Как организовать мероприятие

25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться

Мероприятие — лучший способ сбора средств, повышения узнаваемости вашей организации, а также приятное времяпрепровождение (если все организовано хорошо). В фильме «Криминальное чтиво» (Pulp Fiction) Квентина Тарантино есть один занимательный герой — мистер Уинстон Вульф. Он абсолютно незаменим, ведь Вульф способен продумать и организовать любое действие за небольшой отрезок времени. Четкая и спланированная организация — это залог успеха любого мероприятия. Поэтому делимся с вами простыми, но такими нужными советами по организации мероприятия.

«Подготовка мероприятия на стадии «ах, да, точно, скоро мероприятие!»

1. Не в ЦА! — эту фразу хотя бы раз слышали все, кто хоть раз сталкивался с рекламой и терпел неудачу. А еще это пункт №1 во всех занятиях по маркетингу и event-сфере — нужно четко понимать целевую аудиторию вашего мероприятия. Начните с определения ЦА, и со всеми остальными пунктами все станет проще и понятнее.

2. Нам нужен список! Вы обязательно похвастаетесь своей невероятной памятью позже в кругу друзей, а для подготовки мероприятия непременно нужен блокнот (например, в электронном виде). В списке вы должны отразить все, что потребуется для event’a: от освещения и транспорта до салфеток и бумаги в принтере.

3. Ответ на вопрос: Зачем? Вы должны знать ответ на этот вопрос не только для директора вашего НКО или потенциальных доноров, а в первую очередь для себя. Этот вопрос должен вызывать у вас недоумение и желание ответить: «Как зачем? В смысле зачем?». Не стесняйтесь ставить для себя и крупные цели, например, получить несколько грантов, ведь так вы будете действовать увереннее и разумнее.

4. «Друзья мои, тут Бритни Спирс приезжает. Мы не сможем.» По возможности сверяйтесь с афишей и погодными сводками на выбранную дату, чтобы потенциальные гости вашего мероприятия не пропустили его или не ходили с кислыми минами по вашему фуршету, расстраиваясь, что не попали куда-то еще. С погодой сложнее, ведь мы призываем вас планировать все заранее, но, используйте здравый смысл: концерт на открытом воздухе в конце августа — не самая лучшая затея.

5. ПЛАН Б! Будьте заранее готовы, что все необратимо поменяется. Придет больше или меньше людей, изменится место действия, подведет кейтеринг-партнер — да мало ли что еще. Это абсолютно нормально и происходит почти всегда, поэтому не стоит бояться — адаптируйтесь. Постарайтесь в составленный ранее список внести все, что может пойти не так, и подготовить запасной вариант. Сломается аудио-система, заболеет конферанс, пойдет дождь, рухнет сайт для пожертвований — у вас уже есть две запасные колонки, знакомый ведущий, набор зонтиков и дождевиков, а также запасной онлайн-кошелек. Классно же?

«Бухгалтер, милый мой бухгалтер…»

6. Калькулятор — наш друг. Казалось бы, такой простой и очевидный пункт, но отчего-то многие project-менеджеры упорно откладывают моменты подсчетов. Финансовый план — это то, что нужно составить раньше всего. Там вы должны подсчитать все затраты, возможный заработок в виде пожертвований, гранты от фондов и спонсоров. Конечно, найти спонсоров мероприятия — это самый лучший и простой вариант. Если со спонсорами не получается, то стоит объявить предварительную продажу билетов, чтобы хотя бы примерно понимать, сколько придет людей и сколько денег вы получите. Отправятся ли деньги с билетов в фонд вашего НКО или на что-то конкретное — уже решать вам.

7. Снимайте розовые очки. Занижайте бюджет и финансовые цели, ведь потратите вы, скорее всего, больше, а заработаете меньше, чем запланировали. Лучше потом обрадоваться, чем подсчитывать потери.

8. Попросите у людей. Мы уже рассказывали, что краудфандинг — наш друг, товарищ и брат. Почему бы не устроить краудфандинговую кампанию по сбору денег на ваше мероприятие? Обычно люди с радостью вносят пожертвования, а потом приходят посмотреть, на что были потрачены их кровные.

«Приходите, ну, пожалуйста…»

9. Реклама. Реклама, реклама, реклама… и еще раз реклама.

10. Зачем? Наш любимый вопрос, помните? Теперь настало время ответить на него для тех, кого вы хотите увидеть на вашем мероприятии. Емко отразите в рекламном сообщении, зачем к вам, собственно, приходить.

11. Друзья не придут… если их не позвать. Не будьте так уверены, что ваши друзья точно придут без предварительного уведомления. Не стесняйтесь напоминать о себе, а если в вашем event’e участвуют спикеры — попросите их проинформировать о мероприятии и свою аудиторию через доступные им каналы.

