Учебное пособие для студентов по дисциплине «Информатика» Модуль 3
Основными объектами базы данных Microsoft Access являются реляционные таблицы, структура которых определяется набором полей таблицы (столбцы), а информация хранится в виде записей (строки). Поля таблицы базы данных не только определяют структуру таблицы, но также определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Далее перечислены некоторые свойства полей:
- Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при операциях с базой данных. Однозначно определяет каждое поле в таблице. Одна таблица не может иметь двух полей с одинаковыми именами.
- Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
- Размер поля – определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле.
- Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках таблицы, принадлежащих полю.
- Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
- Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
- Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.
- Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при воде данных в таблицу.
Cвойства полей могут различаться в зависимости от типа данных. При работе с Microsoft Access используются следующие типы данных:
- Текстовый – тип данных, используемый для хранения текста ограниченного размера (до 255 символов).
- Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов).
- Числовой – тип данных для хранения чисел.
- Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
- Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных.
- Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) увеличивающихся на 1 натуральных чисел, значения которых вводятся в поле автоматически при создании новой записи.
- Логический – используется для хранения логических данных. Такие данные могут принимать только два значения: Истина или Ложь (Да или Нет).
- Поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (графические, аудио- и видеоданные, фрагменты электронных таблиц и др.). Реально такие объекты в таблице не хранятся. Они хранятся в другой части файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них. Это позволяет существенно ускорить операции с базой данных.
- Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов Web-страниц Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск программы-браузера (например, Internet Explorer) и воспроизведение страницы в его окне.
Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы в окне База данных (рис. 18). Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструктора или выбрать пункт Конструктор в управляющем меню окна. Окно Конструктора таблиц представлено на рис. 19.
Рис. 19. Таблица в режиме Конструктор.
В первом столбце вводятся имена полей. Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таблицы. Тип для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка. Нижняя часть окна содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые свойства уже заданы по умолчанию, их можно принять или изменить.
При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле, являющееся первичным ключом таблицы. Для задания ключевого поля следует щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и выбрать пункт Ключевое поле из контекстного меню или щелкнуть инструмент Ключевое поле на панели инструментов в окне программы (рис. 20).
Рис. 20. Задание ключевого поля таблицы.
Закончив создание структуры таблицы, нужно закрыть бланк. При этом система выдает запрос на сохранение таблицы. После сохранения значок таблицы появляется на вкладке Таблицы в окне База данных (рис. 18).
Ввод данных в таблицу. Заполнение таблицы данными производится с клавиатуры в режиме просмотра данных таблицы (рис. 21). Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей . В нижней части таблицы расположена Панель кнопок перехода. Ее элементами управления удобно пользоваться при перемещении по таблице, имеющей большое число записей. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ с помощью мыши. Сохранение вводимых в таблицу данных выполняется автоматически в режиме реального времени.
Рис. 21. Таблица в режиме просмотра данных.
Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктор. Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор (рис. 18).
Создание межтабличных связей
Эта операция выполняется с помощью мыши в специальном окне Схема данных (рис. 22), которое открывается соответствующей кнопкой на панели инструментов или командой Сервис ► Схема данных. Одновременно с окном Схема данных открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей. Если окно не открылось, нужно выбрать команду Добавить таблицу из контекстного меню после щелчка правой кнопкой мыши внутри окна Схема данных.
Рис. 22. Диалоговое окно Схема данных.
Связь между таблицами устанавливается перетаскиванием поля одной связываемой таблицы на одноименное поле другой таблицы. Образовавшаяся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющей два поля разных таблиц (рис. 23). При этом одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на схеме данных отображается жирным шрифтом). Например, в отношении Сотрудники – Командировки главной является таблица Сотрудники.
Рис. 23. Связанные таблицы в окне Схема данных.
При создании связей между таблицами следует позаботиться об обеспечении целостности данных. Примером нарушения целостности данных может служить следующая ситуация. Если в таблице Сотрудники кто-то удалит запись для одного из сотрудников, но не сделает этого в таблице Командировки, то получится, что согласно таблице Командировки некто, имеющий только абстрактный код, ездил в командировки. Узнать по коду, кто этот сотрудник, будет невозможно – произошло нарушение целостности данных.
Установка связи между таблицами позволяет:
- либо исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц;
- либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц.
Настройка связи выполняется в окне Изменение связей (рис. 24). В нем показаны названия связанных таблиц и имена полей, участвующих в связи, а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.
Рис. 24. Диалоговое окно Изменение связей.
