Тасктрекер что это

Какой Таск-Менеджер Выбрать в 2023

Грамотное планирование является неотъемлемой частью нашей жизни. Будь то ремонт квартиры, день рождения или проект на работе, для более успешной реализации любого мероприятия всегда важно иметь четкую структуру рабочего процесса.

Именно поэтому таск-менеджер — незаменимый инструмент для ежедневного планирования задач.

Для чего нужен таск-менеджер? Хороший трекер задач упростит рабочий процесс, сделает его более прозрачным, поможет планировать и следить за выполнением проектов из самых разных профессиональных областей.

Конечно, если ваш проект не содержит большого количества задач, вы можете обратить внимание на стандартные программы, например, Google Таблицы, Google Документы, Microsoft Word или Microsoft Excel. Однако вводить данные вручную рано или поздно становится слишком утомительным и времязатратным.

Рынок предлагает большое количество командных, а также личных таск-менеджеров. Во всем этом разнообразии довольно легко запутаться.

Наша статья расскажет о том, на что стоит обращать внимание при выборе таск-менеджера.

Кроме того в материале вы найдете 11 лучших таск-менеджеров для команды, а также подборку бесплатных таск-менеджеров онлайн для тех, кто только начинает свое знакомство с этими инструментами.

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер — это программа для управления проектами, которая позволяет централизованно руководить задачами и их своевременным выполнением.

Трекеры задач широко используются в проектном менеджменте, потому что позволяют без труда следить за всеми рабочими процессами и контролировать работу команды.

Как выбрать таск-менеджер

Онлайн таск-менеджеры всегда были популярны и актуальны. Однако в условиях массового перехода на удаленную работу множество компаний почувствовали острую необходимость в таком инструменте. За последние пять лет количество людей, работающих удаленно, выросло на 42%.

Чтобы найти подходящий для работы таск-менеджер, обратите внимание на следующие критерии:

Неважно, выбираете ли вы таск-менеджер для себя или для компании, интуитивный интерфейс — основной критерий при выборе инструмента. Если при первом использовании программы вы не понимаете, как создать задачу или задать сроки, то с ней явно что-то не так.

Автоматические оповещения помогают не упустить ничего важного и позволяют не отвлекаться от работы, самостоятельно проверяя статусы задач коллег и ход работы над проектом.

Это дает возможность представлять информацию в различных видах: канбан, список, диаграмма Ганта , календарь и др.

Возможность управления ресурсами поможет следить за тем, сколько времени у работников уходит на выполнение ежедневной работы, а также контролировать, чтобы никто из них не был перегружен или не оставался без дела.

Для эффективности работы важно, чтобы таск-менеджер буквально всегда был под рукой. С этим поможет справиться мобильное приложение, которое оповестит вас о новой задаче или горящих сроках, где бы вы ни находились.

• Интеграции с другими инструментами.

Интеграции с различными приложениями значительно облегчают рабочий процесс. Например, это может быть популярный мессенджер или календарь, который сделает коммуникацию в команде еще проще и оперативнее.

Если таск-менеджер поддерживает создание отчетов, вы без особого труда сможете оценивать эффективность работы и анализировать финансовую составляющую.

Теперь, когда вы знаете, что такое таск-менеджер и какие критерии помогут вам в поиске подходящего варианта, предлагаем обратить внимание на нашу подборку лучших таск-менеджеров 2023 года.

1. GanttPRO

Платформа: Web, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, английский, испанский, немецкий, португальский, корейский.
Цена: Basic — от $7.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Pro — от $12.99/месяц за члена команды при годовой оплате, Business — от $19.99/месяц за члена команды при годовой оплате.

GanttPRO — таск-менеджер в виде диаграммы Ганта с интуитивным интерфейсом, который можно использовать как для себя, так и для компании, в которой вы работаете.

Инструмент за считанные минуты позволит создать проект и начать работу с ним. Задачами в приложении управлять особенно легко: в несколько кликов создавайте для них описание, зависимости, назначайте одного или нескольких исполнителей, следите за прогрессом и отмечайте задачи определенными цветами.

Также в приложении вы легко сможете управлять загрузкой команды, упоминать коллег в комментариях под задачей, прикреплять файлы и делиться ссылкой на проект.

Мобильное приложение для IOS и Android позволит вам постоянно быть на связи с командой и оперативно решать входящие вопросы. Все эти и многие другие возможности таск-менеджера на русском языке вы можете протестировать, используя 14-дневный пробный период.

Преимущества:

• Уведомления в режиме реального времени.
• Служба поддержки онлайн.
• Интуитивный интерфейс.
• Управление загрузкой.
• Библиотека готовых шаблонов диаграммы Ганта.
• Две недели полнофункционального пробного периода.
• Экспорт проектов в различные форматы (PDF, PNG и Excel).
• Интеграция с Jira, Google Drive и Slack.
• Возможность переключения на доску канбан.