12. СМИритесь. Масс-медиа — ваши друзья. Если у вас уже есть свой пул журналистов — заручитесь их поддержкой. Помните, о вашем НКО говорят устами представителей СМИ, а значит, с журналистами нужно уметь общаться. Следите за качеством изданий, которые о вас пишут или снимают видеосюжеты, ведь в этом есть прямая связь с вашей репутацией (и репутацией вашего мероприятия)

13. Социальные сети. Весь мир сейчас в соцсетях. Если упоминаний о вашем мероприятии нет в Фейсбуке, Твиттере, Инстаграме или Вконтакте, то считайте, что вашего event’a просто не существует. У вас также должен быть свой хэштег мероприятия (желательно запоминающийся). Не стесняйтесь проплачивать рекламу в соцсетях, ведь она работает лучше, а стоит дешевле.

14. Видео с котиками. Нет, необязательно, конечно, с котиками, но свой след на платформе YouTube вы непременно должны оставить. Воспринимайте ее как отдельную площадку для рекламы вашего мероприятия, которая при должном применении может оказаться лучшей среди прочих. Снимайте видео-приглашения, процесс подготовки — в общем, все, что может оказаться интересным вашим зрителям.

15. Блогеры! Скоро этот пункт будет объединен с пунктом «СМИ», но пока о нем нужно говорить отдельно. Некоторые блогеры давно обогнали по популярности самые известные телеканалы, и с этим нужно считаться. Видеоблогеры очень охотно идут на контакт с НКО, поэтому не упустите шанс познакомиться с кем-нибудь, кто может быть интересен вашей аудитории, либо наоборот — вы можете быть потенциально интересны его подписчикам.

16. Онлайн-регистрация или никакой вообще. Регистрация на мероприятие может понадобиться в разных ситуациях. Если она вам все же нужна, то используйте онлайн-сервисы (электронную почту, Google Docs и так далее) и социальные сети. Любой другой способ — это неудобно и в 95% случаях отпугивает потенциальных посетителей.

Поделим пьесу по ролям

17. Все в одиночку… это плохо. Даже если ваш НКО состоит из двух человек, распределите обязанности. Как вы уже понимаете, чем больше в вашей организации людей, тем больше усилий должно быть вовлечено в проект. Не стесняйтесь делегировать полномочия, нагружать и просить поучаствовать. Когда за все отвечает один человек — это либо голливудский фильм, либо все идет очень тяжело.

18. Любите спонсоров. Нисколько не стесняйтесь уделять больше внимания тем, кто напрямую помогает вам средствами — будь то гранты от фондов или просто жертвователи больших сумм. Даже если и ваши, и их помыслы целиком состоят из искренности и добродетели, почувствовать себя особенным хочется каждому. Это, в свою очередь, сподвигнет других пожертвовать вам больше.

19. «Вам понравилось?» Будьте готовы к хорошим, а особенно к плохим отзывам о вашем мероприятии. Более того, сами просите оставить для вас фидбэк, даже если вы и так знаете, что прошло хорошо, а что вам не очень удалось. Любая критика способна помочь, а любая похвала воодушевляет на новые подвиги.

20. В свет софитов! Соберите все свои манеры, природное обаяние и лучезарную улыбку и выходите с этим к публике. Или учитесь прятаться, ведь есть два варианта организаторов мероприятий: «Санта-Клаусы», которые творят добро и счастье, при этом оставаясь невидимыми, и «Депутаты», которые стараются сделать все, так сказать, от первого лица. Выбирайте близкий вам вариант и вперед!

21. «Все хорошо?» Не стесняйтесь спрашивать у гостей, нравится ли им все происходящее на данный момент. Так вы сможете держать руку на пульсе и устранять какие-либо недочеты (например, убавить мощность кондиционера), о которых гости зачастую стесняются говорить на самом мероприятии, зато любят в красках рассказать о них после.

22. «Вы прирожденный оратор!» Риторическая подготовка в жизни не помешает никогда. Если вы стесняетесь говорить на публике или вовсе не умеете, запишитесь на пару уроков риторического мастерства и ораторского искусства. Проверено, что каких-то два занятия многократно увеличивают вашу лингвистическую привлекательность (а вместе с ней и природную).

23. Приоденьтесь! Да, это очевидный пункт, в котором мы ненавязчиво просим вас не являться на ваш event в спортивном костюме, если только мероприятие изначально этого не подразумевает.

