Крупные задачи которые невозможно решить за один раз

• Specific (конкретная). Формулировка цели подразумевает понятный и проверяемый результат.
• Measurable (измеримая). Этот результат можно измерить.
• Attainable (достижимая). На получение результата хватает ресурсов (времени, сил, денег).
• Relevant (актуальная). Результат действительно важен и нужен.
• Time-bound (ограниченная во времени). Для цели установлен дедлайн или бюджет времени.

Вот как выглядит преобразование целей с помощью этой методики:

• Установите таймер на 25 минут и в течение этого времени занимайтесь задачей.
• После звонка установите таймер на 5 минут и сделайте короткий перерыв.
• После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на 15-30 минут.

Техника повышает концентрацию во время работы и помогает эффективно справляться с прокрастинацией.

С чего начать #

Современный тайм-менеджмент — это огромный массив информации, в котором с непривычки очень сложно разобраться. Поэтому пару слов о том, с чего начать.

Хорошая новость: большая часть информации вам не понадобится. Например, если вы не руководитель, вам не нужно вникать в тонкости делегирования. Другие методы не подойдут для решения ваших задач или же будут не соответствовать вашему характеру. И это нормально:

Цель изучения тайм-менеджмента — это создание своей собственной системы планирования.

Из огромного арсенала тайм-менеджмента следует выбрать только те методы, которые отвечают вашим повседневным задачам и личным предпочтениям. Лишь в этом случае «управление временем» будет приносить пользу.

Вот несколько советов, которые помогут вам создать свою систему:

Начинайте сразу с планирования дня. Запишите утром (или накануне вечером) все дела, которые хотите сделать за день, а потом постарайтесь их выполнить. Список дел можно вести как на бумаге, так и в современной программе для планирования.

Почему освоение тайм-менеджмента лучше начинать с планирования, а не с чтения книг? Дело в том, что от теории в самом начале мало пользы: мы еще толком не понимаем, какие знания нам нужны. А вот планирование дня помогает быстро разобраться в своих потребностях и искать информацию уже целенаправленно. Например, вы можете обнаружить, что не успеваете выполнить задачи из-за частых отвлечений. Следовательно, вам потребуется узнать, как с этими отвлечениями бороться. Методы, найденные во время таких экспериментов, станут основой вашей системы планирования.

• Возможности тайм-менеджмента. Что вообще можно делать с его помощью?
• Распространенные ошибки. Проблемы тайм-менеджмента часто находятся в нашей «слепой зоне»: мы не замечаем их, пока на них не укажут со стороны.
• Полезные приемы. Многое в тайм-менеджменте можно сделать быстрее, проще и эффективнее, чем кажется на первый взгляд.

Приглянувшиеся методы обязательно попробуйте на практике. Если они работают, включайте их в свою систему.

И полезное видео: тайм-менеджмент, от которого не больно #

Показываем пример подхода к планированию, который не превращает жизнь бесконечный чеклист. Рассказываем немного философии про эволюцию при движении к ZEN планирования: пофигист, неудачник, систематизатор, трудоголик-мазохист, осознанный, просветленный. На реальном примере разбираем систему планирования задач, в которой остается пространство для свободы и спонтанности.

Клуб студентов «Технарь». Уникальный сайт с дипломами и курсовыми для технарей.

Описание:
В тесте 48 вопросов. Правильные ответы выделены в документе.
1. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», бывают …
— реальными и иллюзорными
— материальными и эфемерными
— практическими и теоретическими
— креативными и обыденными
— физическими и юридическими
2. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», должны соответствовать …
— данным хронокарты
— ценностям из мемуарника
— двум самым весомым критериям матрицы многокритериальной оценки
— SMART-критериям
— критериям «важности» и «срочности» матрицы Эйзенхауэра
3. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить …
— 2 этапа
— 5 этапов
— 8 этапов
— 3 этапа
— 6 этапов
4. В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются …
— приоритетными
— гибкими
— бюджетируемыми
— жесткими
— неважными
5. Все контексты можно разделить на …
— 5 условных групп
— 3 условные группы
— 4 условные группы
— бесконечное множество условных групп
— 8 условных групп
6. Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на .
— 2 группы
— 4 группы
— 10 групп
— 3 группы
— 5 групп
7. Для создания эффективного обзора задач важен принцип …
— активизации
— реактивации
— дезинтеграции
— материализации
— иррационализма
8. Древние греки называли поглотители времени …
— хронографами
— хронотопами
— хронотипами
— хронологиями
— хронофагами
9. …– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное
— Расставить приоритеты
— Распределить ресурсы
— Рассмотреть хронофаги
— Осуществить контекстное планирование
— Расставить контексты в хронологическом порядке
10. К гибким задачам относится задача «…»
— Встретить в аэропорту представителя заказчика, прибывающего рейсом 324 в 20.00
— Представить новую концепцию развития отдела в понедельник, в 13.00
— Обязательно сегодня сдать отчет в бухгалтерию до 18.00
— Разработать регламент обработки входящих заказов
— Сдать отчет в бухгалтерию в 13.30
— Представить информацию о росте производства самарского филиала на совете директоров
— Позвонить ключевому клиенту, договориться о встрече
11. Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…»
— составить список гибких задач
— провести хронометраж всех задач в плане
— составить список жестких задач
— выделить приоритетные задачи
— определить бюджет времени для приоритетных задач
— выполненное – вычеркнуть
12. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – …
— гибкость и жесткость
— важность и гибкость
— важность и срочность
— бюджетируемость и регулярность
— жесткость и срочность
— срочность и регулярность
13. На рисунке изображен(а) …
— «воронка шагов»
— интеллект- карта (mind map)
— «веер возможностей»
— матрица Эйзенхауэра
— двумерный обзорный график
14. На рисунке изображен(а) …

