Что такое почтовый сервер
Электронная почта — удобный канал для деловой коммуникации. Ее используют для общения с коллегами, партнерами и клиентами. С помощью писем планируются встречи, передаются документы, осуществляются email-рассылки. Почтовые сервисы не позволяют решать задачи бизнеса в полном объеме: они могут устанавливать ограничения на количество отправляемых писем, размер передаваемых файлов и так далее. Решение — почтовый сервер. Он позволяет связывать доменное имя сайта компании с почтовым аккаунтом, определять отправителя и получателя корреспонденции, заниматься email-маркетингом, проверять письма на спам и многое другое. В статье расскажем о том, что такое почтовый сервер, и разберем три способа организации корпоративной почты.
Что такое почтовый сервер и как он работает
Почтовый сервер — это устройство, которое ответственно за обмен сообщениями между отправителем и адресатом. Если почта принадлежит онлайн-бизнесу и решает его задачи, ей присваивают имя сайта. Таким образом переписка ведется от лица компании, а почтовый адрес становится корпоративным. Его можно использовать как для внутренней переписки, так и для внешней коммуникации бизнеса.
Изображение от vectorjuice на Freepik.
Почтовым сервером также является программа, с помощью которой работает устройство с одноименным названием. В ее основные функции входят прием, обработка и доставка электронных писем.
Работа почтового сервера проходит в несколько этапов:
- обработка письма отправителя;
- проверка правильности адресата получателя;
- сканирование письма на наличие спама и вирусов и т. д.;
- отправка письма на почтовый сервер получателя.
3 способа для организации корпоративной почты
Когда пользователь видит письмо от адресата, в имени которого отражается доменное имя, он быстрее его запоминает, к тому же больше доверяет таким сообщениям и не боится с ними взаимодействовать, например, переходить по ссылкам из письма. Улучшается имидж компании и работает email-маркетинг. Для внутренних целей корпоративный адрес тоже полезен — при его наличии работники не станут отправлять важные документы на личную почту злоумышленника на популярные в сети аккаунты gmail.com или mail.ru. Есть несколько способов организовать корпоративную почту: одни потребуют тонких настроек от пользователя, другие предлагают уже готовые функциональные решения, например, защиту от вирусов. Выбор подходящего варианта зависит от масштаба бизнеса, его бюджета и потребностей.
Бесплатный email
Получить электронный адрес можно бесплатно от почтового ресурса: gmail.com, mail.ru, yandex.ru. Почтовые аккаунты с такими имейлами у сотрудников компании не смогут полноценно заменить корпоративную почту, так как у каждого из работников будет персональный адрес без упоминания домена компании. К тому же, в этом случае бизнес ограничен условиями использования сервиса, например, не может осуществлять email-рассылку. Однако для некоторых задач бесплатные имейлы все же подходят: можно отправлять служебные записки, передавать небольшие файлы, договариваться о встречах и так далее.
Недостатки email от почтовых сервисов:
- занятость простых и запоминающихся адресов;
- функциональная ограниченность;
- низкое доверие к подобным адресам.
Преимущества бесплатных email-адресов:
- настроенные спам-фильтры;
- отсутствие платы за использование.
Почта на домене
Почта на домене — это электронная почта с корпоративным email-адресом, частью которого является доменное имя, например, у нас это info@mchost.ru. Чтобы завести такую почту, необходимо предварительно воспользоваться услугами регистратора доменных имен и арендовать один из адресов для компании. Настраивается доменная почта через провайдера электронной почты. Необходимо создать учетную запись почты и установить настройки DNS-записей. После этого можно отправлять письма от имени организации.
Преимущества почты на домене:
- высокое доверие клиентов и партнеров;
- возможность установить более детальные настройки безопасности;
- контроль над корпоративными сообщениями;
- уникальный адрес почтового ящика;
- возможность встраивания рекламы и логотипа бренда в рассылку.