Недостатки:

• Нет возможности делать разрыв задач.

2. Todoist

Платформа: Web, Windows, MacOS, Linux, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, английский, чешский, польский, датский, шведский, финский, норвежский, французский, итальянский, испанский, немецкий, португальский, турецкий, японский, китайский (упрощенный), корейский, арабский.
Цена: от $4/месяц за члена команды при годовой оплате. Есть бесплатная версия.

Todoist — одна из самых известных программ для планирования и управления задачами. Таск-менеджер помогает расставлять приоритеты, а также легко создавать задачи, подзадачи и разделы.

В программе вы можете оставлять комментарии, следить за прогрессом и расставлять приоритеты, а интеграции с популярными приложениями значительно расширяют функционал таск-менеджера.

Отличительной чертой этого таск-менеджера является игровой способ работы. Использование геймификации мотивирует пользователей оставаться продуктивными, зарабатывая различные награды, очки и переходя на новые уровни. Команда до 5 человек может использовать этот таск-менеджер бесплатно.

Преимущества:

• Простой интерфейс.
• Отслеживание прогресса.
• Возможность делиться файлами.
• Кастомизированные шаблоны.
• Комментарии и уведомления.
• Интеграции с Slack, Dropbox, Google Drive и другими.
• Журнал активности.

Недостатки:

• Отсутствие вида Канбан и диаграммы Ганта.

3. Weeek

Платформа: Web, Windows, macOS, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, английский.
Цена: до 5 пользователей — бесплатно. Больше — 590 рублей в месяц за человека.

Таск-менеджер, в основе которого 3 вида планирования задач — доски, списки и недельный календарь. С недельным календарем удобно планировать задачи на день, работать по методике GTD, блокировать задачи, выделять приоритеты и многое другое.

Минималистичный интерфейс, удобство для работы в команде и отслеживания личной эффективности, а также гибкие настройки — можно выбрать какие уведомления получать, а также куда, например, в Telegram.

Преимущества:

• Мультисервисность: в WEEEK входит таск-менеджер, CRM-система и база знаний для хранения любых документов и текстовых файлов.
• Гибкие уведомления и задачи: позволяет настраивать сервис под себя.
• Интуитивно понятный интерфейс.

Недостатки:

• В мобильном приложении реализовано меньше возможностей, чем в веб-версии.
• CRM-сервис на бета-версии и случаются баги.
• Нет месячного календаря.

4. Trello

Платформа: Web, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: русский, чешский, немецкий, английский, финский, французский, венгерский, итальянский, японский, голландский, норвежский, польский, португальский, испанский, шведский, тайский, турецкий, украинский, вьетнамский, китайский (упрощенный).
Цена: от $5/месяц за пользователя при ежегодной оплате. Есть бесплатная версия.

Trello создан для работы с канбан-досками онлайн. Таск-менеджер преимущественно подходит несложным проектам небольших и средних команд, а также здорово помогает в личном пользовании.

Интерфейс приложения простой и интуитивный, регистрация и основные настройки осваиваются буквально за час. Используя этот таск-менеджер, вы можете назначать задачи, задавать сроки и добавлять описания к каждой задаче с помощью специальных карточек.

При помощи возможности перетаскивания карточки легко перемещаются в нужные столбцы. Пользователи также могут просматривать и контролировать сроки выполнения проектов в календаре Trello.

Кроме того, для создания доски вы можете использовать готовые шаблоны, подходящие разным профессиональным сферам: от организации праздника до управления спринтами в команде программистов.

Преимущества:

• История действий.
• Контроль дедлайнов.
• Наличие вида канбан и календаря.
• Мобильное приложение.
• Интеграции с различными сервисами.
• Возможность делиться проектом с помощью ссылки.
• Архивирование задач.
• Возможность прикреплять вложения.

Недостатки:

• Не подойдет комплексным проектам.

5. Infinity

Платформа: Web, iOS, Android.
Поддерживаемые языки: английский, французский, испанский, сербский.
Цена: $3.75/месяц за члена команды при годовой оплате.

Infinity — гибкий трекер задач, который адаптируется как под руководителя крупной компании, координирующего все процессы, так и под фрилансера, работающего с несколькими клиентами.

Дружелюбный интерфейс таск-менеджера позволяет создавать задачи, коммуницировать с командой и иметь доступ ко всем проектам 24/7. Таск-менеджер стремится стать универсальным для любого пользователя, предлагая максимально широкий функционал.

Для удобства визуализации рабочих процессов инструмент включает несколько видов отображения информации: канбан, диаграмма Ганта, календарь, список, таблица и форма.

Преимущества:

• Онлайн-оповещения.
• Комментарии.
• Кастомизированный интерфейс.
• Мобильное приложение.
• Несколько видов отображения информации.
• Автоматическое резервное копирование.

Недостатки:

• Долгий процесс обучения.
• Подходит только опытным руководителям проектов.