— График динамики показателей хронометража
— Матрица многокритериальной оценки
— Матрица Эйзенхауэура
— Графика Ганта
— SMART
15. Неверно, что … является одним из видов хронофагов
— прерывание
— зависание
— ожидание и опоздание
— отвлечение
— откладывание на потом
16. Неверно, что … является правилом организации эффективного отдыха
— ритмичность
— концентрация
— смена контекста
— максимальное переключение
17. Неверно, что … является способом самонастройки на решение задач
— техника «якорения»
— «заточка карандашей»
— техника хронометража
— метод «швейцарского сыра»
— промежуточная радость
18. Неверно, что … является шагом алгоритма жестко-гибкого планирования
— определение времени исполнения для всех задач
— составление списка гибких задач
— вычеркивание выполненных задач
— выбор двух показателей для отслеживания
— составление списка жестких задач
— выделение из списка выполненных задач
— бюджетирование времени для приоритетных задач
— отслеживание изменения показателей с помощью графика
19. Неверно, что … являются группой инструментов создания обзора
— контрольные списки
— интеллект-карты
— двумерные графики
— хронокарты
20. Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются …
— рубрикаторами потерь
— поглотителями времени
— расхитителями собственности
— похитителями качества
— растратчиками финансового капитала
21. Один из шагов техники хронометража заключается в том, чтобы …
— Проследить изменение приоритетности показателей
— отследить изменения показателей в динамике с помощью графика
— отследить динамику показателей с помощью матрицы Эйзенхауэра
— провести наблюдение за изменениями критериев приоритетности задач
— построить двумерный график проекта для всех задач
22. Одним из шагов техники контекстного планирования является …
— просмотр всех данных хронокарты предыдущего дня
— просмотр списка задач при приближении контекста
— просмотр списка хронофагов при приближении контекста
— соотнесение данных хронометража с группами контекстов
— просмотр своих ключевых областей
23. По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории …
— A
— D
— C
— B
24. По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории …
— A
— B
— C
— D
25. Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь, называется…
— смартизированным
— реактивным
— мотивационным
— проактивным
— приоритезированным
26. Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь, называется…
— проактивным
— аддитивным
— реактивным
— хронометрированным
— регрессивным
27. Показателем для хронометража может быть …
— любая цель
— цель, соответствующая SMART-критериям
— главная цель жизни
— надцель
— только одна цель стратегического уровня
28. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
— аддитивность
— релевантность
— контекстуальность
— хронометрированность
— бюджетируемость
29. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
— узнаваемость
— определенность
— измеримость
— делимость
— инвестируемость
30. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
— результато-ориентированность
— гибкость
— достижимость
— амбициозность
— реактивность
31. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
— бюджетируемость исполнения
— результато-ориентированность задачи
— конкретность формулировки
— проактивность действия
— приоритизированность формулы
32. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является привязка …
— к контексту
— к пространству
— ко времени
— к действию
33. При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …
— только по одному самому важному критерию
— по всем критериям
— по первым трем критериям
— по двум критериям, которым присвоен наибольший вес
— по критерию, имеющему самый большой вес
34. При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на …
— 3 категории
— 5 категорий
— 33 категории
— 4 категории
— 2 категории
— 6 категорий
35. Примеры жесткой задачи: «…»
— Провести совещание по вопросу увеличения числа потенциальных клиентов в 15.00
— Позвонить Сидорчуку, узнать причину срыва контракта
— Сегодня обязательно нужно проверить, прошел ли платеж от «Маверикса» или нет
— Представить новую концепцию развития отдела в понедельник, в 13.00
— Хорошо бы до вечера закончить отчет о результатах продаж за неделю
— Сегодня обязательно нужно встретиться с представителем заказчика
— Сдать отчет в бухгалтерию в 16.30
36. Расставьте шаги алгоритма жестко-гибкого планирования дня в порядке их выполнения: …
— 1 Выделить приоритетные задачи
— 2 Составить список гибких задач
— 3 Составить список жестких задач
— 4 Выполненное – вычеркнуть
— 5 Определить бюджет времени для приоритетных задач
37. Расставьте шаги техники контекстного планирования в правильном порядке: …
— 1 выделить свои типовые личностные контексты
— 2 составить список задач задач под каждый контекст
— 3 При приближении контекста посмотреть список задач
38. Стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации) называется …
— «веером возможностей»
— «пирогом времени»
— «воронкой шагов»
— методом «швейцарского сыра»
— методом Шваба
39. Стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации) называется …
— «воронкой шагов»
— «веером возможностей»
— «пирогом времени»
— «поеданием лягушки»
— «нарезкой слона»
40. Техника хронометража помогает …
— определить основные ценности
— выявить свои типовые поглотители времени
— выявить свои типовые стратегические цели
— выявить надцели
— определить критерии для формулирования цели
41. … – это инструмент целеполагания, который помогает не потерять свои цели из виду и служит напоминанием о целях.
— Хронокарта
— Матрица Эйзенхауэра
— Стратегическая картонка
— Мемуарник
— Древовидные карты
— Таблица регулярных дел
42. «…» – это крупные задачи, которые невозможно решить за один раз
— Пирамиды
— Слоны
— Хронофаги
— Крокодилы
— Пинарики
43. «…» – это мелкие задачи, на решение которых не требуется много сил и времени, но которые очень неприятны и их хочется отложить
— Пинарики
— Швейцарский сыр
— Лягушки
— Мемуарнички
— Подцели
44. … – это представление информации, которое позволяет увидеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дает возможность эффективно принимать решения
— Обзор задач
— Расстановка приоритетов
— Метод структурированного внимания
— Результато-ориентированное планирование
— Хронометраж
45. … – это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями
— Маркетинг
— Менеджмент
— Тайм-менеджмент
— Научная организация труда
— Менеджмент качества
46. … – это удачный момент для решения задачи, удачный шанс, нелинейное время.Хронос
— Парето
— Кароши
— SMART
— Хронофаг
— Кайрос
47. … – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации
— Бюджетирование
— Планирование
— Хронометраж
— Хронология
— Кредитование
48. …– это эффективный инструмент для планирования и контроля сложно структурированных задач с конкретными сроками
— Двухмерный график
— Контрольный список
— Стратегическая картонка
— Хронокарта
— График динамики показателей хронометража

