Необязательно моментально нанимать нового человека, но отразить функции в оргструктуре необходимо. Сделайте оргструктуру и вы сможете правильно планировать найм.
2. Пропишите результат деятельности должности после того, как функции разделены. Например, результатом деятельности копирайтера может быть оптимизированный под поисковые задачи текст. Результат деятельности бухгалтера — вовремя и правильно сделанный годовой отчёт.
Также за каждой функцией закрепляется конкретный сотрудник. Поэтому если у вас не хватает людей в штате, выделенные функции оргструктуры закрываются людьми, уже работающих в команде.
Далее для должностей прописываются KPI или ключевые показатели эффективности. Простыми словами, это то, в чём можно измерить работу конкретного человека, и то, за что вы готовы платить зарплату. Если за увеличение KPI, вы готовы увеличивать зарплату — метрика выбрана правильно. Например, KPI маркетолога — 100 привлечённых клиентов, а не 10 красивых красочных баннеров, которые вовсе могут не привести клиентов.
Что такое KPI или показатели эффективности, подробно рассказали в статье.
Сделать первую оргструктуру можно хоть на листе в блокноте, так вы примерно начнете понимать, что происходит в фирме. Также составить оргструктуру можно онлайн.
II этап: создание оргструктуры отделов
Следующий этап разработки оргструктуры компании — это интеграция. Здесь начинается объединение смежных функций. В результате группировки получатся подразделения, составляющие основу структуры.
Объединение в подразделения происходит по выполнению тех или иных функций и реализации тех или иных задач. Именно поэтому, так важно исключить ситуации, когда один сотрудник выполняет функции, относящиеся к разным службам. Это нарушает иерархию и противоречит смыслу оргструктуры, так как создает “бардак” в организации. Создание оргструктуры отделов по объединению функций позволяет сосредоточиться на конкретной задаче и специализироваться в конкретной области.
III этап: система взаимодействий
Цель разработки оргструктуры компании не только в том, чтобы создать красивую визуальную схему обязанностей и отделов, но и в том, чтобы отразить систему взаимодействий между ними. В правильно выстроенной структуре есть два пути взаимодействия между должностями.
1. Коммуникационный путь взаимодействия, когда сотрудники общаются друг с другом, минуя руководителя. Например, чтобы получить пачку бумаги, секретарь обращается не к начальнику, а к завхозу. Если нужна консультация юриста — маркетолог может обратиться к нему напрямую.
2. Командный или иерархический путь взаимодействия определяет общение управленцев с подчинёнными. Если непосредственный начальник игнорирует проблему или откладывает её решение на потом, сотрудник может обратиться к вышестоящему руководству.
Прелесть оргструктуры в том, что на ней отображён каждый работник, каждая должность, а также все взаимосвязи внутри организации. Так возникающие вопросы решаются гораздо быстрее, а общение внутри команды происходит эффективнее.
Нарисовать оргструктуру бизнеса можно от руки на ватмане или доске, также вы можете использовать графические программы. Это в любом случае гораздо лучше, чем вообще не создавать ее. Идеальный инструмент для того, чтобы нарисовать оргструктуру онлайн — Структура компании. В ней уже есть готовые шаблоны и очень удобный функционал. А главное, вы можете это сделать бесплатно и прямо сейчас.
Лайфхаки в создании огрструктуры
1. Разместите на структуре описание продукта, то есть то, за что готов платить ваш клиент. Так каждый сотрудник, обращаясь к структуре, будет видеть цель, к которой стремится организация.
2. Сделайте первое описание оргструктуры. Используйте для этого любой визуальный редактор или лист бумаги. Главное сделать первый драфт. Описание функций можно начать в простом блокноте. Также можно использовать Excel или сервисы от Google. Очень удобно создавать оргструктуру в инструменте Platrum, созданный специально для этой цели.
Также можно использовать готовый шаблон оргструктуры, а имена людей, находящихся на испытательном сроке, будут отображаться другим цветом.
3. Пересмотрите оргструктуру, если у одного сотрудника окажется два руководителя. Начальник должен быть один. В качестве временной меры можно разделить выполнение функций по времени: понедельник, среда — с одним руководителем, вторник, четверг — с другим. В противном случае неизбежна путаница в приоритетах по задачам.
