Как пользоваться Slack: советы и полезные настройки
Показываем на примере Нетологии, как работать в корпоративном мессенджере Slack: настроить оповещения, красиво оформлять сообщения и эффективно решать вопросы.
Редакция Нетологии
Главное преимущество Slack перед другими мессенджерами — структурирование информации. Это не просто набор чатов и каналов, это полноценное рабочее пространство. Slack помогает решать рабочие вопросы, структурировать и хранить важную информацию и быстро адаптироваться новым сотрудникам в больших командах.
В Нетологии мы ценим прозрачность, открытость и быстрый обмен идеями, и Slack нам в этом помогает. Если вы новый сотрудник Нетологии — почитайте эти советы, чтобы в первый же день работы чувствовать себя комфортно. А если вы не сотрудник Нетологии, то эти советы помогут понять, как работать в Slack и организовать в нем работу.
Присоединитесь к рабочему пространству вашей компании
Первым делом нужно присоединиться к вашей команде в Slack. Есть два варианта: вы либо получите личную ссылку для подключения, либо вас присоединят и нужно будет просто войти в аккаунт с одобренным адресом электронной почты.
Вы также можете перейти по «Найти ваше рабочее пространство», ввести адрес почты и узнать, к каким командам вы можете присоединиться.
Установите приложение Slack
Работать в приложении Slack удобнее, чем через браузер. К тому же в браузере доступны не все функции мессенджера. Поэтому установите Slack на MacOS, Windows, Linux и смартфон — iOS или Android.
Заполните профиль
Когда войдете в рабочее пространство, первым делом заполните свой профиль. Так вам будет проще освоиться, а коллеги будут понимать, по каким вопросам к вам обращаться.
В меню нажмите на название рабочего пространства → Profile & account → Edit Profile.
Теперь заполните все необходимые поля: имя, должность, контактные данные, добавьте фото.
Коллеги смогут вас найти в поиске, будут знать вас в лицо и решать задачи станет проще.
Общение в каналах
Есть два типа каналов: Public Channels — открытые для всех; и Private Channels — доступные только по приглашению. У каждого канала своя тематика: в канале #netology-feedback мы видим и реагируем на отзывы о Нетологии, а в канале #дайджесты_в_блог обсуждаем и готовим дайджесты, такие как «Data Science-дайджест №8: главные статьи месяца».
И даже для совершенно разнообразных вопросов у нас есть специальный канал — #flame
Чтобы создать новый канал или вступить в существующий открытый канал, нажмите плюсик напротив Channels — затем выберите канал из списка. В Нетологии менеджер сразу добавит вас в важные каналы, чтобы вы могли освоиться.
Личные сообщения и групповое общение
Личные сообщения (Direct Messages) нужны для общения с конкретными участниками команды. Чтобы написать личное сообщение коллеге, нажмите на его имени в любой переписке или найдите коллегу в поиске. Во всплывающей карточке нажмите Direct Messages — откроется переписка.
Когда требуется обсудить что-то важное небольшой группой людей до 9 человек, используйте групповые сообщения. Каждый участник обязательно получит уведомление о новом сообщении.
Чтобы создать групповую переписку, нажмите плюсик напротив заголовка Direct Messages, затем укажите нужных людей.
Отправка сообщений
В целом всё просто: можно писать текст, добавлять эмодзи, прикреплять файлы. При упоминании публичного канала — #random, участники смогут перейти в него, кликнув по ссылке. Когда упоминается член команды @user, он получает уведомление.
Отвечать на сообщения, которые требуют детального обсуждения, стоит с помощью функции Reply. Так появляется Thread — ветка переписки, в которой обсуждается конкретный вопрос. Ветка переписки откроется в правой колонке Slack.
А все ваши ветки переписок отображаются в разделе Threads.