Это окно открывается, если в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи (рис. 25), после чего выбрать в нем пункт Изменить связь.
Рис. 25. Контекстное меню связи в окне Схема данных.
В чем заключается разница между записью и полем в табличной базе данных?
Запись — это совокупность полей. Например: может быть символьное поле для внесения/хранения фамилии, поле дата — для даты рождения, числовое — для указания зарплаты и так далее. Совокупность же этих полей даёт запись (!) -набор сведений по одному человеку. Сколько людей — столько и записей. При этом и поля, составляющие эти записи, не обязаны быть заполнены все.
Маргарита 5 лет назад
В базе данных поле обозначает какие-то определённые данные, который в дальнейшем будет помещаться в него. Например, поле «Имя», «Телефон», «Адрес».
Запись же состоит из совокупности значений для всех или нескольких полей. Например «Иван, +70000000000, г.Москва».
Обычно, база данных представляет из себя таблицу. Значения по вертикали соответствуют заголовку столбца, то есть названию поля. Значения по горизонтали соответствуют одной записи.
Создавая базу данных, мы определяем поля, но конкретные значения этим полям присваиваем только во время добавления записи.
Чем поле отличается от записи
Любой из нас, начиная с раннего детства, многократно сталкивался с «базами данных». Это — всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии и т. п. Записная книжка — это тоже «база данных», которая есть у каждого из нас.
Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств.
Например, база данных «Записная книжка» хранит информацию о людях, каждый из которых имеет фамилию, имя, телефон и так далее. Библиотечный каталог хранит информацию о книгах, каждая из которых имеет название, автора, год издания и так далее.
Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Так, в записной книжке все записи упорядочены по алфавиту, а в библиотечном каталоге — либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо по области знания (предметный каталог).
База данных (БД) — это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Существует несколько различных структур информационных моделей и соответственно различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые.
Табличные базы данных
Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, то есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства — в своем столбце, озаглавленном именем свойства.
Столбцы такой таблицы называют полями; каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, представляющих значения данного свойства.
Поле базы данных — это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.
Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы, поэтому каждая запись представляет собой набор значений, содержащихся в полях.
Запись базы данных — это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.
Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.
Ключевое поле — это поле, значение которого од нозначно определяет запись в таблице.
В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т. п.
- счетчик — целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;
- текстовый — тексты, содержащие до 255 символов;
- числовой — числа;
- дата/время — дата или время;
- денежный — числа в денежном формате;
- логический — значения Истина (Да) или Ложь (Нет);
- гиперссылка — ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт).
- размер поля — определяет максимальную длину текстового или числового поля;
- формат поля — устанавливает формат данных;
- обязательное поле — указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.
Рассмотрим, например, базу данных «Компьютер», которая содержит перечень объектов (компьютеров), каждый из которых имеет имя (название). В качестве характеристик (свойств) можно рассмотреть тип установленного процессора и объем оперативной памяти. Поля Название и Тип процессора являются текстовыми, Оперативная память — числовым, а поле № п/п — счетчиком (табл. 3.1).
При этом каждое поле обладает определенным набором свойств. Например, для поля Оперативная память задан формат данных целое число.
Вопросы для размышления
1. В чем заключается разница между записью и полем в табличной базе данных?
2. Поля каких типов полей могут присутствовать в базе данных?
3. Чем отличается ключевое поле от остальных полей?
Поле и запись в базе данных: различия и особенностиБазы данных используются повсеместно во многих сферах нашей жизни — от банков до социальных сетей. Они позволяют хранить и организовывать данные любого вида, облегчают и ускоряют поиск и обработку информации. Однако, чтобы правильно использовать базу данных, необходимо понимать ее основные компоненты — поля и записи. Поле — это структурный элемент базы данных, который представляет собой отдельное свойство или атрибут для хранения информации. Каждое поле имеет свой уникальный идентификатор (название) и определенный тип данных, который определяет, какая информация может быть сохранена в этом поле. Например, поля в таблице клиентов могут представлять собой имя, фамилию, адрес электронной почты, номер телефона и т.д. Запись — это набор связанных данных, связанных между собой с помощью одного или нескольких полей. Каждая запись представляет собой некоторую сущность или объект, который описывают отдельные поля. Например, в таблице клиентов каждая запись может представлять собой отдельного клиента, а каждое поле будет содержать информацию о его персональных данных.