24. Не нервничайте! Хм, нам, конечно, это легко говорить, но хотя бы постарайтесь. Попробуйте сами проникнуться вашим событием, несмотря на то, что вы знаете о нем абсолютно все. Тем более, нервозность имеет свойство передаваться, лучше этого не допускать.

25. Готово, вы восхитительны!

Любое мероприятие — это стресс. Особенно для НКО, которые привыкли существовать без большого количества средств. Но то, что можно выжать из одного event’a, с легкостью перекрывает все возможные финансовые и эмоциональные потери. Поэтому если вы еще не решились — решайтесь, а если уже решили — дерзайте! Удачи!

Как организовать успешное мероприятие?

Задание получено, но не знаете, с чего начать организацию мероприятия? Впереди вас ждет целый комплекс работ. Составьте чек-лист задач каждого этапа. Обязательно пропишите сроки выполнения задач и ответственных. Сведите риск к минимуму, постарайтесь предусмотреть, чтобы события шли четко по вашему плану. Тщательная подготовка, выбор надежных исполнителей и согласование ключевых моментов — все это позволит вам провести мероприятие на высоком уровне.

О чем стоит помнить:

• цель, идея и концепция
• дата, площадка, спикеры
• смета
• команда проекта и подрядчики
• спонсоры и информационные партнеры
• схема продвижения мероприятия
• форс-мажоры и их предотвращение

Первое, с чего начинается работа event-менеджера, – определение целей мероприятия. Цели работы могут быть разными, но все они выявляют аудиторию, для которой менеджер организует событие. Задайте вопрос себе (или заказчику): чего вы хотите добиться проведением семинара или фестиваля? Какой измеримый результат будет свидетельствовать об успешности работы?
Свяжите цель с концепцией и форматом события: ищите органичные, но креативные решения.

Далее на этапе подготовки важно определиться с датой, площадкой и спикерами (если это предполагает формат). Иногда помещение или дата диктуют правила, поэтому ищите сильные стороны и стремитесь извлекать выгоду из всех внешних условий.

Процесс организации мероприятия требует не только интересных и нестандартных идей, но и предполагает кропотливую работу с документами, договорами и сметами. На этом этапе стоит предусмотреть все возможные нюансы, связанные с финансами и сотрудниками, вовлеченными в проект. Любой бюджет стоит планировать с умом: сокращать необоснованные расходы и не экономить на важных мелочах (например, удобство гостей важнее дорогих печатных материалов – найдите компромиссное решение).

Как только согласованы ключевые моменты, начинается основная часть работы: продвижение мероприятия и работа с целевой аудиторией. Здесь необходимо составить максимально подробный план продвижения: как, с помощью каких ресурсов и через какие каналы информации о вас узнают? Задействуйте все ресурсы, комбинируйте бесплатные и платные инструменты, тестируйте разные методы и применяйте только то, что сработало с небольшим бюджетом или аудиторией. Технология организации мероприятия имеет свою специфику: улучшить можно лишь то, что можно посчитать. Учитесь ставить измеримые цели, и достигать их будет проще.

До дня «Х» осталось недолго и кажется, что всё продумано до мелочей? Попробуйте взглянуть на мероприятие глазами гостя, «пройдите» его маршрут, проиграйте весь сценарий. Может быть, где-то не хватает указателей, или столы стоят слишком близко к проходу? Предположите все возможные проблемные точки и заранее составьте список решения форс-мажорных ситуаций.

Завершающий этап связан с выполнением последних договоренностей с подрядчиками и партнерами, сведением всех отчетов и смет. Не забудьте собрать отзывы гостей (устно или с помощью анкетирования), разошлите обещанные материалы, опубликуйте фоторепортажи, сделайте мониторинг СМИ (если это предусмотрено целями). Разберите все проблемы, возникшие в ходе подготовки и проведения мероприятия, напишите рекомендации на будущее и не забудьте поблагодарить команду проекта.

Хотите сделать мероприятие по-настоящему эффективным, ярким и профессиональным? Вы можете воспользоваться нашей специальной услугой — организация мероприятий.

Как организовать деловое мероприятие и ничего не упустить: гайд для новичков

«Ивентология» на мероприятиях продает курсы, amoCRM на «АМОКОНФ» продвигает свою CRM, IT-компании организуют митапы и конференции, чтобы привлечь разработчиков в команду, а один наш партнер, владелец айти-аутсорсингового агентства, пиарит на мероприятиях не только себя как работодателя, но и закрытый клуб по подписке, где проводит обучение. Список можно продолжать.

Особенность деловых мероприятий в том, что их проводят не для быстрого заработка — деньги от продажи билетов чаще всего едва покрывают затраты. Тут другие задачи: презентация и продажа своих продуктов или услуг, повышение узнаваемости бренда, знакомство с остальными игроками рынка и поиск партнеров, привлечение квалифицированных специалистов.