Структура компании в Platrum позволяет снизить риск ошибки двойного подчинения благодаря наглядной иерархии и закреплению управленца за каждой должностью.
3. Сделайте оргструктуру в соответствии с потоком производства. Это поможет быстро выходить из кризиса, находить и закрывать узкие горлышки.
Поток производства состоит из работников, офиса, рекламы, продаж, выручки, покупки материалов, производства продукции, найма и обучения новичков, контроля качества. Разрабатывая оргструктуру компании таким образом, вы поймете, каких функций не хватает. Например, нет маркетологов, пиарщиков, работников в отделе контроля качества.
Просто начните прописывать оргструктуру, и это поможет вам продвинуться дальше.
Заключение
Оргструктура управления — это основной инструмент упорядочивания процессов и наведение порядка в бизнесе. Организационная структура дает понимание о конечном результате, который ожидает фирма от должности и помогает быстро решать организационные моменты напрямую между работниками.
Конечный продукт руководителя — это все конечные продукты той области, которой он управляет. Поэтому он должен следить, чтобы подчиненные выполняли свои задачи и приходили к результату.
При создании оргструктуры компании, на ней нужно расставить сотрудников, указать их обязанности и и конечный продукт каждого человека. Оргструктура помогает наладить эффективное взаимодействие между должностями, так как каждый увидит, кто и, за что отвечает в организации.
Чтобы организационная структура заработала нужно:
- Составить оргструктуру с учётом особенностей своего бизнеса
- Расставить на функции оргструктуры уже работающих у вас людей. Руководитель не может поставить себя на все руководящие функции. Получится, что за конечный продукт будет отвечать только он, а это неправильно. Поэтому нужно давать ответственность и повышать компетентность люде в штате.
- Добиться того, чтобы весь персонал знал организационную структуру и конечные продукты должностей.
- Рассказать, как работает коммуникация внутри оргструктуры. Дать инструменты для взаимодействия: систему документооборота, корпоративный чат, правила оформления заявок и т.п.
- Поддерживать оргструктуру, так чтобы в ней были актуальные имена сотрудников. Иначе она не будет работать.
Организационная структура предприятия как главный борец с хаосом в бизнес-процессах
На определенном этапе развития бизнеса назревает вопрос о четком распределении задач и ответственности. По мере запуска новых продуктов разрастается и штат компании. Сохранить контроль над командой помогает организационная структура.
- Организационная структура предприятия – что это
- Базовые элементы оргструктуры компании
- Принципы и характеристики организационной структуры предприятия
- Линейная
- Функциональная
- Линейно-функциональная
- Дивизиональная
- Матричная
Ефим – проектировщик интерьеров в маленькой дизайнерской студии. Точнее, еще недавно она была маленькой, а теперь бизнес пошел в гору и у фирмы появилось несколько смежных направлений деятельности: закупка строительных материалов, мебели и интерьерных аксессуаров, организация доставки, реализация проектов с привлечением бригад подрядчиков.
За последние пару месяцев Ефим несколько раз серьезно нарушал сроки сдачи проектов. После очередной жалобы от клиента директор студии Алексей Сергеевич пригласил сотрудника «на ковер», чтобы выяснить, с чем связана задержка.
В ходе беседы Алексей Сергеевич узнал, что дизайнер часто отвлекался от проектов, потому что менеджер по закупкам подключал его к поиску выгодных предложений от поставщиков для воплощения разработанных ранее дизайнов. Директора, мягко говоря, удивили действия закупщика, ведь у него есть свои подчиненные.
Алексей Сергеевич созвал ключевых сотрудников на совещание, чтобы разобраться в ситуации. Оказалось, что не все понимают, как строятся процессы внутри фирмы. К такому итогу привело появление новых функциональных подразделений и рост штата без четкой системы управления и формализации должностных обязанностей.
Организационная структура предприятия – что это
Организационная структура предприятия (далее ОСП или оргструктура) – это пакет официальных документов, отражающих иерархию и состав организации, а также функции, права и обязанности ее основных элементов.