Недостаток почты на домене — сложность самостоятельной настройки почты для новичков.
Персональный почтовый сервер
Персональный почтовый сервер — это почтовая программа, установленная и настроенная на почтовом устройстве. Сервер предназначен для управления сообщениями и защиты конфиденциальности передаваемых данных.
Недостаток персонального почтового сервера — высокий уровень сложности самостоятельной организации, требуются специальные знания и навыки.
Преимущества персонального почтового сервера:
- высокий уровень контроля данных (от хранения сообщений до регулирования доступа к ним);
- возможность резервирования данных на дополнительный сервер;
- возможность самостоятельно устанавливать, настраивать собственный сервер.
Заключение
Корпоративная почта пользуется большим доверием со стороны пользователей, чем почтовые адреса бесплатных почтовых сервисов. Она важна для решения внутренних бизнес-задач и для коммуникации бренда с клиентами и партнерами. Выбирать способ организации корпоративной почты нужно, отталкиваясь от потребностей, масштаба и возможностей проекта.
Что такое почтовый сервер и зачем он нужен
Электронная почта — это незаменимый инструмент для личной и корпоративной коммуникации. В статье мы рассмотрим, что такое почтовый сервер для домена, что такое почтовый клиент, какие протоколы используются для отправки и получения электронных писем, а также поможем выбрать способ создания корпоративной почты.
Что такое почтовый сервер и почтовый клиент
В процессе передачи электронного письма участвуют почтовый сервер и почтовый клиент. Почтовый сервер ― это программа, которая передаёт сообщение от одного компьютера к другому. Например, популярными почтовыми серверами являются Gmail, Яндекс, Mail. Почтовый клиент — это программа, в которой вы работаете с почтой: пишете, читаете и храните письма. Например, почтовые клиенты: Microsoft Outlook, Thunderbird, Mailbird, TouchMail,The Bat!
Процесс электронной передачи письма можно сравнить с работой традиционной почты. Сервер электронной почты ― это почтовое отделение. В него попадают письма, сортируются и отправляются в почтовые отделения получателя. Почтовый клиент ― это конверт, в который мы вкладываем письмо, а также указываем на нём адрес, имя отправителя и получателя.
Для приёма и отправки электронных сообщений используют несколько протоколов.
Сервер исходящей почты:
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Что такое SMTP-сервер? Он отвечает исключительно за отправку писем.
- порт 25 — без шифрования,
- порт 465 — порт SSL/TLS или SMTPS.
Сервер входящей почты:
- порт 110 — без шифрования,
- порт 995 — порт SSL/TLS, также известный как POP3S.
- порт 143 — без шифрования,
- порт 993 — порт SSL/TLS, или его называют IMAPS.
Создание корпоративной почты
Создание почтового сервера можно произвести несколькими способами. Всё зависит от цели корпоративной почты и объёма принимаемых писем. Корпоративная почта может понадобиться для работы: c поставщиками, клиентами, СМИ, государственными структурами и другими организациями.
Виды электронной почты:
- просто устанавливать и использовать,
- не надо настраивать ресурсные записи,
- бесплатно.
- ограниченное дисковое пространство,
- нельзя использовать домен как адрес почтового ящика. Сложно отразить принадлежность почты к бренду в интернете,
- небезопасно, любой сотрудник может сменить пароль.
- низкая стоимость обслуживания,
- широкий функционал: антиспам, большая почтовая квота, переадресации и т. д.
- ограниченные ручные настройки сервера,
- при сбое в работе сервера вы не можете самостоятельно повлиять на их устранение.
Если вам подходит этот вариант, то для создания почты на домене воспользуйтесь инструкциями:
- Подключение Яндекс.Почты,
- Как подключить «Mail.ru для бизнеса»,
- Как подключить Google Workspace для домена,
- Настройка почты на хостинге.