Несмотря на популярность таких мероприятий и их распространенность, организация конференций и других деловых мероприятий остается непростой задачей с множеством переменных. Особенно для тех, кто сталкивается с ними впервые. В этой статье мы собрали самую важную информацию для новичков — она поможет учесть особенности деловых мероприятий и провести свой первый ивент на пятерку.

• Какие форматы деловых мероприятий существуют и чем они отличаются друг от друга
• Как организовать первое деловое мероприятие
• Где искать и по каким критериям отбирать спикеров
• Как выбрать площадку и где взять оборудование для конференции или другого делового мероприятия
• Как организовать питание для участников
• Что сделать для удобства гостей
• Как рассчитать бюджет с учетом особенностей делового мероприятия
• Как продвигать деловые мероприятия разных типов и продавать билеты
• Как заработать на конференции или другом деловом мероприятии
• Как собирать обратную связь после мероприятия

Форматы деловых мероприятий

Формат — первое, с чем нужно определиться. Выбор зависит от ваших целей, так как одни типы деловых мероприятий предполагают тесное общение участников друг с другом и с экспертами, другие — скорее, пассивное потребление информации.

Деловые мероприятия большинства форматов можно провести не только офлайн, но и онлайн. Это позволит вам расширить географию участников и избежать отмены ивента, если собираться большими группами снова запретят.

Билетный сервис Qtickets интегрирован с сервисом для проведения онлайн-мероприятий Facecast — вы сможете организовать продажу доступа к трансляции с минимальными усилиями.

Бизнес-завтраки

Такие ивенты проводят в начале рабочего дня в ресторане или в другом помещении, где можно полноценно позавтракать или, как минимум, организовать кофе с закусками. Продолжительность встречи — около полутора часов.

Каждый бизнес-завтрак посвящен одной теме. Она может быть любой — от продвижения экспертного блога до юридических изменений в строительной сфере. Программа бизнес-завтрака обычно включает в себя несколько докладов от участников мероприятия или приглашенных экспертов и обмен опытом. Этот формат подходит для небольшого количества участников.

Бизнес-завтрак для инхаус-юристов, организованный редакцией журнала Legal Insight.

Бизнес-завтраки организуют как частные эксперты, так и компании. Во втором случае экспертами выступают сотрудники организации.

Митапы

Митапы — самые неформальные бизнес-мероприятия. Больше всего они распространены в IT-сфере. Средняя продолжительность встречи — от полутора до двух с половиной часов.

Каждый митап так же, как и бизнес-завтрак, посвящен конкретной теме. Спикерами могут выступать как эксперты с именем, так и начинающие специалисты. Для участников митап — это и возможность получить новые знания, и профессиональный нетворкинг, и разновидность досуга.

Митап российской платформы роботизации PIX RPA посетило около 70 человек.

Организатором митапа может стать и профессиональный ивент-менеджер, и энтузиаст.

Тренинги (мастер-классы)

Основная задача тренингов или мастер-классов — дать участникам новые навыки. Этот тип деловых мероприятий подразумевает наличие хорошо проработанной программы, одного или нескольких тренеров и требований к участникам. Продолжительность зависит от целей и программы мероприятия, она может составлять от нескольких часов до нескольких дней.

Тренинг консультанта по системному развитию бизнеса, психолога, лайф- и бизнес-коуча Андрея Евдокимова.

Каждый тренинг охватывает одну тему, а участники заранее знают, что будут изучать и к какому результату придут. Тренеры должны быть экспертами в теме обучения, а также уметь работать с обучающимися — создавать комфортную атмосферу, работать с сопротивлением, грамотно пресекать перетягивание внимания на себя одним из участников. Если в вашей компании есть первоклассные специалисты, которые пока неизвестны профессиональному сообществу, прочтите кейс нашего партнера по организации тренинга начинающего спикера.

Также на тренингах хорошо развит нетворкинг: люди не только знакомятся друг с другом, но и нередко работают в командах.

Организаторами тренингов могут быть и частные эксперты, и обучающие центры, и компании, в которых есть эксперты, готовые быть тренерами.

Семинары

Семинары совмещают в себе черты обучающих и имиджевых мероприятий, поэтому отлично подходят для рекламы продуктов или услуг организатора. Чаще всего семинары состоят из серии экспертных докладов и их обсуждений, а вся программа рассчитана на несколько часов.

Семинар «Формула сайта: всё, что нужно знать о продажах в интернете» с участием экспертов Яндекс, МойСклад и 1С-Битрикс.