Поле в базе данных: что это?Определение понятия поляПоле в базе данных — это элементарная структурная единица таблицы, в котором хранятся данные одного и того же типа для каждой записи. По сути, это ячейка в таблице, которая имеет определенное имя и тип данных. Особенности поляКаждое поле имеет свойство уникальности в пределах таблицы. Имя поля должно отражать его содержание и иметь четкое определение. Также каждому полю должен быть присвоен тип данных, который определяет, какой тип информации можно хранить в этом поле. Пример использования поляНапример, в таблице «Сотрудники» поле «Имя» будет содержать имена всех сотрудников, а поле «Зарплата» — информацию об их заработной плате. Эти поля имеют разный тип данных: поле «Имя» имеет тип «VARCHAR», то есть текстовый, а поле «Зарплата» — тип «DECIMAL», то есть числовой. Значимость поля в работе с базой данныхПоля являются важнейшей структурной единицей таблицы и позволяют хранить и организовывать информацию в базе данных. Они используются в SQL-запросах для выборки определенных данных, а также для добавления, изменения и удаления записей в таблице. Запись в базе данныхЧто такое запись в базе данных?Запись в базе данных — это структурированная информация о конкретном объекте, сохраненная в таблице базы данных. Каждая запись имеет свой уникальный идентификатор, который позволяет получать доступ к ней при необходимости. Структура записи Запись состоит из набора полей, каждое из которых содержит информацию о конкретном аспекте объекта. Названия и типы полей должны быть определены заранее, чтобы запись была корректной и целостной. Особенности записи в базе данных Запись в базе данных не является простым текстовым файлом, ее структура строго задана и может быть изменена только в рамках определенных правил. Это позволяет обеспечить целостность и безопасность хранимой информации. Если вы работаете с базой данных, вам необходимо понимать, что запись — это основная единица для работы с данными, и ее корректность имеет решающее значение для работы всей системы. Различия между полем и записьюПоле в базе данных представляет собой отдельную единицу данных, содержащую информацию определенного типа. Оно может быть используется для хранения текстовой информации, чисел, дат или других типов данных. Каждое поле должно иметь уникальное имя, которое будет использоваться для доступа к нему из программы или запроса. Запись в базе данных представляет собой совокупность отдельных полей, связанных между собой. Она содержит всю необходимую информацию об одном объекте или событии, которую мы хотим сохранить. Запись может быть выполнена в таблице базы данных и определяется по уникальному идентификатору, как правило, это может быть номер строки или уникальный идентификатор объекта. Таким образом, различие между полем и записью заключается в том, что поле является отдельной единицей данных с уникальным именем, а запись – это совокупность полей, которые хранят информацию об одной сущности. Поля и записи необходимы для структурирования данных и обеспечивают возможность удобной работы с информацией в базе данных. Способы определения полей и записей в базе данныхКлючевые поляОдним из способов определения полей в базе данных является использование ключевых полей. Ключевые поля обеспечивают уникальность каждой записи в таблице и могут быть использованы для быстрого поиска или связывания данных между таблицами. Обычно это целочисленные поля с автоинкрементом. Типы данныхДругим способом определения полей является определение типов данных, которые могут быть хранены в каждом поле. Например, текстовые поля могут хранить строки текста, числовые поля могут хранить числа, а даты – даты. Типы данных определяются при создании таблицы в базе данных. ЗапросыОпределение полей также может быть произведено через написание SQL-запросов. Например, можно создать запрос, который покажет все поля в таблице или запрос, который вернет только определенные поля. Запросы могут быть использованы для создания отчетов или для экспорта данных из базы данных. Структура таблицыСтруктура таблицы может также указывать на определение полей и записей. Каждая колонка в таблице обычно соответствует полю, а каждая строка – записи. Структура таблицы также может определять отношения между таблицами через внешние ключи.