Оформление текста: жирный, курсив и другие стили
Для форматирования используйте такие символы:
- *Текст* на мобильном или Cmd/Ctrl + B на десктопе для жирного шрифта
- _Текст_ на мобильном или Cmd/Ctrl + I на десктопе для курсива
- ~Текст~ на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + X на десктопе для зачёркнутого текста
- >>>Предложение на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + > на десктопе для цитирования
- «`input (code)«` на мобильном или Cmd/Ctrl + Shift + C на десктопе для вставки кода
Аудио- и видеозвонки
Чтобы пообщаться с удаленными коллегами лицом к лицу — позвоните. В видеоконференции могут принять участие до 15 человек. Таким же образом можно общаться с заказчиками и контрагентами.
На созвонах можно транслировать собственный экран.
Включите уведомления в важных каналах
По умолчанию в Slack включены все уведомления в личных сообщениях, но выключены в группах. Если группа важная — включите уведомления обо всех сообщениях.
Для этого войдите в нужную группу → нажмите на иконку шестеренки → выберите Notification preferences.
В открывшимся окне выберите, какие уведомления получать.
Повторное оповещение
Если боитесь пропустить важное сообщение, можно настроить повторное оповещение на смартфон. Поставить такое уведомление можно в настройках профиля, в разделе Notifications.
Персональный список важных сообщений ⭐
Если в чате появилось важное сообщение, к которому нужно вернуться позже — добавьте его в избранное. Нажмите на звёздочку рядом с сообщением. Все задачи собираются в меню Starred Items в верхнем меню Slack.
Закрепленные сообщения
В группах важные сообщения и файлы удобно фиксировать пином. Запинить можно правила канала или файлы, к которым важен быстрый доступ.
Напоминания с помощью чатбота
Если проводите регулярные совещания, попросите чатбота напоминать о совещании в группе. Так, руководитель команды маркетинга может поставить уведомление, чтобы члены команды поделились успехами проекта за неделю: /remind #marketing-team to share weekly project updates at 10AM every Monday.
КУРСЫ НЕТОЛОГИИ
Бизнес и управление
Узнать больше
- Обучение для предпринимателей, руководителей отделов, продакт- и проджект-менеджеров — не только в ИТ-сфере, но и в офлайн-бизнесе
- Выберите подходящий курс и развивайтесь в управлении командой
- В основе программ — практический опыт экспертов и успешные кейсы индустрии
Как работает поиск в Slack
Поиск по каналам, чатам, участникам, сообщениям, файлам работает из одного окна:
- from:@[Имя участника] для поиска сообщений участника
- from:me для поиска своих сообщений
- in:[Название канала] для поиска сообщений в конкретном канале
- in:@[Имя] для поиска личных сообщений от конкретного человека
- to:me для поиска всех адресованных вам сообщений
- before/after:[Дата] или on:[Дата], [Месяц], или [Год] для поиска сообщений по дате
Поиск по ключевому слову с точным совпадением: “слово”
Поиск по части слова: сло*
Поиск с исключениями — слово -ключевое
Выделение ключевых слов в переписках
В настройках аккаунта откройте раздел Notifications, выберите My keywords и введите ключевые фразы, при упоминании которых вы получите оповещения и которые будут выделяться в тексте.
Режим «не беспокоить»
Если вы на созвоне или важной встрече, на время отключите уведомления с помощью функции Do Not Disturb. Другой вариант — отключить уведомления в отдельных каналах с помощью кнопки Mute.
Работа с приложениями
Одно из преимуществ Slack — наличие интеграций с популярными сервисами наподобие Gmail, Jira, Dropbox. Чтобы синхронизировать работу, посмотрите в каталоге приложений, какие приложения уже использует Нетология и настройте их под себя.
Правила хорошего тона в Slack
Несколько правил хорошего тона в Slack:
- пишите сообщения только по теме канала;
- если вас упомянули, отреагируйте на сообщение;
- не злоупотребляйте функцией @here — она позволяет оповещать всех, кто находится в онлайне;
- пользуйтесь ветками сообщений, чтобы упростить общение и не мешать остальным участникам чата;
- следите за статусом, напишите о том, что уходите в отпуск, чтобы от вас не ждали мгновенной реакции.