Открытые семинары обычно собирают людей одной профессии или заинтересованных конкретной темой. Доклады готовят эксперты компании-организатора или приглашенные специалисты.

Семинары — более формальные ивенты, чем бизнес-завтраки или митапы.

Презентации

Презентации собирают людей, заинтересованных в продуктах вашей компании. Вспомните презентации Apple — люди смотрят их, чтобы узнать, какие устройства появятся в продаже в ближайшее время.

Чтобы проводить успешные презентации, не обязательно быть компанией мировой величины. Важно уметь за один-два часа рассказать о себе, своих продуктах и услугах так, чтобы люди поняли, что они получат от сотрудничества с вами.

Презентацию новых бутс Puma Future на московской площадке TESLA PLACE посетило 3,5 тысячи гостей.

Для проведения презентаций нужно научиться разрабатывать сценарии таких мероприятий или привлечь опытного подрядчика.

Форумы

Форумы — это тип деловых мероприятий, который часто объединяет несколько других. Например, в программу форума могут входить бизнес-завтрак, серия семинаров и выставка. Также в форумах нередко принимают участие представители министерств.

Российско-Китайский деловой форум, в рамках которого решаются глобальные вопросы сотрудничества России и Китая.

Тема форума может быть шире, чем темы других деловых мероприятий. Для участия в качестве спикеров приглашают признанных экспертов.

Организацией форумов чаще всего занимается крупный бизнес. Форумы могут длиться несколько дней.

Конференции

Конференции — это крупные тематические встречи экспертов или представителей бизнеса. Их проводят для обмена опытом, нетворкинга и презентаций продуктов или услуг одной или нескольких компаний.

Конференции часто сопровождаются небольшими выставками и бизнес-завтраками. Состав экспертов определяется организатором — это могут быть как сотрудники одной компании, так и специалисты разных организаций и даже частные эксперты. Например, Марк Ланговой из Краснодара, который сотрудничает с Qtickets, организовал конференцию для коллег-разработчиков и собрал на ней 700 человек.

Конференция Krasnodar Dev Days 2019, которую организовал Марк Ланговой с командой.

Продолжительность конференций может быть разной — от нескольких часов до нескольких дней.

Выставки

Бизнес-выставки объединяют компании, работающие с одной тематикой или в одной сфере. Например, на выставках, посвященных продуктам питания, среди участников могут быть и производители продуктов, и поставщики сырья и оборудования.

Международная выставка «Спорт», организованная Министерством спорта Российской Федерации.

Выставки могут длиться один или несколько дней. На них часто проводятся бизнес-завтраки, семинары, презентации.

Как организовать первое деловое мероприятие: нюансы, которые нужно учесть

Опытные организаторы мероприятий говорят, что самая большая загвоздка в их деле — верить в то, что до ивента еще много времени.

Поэтому первое правило организатора — всё, что можно сделать сразу, делаем сразу. Звонки и письма партнерам, обсуждение темы со спикером и любые задачи лучше решать заранее.

Второе правило — всё должно быть записано. Составьте для себя тематические чек-листы или общую ментальную карту, в которых вы сможете отмечать, что уже сделано, а что еще нет. Выбирайте и используйте сервисы для планирования мероприятий — так ваша жизнь станет проще, а ивент — качественнее.

Давайте пройдемся по основным этапам подготовки бизнес-ивента.

Как искать спикеров

Прежде чем отправляться на поиски спикеров, составьте портрет эксперта, который вам нужен. Отталкивайтесь от темы и формата мероприятия, точечных вопросов, которые хотите осветить, и ожиданий участников.

Выбирая спикера, постарайтесь избежать распространенных ошибок:

• приглашать эксперта «вслепую»;
• основываться только на личных симпатиях;
• переоценивать докладчика.

Искать экспертов можно по-разному:

• среди участников других мероприятий;
• в социальных сетях — в профильных сообществах или замечая, кого отмечают в постах и комментариях другие эксперты;
• среди коллег и их контактов.

Как только вы заметили интересного эксперта, проведите небольшое исследование: посмотрите, что и как он говорит и пишет в соцсетях, попробуйте найти записи выступлений и отзывы участников других мероприятий.

Чтобы пригласить спикера на ваше мероприятие, свяжитесь с ним любым доступным способом. Главное — заранее продумайте, что вы ему напишете или скажете. Из вашего сообщения должно быть понятно:

• кто вы;
• где предлагаете выступить;
• что это за мероприятие и когда оно пройдет;
• для кого это мероприятие;
• условия участия: платите ли вы эксперту за выступление, может ли он рекламировать свои услуги и в каком формате и т. п.;
• как спикер должен будет участвовать в продвижении мероприятия: опубликовать у себя в соцсетях анонс, сделать рассылку по базе и т. д.;
• что нужно сделать, если ваше предложение заинтересовало собеседника.