- настройка сервера под свои нужды: резервное копирование, ограничение доступа, чёрные списки и др.,
- мониторинг работы сервера. При возникновении ошибок вы можете самостоятельно найти причину и исправить проблему.
- требуется покупка или аренда необходимого оборудования,
- для настройки сервера нужны специалисты с навыками администрирования Linux или Windows.
Мы рассмотрели несколько вариантов для создания корпоративной почты. Оценив плюсы и минусы каждого варианта, объём письменной коммуникации в компании и количество сотрудников, вы сможете выбрать подходящий вид почты.
Помогла ли вам статья?
Спасибо за оценку. Рады помочь ��
Зачем нужен почтовый сервер и какие плюсы у персонального почтового сервера
Почтовый сервер — это программа, передающая электронные сообщения от одного устройства другому. В статье рассмотрим, для чего нужен email-сервер, какие есть протоколы, преимущества своего почтового сервера, методы создания корпоративной почты, а также в чём специфика массовых рассылок.
Зачем нужен почтовый сервер
Mail server обеспечивает мгновенную отправку писем в интернете, где отлично организована система хранения сведений. Наиболее распространёнными считаются Gmail, Outlook, «Яндекс.Почта» и Mail.
Важный элемент данной системы — почтовый клиент. Схема его работы состоит в следующем: человек заходит в клиента, пишет сообщение, которое попадает на сервер и затем отправляется адресату.
Email-серверы, как правило, применяются для индивидуальных целей или массовой рассылки.
Для чего нужны протоколы email-систем
Для правильной доставки письма и гарантии безопасности используют следующие почтовые протоколы:
- IMAP — передаёт емейлы из сервера получателю. Сообщения остаются на сервере адресата, что очень удобно. Запросы к серверу высокие, потому что нужно реализовать большой объём информации без ухудшения качества. Рекомендуется именно IMAP, поскольку он считается наиболее надёжным.
- POP3 — выполняет такую же функцию, как и IMAP. Различие в том, что POP3 сохраняет данные на память устройства. Когда получатель нажимает на просмотр емейла, протокол сразу стирает его из сервера. Это приносит неудобства человеку, так как ему придётся регулярно удалять лишние сведения.
- SMTP — создан для дополнения двух предыдущих. Благодаря ему письмо отправляется на сервер, а после — получателю.
Плюсы создания персонального почтового сервера
Большинство компаний вместо использования известных серверов отдаёт предпочтение созданию собственного. Таким образом решаются следующие важные задачи:
- организация взаимодействия работников между собой;
- массовая рассылка клиентам.
В чём достоинства собственного сервера? В первую очередь — в обеспечении безопасности. Известные внешние серверы — масштабные системы в сети со своими методами защиты данных. Однако, используя их, нельзя быть уверенными, что конфиденциальная информация не попадёт на сторону. Небольшим фирмам можно обратиться к работе с популярными сервисами, так как их степени защиты хватит для безопасной коммуникации с потребителями. Защита данных особенно важна для государственных учреждений, банков, предприятий, где ценные сведения тщательно охраняются.
Также организация с персональным сервером функционирует и без доступа к сети. Если появятся проблемы с интернетом, внутренняя сеть гарантирует бесперебойную работу.
Кроме того, собственный сервер значительно экономит трафик для отправки больших объёмов информации.
Как создать корпоративную почту
Собственный сервер — хороший выбор, но существуют и иные пути для реализации общения внутри фирмы. Разберём методы создания корпоративной почты. Помните, что ваше решение зависит от особенностей компании, её целей, масштабов, бюджета и других факторов.
Бесплатная почта
Почта на одном из известных email-сервисов позволяет выполнять обычные функции — коммуникация с потребителями, документооборот и т. п. Данный способ обычно применяется для личных целей, но небольшому бизнесу для старта тоже стоит присмотреться к бесплатной регистрации. Главные преимущества такого выбора: простота в использовании и экономия денежных ресурсов. Из недостатков — ограниченный объём хранения информации, ненадёжная защита, отсутствие личного домена с названием бренда.