В Нетологии мы стараемся отвечать на сообщения коллег в течение двух часов. Даже если не знаете ответа на заданный вопрос или о задаче нужно подумать, так и напишите. Но не игнорируйте собеседника.
И да, если ввести /shrug, то отобразится вот так ↓
Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии
Читать также
Как пользоваться Slack?
Общение разделено на каналы. Каждый канал — это чат отдельного курса на Лекториуме, где слушатели могут общаться друг с другом и с командой курса.
Каналы, на которые вы подписаны, находятся слева в разделе Channels. Кликнув на Channels вы увидите полный список доступных каналов, к которым можно присоединиться. А еще вы можете создать свой канал.
По умолчанию вы автоматически добавлены в #общий_чат. Это общий канал для общения слушателей всех курсов.
В разделе Direct Messages вы сможете отправлять личные сообщения другим людям, которые зарегистрированы в нашем Slack. Здесь будет отображаться список ваших последних диалогов.
Чтобы присоединиться к чату, выберите его в списке или введите его название и нажмите кнопку Join channel. После этого вы сможете в нем общаться, а сам чат появится в списке ваших каналов слева.
Если к вашим сообщениям кто-то напишет комментарий, то вы увидите это в разделе New Threads. Это «Треды» или по-другому «Ветки обсуждений». Они нужны, чтобы отвечать на конкретное сообщение и не засорять эфир для других слушателей. Когда вы отвечаете на сообщение, его автору приходит оповещение об этом. А если вы просто пишете следом за ним в чат — нет.
Чтобы начать обсуждение в треде, нажмите на иконку Start a thread на сообщении, к которому вы хотите написать ответ:
Заполните свой профиль: установите фотографию или картинку и напишите что-нибудь о себе. Мы уверены, что на курсах есть шанс встретить людей с похожими взглядами и интересами. Да и сами мы не против познакомиться с вами поближе!
Чтобы окончательно освоиться в мессенджере и узнать о его полезных функциях, прочитайте эту статью. В ней подробно и на русском языке рассказано, как сделать свою работу со Slack комфортной и приятной.
Я использую треды в Slack даже в личных сообщениях
Моя команда использует Slack для коммуникации, и сейчас в нашем workspace около 500 человек и около 300 каналов. Я подписан на 30 каналов, из них где-то в 10 пишу хотя бы раз в неделю. В таком потоке важно не сойти с ума, читая слак весь день вместо сделывания дел.
Для организации обсуждений в каналах мы используем треды. Вы наверняка знаете эту механику: пишешь в большой канал, несколько людей отвечают на твоё сообщение, подключаются для решения проблемы, и небольшая группа заинтересованных общается в треде и никому не мешает.
Вкладка Threads
Треды удобно организуются во вкладку Threads (в меню она вторая сверху). Вкладка подсвечивается, если в тредах, на которые вы подписаны, есть новые сообщения.
Во вкладке для каждого треда вы видите несколько последних сообщений, что позволяет легко вспомнить контекст. Можно тред расхлопнуть и перечитать целиком. К тому же, здесь треды открыты во всю ширину, а не упакованы в узкий сайдбар, как если открыть тред из канала. В такой ширине удобно читать и писать.
Вкладка All unreads
А это важная и удобная вкладка, которая показывает все новые сообщения из всех каналов, в которых я состою. Я читаю слак раз в полчаса как раз из неё. Это удобнее, чем прыгать по каналам — тут всё в одном месте.
Я прямо отсюда подписываюсь на новые треды, отвечаю, и жму «Mark as read» для обработанных сообщений. Поскольку новое сообщение — новая тема, то контекст из последних сообщений в канале не нужен. Я в каналы захожу только чтобы написать новое сообщение, стартануть тред. Для чтения же целиком хватает вкладок All unreads и Threads.