6. Kintone

Платформа: Web, Windows, MacOS, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский, японский, китайский (упрощенный).
Цена: от $24/месяц за пользователя (минимум 5 пользователей). Специальные тарифы для НКО.

Kintone — это платформа управления задачами, которая позволяет менеджерам проектов отслеживать прогресс, расставлять приоритеты и анализировать работу своей команды.

Таск-менеджер подходит для планов любой сложности. С его помощью легко настроить управление процессами и назначить роли каждому члену команды. Онлайн-уведомления и автоматические напоминания не дадут вам забыть ни об одной важной детали, а фильтры помогут оперативно найти нужную задачу.

К сожалению, нельзя выполнять все задачи одновременно. Во избежание хаоса, таск-менеджер позволяет упорядочивать задачи по важности и срочности. Инструмент поддерживает интеграцию со Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Dropbox, Salesforce, HubSpot и многими другими.

Преимущества:

• Автоматические напоминания.
• Вид таблицы.
• Диаграмма Ганта.
• Доска канбан.
• Автоматическое планирование задач.
• Отчеты.
• Мобильное приложение.

Недостатки:

• Отсутствие возможности кастомизации интерфейса.

7. Process Bliss

Платформа: Web, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $10/месяц за пользователя.

Process Bliss — система управления для команд малого и среднего бизнеса. Таск-менеджер устраняет беспорядок в работе, помогая структурировать и контролировать процессы внутри команды.

С помощью инструмента, рабочий процесс становится более прозрачным, что позволяет анализировать работу, а также оценивать успехи команды и возможности для улучшения бизнеса.

Начать работу в таск-менеджере вы можете, используя готовые шаблоны. Кроме того, пользователи могут создавать и сохранять собственные шаблоны.

В приложении легко создать новую задачу, назначить на нее владельца, а также настроить персональные уведомления. Задачи можно автоматически планировать заранее, чтобы не пропустить начало каждой из них.

Преимущества:

• Отчеты.
• Вид таблицы.
• Доска канбан.
• Мобильное приложение.
• 14-дневная бесплатная пробная версия.
• Автоматическое планирование.

Недостатки:

• Отсутствие диаграммы Ганта.
• Учет времени не встроен.

8. Nifty

Платформа: Web, MacOS, Windows, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $39/месяц за 10 пользователей при ежегодной оплате.

Nifty — это инструмент для совместного управления задачами, который помогает расставлять приоритеты и автоматизировать рабочие процессы, используя такие виды отображения информации, как список, доска канбан и блок-схема.

С интуитивным интерфейсом этого таск-менеджера вы за несколько минут научитесь добавлять задачи, назначать исполнителей и следить за прогрессом. Task manager позволяет создавать собственные списки задач или импортировать существующие задачи, чтобы продолжить с того места, где вы остановились.

Благодаря автоматизации рабочих процессов, вы можете хранить всю информацию и файлы в одном месте, а также перестать переключать вкладки браузера.

Преимущества:

• Контроль за прогрессом.
• Обмен файлами.
• Учет времени.
• Мобильное приложение.
• Управление ресурсами.
• Интеграции с другими приложениями.
• Разные виды отображения.

Недостатки:

• Облачная версия иногда «тормозит».

9. Kinalta

Платформа: Web, Windows, MacOS, Linux, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $29 в месяц за неограниченное число пользователей при годовой оплате.

Kinalta (в прошлом SAM9000) — простое приложение для управления задачами в виде досок канбан. По словам производителей, этот таск-менеджер онлайн лучше всего подойдет фрилансерам или небольшим командам. Отличительным аспектом инструмента является улучшенный обмен файлами с возможностью загрузки особо крупных файлов.

Каждая подписка включает 100 Гб облачного хранилища. Для загрузки файлов пользователи могут использовать простую ссылку, в отдельном аккаунте файлообменника просто нет необходимости.

Таск-менеджер помогает пользователям контролировать рабочее время, создавать заметки и расставлять приоритеты. При изменении приоритетов задачи переносятся в нужные столбцы у каждого из участников проекта.

Преимущества:

• Управление задачами.
• Доски канбан.
• Простой обмен файлами.
• Интеграция с электронной почтой.
• Безопасное облачное хранилище.

Недостатки:

• Не подойдет для ведения комплексных проектов.

10. FunctionFox

Платформа: Web, Windows, MacOS, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $5/месяц за пользователя при ежегодной оплате.

FunctionFox — облачное ПО для управления задачами, которое чаще всего используется компаниями, занимающимися рекламой, связями с общественностью, маркетингом и графическим дизайном.

Таск-менеджер помогает отслеживать прогресс, регистрировать время и обеспечивает эффективную работу вашей команды. Кроме того, пользователи могут составлять отчеты о клиентах, сотрудниках, расходах и других показателях.