После того, как согласие спикера получено, обсудите с ним формат выступления, продолжительность, сроки предоставления вам презентации и другие нюансы.

Как выбрать площадку и где взять оборудование

Выбор площадки зависит от формата мероприятия. Но если раньше большинство деловых мероприятий проходило офлайн, то сейчас популярны и онлайн-ивенты.

Площадки для офлайн-мероприятий

Выбирая локацию для офлайн-события, учитывайте количество людей и программу ивента.

От ожидаемого числа участников зависит площадь помещения — на каждого посетителя должно приходиться не менее 2 м². По статистике на бесплатные мероприятия приходит в среднем 20-30% зарегистрировавшихся, на платные — около 70% купивших билеты.

От формата и программы ивента зависит конфигурация помещения. Например, для семинара подойдет конференц-зал, а для тренинга может потребоваться помещение, в котором команды смогут работать над заданиями, не мешая друг другу.

Для проведения конференций и других деловых мероприятий можно рассматривать:

• отели;
• коворкинги;
• бизнес-центры и торгово-развлекательные центры;
• спортивные комплексы;
• учебные заведения.

Помимо выбора площадки нужно позаботиться об оборудовании. Сориентироваться помогут ответы на вопросы:

• Нужны ли вашим спикерам микрофоны, проекторы и ноутбуки?
• Нужны ли микрофоны для зала, чтобы участники могли задавать вопросы?
• Нужно ли устанавливать дополнительное освещение?
• Будут ли на мероприятии участники, которые говорят на других языках и нуждаются в переводе?
• Нужно ли дополнительно выводить выступление спикера на большой экран?

Чтобы ничего не упустить, пропишите подробно программу мероприятия и отметьте всё нужное оборудование. Рекомендуем проконсультироваться с тем, кто уже проводил подобные ивенты, или специалистами компании, которая занимается прокатом оборудования. Совет опытного человека поможет вам ничего не упустить.

Площадки для онлайн-мероприятий

Процесс организации такого ивента зависит от того, планируете ли вы собрать всех спикеров в одном месте.

Если да, нужно выбирать локацию, исходя из формата и деталей программы. Например, если вы хотите провести масштабное онлайн-мероприятие, на котором спикеры выступают со сцены, смотрите локации для офлайн-конференций. Если хотите получить единую картинку, но без размаха, подойдет офис или переговорная комната в коворкинге.

Требования к оборудованию также могут быть разными. Для онлайн-мероприятия с офлайн-участием экспертов нужно будет то же оборудование, что и для офлайн-мероприятия. Дополнительно придется настроить трансляцию в Zoom, Facecast или на другой платформе.

Если же спикеры будут подключаться к онлайн-мероприятию из своих локаций, обсудите с ними основные требования:

• Минимально допустимую скорость интернета, чтобы видеосвязь была качественной и не прерывалась.
• Фон для выступления.
• Освещение.
• Дресс-код.

Как организовать питание участников

Организаторы деловых мероприятий часто прибегают к услугам кейтеринга и заказывают как кофе-брейки, так и полноценные обеды. Но если локация ивента не располагает столовой, от обеда лучше отказаться и предложить участникам поесть в ближайших кафе (не забудьте составить список рекомендованных, чтобы людям не пришлось тратить время на поиски).

Для кофе-брейков отдайте предпочтение закускам без ярко выраженного запаха, которые удобно брать без риска испачкаться. Это могут быть, например, фрукты, сухофрукты, орешки, печенье, злаковые батончики. Позаботьтесь о том, чтобы кроме кофе был доступен качественный чай нескольких видов.

Продолжительность и тип перерывов зависят от тайминга мероприятия. Если вы проводите семинар, который длится четыре часа, достаточно одного короткого кофе-брейка, если конференцию на целый день — несколько кофе-брейков и обед.

Совместный ужин после мероприятия не обязателен, но вы можете его провести, если у вас много иногородних участников или вы хотите организовать более тесный нетворкинг.

О чём еще нужно подумать организатору

Есть еще несколько важных моментов, которые нужно продумать при организации конференции или другого делового мероприятия:

• Транспортная доступность. Проверьте, есть ли рядом с площадкой бесплатные парковки и остановки общественного транспорта. Если нет, подумайте, сможете ли вы организовать трансфер для участников от ближайшего транспортного узла.
• Встреча гостей. Кто будет ждать участников на входе, какие вопросы могут задавать люди, оказавшись на площадке, где они оставят верхнюю одежду и лишние вещи.
• Удобство гостей. Подумайте, какие указатели расставить на площадке (нужно показать, как минимум, расположение туалетов, гардеробных, кулеров с водой), сколько розеток может быть нужно (если в помещении их недостаточно, помогут удлинители), как организовать стабильный wi-fi и нужны ли места, где участники смогут спокойно пообщаться друг с другом.

