Ит закупки что это

IT-бизнес должен больше участвовать в госзакупках!

Почему участие IT-бизнеса в госзакупках не носит такого же массового характера, как участие бизнеса строительного или дорожного? Вероятно, в силу ограниченности спроса. Тем не менее это достаточно емкий рынок (более 400 млрд рублей за последние 3 года) со своей спецификой. В основном она заключается в том, что закупки для нужд государства крайне формализованы и требуют, к сожалению, не столько качества конечного продукта, сколько соблюдения всех обязательных процедур, таких как:

• грамотное размещение заявки на электронной площадке;
• приемо-сдаточные мероприятия;
• отчетность и огромный бумажный документооборот.

Это все, как правило, наслаивается на непростые отношения с государственными заказчиками, слабо понимающими особенности приобретаемого высокотехнологичного продукта. Госслужбы зачастую руководствуются планами закупок и техническими заданиями, созданными в лохматом году. А конкурсная или аукционная документация в большинстве случаев характеризуется низким качеством. Но все это не так печально, если подготовиться.

Поэтому сегодня мы заострим внимание на базовых моментах участия в закупках, связанных с регистрацией, электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и заполнением заявок для тех, кто только решил окунуться в этот сегмент рынка. Предлагаем эдакое руководство «для самых маленьких».

Об этом всем можно узнать в Федеральном законе от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Правда, читать его неподготовленным людям не рекомендуется, так как сложности его языка и запутанности сюжета позавидует иной триллер. Закон содержит в себе огромное количество ссылок и сносок, тем самым давая простор для маневра обеим сторонам госконтрактов. К тому же правки в него вносятся с ошеломляющей частотой. Тут может потребоваться помощь профессионала.

А пока остановимся на ключевых моментах, которые помогут сориентироваться начинающим участникам закупок.

Шаг 1

Для участия в аукционе необходимо создать свою учетную запись на электронной площадке, приложив к ней отсканированные учредительные документы. Чтобы все заверить и пройти регистрацию, нужно подписать их неквалифицированной электронно-цифровой подписью.

Что это такое, должно быть понятно всем, кто видел разноцветные мигающие флешки в компьютере у бухгалтера. Такой способ позволяет установить, что формирование подписи осуществлено определенным лицом и документ неизменен с момента подписания. Также надо установить специальный плагин в браузер, который работает в паре с ЭЦП.

А теперь внимание! Угадайте с одного раза, какой браузер больше всего «любят» электронные площадки? Правильно, Internet Explorer. По опыту можем сказать, что для участия в торгах это самый беспроблемный и, извините, быстрый вариант.

Шаг 2

Когда регистрация прошла успешно и нужный аукцион найден, приступаем к следующему этапу. Помимо технического задания, сметы и тому подобных документов, описывающих предмет аукциона, нужно внимательно изучить информационную карту и инструкцию по подаче заявки, состоящей из двух частей.

Вторая, как правило, ни у кого не вызывает вопросов, поскольку состоит из документов, приложенных при регистрации, и согласия на поставку в случае победы. В последнее время государственные заказчики часто требуют во второй части предоставить также копии сертификатов соответствия (деклараций), что, хотя и не закреплено законом, может стать причиной отклонения заявки. Тогда – в УФАС с жалобой.

Отдельный и самый проблемный из всех вопросов – заполнение первой части заявки, где, собственно, указываются предлагаемые характеристики поставляемого товара.

Сложнее всего предложить заказчику то, что он хочет. Причем речь не идет о поставках операционных систем и антивирусов, тут все более-менее понятно. Вам необходимо будет точно вписаться со своим продуктом в размытые формулировки технического задания, установленные 44-ФЗ и содержащие «или», «более», «менее» и иные значения эквивалентности.

Заявки оцениваются аукционной комиссией заказчика, которая оформляет протокол рассмотрения заявок на участие в таком аукционе. Она фильтрует участников сначала по первой части заявки, а затем по второй. И так до тех пор, пока, как в фильме «Горец», не останется только один, с которым и будет заключен государственный или муниципальный контракт. Если, конечно, этот участник не откажется, что тоже иногда бывает, когда идет аукционная игра. Но о ней мы не будем рассказывать, чтобы не учить «плохому».

Шаг 3

Итоговый протокол о выявлении победителя в электронном аукционе направляется заказчиком оператору электронной площадки и размещается в единой информационной системе.

Можно радоваться победе и подсчитывать прибыль? На самом деле многих на этом этапе поджидает большущий подводный камень – «обеспечение исполнения контракта, необходимое в размере, установленном заказчиком в извещении о проведении аукциона, документации об аукционе».