Личные сообщения
Но есть один нюанс: DM (личные сообщения). Часто люди используют DM в формате телеграма: открываешь чат и пишешь в него. Обратите внимание на последнем скрине на сообщения Виталия: потерялся контекст. Про что он хотел меня поспрашивать? Чтобы узнать, надо перейти в беседу с ним и просмотреть несколько прошлых сообщений.
А ещё, бывает, в личке смешиваются несколько обсуждений. Задаёшь пару вопросов и вы начинаете параллельно их обсуждать.
Чтобы такой проблемы не было, и сразу всё было перед глазами, нужно в личке тоже пользоваться тредами. Причём одна тема — один тред. Получаются сплошные плюсы: когда отвечаешь в тред, виден контекст, и обсуждения сгруппированы по темам. Минусов нет: это такая же механика, которую мы уже используем для остальных каналов, где больше двух людей 🙂
Короче, приглашаю пользоваться тредами в личке.
Подписывайтесь на телеграм-канал про фронтенд, дизайн, работу и жизнь.
Тред в слаке это что
«При общении онлайн гораздо сложнее понять друг друга, потому что в текстовом формате сложно верно передать тон, — объясняет Элейн Суонн, эксперт по этикету и основатель Swann School of Protocol. — Мы не слышим интонации собеседника и не видим язык тела, который иногда может быть информативнее слов». Если добавить к этому частые обновления и спам в рабочих каналах, раздражение от такого формата общения почти гарантировано.
Устроившись на работу в компанию, изучите историю чата в Slack. Это поможет понять, какой стиль общения принят в коллективе — что обсуждают в рабочем чате? Часто ли здесь шутят, используют ли эмодзи? Это поможет вам быстрее адаптироваться. Вот несколько советов, которые помогут вам в общении с коллегами.
Используйте треды и не отключайте уведомления
В разгар творческого процесса в одном и том же канале может одновременно происходить несколько разговоров. Треды в Slack помогают организовать этот хаос.
«С помощью этой функции можно уменьшить количество уведомлений и не отвлекаться на разговоры, которые не требуют вашего внимания, — рассказывает Натали Шён, старший медиа-стратег в агентстве по коммуникациям и маркетингу BAM. — Если вам нужно пригласить пользователя к обсуждению определенной темы, нажмите @ и введите его имя в соответствующем сообщении».
Чтобы начать обсуждение, наведите курсор мыши на сообщение и нажмите кнопку «Reply as Thread».
Треды позволяют поддерживать разговор, не отвлекаясь на другие обсуждения. Это особенно актуально, когда в чате присутствует несколько человек, или если участники беседы находятся в разных часовых поясах. Кроме того, такие обсуждения проще искать — вы можете сразу выйти на ветку беседы, а не на отдельные сообщения. Если пользователи долго не получают сообщений из треда, они могут забывать о его существовании. Если вы чувствуете, что отстаете, откройте Preferences > Notifications и нажмите «Notify Me About Replies to Threads».
Отправляйте длинные сообщения
Распространенная проблема. «Вместо того, чтобы посылать пять коротких сообщений друг за другом, потратьте минуту на то, чтобы сформулировать мысль», — советует Суонн.
Подумайте о собеседнике — бесконечно вибрирующий телефон сильно отвлекает. Относитесь к рабочим сообщениям как к небольшим электронным письмам и не требуйте немедленного ответа, если ваш коллега занят.
Вешайте в статусе эмодзи, отражающие текущие задачи
На первый взгляд Slack напоминает обычный мессенджер, но ожидать мгновенных ответов здесь не стоит — если человек находится на совещании или занят срочной работой, постоянные уведомления будут только отвлекать.
Чтобы коллеги понимали, когда вас лучше не беспокоить, используйте статусы. Для этого нажмите на поле Update Your Status в верхнем левом углу экрана. В программе есть несколько статусов по умолчанию — например, «На больничном» или «На совещании», но вы можете придумать и собственные обозначения. «Мы договорились, что эмодзи с едой — это обеденный перерыв, а значок камеры — съемки, — рассказывает Кей-Кей Клэпп, директор по контенту сайта iFixit. — Если вы используете плагин Google Календаря, Slack может автоматически вешать в статусе эмодзи, обозначающее совещание».