Какими данными могут быть заполнены поля и записиВ базе данных поля и записи могут хранить разные типы данных в зависимости от их назначения. Для большинства полей данных можно использовать текст, числа, даты и булевые значения. Текстовые поля могут содержать до нескольких тысяч символов, включая буквы, цифры и символы пунктуации. Также, текстовые поля могут содержать форматированный текст, например, HTML-код или Rich Text Format. Числовые поля могут содержать целые и дробные числа, включая отрицательные значения. Они используются для хранения числовых показателей, таких как возраст, цена или количество. Даты могут быть представлены в текстовом формате или специальном формате даты, который может использоваться для удобного хранения и фильтрации дат в базе данных. Булевы значения (true/false) используются для хранения флагов или состояний объектов, например, активен/неактивен или выполнен/невыполнен. Кроме того, поля могут содержать ссылки на другие объекты в базе данных, такие как идентификаторы или ключи, которые помогают связать связанные таблицы в базе данных. Записи (строки таблиц) в базе данных могут содержать множество полей, каждый из которых может хранить различные типы данных. Это позволяет создавать сложную иерархию данных в рамках одной таблицы и обеспечивает более эффективный доступ к информации при поиске или фильтрации записей. Зависимости между полями и записями в базе данныхКаждая база данных состоит из таблиц, которые содержат записи, состоящие из полей. Поля могут быть связаны между собой и влиять на друг друга. Например, в таблице «Заказы» поля «Кол-во» и «Цена» зависят друг от друга: изменение одного поля может повлиять на значение другого поля. Кроме того, значения одного поля могут быть связаны с другими таблицами. Например, значение поля «Категория» в таблице «Товары» может быть связано с таблицей «Категории товаров». Для управления зависимостями между полями и таблицами используются инструменты баз данных, такие как внешние ключи и триггеры. Внешние ключи представляют собой связи между полями в разных таблицах, а триггеры – это код, который автоматически запускается при определенных изменениях в таблицах. Правильное управление зависимостями в базе данных может улучшить ее производительность и безопасность, избежать ошибок в данных и повысить эффективность работы с информацией. Доступ к полям и записям в базе данных: возможности и ограниченияВозможности доступа к полям базы данныхДоступ к полям в базе данных зависит от прав пользователя, уровня доступа и полномочий. Некоторые поля могут быть доступны только для чтения, а другие можно изменять. Однако при наличии соответствующих полномочий пользователь может иметь полный доступ ко всем полям, а также выполнять запросы на изменение данных. Ограничения доступа к записям базы данныхВладельцы базы данных могут установить ограничения на доступ к записям в БД. Например, некоторые записи могут быть доступны только для чтения, а другие для изменения. Также может быть установлено ограничение на доступ к базе данных для определенных групп пользователей, например, для конечных пользователей. Реализация доступа к полям и записямДоступ к полям и записям в базе данных реализуется через системы авторизации и аутентификации, а также через системы разграничения прав доступа. Эти системы позволяют установить права доступа на уровне пользователя и группы пользователей, а также на основе ролей и задач. Важность защиты доступа к базе данныхЗащита доступа к базе данных является критически важной задачей для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных. Хакеры и злоумышленники могут использовать незащищенный доступ к БД для получения критически важных данных или для изменения данных. Поэтому необходимо обеспечить надежную систему защиты данных и установить ограничения на доступ к полям и записям в БД. Примеры использования полей и записей в базах данныхОптимизация производительности при работе с большими объемами данныхПри работе с большими объемами данных важно эффективно использовать поля и записи в базах данных. Например, можно создать таблицу с несколькими полями, чтобы хранить информацию о клиентах. Поле «ФИО» можно использовать в запросах для быстрой выборки клиента по имени, а поле «Номер телефона» поможет найти его по номеру телефона. Также можно использовать индексы, чтобы быстро искать нужные записи в базе данных. Индексы создаются на базе одного или нескольких полей и используются для ускорения поиска данных. Основная функция индекса — помочь базе данных быстрее выполнить запросы и вернуть результаты. Хранение чувствительной информацииВ базах данных можно хранить данные любой степени конфиденциальности. Но при хранении чувствительной информации, такой как пароли или номера кредитных карт, необходимо использовать специальные поля и методы защиты. Например, для хранения паролей можно использовать функцию хэширования, которая преобразует пароль в набор непредсказуемых символов, что делает его неразборчивым для злоумышленника. А при работе с кредитными картами необходимо хранить только последние четыре цифры и использовать специальный алгоритм шифрования, чтобы защитить данные клиентов. Создание связей между таблицамиВ базах данных можно создавать связи между таблицами. Например, если необходимо связать заказы клиентов с товарами, можно создать таблицу «Заказы» и таблицу «Товары», при этом можно использовать поле «Код товара» в таблице «Заказы», чтобы связать каждый заказ с соответствующим товаром. Также в базах данных можно использовать ключи — уникальные идентификаторы для каждой записи в таблице. Ключи помогают установить связи между таблицами и ускоряют процесс поиска данных. Например, можно создать ключ «ID» для таблицы «Клиенты», чтобы легко идентифицировать каждый клиент и использовать его в других таблицах. |