Предусмотрено два способа обеспечения исполнения контракта:

1. Перечисление денежных средств на счет заказчика.
2. Предоставление банковской гарантии.

Первый способ непопулярен по вполне понятным причинам. Поэтому победитель аукциона идет в банк, имеющий право выдавать гарантии, и получает в этом банке… нет, не гарантию, а список документов, которые необходимо предоставить, пока не истек срок подписания договора с заказчиком на площадке, чтобы банк на кредитном комитете рассмотрел их и решил, выдавать ли обеспечение.

Тут начинается самое интересное: срочное открытие счета в этом банке, подготовка огромной кипы бухгалтерской документации с расшифровками, пояснениями, уведомлениями и т. д. И вот – измученный победитель в предпоследний день перед подписанием контракта приезжает с грузовиком документов в банк, где ему с вежливой улыбкой говорят, что все надо переделать…

Вывод: если планируете победить в аукционе, то даже при договоренности с заказчиком озаботьтесь заблаговременной подготовкой документов для банка.

Шаг 4

В случае, если в ходе аукциона цена контракта была сильно понижена, заказчик потребует еще и подтверждения добросовестности, так как иногда участники в стремлении выиграть демпингуют и понижают начальную цену на 40%. Автор данной статьи однажды по просьбе клиента, желавшего любыми средствами вытеснить конкурента с рынка, уронил цену аукциона более чем вполовину.

Добросовестность, как правило, подтверждается информацией из реестра контрактов. В нем должно быть указано, что «в течение одного года либо трех лет до даты подачи заявки на участие в аукционе победителем исполнены три и более контракта без применения к нему неустоек».

Шаг 5

А теперь просто работаем, друзья! В строгом соответствии со всей технической документацией, которую вы уже подписали с заказчиком. В конце не забудьте «закрыть» все работы – опять же, в соответствии с договором.

Подытожим: Госзакупки – в целом несложная процедура, если четко следовать требованиям 44-ФЗ и аукционной документации, а также держать в порядке бухгалтерию.

Удачи вам на тендерных площадках!

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Управление закупками необходимо для контроля и стандартизации снабжения в компании заказчика. Оно включает закупку оборудования, ПО, сервисов и пополнение запасов ИТ-активов. Управление закупками позволяет создавать, отслеживать и управлять связями между контрактами на поставку и непосредственно ИТ-активами, полученными в рамках этих поставок.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК

Планирование осуществляется за счет обработки и консолидации заявок на приобретение ИТ-активов. Таким образом, составляется план закупок на год, полгода или квартал. Помимо плановых заявок на закупку возможны оперативные закупки. Причиной их возникновения может быть необходимость пополнения неснижаемых остатков на складе или необходимость выдать пользователю ИТ-актив, которого нет на складе и нет в планах на закупку. В первом случае заявка на закупку создается в системе автоматически согласно значениям счетчиков неснижаемых остатков. Во втором случае заявки пользователей на приобретение могут быть зарегистрированы либо непосредственно в системе A-Tracker, либо в других информационных системах — порталах самообслуживания, Service Desk и т.д. Благодаря широким возможностям интеграции можно получать всю необходимую информацию из других информационных систем для утверждения закупки и составления спецификации заказа. Примером такой заявки может быть запрос руководителя (зарегистрированный в системе управления запросами пользователей) выдать ИТ-активы для нового сотрудника своего подразделения:

Рис. 1 Заявка в системе управления запросами на обслуживание

Рис. 2 Заявка в системе автоматизации управления ИТ-активами

ПОДГОТОВКА СПЕЦИФИКАЦИИ И ФОРМИРОВАНИЕ ЗАКАЗА

Преднастроенные «коробочные» процессы планирования и закупки в A-Tracker подразумевают выполнение различных действий с запросами на предоставление ИТ-активов: согласование, поиск на складе и резервирование, формирование спецификаций, заказов, договоров на поставку, проверку на соответствие бюджетных лимитов и т.д. Все эти процессы «из коробки» могут быть изменены заказчиком в соответствии с существующими процессами планирования и приобретения ИТ-активов в организации.