По сути это матрица, которая показывает, как в компании построен процесс функционирования и порядок взаимодействия между различными уровнями управления и подразделениями.
Четкая структура способствует повышению эффективности предприятия. Но для серьезного роста этого мало. На расширение фирмы и запуск новых проектов часто не хватает финансирования.
Зачем откладывать деньги долгие месяцы, если можно получить желаемое прямо сейчас? Возьмите кредит в Совкомбанке, оформите услугу «Гарантия минимальной ставки» и получите шанс вернуть проценты по истечении срока кредитования. Для этого расплачивайтесь Халвой каждый месяц и не допускайте просрочек по кредиту. Оставить заявку вы можете в два клика, а деньги мы зачислим на карту и доставим курьером.
Базовые элементы оргструктуры компании
При составлении оргструктуры учитывают цели бизнеса и инструменты, необходимые для их достижения. Поэтому уровни управления и процессы в каждой организации могут быть совершенно разные. Однако все ОСП включают несколько базовых составляющих:
- документ, регламентирующий состав и ключевые функции структурных единиц;
- положение о структурных подразделениях, которое более детально описывает протекающие внутри них процессы;
- инструкции, описывающие функции и обязанности каждой должности;
- схема, которая графически отражает, как устроена организация.
Принципы и характеристики организационной структуры предприятия
Классическая модель системы управления выделяет пять принципов, на которых строится организация:
Принцип
Суть
Распределение обязанностей в соответствии со специализацией
Для достижения максимального результата сотрудники должны выполнять задачи, которые соответствуют их квалификации и компетенциям
Порядок возможен тогда, когда каждый менеджер руководит только своим структурным подразделением или штатом сотрудников, а у работников есть четкое представление, каким распоряжениям подчиняться
Наличие общих стандартов и правил
Сотрудники, занимающие аналогичные должности, должны соблюдать одинаковые для всех правила и выполнять работу в соответствии с общими стандартами
Обезличенность при выполнении должностных обязанностей
Личные качества и симпатии не должны влиять на принятие решений и качество выполнения задач
Защита от произвольных увольнений и возможность роста
Сотрудник, соответствующий критериям занимаемой должности, не может быть уволен без веских оснований. Повышение происходит в соответствии с уровнем квалификации, то есть шансы на карьерный рост выше у наиболее отличившегося сотрудника
К ключевым характеристикам современных оргструктур относят сложность, формализацию и централизацию.
Под сложностью понимают количество элементов в организации. Сложность координации деятельности компании увеличивается пропорционально степени специализации и разделения труда, количеству уровней в ОСП и разрозненности подразделений.
Наивысшая сложность структуры управления характерна для предприятий с широким перечнем узконаправленных видов деятельности и развитой филиальной сетью.
До XVIII века деньги в России чеканили только из привозного серебра — европейских монет, которыми иностранцы расплачивались за русские товары.
Другой факт
Основные виды организационных структур
В мировой и российской практиках существует всего шесть типов ОСП: линейная (или пирамидальная), функциональная, линейно-функциональная (или линейно-штабная), дивизиональная, матричная, комбинированная.
К комбинированным относятся организационные модели с элементами разных систем управления. Рассмотрим отличительные особенности, плюсы и минусы каждой из них.
Линейная
Самая простая оргструктура, согласно которой все распоряжения спускаются строго сверху вниз по четко обозначенной цепочке.
Функции управления структурным элементом единолично выполняет непосредственный начальник. Без его участия вышестоящие руководители не вправе ставить задачи работникам, которые находятся у него в подчинении.
Поскольку один руководитель контролирует деятельность всего подразделения, ему приходится сталкиваться с большим потоком информации и принимать множество решений. Обилие большого числа подчиненных с неоднородными функциями осложняет управление, поэтому линейная схема применима только для небольших организаций.
Преимущества и недостатки линейной модели
Простота построения и реализации
Концентрация власти в одних руках
Отсутствие выраженной специализации
Высокая скорость принятия решения
Сложность решения многоуровневых задач
Прозрачность системы карьерного роста
Неравномерное распределение нагрузки
Функциональная
Заключается в разделении предприятия на обособленные подразделения в соответствии с выполняемыми функциями.