Чтобы ничего не упустить, можно попросить зарегистрировавшихся участников пройти небольшой опрос и рассказать, что для них важно при посещении делового ивента.

Как правильно рассчитать бюджет

Составляя бюджет мероприятия, важно учесть все, даже самые незначительные затраты. В противном случае вы не сможете правильно рассчитать стоимость билетов, чтобы покрыть расходы.

Давайте рассмотрим основные статьи расхода, в том числе те, о которых часто забывают:

• Аренда площадки. Перед подписанием договора убедитесь, что в стоимость включена мебель. Если нет — добавляйте в смету расходы на ее аренду. Поскольку именно на аренду уходит немалая часть бюджета, можно попробовать сэкономить: выбрать онлайн-формат, провести мероприятие за городом, где цены ниже, сократить продолжительность ивента или поторговаться с владельцем (в условиях кризиса многие готовы идти навстречу и давать скидки).
• Аренда оборудования. На некоторых площадках есть всё необходимое или часть, где-то нет ничего. Узнайте, что вам предоставят и на каких условиях, обсуждая аренду помещения.
• Лендинг мероприятия. Если вы впервые организуете мероприятие, этот пункт может попасть в категорию «неочевидное».
• Разработка визуального стиля, который будет использоваться и на сайте, и в рекламе, и во время мероприятия. Если у вас в компании есть дизайнер, который может взять вопрос на себя, эту статью можно убирать из бюджета.
• Продвижение. Заранее продумайте, как будете рекламировать мероприятие: таргет, наружная реклама, посты и сториз у блогеров и в профильных сообществах и т. д. Если не можете прикинуть бюджет самостоятельно, проконсультируйтесь со специалистами.
• Кофе-брейки и вода для участников.
• Съемка во время мероприятия, организация трансляции. Заранее узнайте, сколько стоят фотографы и видеографы и какова у них продолжительность смены. То же самое относится к персоналу, который занимается настройкой трансляции.
• Затраты на спикеров. Они зависят от ваших договоренностей: если вы оплачиваете такси, перелеты и проживание экспертов, заранее посчитайте их стоимость и зарезервируйте деньги в бюджете.
• Раздаточные материалы для участников: бейджи, блокноты, ручки, брендированные сувениры.
• Полиграфия. Помимо памяток, сюда можно отнести пресс-воллы и ролл-апы. Заранее посчитайте всё, что вам придется печатать к этому мероприятию.
• Затраты на организацию мероприятия. Сюда включите все расходные материалы, которые вам нужны для подготовки — от маркеров до бумаги, а также крупные затраты, например, на грузоперевозки. Этот пункт тоже может оказаться неочевидным, если не продумать его заранее.
• Комиссия билетного сервиса, налоги. Посчитайте, какой будет комиссия с продажи билетов и какую часть заработка придется перечислить в бюджет после мероприятия.
• Юридическое сопровождение. Помощь юриста может понадобиться, чтобы составить грамотный договор со спикерами и оферту для участников. Если штатный юрист компании готов взяться за эти документы, статью расхода можно вычеркнуть из бюджета мероприятия.

Это неисчерпывающий список расходов. Вы можете ориентироваться на него, чтобы не забыть про основные траты. Но лучше составьте еще и собственный список по схеме «задача → что для этого нужно» и укажите всё, включая мелочи.

В Qtickets комиссия составляет 4-6%, в зависимости от вашего оборота. Платите только когда зарабатываете, никаких абонплат и скрытых платежей! Можете включить использование сервисного сбора и оплачивать наши услуги за счет покупателей.

Как продвигать мероприятие и продавать билеты

Продвижение мероприятия начинается задолго до того, как вы запустите первую рекламу.

Начните с главного — опишите людей, которые придут на ваш ивент. Чтобы составить портрет целевой аудитории, ответьте на вопросы:

• Где и кем работают эти люди?
• Зачем они ходят на бизнес-мероприятия, подобные вашим?
• Какие задачи перед ними стоят, как вы можете помочь их решить?
• Что им даст знакомство с другими представителями индустрии.

Ответы можете искать в личном общении с людьми, в профессиональных сообществах и на сайтах конкурентов. В результате изучения целевой аудитории у вас получится один или несколько портретов клиентов.