Используйте эмодзи для быстрых ответов
Что лучше, лаконичное «ОК» или молчаливое согласие? В Slack для коротких ответов можно использовать эмодзи. Просто наведите указатель мыши на сообщение и нажмите кнопку «Добавить реакцию» справа. «Нет ничего хуже, чем отправить старательно продуманное сообщение в Slack и получить в ответ тишину, — считает Клэпп. — Как руководителю, мне важно видеть, что команда со мной на связи. Эмодзи — удобный способ это показать».
Смайлики помогают оживить обстановку, а в некоторых случаях передать язык тела, но с ними важно не переусердствовать. «Некоторые пользователи заменяют половину слов в сообщении на эмодзи — это уже чересчур, — считает Мелани Пинола, автор тестов в Wirecutter, в прошлом менеджер удаленной командой в Zapier. — Расшифровывать такие послания довольно утомительно».
Заполните профиль
Сложно запомнить коллег, не встречаясь с ними регулярно у кулера или кофейного автомата. Чтобы окружающим было проще узнавать вас, заполните профиль: «Укажите побольше подробностей: отдел, должность, местное время, номер телефона, часы работы, произношение имени и т.д., — советует Пинола, — Так окружающие смогут понять, в какое время к вам лучше обращаться». Важно использовать в профиле свое настоящее имя и реальное фото — гораздо проще общаться с живым человеком, чем отправлять сообщения волнистой линии с именем c00ldawg76. По словам Пинолы, в Zapier этот совет входит в список рекомендаций по работе со Slack, который компания публикует в открытом доступе и отправляет новым сотрудникам.
Создавайте каналы
Если в компании всего несколько каналов, они будут завалены множеством обсуждений, интересных лишь нескольким их участникам. Шён рассказывает, что в режиме самоизоляции их компания стала использовать Slack чаще обычного, и привычный режим общения в мессенджере потребовал корректировок. «Сначала мы отправляли множество новостей, связанных с COVID-19, в общекорпоративный канал #IndustryNews, но со временем заметили, что такой поток сообщений о пандемии угнетает участников, — объясняет она. — Поэтому мы создали отдельный канал #Coronavirus, в который можно заглянуть в течение дня». Звук любого канала можно отключить, щелкнув правой кнопкой мыши — тогда вы увидите обновления, только если кто-то обратится к вам лично, используя @.
В компании могут быть свои правила, связанные с созданием каналов: узнайте, кто и в каких случаях может их создавать, а также есть ли ограничения по их названию. Если у вас пока нет соответствующего разрешения, спросите, можно ли разделить занятый канал или удалить ненужные.
Помните о личном пространстве
Иногда важные мысли по работе приходят вечером, когда писать коллегам слишком поздно. Чтобы не упустить идею, отправляйте отложенные сообщения — для этого в Slack есть специальный инструмент. Иногда работодатели сами советуют сотрудникам настроить этот механизм. Нажмите Preferences > Notifications > Notification Schedule и укажите удобное время для получения уведомлений (например, в течение рабочего дня или с 7:00 до 19:00).
Не ограничивайтесь Slack
Конечно, можно пытаться передать в тексте все оттенки смысла, но иногда бывает проще позвонить. Короткий телефонный разговор может оказаться гораздо эффективнее, чем 15-минутная переписка в мессенджере.
Кроме того, некоторые разговоры вообще не стоит вести на общедоступных платформах. «Будьте внимательны при отправке сообщений, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, — напоминает Суонн. — Часто бывает, что пользователь хочет отправить личное сообщение собеседнику, но случайно попадает в общий чат». Платформы регулярно взламываются, поэтому сообщения в Slack и других мессенджерах стоит воспринимать как тексты, размещенные в открытом доступе. Осторожность не повредит.