Преимущества и недостатки функциональной модели
Высокая степень профессиональной и деловой специализаций
Разрывы в коммуникациях
Понятный порядок подчинения
На первый план вынесены люди, а не организация
Четкое распределение обязанностей и ответственности
Концентрация управления функцией в одних руках
Высокая скорость принятия решений
Малая осведомленность сотрудников о работе смежных подразделений
За редким исключением функциональная модель не применяется на практике в аутентичном виде. Схема более эффективна в сочетании с линейной структурой.
Линейно-функциональная
Представляет собой органичное сочетание линейной и функциональной схем. Часть прав и обязанностей в такой структуре распределяются линейно, но на отдельных уровнях работают функциональные службы, главная задача которых – подготовка по запросу линейных управляющих сведений, необходимых для принятия взвешенных решений.
Такие оргсхемы недостаточно гибкие и плохо адаптируются к изменениям среды, поэтому эффективны только в компаниях, где руководство выполняет однообразные, редко меняющиеся задачи.
Преимущества и недостатки линейно-функциональной модели
Сосредоточенность линейных менеджеров на управлении и контроле выполнения задач
Длинная иерархическая цепь может приводить к путанице в управленческих процессах
Высокая эффективность и качество выполнения задач
Разрывы в коммуникациях
Четкое распределение ответственности
Низкая скорость принятия решений
У сотрудников появляется возможность брать на себя важные задачи и специализироваться на узконаправленной деятельности
Отсутствие конкретики в распределении задач
Дивизиональная
Для дивизиональной ОСП характерно разделение на множество структурных единиц. Основой для департаментизации могут быть продукты, рыночные сегменты, географическое положение и другое.
Например, продуктовая модель основана на выделении групп сотрудников вокруг различных продуктов или услуг. И чем их больше, тем больше подразделений.
Преимущества и недостатки дивизиональной модели
Закрытие неэффективных подразделений не затрагивает работу других структурных элементов
Разрывы в коммуникациях осложняют принятие единых решений
Высокая самостоятельность лиц, принимающих решения
Низкие темпы развития бизнеса
Быстрое принятие решений
Высокая конкуренция среди дивизионов
Сосредоточенность на конкретных задачах помогает быстро выявлять слабые места и реагировать на проблемы
Неравномерное распределение средств на развитие разных элементов предприятия
Матричная
Самая сложная из практикуемых моделей, которая сочетает в себе преимущества функциональной и дивизиональной схем. Характерна для крупных организаций со своими исследованиями и разработками.
Кроме стандартных функциональных структур в управлении деятельностью фирмы участвуют кураторы отдельных проектов (иногда привлеченные извне). Отсюда вытекает одна из главных отличительных особенностей такой системы – у исполнителей может быть сразу несколько руководителей одного звена. Например, начальник отдела и руководитель проекта.
Преимущества и недостатки матричной модели
Несмотря на то, что функция принятия ключевых решений сосредоточена в руках функционального руководителя, проектный менеджер может влиять на ситуацию для достижения наилучшего результата
Необходимость дообучения сотрудников для реализации новых проектов
Высокая степень коммуникаций между вертикальными и горизонтальными элементами позволяет быстро адаптироваться к изменениям
Подчинение нескольким руководителям может приводить к несогласованности задач
Четкое распределение ответственности
Постоянная борьба среди структурных элементов за ресурсы и финансирование
Самостоятельность отдельных подразделений способствует высоким темпам развития
Как разработать схему оргструктуры
Алексей Сергеевич решил навести порядок в своей дизайнерской студии, ведь неслаженность действий приводит к нарушению сроков по заказам. Для фирмы такого плана нет ничего хуже, чем негативные отзывы, и ничего лучше, чем довольные клиенты, которые рекомендуют студию своим знакомым .
Чтобы визуализировать схему управления в конкретной организации нужно проделать немалую работу:
Это подготовительный этап, на котором главный руководитель предприятия должен определить, каким целям отвечает документ. На какие вопросы должна отвечать схема? Кто является основным пользователем? Потребуется ли более детальная проработка структуры для отдельных подразделений?