Автоматические уведомления по электронной почте напомнят вам о важных задачах, а встроенный таймер зафиксирует время, потраченное на работу каждым участником команды.

Преимущества:

• Учет времени.
• Контроль расходов.
• Создание отчетов.
• Настраиваемый календарем.
• Диаграмма Ганта.
• Кастомизированные шаблоны.
• Управление ресурсами.

Недостатки:

• Высокая цена по сравнению с другими инструментами.

11. Flow

Платформа: Web, Windows, MacOS, Android, iOS.
Поддерживаемые языки: английский.
Цена: от $6 в месяц за пользователя при годовой оплате. Первый месяц бесплатно.

Благодаря фирменной панели инструментов Flow дает пользователям возможность увидеть общую картину задач, сроков и выполненной работы членов команды.

С помощью таск-менеджера вы можете легко просматривать информацию о проекте в виде структурированного списка, имея навигацию как сбоку, так и сверху от панели управления. Руководители проектов могут создавать и назначать задачи по электронной почте, добавлять настраиваемые теги и метки, а также разделять задачи на категории по цветам.

Интересно, что этот таск-менеджер не пытается решить все проблемы в управлении задачами; вместо этого инструмент сосредотачивается на двух конкретных целях: упрощение рабочего процесса и приоритезация задач.

Преимущества:

• Управление сроками.
• Канбан-доска.
• Календарь.
• Таймлайн.
• Шаблоны проектов.
• Пользовательские темы.
• Онлайн-уведомления и комментарии.
• Универсальный поиск и фильтр задач.

Недостатки:

• Неинтуитивный интерфейс.

Бесплатный таск-менеджер

Если вы только начинаете знакомство с инструментами для управления задачами, мы приготовили для вас список из десяти бесплатных онлайн таск-менеджеров для команды и не только:

Заключение

Таск-менеджер — сервис необходимый для команд, работающих удаленно и для тех, кто хочет держать под контролем рабочий процесс и своевременное выполнение задач.

Таск-менеджер позволяет хранить информацию о проекте в одном месте, руководить проектами, обмениваться информацией и общаться с командой удаленно.

А какой персональный или корпоративный таск-менеджер используете вы? Делитесь ответами в комментариях под статьей.

Таск менеджер — что это и как использовать

Таск менеджер — это программа, которая делает управление проектами проще. Но при этом использовать такое ПО можно не только для проектной работы, но и при выполнении повседневных дел. Таск менеджер помогает проверить эффективность сотрудников, а также поставить задачи и проследить за их выполнением. Важно понимать, используя таск-менеджер, что это не только способ сделать работу проще, и эффективнее. Поэтому, если хотите знать какой выбрать таск менеджер, что это такое и как правильно использовать — эта статья для вас.

Ценность таск-менеджеров заключается в грамотной организации рабочего времени. Так, в 2018 году специалистами Института производительности было проведено исследование, показавшее, что 80% времени сотрудники разных компаний тратят на непродуктивные действия. Лишь оставшиеся 20% рабочего дня персонал занят полезной и эффективной работой. Внедрение программ с функциями таск-менеджера помогает сделать работу более качественно.

Во многих компания таск-менеджеры внедряются руководством по мере увеличения числа сотрудников. Когда речь идет о малом бизнесе с небольшим штатом персонала, часто хватает мессенджера и нескольких файлов Excel с удаленным доступом. Но со временем, при условии увеличения штата, возникает необходимость скачать таск менеджер или купить доступ к такой программе.

Важное преимущество любого таск менеджера — максимальное исключение влияния человеческого фактора на работу. С помощью такой программы сотруднику сложнее забыть о запланированных делах, а уведомление о поставленной задаче, как и напоминание о дедлайне, поможет соблюсти сроки. Ввиду нивелирования человеческого фактора таск менеджеры можно рассматривать как один из наиболее эффективных рабочих инструментов. Помимо этого, многие используют таск менеджер для личных задач и даже в семье.

Как показывает практика, таск-менеджер — это и имиджевый инструмент. Когда заказчики и партнеры компании не сталкиваются с негативными ситуациями, которые вызваны срывом сроков, доверие с их стороны растет. А значит организация не только не несет потери, но и инвестирует в последующую прибыль.

Что такое таск менеджер в XXI веке

Таск менеджеры — это распространенное решение, которое используют компании по всему миру уже не первое десятилетие. И если первые программы такого рода выглядели как простейшая канбан-доска для планирования, то со временем функционал усложнился.

В таск менеджере, в зависимости от программы, можно настроить отправку уведомлений при постановке и выполнении задач, обсудить рабочие нюансы и даже прикрепить необходимые файлы. Это полноценный рабочий инструмент, наделенный обширным функционалом. Так, если используете Мегаплан для отслеживания задач, доступна даже такая опция, как видеоконференции.