Для формирования спецификации запрошенных ИТ-активов в системе можно использовать каталог стандартных позиций – это полезно для стандартизации инфраструктуры внутри организации и упрощения процедуры закупки новых ИТ-активов:

Рис. 3 Пример каталога стандартных позиций

При формировании заказа на поставку из согласованных заявок можно выбрать подходящие модели оборудования и ПО, которые определены для стандартных позиций каталога. В системе это реализовано с помощью специального мастера:

Рис. 4 Формирование заказа – выбор моделей для стандартных позиций

Результатом работы мастера будет являться сформированный заказ с перечнем конкретных моделей ИТ-активов, которые необходимо в дальнейшем приобрести. В объекте «Заказ» можно учитывать различное количество существенных параметров, таких как: дата поставки, спецификации ИТ-активов, оценочная стоимость и др.:

Рис. 5 Строка заказа

Заказ можно скомпоновать различными способами: однотипное оборудования, оборудование одного поставщика или вообще произвольное оборудование, которое запрошено в рамках разных заявок.

СОЗДАНИЕ ДОГОВОРА НА ПРИОБРЕТЕНИЕ

Создание договора на приобретение ИТ-активов также автоматизировано с помощью специального мастера. В этом мастере выводится список всех согласованных заказов, на основании которых можно сформировать договор:

Рис. 6 Формирование черновика договора

В дальнейшем договор отправляется на согласование с ответственным менеджером:

Рис. 7 Согласование договора

ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПОСТАВОК В РАМКАХ ДОГОВОРА

В A-Tracker предусмотрена возможность настройки уведомлений о приближающейся дате поставки ИТ-активов и механизма контроля поставок ИТ-активов по договору:

Рис. 8 Отслеживание поставок ИТ-активов

Государственные закупки в условиях цифровизации: что изменится и какие преимущества можно получить

Цифровизация и автоматизация процессов активно проникает во все сферы человеческой жизни: экономика, медицина, образование и пр. Не отстает и область государственных закупок. Развитие и активное внедрение информационных технологий позволяет оптимизировать процессы закупок, повысить скорость операций, обеспечить прозрачность закупочных процессов и пр. Это называется цифровой трансформацией государственных закупок. В статье рассмотрим, как активное внедрение информационных технологий влияет на госзакупки и как быстро адаптироваться к новым условиям.

Цифровизация в сфере государственных закупок: в каких направлениях происходят изменения

Следующая ступень развития общества предполагает, что люди будут более требовательны к открытости и прозрачности деятельности государственных органов, в том числе и в области закупок. Последняя и вовсе становится предметом большого внимания со стороны общественности.

Многочисленные исследования показали, что цифровизация закупок позволяет решить множество проблем. Сегодня принято считать, что цифровизация закупочной деятельности будет развиваться в следующих направлениях:

• упрощение проведения закупочных процессов — это будет обеспечено благодаря внедрению информационных систем;
• ускорение закупок, снижение затрат материальных и временных ресурсов;
• повышение прозрачности закупочных процессов;
• обеспечение возможности более тщательно контролировать процессы государственных закупок.

Исходя из всего вышеперечисленного можно сказать, что цифровая трансформация закупок представляет собой проведение закупочных процессов с помощью современных средств информационных технологий.

Тенденции цифровизации государственных закупок

Цифровая трансформация госзакупок предполагает частичную или полную автоматизацию процессов: начиная от размещения заказа, заканчивая отгрузкой/приемкой товара/работы/услуги.

Вот какие тенденции можно отметить, если проанализировать будущее цифровизации государственных закупок:

• частично или полностью будет исключена открытая конкурентная процедура закупок;
• будут разработаны специализированные агрегаторы, которые обеспечат автоматизированное проведение закупок стандартизованной продукции;
• бумажными бланками будут пользоваться все реже;
• анализировать требования заказчика к товару и осуществлять подбор поставщиков будет машинный алгоритм.

Возможно, в ближайшем будущем специальная программа будет получать заказ от заказчика, после чего рассылать предложение по зарегистрированным поставщикам. Последние сформируют коммерческие предложения, машина проанализирует их и сравнит между собой. Человек же в данной системе может просто изучить рекомендацию программы по выбору того или иного поставщика.

Благодаря цифровизации заказчику остается только указать конкретные требования к товару, а поставщикам — назвать вилку цен, условия и пр.

Первые плоды внедрения информационных технологий в систему государственных закупок можно видеть уже сейчас. Так, с 2021 года на большинстве этапов госзакупок стороны уже применяют системы электронного документооборота. В прошлом году данная тенденция стала еще более выраженной. Сегодня электронный документооборот не является обязательным, но в ближайшем будущем, возможно, всех участников госзакупок обяжут перейти на электронный документооборот.

Еще одним достижением цифровизации можно назвать осуществление платежей с помощью электронных актов, размещенных в Единой информационной системе, что уже практикуется второй год.