В нашем случае основная цель разработки модели управления студией – дать четкое понимание, кто кому подчиняется и за что несет ответственность. То есть основными пользователями выступает персонал студии.
Это самый важный этап при создании оргструктуры. Он заключается в проведении опроса среди сотрудников о том, какие функции они выполняют, по какому распоряжению, перед кем отчитываются о проделанной работе. Скорее всего, собранные сведения о существующих процессах не позволят разработать четкую схему без каких-либо изменений, но послужат хорошей основой.
При этом нужно учитывать специфику деятельности компании, количество и виды товаров и услуг, а также данные, собранные на предыдущем этапе.
- Определиться с функциями управляющих
У менеджеров всех уровней должно быть понимание, какие решения они вправе принимать самостоятельно, а в каких ситуациях необходимо обращаться к вышестоящему руководителю.
- Разработать должностные инструкции
Для этого пригодится обратная связь от сотрудников, собранная на втором этапе.
Далее потребуется довести информацию до всего персонала предприятия и внедрить модель в жизнь. Алексей Сергеевич заранее настраивается на долгие терпеливые беседы с подчиненными, ведь людям бывает сложно перестраивать свою работу.
Во время подготовки оргструктуры стало очевидно, что некоторым сотрудникам потребуется обучение, а на некоторые должности придется нанять новых специалистов, потому что компетенций нынешних недостаточно для целей фирмы.
Кроме того, Алексей Сергеевич решил пересмотреть порядок работы по организации доставки. При детальном рассмотрении оказалось, что организация своего автопарка в перспективе может быть дешевле, чем аренда авто с водителями из другой фирмы. Тем более, что у Совкомбанка есть выгодное предложение по лизингу.
Вашей компании нужна спецтехника или автобус? А может, вы частное лицо и хотите выгодно оформить авто в лизинг? Воспользуйтесь лизинговыми программами от Совкомбанка: наши специалисты помогут подобрать выгодное предложение на рынке и получить льготы по программам государственного субсидирования.
Чтобы созданная модель была эффективной, должны быть соблюдены несколько важных моментов:
- гибкий порядок принятия решений с учетом иерархии;
- максимально короткие цепочки передачи управленческих решений;
- стандартизация, единообразие и цикличность внутренних процессов.
Для чего компании нужна организационная структура
Главная цель ОСП – повышение эффективности организации за счет отладки бизнес-процессов, распределения полномочий и ответственности между различными уровнями управления, а также конкретизации обязанностей сотрудников.
Неформальная структура образуется на этапе создания любой организации, но она постепенно перестает отвечать потребностям компании по мере ее роста и развития. Вместе с изменениями, которые происходят в управлении и бизнес-процессах на предприятии, оргструктура также должна эволюционировать и приобретать более точные очертания.
Четкая система управления полезна как для предприятия в целом, так и для его отдельных сотрудников: начальников и подчиненных.
Польза для руководителей
Польза для рядовых сотрудников
Четкое распределение ответственности
Возможность быстро ознакомиться с порядком взаимодействия внутри компании, разобраться, к кому и по каким вопросам обращаться
Перераспределение нагрузки в соответствии с количеством сотрудников и выполняемыми функциями
Понимание своей роли в протекающих бизнес-процессах, важности проделанной работы
Формирование четкого представления о необходимых компетенциях персонала – это необходимо при найме новых работников
Информированность о перспективах горизонтального и вертикального карьерного роста
Оргструктура формализует порядок распределения ответственности и полномочий внутри организации, позволяет избежать противоречий в работе руководителей, дублирования функций и задач. Она служит связующим звеном между сотрудниками и имеет большое значение для всех членов команды.
Зачем нужна структура организации
Как показывает практика, кадровики считают, что организационная структура организации – это не их документ, он, скорее, нужен директору или его заместителю, а отдела кадров не касается. Однако именно по организационной структуре можно определить, кому подчиняется тот или иной работник (а это важно при разработке должностных инструкций), с кого спросить за нерадивого работника, а также кто из руководителей структурных подразделений может составлять докладные записки. Наконец, организационная структура лежит в основе структуры штатного расписания. В данной статье мы расскажем не только о структуре организации, но также о порядке действий кадровика в случае ее изменения.