Если открыть любой обзор таск менеджеров, можно увидеть, что повышенное внимание уделено коммуникации с сотрудниками. И во многих современных программах такой функционал есть — исполнители могут задать уточняющие вопросы или оставить комментарий. Обычно форма для общения расположена непосредственно на странице задачи. Это помогает вести рабочие диалоги на одной платформе, не распыляя внимание по мессенджерам, и при необходимости быстро найти нужную информацию.

По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.

Что такое и кому нужен таск менеджер

Спрос на продукты дистанционного управления и наведение порядка в рабочем процессе регулярно растет. В том числе бизнес все больше интересуется и внедряет таск-менеджеры. С их помощью можно отслеживать процесс движения проекта, раздавать и контролировать поручения, определять зоны ответственности, следить за соблюдением сроков и многое другое. Разберемся, что это, как помогает в работе сотрудников и среди каких таск-менеджеров стоит выбирать.

Зачем нужны таск-менеджеры

Что же такое таск-менеджер? Это программа для управления проектами. Сервис помогает собрать все рабочие (и архивные тоже) задачи в едином пространстве. В такой программе сразу видно, все ли идет правильно и где начались сбои, которые нужно экстренно ликвидировать.

Чем таск-менеджер помогает командам:

• Структурировать и сделать прозрачной работу. В таск-менеджере отражены стратегия и тактика компании, загружены все важные документы, редполитика, миссия и тон-оф-войс фирмы. А дальше идут конкретные задачи, направленные на достижение общей цели компании. Отмечаются сотрудники, которые отвечают за каждый отдельный блок работы. Каждый член команды может посмотреть, чем занимается коллега, разобраться в своем фронте работ.
• Спланировать работу и повысить вовлеченность персонала. Каждый сотрудник и руководитель видит сроки всех задач и прогресс по каждой из них. Они видят, когда начинает гореть срок выполнения, когда задача становится срочной или просроченной, не выполненной к указанному сроку. Сотрудник видит, в каком порядке нужно справляться с задачами, чтобы все закрыть вовремя.
• Повысить эффективность команды. Каждый видит свои задачи и знает сроки их выполнения. А когда задача оказывается горящей, она подсвечивается, это замечает руководитель и может взять на контроль. В систему мотивации можно ввести правило поощрения своевременной сдачи и санкций за то, что задача оказалась в «просроченных». Дополнительно многие таск-менеджеры присылают ответственным напоминания и уведомления о коротком остатке жизни задачи.

Если перевести на простые примеры, то программное обеспечение для управления задачами помогает делать работу команды более слаженной и организованной. Но это не единственный плюс таск-менеджеров. С их помощью ускоряется и оптимизируется решение многих вопросов:

• поиск документов;
• поиск ответственных за выполнение задачи;
• определение дедлайнов по задачам;
• прогнозирование времени на выполнение;
• расчет заработка сотрудников.

Особенно это важно в режиме многозадачной работы отделения или при работе одновременно с несколькими проектами.

Можно ли обойтись без менеджера задач

Да, если ваш проект делали на коленке и он состоит из 2 ежемесячных задач, которыми традиционно занимаются два определенных сотрудника.

Если проект действительно заключается в паре задач, можно поддерживать контроль с помощью Google Таблиц или Документов, или, например, в Excel. Но рано (а при увеличении задач еще быстрее) или поздно все делать вручную станет утомительно и бессмысленно.

Для любого проекта с большим количеством задач или большим объемом вводимых данных обходиться без программ и все решать в переписках уже так себе идея. Начнут теряться задачи, сложно найти ответственных за любую работу, невозможно понять, когда хоть что-то будет готово.

Еще отдельные задачи, например, комплексный маркетинг, можно доверить специалистам на площадке Workspace. Просто составляете задачу для выполнения на Workspace и ждете отклики. А затем — выбираете из специалистов того, кто справится с вашей задачей.

Преимущества и недостатки использования этих программ

С внедрением менеджера большинство процессов оптимизируются и отнимают меньше времени, чем при их выполнении вручную. Например, можно отметить такие достоинства:

• Грамотное планирование. Можно спланировать все задачи с учетом загруженности каждого сотрудника.
• Единое пространство. Когда вся информация собрана в едином поле, сложно что-то упустить или перепутать. А если планы изменятся, можно оперативно перестроить задачи и уведомить о новых целях всю команду сразу.
• Централизованное управление. Через приложение таск-менеджера можно раздать задачи, расставить приоритеты и следить за выполнением, оставлять комментарии, прикреплять файлы и проверять выполнение.
• Грамотные коммуникации. С помощью менеджера задач выстраиваются коммуникации внутри каждой команды и даже между разными подразделениями.
• Экономия времени. Быстрый поиск задач, ответственных, сроков, документов внутри команды или всей компании (по разным подразделениям) в рамках одного приложения.