Комментарии: Тест был успешно сдан в 2021 году.

Размер файла: 467,6 Кбайт
Фаил: (.rar)
——————-
Обратите внимание , что преподаватели часто переставляют варианты и меняют исходные данные!
Если вы хотите, чтобы работа точно соответствовала, смотрите исходные данные. Если их нет, обратитесь к продавцу или к нам в тех. поддержку.
Имейте ввиду, что согласно гарантии возврата средств, мы не возвращаем деньги если вариант окажется не тот.
——————-

Скачано: 2 Коментариев: 0

Тайм-менеджмент для бухгалтера

Мы предлагаем популярные обучение по пожарной безопасности, а также семинары по управлению временем, которые помогут Вам получить знания и увеличить эффективность Вашей работы.

Годовой и ежеквартальные отчеты, срочные платежи, согласование договоров, посещение налоговой инспекции, выуживание документов у контрагента, а еще бы на курсы повышения квалификации не мешало сходить….. Это обычный ритм жизни современного бухгалтера.

Как выдержать такую нагрузку?

Как справиться с потоком текущих дел и с авральными заданиями, не упустив при этом главное?

Как планировать время, чтобы его хватало не только на работу, но и на отдых?

С ответами на эти вопросы решил помочь ловец времени, основоположник российской школы тайм-менеджмента, генеральный директор компании «Организация времени» Глеб Архангельский.

Куда уходит время бухгалтера?

Чтобы правильно распорядиться временем сначала стоит определить, куда оно уходит. Для этого стоит воспользоваться технологией хронометража.

Провести хронометраж совсем не сложно. Возьмите любой блокнот, который Вам будет удобно носить с собой. Пусть он будет ярким и заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно один раз в полчаса или час, и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут.

Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

• 9.05 – пришла в офис и включила компьютер
• 9.25 – начала разбирать накопившиеся документы
• 9.40 – зашла Иванова, обсудили куда пойдем обедать
• 9.55 – составила платежное поручение
• 10.10 –наконец нашла курьера и отдала ему это поручение

Сначала Вы будете забывать про ведение временного учета. Но пусть Вас это не смущает, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фиксировать дела с того момента времени, когда вспомнили о нем. В считанные дни у Вас выработается привычка, и учет станет сплошным.