Организационная структура – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение предоставленными им ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей, а также характер связи между ними.
Руководитель распределяет и передает свои права и полномочия.
Разработка структуры обычно осуществляется сверху вниз. Можно выделить следующие этапы построения структуры:
– разделение организации по горизонтали на широкие блоки;
– установление соотношений полномочий для должностей;
– определение должностных обязанностей.
Эффективность управления организацией во многом зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб, структурных подразделений, их ответственности и обеспечения в них рабочих взаимоотношений.
Справочно:
организационная структура, как правило, утверждается как один из внутренних документов, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений.Таким образом, для обеспечения нормального функционирования предприятия и четкого определения порядка подчиненности в организации создаются следующие нормативные документы:
– приказы, распоряжения и т.д.;
– положения об отделах и службах;
Первичным элементом структуры управления является должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками предприятия и содержат:
– основные задачи и обязанности;
Способность предприятия реагировать на изменения внешней среды прямо зависит от того, как оно организовано, как построена его структура управления.
Таким образом, организационная структура предприятия – это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.
Справочно:
процесс внесения изменений в организационную структуру целесообразно приурочить к внесению изменений в штатное расписание таким образом, чтобы сначала была составлена и утверждена организационная структура, а затем – штатное расписание.Изменение организационной структуры предприятия
Часто на практике установившуюся структуру предприятия приходится изменять: например, из-за сложной финансовой ситуации, происходит упразднение одних структурных подразделений и создание других, а также укрупнение отделов, объединение структурных подразделений со смежными функциями, переподчинение персонала и т.д.
Как правило, такие изменения порождают множество вопросов о порядке действий кадровой службы.
Алгоритм действий при изменении структуры организации
Создаем новый отдел
Шаг 1. Внесение изменений в организационную структуру.
Создание нового структурного подразделения требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура.
Согласно Инструкции № 4 документы могут быть утверждены или изданием распорядительного документа (приказа), или должностным лицом. Наниматель вправе самостоятельно выбрать одну из предложенных форм утверждения документов.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).Шаг 2. Внесение изменений в штатное расписание.
Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры.
Внесение изменений в штатное расписание аналогично внесению изменений в организационную структуру.
Если решение о создании нового структурного подразделения исходит от учредителей организации, первоначально оно должно быть отражено в таких документах, как протокол или решение общего собрания участников. На основании этих документов нанимателем издается приказ.
Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.
Способы утверждения положения о структурном подразделении аналогичны способам утверждения любого другого ЛНПА (например, организационной структуры, о чем говорилось ранее).
Справочно:
ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором утверждается положение.
Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений предусматриваются в положениях об этих подразделениях.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяют на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.
После осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в созданное структурное подразделение.
Создаем новый отдел из двух старых
Шаг 1. Принятие решения об объединении отделов и создании на их основе нового отдела.
Шаг 2. Издание приказа об объединении отделов, внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание.
Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.
Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.
Шаг 5. Решение вопросов кадровой ротации работников объединяемых отделов: перевод, перемещение или увольнение.
В отношении руководителей объединяемых отделов и их заместителей необходимо сделать следующее:
– предупредить их о предстоящем сокращении;
– предложить им другую работу, в т.ч. с возможностью переобучения;
– при их согласии – перевести на другую работу (например, на должность заместителя начальника объединенного отдела);
– при отказе от перевода – продолжить процедуру увольнения в связи с сокращением штата (уведомляем профсоюз), по истечении 2-месячного срока предупреждения уволить с выплатой выходного пособия.
Шаг 6. Оформление кадровой ротации.
– ознакомить с поручаемой работой (в т.ч. с должностной инструкцией, положением об объединенном отделе);
– провести инструктаж по охране труда;
– заключить новый трудовой договор;
– издать приказ о переводе;
– внести соответствующую запись в трудовую книжку;
– копию приказа поместить в личное дело.