Чтобы понять, по какой цене продавать билеты, ориентируйтесь на платежеспособность аудитории, стоимость билетов у других организаторов мероприятий и собственные затраты на ивент. Также продумайте, в какой момент и на сколько вы будете повышать цену — с динамическим ценообразованием билеты продаются лучше.

Следующий шаг — выбрать билетный сервис, который снимет с вас часть организационных вопросов:

• Если продаете билеты физическим лицам, сервис должен обеспечивать прием оплат (в том числе — в других валютах, если у вас есть участники из-за рубежа) и отправку чеков клиентам в соответствии с 54-ФЗ. Вы в таком случае можете не использовать онлайн-кассу.
• Если ваша аудитория — юрлица и ИП, выбирайте сервис, который поддерживает оплату по счетам и отправляет гостям закрывающие документы после мероприятия.
• В любом случае важна служба поддержки покупателей, сотрудники которой без вашего участия помогут клиентам найти билеты, расскажут, как очистить почтовый ящик, если они не приходят, и так далее.

Все эти возможности есть в Qtickets.

Следующий шаг — подготовить лендинг и рекламные сообщения. Выбирайте короткие и емкие формулировки, отвечайте на вопросы, которые важны вашей аудитории, рассказывайте о пользе ивента и используйте призывы зарегистрироваться на мероприятие. Чтобы не мешать на лендинге информацию для разных сегментов целевой аудитории, можно добавить кнопки: «я разработчик», «я тимлид в IT» и так далее, тогда люди сразу будут переходить на нужные блоки. После того, как лендинг и тексты для рекламы готовы, проверьте, что они не противоречат друг другу по смыслу, а также, что вы используете в рекламе правильные ссылки. Рекламные тексты вы будете использовать в таргетированной рекламе.

Еще один способ продвигать мероприятие — просить спикеров разместить у себя анонс ивента. Подготовьте для экспертов примеры картинок для соцсетей (для постов и сторис) и шаблоны текста. Дополнительно проговорите, какую информацию и какие ссылки вы обязательно просите указать в публикации, если человек решит написать пост самостоятельно, а не использовать ваши заготовки.

Как монетизировать мероприятие

В начале статьи мы писали о том, что бизнес-мероприятия проводят не ради денег. Но предлагаем всё же поговорить о монетизации — есть несколько способов заработать во время ивента, и все они связаны с хорошей презентацией вашего продукта.

Правильно прорекламируйте продукт

Расскажите посетителям о преимуществах продукта и покажите им его. Если люди могут увидеть и «потрогать» товар, они купят его гораздо быстрее.

Предложите участникам демо-версию

Бесплатная демо-версия, розыгрыш доступов или пробный период за символическую сумму позволят вам привлечь «холодных клиентов» — тех, кто не планировал ничего покупать.

Покажите участникам экспертов, которые работают над продуктом

Люди покупают у людей. Если ваши эксперты расскажут и покажут, как они работают над продуктом и почему он вышел на рынок именно таким, это положительно скажется на имидже компании и увеличит доверие к вам и вашим экспертам.

Попросите у участников их контакты

Во время регистрации на мероприятие просите участников оставить вам их емейл-адреса и прописывайте в политике конфиденциальности, что вы можете писать им и после мероприятия. Это даст вам возможность добавить участников в свою базу контактов и делиться с ними полезным контентом.

Как собирать обратную связь после мероприятия

Обратная связь важна, потому что она позволяет вам увидеть «слабые места» и следующее мероприятие провести на более высоком уровне. Организатору сложно заметить все недочеты, а вот гости расскажут, что мыло в туалете закончилось через час, кофе был ужасным, розеток на всех не хватило и под доклад одного из экспертов все прекрасно выспались.

После мероприятия отправьте участникам опрос (проще всего создать его на базе гугл-форм). В письме сразу предупредите, сколько вопросов вы хотите задать и сколько примерно времени уйдет на ответы. Постарайтесь минимизировать количество вопросов и сосредоточиться только на том, что действительно важно для дальнейшей работы.

Если у вас есть живые сообщества в соцсетях, можно собрать отзывы там — создайте пост с благодарностью участникам и попросите их рассказать о своем опыте посещения мероприятия в комментариях. Так стоит делать при условии, что в целом ивент прошел на должном уровне, серьезных накладок не было и вы уверены, что не получите шквал негатива публично. Если понимаете, что без косяков не обошлось, лучше просить об отзывах приватно.

10 советов по организации успешного ивента

О ключевых моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия, рассказала Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность».

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» ( The Duck Face Rule ). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED -формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel .

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow -эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой .

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер ( IPMA , level C ), соавтор проекта Start 2 Go . Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC . Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.