Для примера рассмотрим сделку, которая отражена в виде задачи в таск-менеджере. Допустим, звонит клиент и интересуется, где его поставка. Как быстро найти задачу, если она может быть:

• в работе оператора, который созванивается с клиентом;
• на согласовании или проверке у юриста;
• на контроле оплаты у бухгалтера;
• в работе у менеджера, который уточняет детали;
• в доставке, где согласовывается и выполняется доставка клиенту;
• в отделе документации, когда собираются закрывающие документы.

Руководителю достаточно найти сделку в таск-менеджере, чтобы увидеть всю историю ее движения с комментариями отделов. Обзванивать все отделы в поиске не приходится, всю обратную связь можно дать сразу же.

Если говорить о недостатках самой системы в вакууме, то их нет. Но минусы есть у отдельных программ. Если вы видите один или несколько из них, стоит сменить таск-менеджер на другой. Что может мешать в работе с программой:

• Низкое качество. Отдельные сервисы зависают, регулярные сбои в работе, отсутствие техподдержки.
• Несоответствие функционала. Иногда выбранный таск-менеджер оказывается неподходящим для конкретной команды. Например, так может произойти, если у команды много разноплановых задач и большой штат, а таск-менеджер выбрали простой и примитивный. Он может просто не вытянуть вашу нагрузку.
• Неоправданно дорогой. Обратная ситуация, когда команда выбрала дорогой и многофункциональный таск-менеджер, а задач в нем почти нет. Это неоправданные траты для компании.

Кроме того, команде может не понравиться использовать именно этот таск-менеджер. Возможно, им тяжело в нем разобраться или нет инструкций для его использования. В этом случае даже идеальный таск-менеджер приходится менять или обучать каждого сотрудника отдельно.

Что учитывать при выборе и как выбрать

Чтобы получить от таск-менеджера максимум пользы, нужно знать об особенностях платформ и понимать, какие критерии действительно важно учитывать при выборе конкретного сервиса для вашей команды.

Чтобы найти подходящий таск-менеджер, стоит обратить внимание на такие критерии:

• Простота в использовании. Интуитивно понятный интерфейс — один из основных критериев при выборе инструмента для личной или командной работы. Если при первой же загрузке вы не можете разобраться, куда нажимать, чтобы получить нужный результат, скорее всего, стоит поискать еще.
• Уведомления. Желательно, чтобы программа могла отправлять пользователю напоминания. Это помогает ничего не упустить и не забыть, но при этом не отвлекаться от других действий во время работы над проектом.
• Виды отображения задач. Отлично, если сервис позволяет по-разному отражать задачи — в виде канбан-доски, списка, диаграммы Ганта, календаря или иначе. Каждый может настроить сервис под себя, оставаясь в мире проекта.
• Управление загрузкой. Руководство может управлять ресурсами и следить за тем, сколько времени тратит каждый работник на то, чтобы справиться с ежедневными задачами. Это помогает контролировать процесс и равномерно распределять нагрузку — чтобы не было специалистов, которые перегружены и тех, кто делает мало или вообще остался без дела.
• Мобильное приложение. Еще один важный критерий. Отлично, если таск-менеджер всегда под рукой — например, в телефоне, когда нужно оповестить сотрудников о новой задаче. Или программа может прислать уведомление о сроке задачи, который заканчивается.
• Интеграции с программами. Если таск-менеджер может интегрироваться с другими программами и приложениями, это облегчает рабочий процесс. Например, Trello может интегрироваться с Google Диском и подтягивать оттуда документы, при взаимодействии с OneDrive можно быстро подтянуть в карточку документы, фото и видео.
• Создание отчетов. С их помощью можно быстро оценивать эффективность работы команды. Например, было поставлено 50 задач, из них выполнено 30, а провалено 6 по вине одного из специалистов. Из этого можно сделать выводы.
• Тестовый период. Если программа предлагает тестовые стоит воспользоваться этим временем. За неделю активного использования можно определиться, подходит ли вам этот таск-менеджер и всем ли удобно им пользоваться.

Чек-лист выбора таск-менеджера

Можно выбирать просто по критериям или использовать чек-лист для выбора таск-менеджера:

• Поддержка операционных систем. Указана на сайте программы, некоторые не поддерживают Linux или MacOS.
• Цена. Сопоставить с оборотами компании и определить ценовой диапазон для покупки.
• Интерфейс. Понятный и интуитивный для каждого сотрудника, не только для руководителей.
• Тестовый период. Обязательно воспользоваться и активно использовать, чтобы определить, подходит ли система вашей компании.
• Функционал. Еще до покупки разобраться, все ли задачи можно отразить в таск-менеджере, пройти по списку функций и понять, все ли необходимое для работы в нем есть.
• Техподдержка. Сотрудники техподдержки должны быть готовы дать ответы на все ваши вопросы и при необходимости помогать как в настройке, так и в дальнейшей работе.
• Объем хранения информации. Если ваша компания планирует каждый день загружать в таск сервис объемные файлы, система должна с этим справляться.