Как цифровизация улучшит государственные закупки

Внедрение информационных технологий позволяет повысить организованность и прозрачность закупок. Преимущества от этого получают все участники: государственный сектор, частные компании и обычные потребители.

Цифровизация также позволяет избавиться от коррупции в сфере государственных закупок. Коррупционные схемы могут проявляться, например, из-за конфликта интересов. Это негативно сказывается как на экономике, так и на деятельности частных компаний и жизни обычных потребителей.

Чтобы система госзакупок функционировала максимально эффективно, вовсе не достаточно просто провести цифровизацию. Требуется также привлечь квалифицированных специалистов или заняться повышением компетенций существующих. Для этого можно записаться на специализированные курсы по подготовке кадров в сфере закупок. Одним из ведущих учебных заведений в этом плане является РАНХиГС — Центр развития конкурентной политики и государственного заказа. Специалисты Центра предоставят все необходимые консультации, помогут выбрать оптимальную учебную программу, сопроводят на всех этапах обучения. По завершению участники получают удостоверение. С актуальными условиями обучения и перечнем программ можно ознакомиться тут.

Оставить заявку

Подождите, заявка отправляется

Заявка отправлена

В скором времени мы с вами свяжемся для уточнения всех параметров

Центр развития конкурентной политики и государственного заказа 2009-2023©

119571, г.Москва, проспект Вернадского, д.82, стр.9, оф.1600

Закупки как сервис

Меня зовут Алексей, и я работаю в компании ecommpay IT. Мы пишем и эксплуатируем ПО для эквайринга и процессинга карточных платежей. Если совсем по-простому — мы делаем так, чтобы оплачивать товары в Интернете было удобно, быстро и безопасно.

Я было хотел написать, что в компании я решаю проблемы, как Мистер Вульф из известного фильма, но вовремя вспомнил недавнюю статью и подкаст Василия Пантюхина, и решил, что надо быть скромнее.

Пусть это будет Максми Поташёв Александр Друзь.

Почему? потому что чаще всего я по работе отвечаю на три простых вопроса:

Что из оборудования или софта было заказано в текущему/прошлом месяце/квартале? Что ещё можно/нужно заказать в этом квартале, чтобы уложиться в бюджет?
Где деньги сейчас находится заказанное оборудование? А что есть на складе?
Когда приедет/будет оплачено то, что заказали?

Кому-то может показаться, что это абсолютно скучная бумажная работа, и инженерам тут делать нечего, но это будет только долей правды 😉

disclaimer: «В нашей жизни не всё, всегда и везде, а кое-что, иногда и местами» (с) Максим Дорофеев.

Всё ниженаписанное можно и нужно считать личным мнением автора, не претендующим на истину в последней инстанции, и даже на полноценное исследование. Все персонажи вымышленны, все совпадения случайны.

Кто обычно занимается закупками техники и софта, и какие с этим есть проблемы

В не-ИТ компаниях обычно это офисный сисадмин (ну или начальник ИТ-отдела, если таковой вообще есть).

С ИТ-компаниями всё сложнее. Я видел как варианты «офисного сисадмина на максималках», когда человек покупал в т.ч. и железо для ДЦ, и софт, и ноутбуки для сотрудников. Если компания большая, то в ней может быть целый отдел, который занимается закупками (причём всего — от скрепок до СХД). В маленьких компаниях со множеством команд «живущих по эджайлу», вообще у каждой может быть свой бюджет и своя карта для оплаты (и хорошо, если это карта корпоративная, а не личная.

Ну и разумеется, не последнюю роль в закупках играет ИТ-директор, который отвечает за немаленький, обычно, бюджет, а значит, должен следить за наиболее важными/крупными затратами лично.

Я встречал ситуацию, когда каждый сисадмин в компании мог практически без апрува заказывать серверы для своей команды через письмо в sales-отдел хостинга. Помимо кучи железа, которое не пойми для чего было заказано, и как использовалось, довольно часто возникала ситуация, когда сервер выдали, а кто, когда и зачем его заказал — непонятно. Или сервер выдали — и его тут же по ошибке или намеренно»подрезали» более расторопные коллеги. Отдельно стоит отметить чатик в скайпе на 20+ человек, в котором сидели представители хостинга и все сисадмины, и где одним из самых частых вопросов было «а кто заказывал сервер по тикету xxxxx?»