Почта на домене
В этом варианте вы регистрируете домен со своим названием и создаёте почту в удобном сервисе. Домен с названием фирмы не меняется, а вот имя клиента до знака «@» показывает разные данные — наименование отдела, фамилию работника и др. Например, news@skyteach.ru или makarov@organization.ru. Когда в названии почты есть бренд, читатель сразу понимает, от кого пришло письмо. Из плюсов: небольшая стоимость (платить нужно только за домен, а почтовые услуги обычно бесплатны), широкий функционал. К минусам относится зависимость от сервера.
Создание почтового ящика с собственным доменом в «Яндекс 360»
Собственный сервер
Здесь у вас есть и сервер, и домен, поэтому работа настраивается под вашу компанию: установка правил пересылки, лимит по хранилищу информации и другое. При сбоях всегда можно определить источник проблемы и быстро восстановить систему. Недостатком является большой расход средств на технику и персонал.
Почтовый сервер для массовых рассылок
При настройке массовой рассылки нужен особенный подход, поскольку она имеет свою специфику. Например, главная цель — отправка сообщения, также важны наличие расширенной статистики, отказ от получения входящих и прочее. Настроить данную систему самостоятельно будет проблематично, так как требуется большой объём ресурсов. Многие организации полагаются в этом вопросе на сторонние компании или специальные сервисы.
Заключение
Почтовый сервер реализует доставку email-писем. Его главные составляющие — почтовый клиент и протоколы.
Есть три метода создания почты для бизнеса: бесплатная почта на известных сервисах, почта на собственном домене и персональный сервер, с помощью которого работа настраивается под особенности компании. Основное достоинство собственного сервера — обеспечение защиты конфиденциальной информации и настройка работы под специфику бизнеса.
Для массовых рассылок почтовый сервер предполагает большую затрату средств, потому логичнее воспользоваться помощью профессионалов или специальными сервисами.
Почтовый сервер
В Unisender есть все для рассылок: можно создавать и отправлять клиентам письма и SMS, настроить чат-бота и делать рассылки в Telegram и даже собрать простой лендинг для пополнения базы контактов.
Почтовый сервер — это программа, которая принимает, обрабатывает и отправляет электронные письма. Она определяет отправителя и получателя и перенаправляет письмо адресату.
У известных почтовых провайдеров — Gmail, Mail.ru, Яндекса — несколько почтовых серверов. Это обеспечивает бесперебойную и быструю отправку и доставку большого количества писем пользователей.
Если вы отправите письмо с почтового ящика Яндекса на Gmail, то в этом процессе будут задействованы серверы двух почтовых провайдеров.
Как работает почтовый сервер
Разберем, как работает почтовый сервер на простом примере. Так отправку электронного письма с Gmail на Mail.ru можно сравнить с отправкой обычного письма из России во Францию.
| Электронная почта | Обычная почта |
| Вы пишете письмо по электронной почте и нажимаете «Отправить». Программа передает письмо на серверную часть. | Вы пишете физическое письмо и опускаете его в ящик. |
| Почтовый сервер Gmail.com передает письмо на сервер Mail.ru. | Сотрудники почты смотрят адрес на конверте, маркируют его и пересылают вместе с множеством других писем во Францию. |
| Mail.ru распознает, кому адресовано письмо, и передает его нужному пользователю. | Французская почта распознает, кому вы отправили письмо, и почтальон приносит письмо в ящик получателю. |
| Письмо оказывается во «Входящих» (или в «Спаме»), и вы его читаете. | Получатель читает письмо. |
Только в электронной почте все происходит очень быстро, автоматически и без участия людей.