В небольшом, но очень важном проекте можно вместо таск-менеджера пригласить специалиста, который все сам организует и будет контролировать работу отдела. Найти такого человека можно на Workspace. Делается это очень просто. Опубликуйте задачу на Workspace, дождитесь предложений от исполнителей и выберите того, кому вы готовы доверить работу над вашим проектом.

Топ-5 лучших таск менеджеров

Теперь, когда вы знаете, что такое менеджеры задач и какими они бывают, стоит разобрать несколько классных конкретных сервисов, которые можно внедрять в вашу компанию.

Trello

Отличный онлайн-сервис для работы с канбан досками. Таск трекер отлично подходит для небольших и средних проектов, можно использовать для личных досок и целей. С помощью Trello можно наладить распределение задач и контроль за сроками, организовать внутреннее взаимодействие.

Все карточки подвижны, в каждой можно отметить ответственных и проверяющих, поставить метки и сроки, прикрепить файлы

Российский или нет. Нет.

Функционал. Простой и понятный интерфейс, все настройки можно изучить меньше, чем за час.

Возможности:

• назначение задач и сроков;
• выбор ответственных лиц;
• загрузка документов;
• создание описаний к задачам;
• перетаскивание задач между колонками (отделами, этапами, сроками);
• календарь с вписанными открытыми задачами;
• шаблоны для организации пространства;
• интеграции с разными сервисами и программами;
• резервное копирование;
• синхронизация проектов и задач в реальном времени;
• маркировка задач, теги и фильтры.

Достоинства:

• история действий с карточкой;
• виды канбан и календарь;
• контроль дедлайнов;
• мобильное приложение;
• интеграции с разными сервисами;
• архивирование задач (с возможностью достать карточку из архива);
• поддержка более 20 языков.

Недостатки. Этот таск-менеджер может не подойти по функционалу комплексным проектам. Кроме того, не предоставляется аналитика.

Это календарь, внутри — все карточки любого периода, с указанием крайнего срока по каждой

Цена. Есть бесплатная версия (достаточный функционал для работы отдела). Платная от 5$ в месяц (включает возможность выгружать данные и управлять правами доступа), из России оплатить сейчас нельзя.

Платформы. Web, iOS, Android.

Todoist

Продуманная система с геймификацией — игровая форма на многих сотрудников действует мотивирующе. По мере выполнения задач сотрудники получают поощрительные очки и могут перейти на новые уровни, это может компенсировать монотонную часть работы.

Можно создать нужное количество колонок и карточек, прикрепить ответственных, задать темп работы сроками

Российский или нет. Нет.

• созданные списки задач можно редактировать, отслеживать и помечать в браузере, мобильном и десктопном клиентах;
• есть вкладка «предстоящие» действия;
• работа в проекте для команды, отдельные вкладки для личного пользования;
• установка дедлайнов и приоритетов задач;
• просмотр проекта в виде канбан-доски;
• синхронизация проектов и задач в реальном времени;
• прикрепление файлов;
• уведомления и напоминания.

Можно выставить фильтры и метки (создавать можно свои)

Достоинства:

• геймификация отдельных процессов;
• маркировка задач, фильтры и теги;
• интеграции с сервисами Dropbox, Slack, Google Диск и другие;
• поддержка 18 языков;
• создание задач, подзадач, подразделов, личного прогресса и списка;
• возможность делиться файлами;
• кастомизированные шаблоны.

Недостатки. Сильно ограничен функционал в бесплатной версии.

Цена. Есть бесплатная версия с ограничением в 5 человек и 5 проектов.

Платформы. Microsoft Windows, Apple Mac OS X, iOS, Android, Google Chrome, Firefox, Gmail, Microsoft Outlook, Thunderbird и Postbox.

Weeek

Менеджер задач в 3 видах — списки, доски и календарь. С помощью календаря можно планировать задачи на неделю и выделять приоритеты. Интерфейс минимальный, достаточный для работы в проекте.

Это мультисервис, в который входит корпоративный таск-трекер, база знаний и CRM-система.

Удобно передвигать карточки, размещать новые карточки, выбирать ответственных

Российский или нет. Российский.

• выбор аккаунта соцсети или почты для уведомлений;
• гибкие настройки и уведомления;
• база знаний для хранения документов и файлов;
• CRM-система;
• выделение ответственных за задачи, блокировка, архивирование.

Достоинства:

• понятный и простой интерфейс;
• недельный календарь;
• выделение приоритетов;
• настройка под себя.

Недостатки. Случаются баги. В мобильном приложении меньше возможностей, чем в десктопе.

Это календарь, в нем все задачи расставлены по приоритетам и срокам

Цена. До 5 пользователей в проекте бесплатно, для команд от 590 рублей с человека.

Платформы. Web, Windows, macOS, iOS, Android.