Если в Вашей работе много мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения Вы можете отмечать «галочками» на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты – и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

Таким образом можно определить основные поглотители Вашего рабочего времени. Ими могут оказаться дела, которые никак не помогают в работе, а только отвлекают.

Вести временной учет необходимо несколько дней, желательно – 3-4 недели. Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный «сеанс» хронометража примерно один раз в квартал – чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализировать полученные данные, уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий «чувство времени», которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно.

После подсчета времени, которое уходит на различные операции, стоит сформировать основные группы затрат времени:

1. Какое количество (или процент) времени я трачу на операции для подготовки глобальных задач (формирование и обработку квартальных и годовых отчетов)?

Как правило, это около 20-30% рабочего времени.

2. Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе могу делегировать, но почему-то делаю сам (поиск курьера, передача документов)?

В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%.

3. Какой процент времени я трачу на «поглотители»?

Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10-20%.

С помощью такого анализа можно высвободить большое количество времени, которое тратится неэффективно.

Как планировать, когда всё постоянно меняется?

Существуют задачи, выполнение которых не так просто «запланировать». Например:

• «Если встречу генерального директора – решить вопрос с выставлением счета клиенту»
• «Поеду домой – не забыть заехать в магазин»
• «Когда буду в банке, заодно сделать выписку счета».
• «Если позвонит Иванов из Альфы — спросить, когда он вернет подписанные документы».

Как же справиться с подобными задачами, исполнение которых трудно запланировать заранее на точно определенный момент времени?

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» — линейное, астрономическое, измеримое время, привычное для нас время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» — удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела. Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», «контекста», совокупности обстоятельств.

При решении таких задач стоит применять систему контекстного планирования. Рассмотрим, как её можно применять в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно создать разделы, соответствующие актуальным для Вас контекстам. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

• Выходя из кабинета, заглянули в раздел «Офис» (или «Коллеги»). Увидели задачу «Если встречу генерального директора – решить вопрос с выставлением счета клиенту».
• Выезжая из офиса, заглянули в раздел «Места». Увидели задачи «Поеду домой – не забыть заехать в магазин»; «Когда буду в банке, заодно сделать выписку счета».
• При звонке клиента, обсуждая текущие дела, заглянули в раздел «Документы». Решили задачу «Если позвонит Иванов из Альфы – спросить, когда он вернет подписанные документы».

Как ни о чем не забыть и ничего не упустить?

Для того чтобы успеть сделать все за рабочий день, необходимо не «нырять» в рабочий день, не хвататься сразу за выполнение задач. Жестко выделите 5-10 минут на планирование в начале рабочего дня. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени (подготовить подписанные документы к приезду клиента).

«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени (обсудить с директором сдачу отчетов в налоговую инспекцию). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.

«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени (готовить квартальные отчеты).

Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Приведем на примере ежедневника с обзором дня алгоритм планирования:

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
2. Выделите красным 2-3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время.
4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

При планировании «гибких» задач, не привязанных к жесткому времени исполнения, эффективно использовать простую технику – результативно-ориентированный список. Он представляет собой список задач, которые своей формулировкой уже нацелены на результат:

• Дожать квартальный отчет до конца
• Добыть подписанные документы у клиентов
• Дать толчок разбору скопившей документации

Используйте «сильные», действенные глаголы, и ясную формулировку результата. Казалось бы, формальности, но представлять результат в голове и письменно зафиксировать его в энергичных формулировках – две совершенно разные вещи.

После того, как результативно-ориентированный список задач составлен, необходимо разметить его по приоритетности.

Приоритетный список задач фактически является гибким планом, т.к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения. Сначала – уточняющие, затем – жизненно важные, и напоследок, если останется время – все остальные.

Как уже говорилось, наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет необходимого для их выполнения времени. Иными словами, не «запланировать» жесткий срок их исполнения, а «забюджетировать» некоторый ресурс времени на них. Например — час, полтора часа, и т.п. Имеет смысл бюджетировать задачи продолжительностью от 45-60 минут.

Естественно, при бюджетировании Вы не всегда сможете точно предсказать длительность выполнения работы. Ничего страшного, точность ваших прогнозов со временем будет повышаться. Лучше неточная оценка длительности работы, чем никакой оценки.

Применение простейших технологий тайм-менеджмента поможет Вам выявить и освободиться от «поглотителей» времени, решить трудно планируемые задачи и найти время для себя любимых!

В следующем номере Глеб Архангельский поделиться секретом, как все успевать и не уставать, а так же организовать свои личные цели и приоритеты.