Серверы почтовых провайдеров подходят для личной или корпоративной переписки. А вот отправлять массовые рассылки через них не получится. Для этого нужны более мощные и сложные серверы с дополнительными возможностями: отказом пользователей от получения писем, расширенной статистикой и высокой скоростью отправки.
Поэтому для массовых email-рассылок лучше использовать специальные сервисы, например Unisender.
Протоколы email-систем
Для обработки писем используют определенные протоколы:
- Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Отправляет письмо на сервер.
- Post Office Protocol 3 (POP3). Принимает письмо от почтового сервера и передает получателю.
- Internet Message Access Protocol (IMAP). Как и POP3, извлекает письмо из почтового сервера. Основное отличие в том, что IMAP работает с почтой непосредственно на сервере, а POP3 скачивает входящие письма с сервера и сохраняет их локально. Из-за этого протокол IMAP считается более безопасным и надежным.
Схематично этот процесс можно представить следующим образом:
Свой почтовый сервер или готовое решение: что выбрать
Если вам нужен почтовый ящик для личных целей, вы легко сможете создать его бесплатно. А вот компании лучше использовать для переписки корпоративную почту с уникальным доменным адресом. По нему сразу понятно, от кого именно пришло письмо.
У одной компании может быть много почтовых ящиков: для общей переписки, для каждого сотрудника и отдельный ящик для массовых email-рассылок.
У менеджеров «Нетологии» собственные почтовые ящики, а вот рассылку подписчики получают с другой почты. При этом доменный адрес у них одинаковый — @netology.ru
Для создания корпоративной почты можно использовать готовое решение от почтовых провайдеров, самостоятельно завести почтовый ящик на своем домене или развернуть собственный почтовый сервер.
Готовое решение. Яндекс, Gmail и Mail.ru предоставляют компаниям возможность завести корпоративные почтовые ящики на базе своих серверов. Чаще всего эта услуга платная, но есть и бесплатные решения, например в Mail.ru.
У готового решения множество плюсов:
- быстрое подключение;
- адекватная стоимость;
- дополнительные услуги;
- техническая поддержка.
В обмен на свои услуги провайдеры используют данные получателей и отправителей писем. Алгоритмы провайдеров составляют обезличенные портреты пользователей: интересы, пол, возраст.
Организации, которые работают с секретными данными, не хотят делиться этой информацией и боятся утечки персональных данных. Поэтому банки, государственные структуры или финансовые организации поддерживают собственные почтовые серверы.
Почта на своем домене. Нужно купить домен, а потом создать почтовый ящик с аналогичным именем. На домене обычно размещают сайт или лендинг компании, а доменное имя почтового ящика дублирует этот адрес.
Например, ваша компания называется «Космос». Вы купили домен — cosmos.ru, корпоративную почту сможете назвать — info@cosmos.ru
Такой вариант размещения корпоративной почты очень выгодный. Чаще всего вы платите только за домен, а почтовый ящик создаете бесплатно. А еще вам не нужно содержать штат системных администраторов, как в случае с собственным почтовым сервером.
Но есть и минус. Почту на домене нужно правильно настроить, и для этого понадобится помощь специалиста. В противном случае есть риск, что ваши письма будут попадать в спам, а входящие — приходить с задержкой или даже теряться.
Для массовых рассылок действует правило — не отправляйте их напрямую со своей почты. Ваше доменное имя могут заблокировать, и все исходящие начнут попадать в спам. Решить проблему можно, но потребуется время на восстановление репутации.
Собственный сервер. Развернуть собственный сервер для обработки корпоративной почты сложно и дорого. Для этого придется вложить деньги в оборудование или аренду онлайн-сервера и содержать минимум одного штатного системного администратора. Настройка собственного сервера займет много времени, а фиксировать баги и устранять их придется регулярно.
Однако в некоторых случая свой сервер необходим. Это нужно большим компаниям, которые отправляют огромное количество писем ежедневно. А еще тем, кто не может доверять данные пользователей стороннему серверу и владеет секретной информацией.