Kaiten

Таск-менеджер, который настраивается под любую сферу деятельности или проект. Kaiten подойдет для личного, командного и профессионального использования. Простой и понятный интерфейс с абсолютно гибкой системой, которую можно и нужно настраивать под себя.

В отличие от других таск-менеджеров, здесь в одном поле могут быть сразу несколько проектов

Российский или нет. Российский.

• отображение сразу нескольких процессов в рамках одного пространства;
• канбан и скрам-доски, с лимитами и без;
• отчетность по процессам внутри программы, скорости и эффективности команды;
• оценка задач;
• покерное планирование;
• управление крупными проектами и командами;
• комментарии, чек-листы, ответственные по задачам;
• оповещения по изменениям в карточках и на доске.

В едином поле видны все задачи с ответственными, которые их выполняют, все можно перемещать

Достоинства:

• перенос данных из других сервисов и таск-менеджеров;
• настройка взаимодействий между отделами или с подрядчиками;
• поддержка фреймворков;
• сводные доски (уникальная функция);
• оплата сервиса в рублях;
• фильтры и легкий поиск;
• возможность визуализации любых процессов, объединение проектов в одном пространстве;
• кастомизация столбцов, досок, процессов;
• гибкая модель назначения ролей;
• неограниченное облачное хранилище;
• ролики обучения для пользователей.

Недостатки. Нет управления правами пользователей. Нет диаграммы Ганта.

Задачи представлены в виде списка с указанием статуса

Цена. Бесплатный период. 1 пользователь от 420 рублей в месяц.

Платформы. Web, Windows, macOS, iOS, Android.

Yandex Tracker

Это постановщик задач, который легко интегрируется с большим количеством сервисов (особенно от «Яндекс».

Список задач с указанием потраченного времени, статуса, ответственного и проверяющего

Российский или нет. Российский.

• инструменты автоматизации;
• канбан-доски;
• шаблоны готовых треков, также можно создать новый;
• создание, редактирование, перенос карточек, выбор ответственных;
• фильтры, метки, статусы, чек-листы;
• запрос данных;
• уведомления о новых задачах, комментариях, смене статуса и другие.

Достоинства:

• инструмент миграции (можно перенести все данные из других трекеров);
• статистика загрузки команды для распределения нагрузки;
• API для интеграции с другими сервисами;
• готов для использования Agile (гибкая разработка, подстраивание инструментов);
• неограниченное хранилище;
• дашборды, диаграммы и графики с возможностью размещения на них информации;
• сводные таблицы и статистика;
• отслеживание состояния всего проекта на одной странице;
• интеграции с Yandex Wiki и Yandex Forms.

В личном кабинете каждого сотрудника собираются его задачи, есть диаграмма Ганта

Недостатки. Нет мобильного клиента, слабая техподдержка.

Цена. Бесплатно до 5 пользователей. До 100 пользователей — 258 рублей в месяц, от 251 пользователя 185 рублей за каждого.

Платформы. Web, Windows, macOS, iOS, Android

Мы разобрались в том, кому и для чего может понадобиться таск-менеджер. Это действительно удобная программа, которая помогает все держать под контролем — следить за загрузкой и эффективностью сотрудников, проверять выполнение поставленных задач, оперативно находить нужные документы, сроки, ответственных. В хорошем таск-менеджере можно хранить все документы компании и организовывать работу не только проекта, но и целого предприятия с установкой связей между отделами.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• SMM-менеджер
  UnyBrands Удаленная работа 100 000 – 160 000
• Специалист для настройки VDS-сервера
  WISPO Удаленная работа от 2 500
• Administrative Support Manager
  F`ART Удаленная работа 70 000 – 150 000
• Технический специалист по контекстной рекламе
  Склифосовский ПРО Удаленная работа 20 000 – 30 000
• Специалист по контекстной рекламе
  Склифосовский ПРО Удаленная работа 50 000 – 90 000

Трекер задач для приложения «Команда»

Представляем Вашему вниманию плагин «Трекер задач»!

«Трекер задач» — инструмент для управления, учета и контроля поставленных задач.

Вы только начали пользоваться приложением «Команда»? — Расширьте его функционал незаменимым плагином «Трекер задач» для более эффективного использования!

Уже сейчас в плагине доступно:

• Статусы задач — новый/на рассмотрении/в процессе/выполнен/отклонен. Удобный поиск только по активным задачам, либо по его статусу внутри!
• Уровни важности задач — не критично/желательно/важно/необходимо/срочно. Самые важные задачи будут отображены выше других.
• Исполнитель задачи — Вы можете установить группу пользователей или отправить задачу на исполнение лично конкретному пользователю.
• Обсуждение задач — задачу могут обсуждать ее исполнители, а так же другие пользователи, которым это разрешено правами доступа.
• Права доступа — полная настройка прав доступа для совершения действий над задачами.

Приобретайте плагин «Трекер задач» сейчас и начните работать с приложением «Команда» на полную!