Но кто бы это ни был, частенько бывает так, что управление расходами на ИТ-инфраструктуру превращается в кошмар:

• у офисного сисадмина часто не хватает квалификации и времени (потому что обычных офисных задач с него никто не снимал);
• у директора ИТ (CIO/CTO/CITO, подставить нужное) и так дел невпроворот, в итоге задачи либо «падают на пол», либо рандомно скидываются кому-то из его подчинённых, (обычно, когда все сроки уже прошли), либо просто сжирают и без того конечное рабочее время и силы;
• у отдела закупок своё (отличное от ИТ) начальство, свои KPI и свой взгляд на то, как должен быть организован процесс. В идеальном мире сотрудники этого отдела имеют некоторое представление о том, что они покупают, и плотно общаются с командами-заказчиками, но так происходит не всегда. Да и выделенный отдел — это, банально, дорого;
• если оплатой занимаются тимлиды команд или отдельные инициативные сотрудники, то отслеживание этого — мрак, ужас, и много-много новопассита для бухгалтерии. Левые личные карты, учётки на личные почты на гмыле, потеря информации при увольнениях/переходах и т.д. и т.п. Поиск концов каждый раз превращается в увлекательный квест.

Почему так происходит? Айтишники не очень хотят возиться с бумажками, счетами и отчётностью, да и вообще не очень любят общаться с менеджерами. У них (как правило) есть резон побыстрее включить нужный сервис, протестировать, и, если всё ок — запустить в продакшен. Меньше всего им хочется отвечать на письма и звонки от продаванов и обсуждать детали договора с бухгалтерией и юристами.

Процесс управления работой с поставщиками называется на Западе Supplier relationships management, а если по-модному — FinOPS. Когда я только начинал этим заниматься года три с половиной назад, ни про каких FinOPS я не знал, поэтому для названия команды выбрал именно Supplier relations. В англоязычных статьях упирают на то, что FinOPS оптимизируют только облачные расходы (читай: умеют пользоваться Cost calculator), но для простоты здесь я буду считать, что это одно и то же.

Кто такие FinOPS

Supplier relations managers, (или FinOPS) — это люди, которые не только занимаются закупками IT-сервисов, лицензий и оборудования, но и налаживают связь между заказчиком (т.е. компанией, где они работают) и внешними поставщиками. Чтобы не было, как на известной картинке:

Собственно, сам процесс закупки — это только один из этапов довольно длинной цепочки.

Ещё раньше, даже до поиска подходящего поставщика, нужно заняться переводом хотелок заказчика (бизнеса или команды) в нечто измеримое: ядра, гигабайты, стойки, киловатты и т.д. И хорошо если заказчиком является свой родной ИТ-отдел, (хотя и тут бывает не всё радужно).

Например, задача найти «хостинг в Бразилии» может на самом деле означать как то, что нужно проработать вариант организации полноценного PoP с размещением оборудования и подключением провайдеров, так и то, что для тестовых целей нужно поднять пару виртуалок в AWS в соответствующем регионе. Причём, реальные требования могут меняться в процессе жизни всего проекта в обе стороны.

Следующим шагом является поиск подходящего поставщика (в гугле на рынке или через знакомых). При этом у каждого из них свои условия оплаты и гарантии (часто с привлечением партнёров), свои нюансы вроде SLA со звёздочкой и примечанием мелким шрифтом на пятьдесят последней странице договора, и ещё десяток различных мелочей, часть из которых проходит по разряду «так исторически сложилось» и ни в каких документах не отражается. И чем понятнее (на языке поставщика!) будет сформулирован запрос, тем меньше отличий будет между ожиданием и реальностью. (и это происходит, в хорошем сценарии, ещё до подписания договора, на этапе предварительного знакомства). Ну и опять же, в каждом крупном заказе есть множество различных нюансов: например, одни провайдеры делают резервирование VPN-каналов по-умолчанию, другие хотят за это дополнительных денег. Одни готовы подписаться на SLA по latency, другие нет. Какой-нибудь Trusted Platform Module или дополнительная сетевая карта, как опция при заказе сервера, не стоят, практически, ничего, но если покупать их у того же поставщика отдельно, то влетят в копеечку — и таких нюансов просто море.

Далее следует самый скучный этап: подписание договора, заказ, оплата и прочая бумажная волокита. Дело, вроде бы, простое, однако же иногда приходится побегать, то согласовывая правки в договоре, то объясняя, что и зачем мы всё-таки хотим купить (ниже я расскажу, какие нюансы встречаются при оформлении).

Ну и наконец после получения железки или лицензии есть «послепродажное обслуживание», с которым тоже далеко не всегда всё бывает гладко, и приходится помогать коллегам решать различные вопросы, в т.ч. и самому общаться с техподдержкой (и её начальством), координировать возвраты по RMA и т.д.

Одна компания пользовалась весьма крупным публичным облаком для тестовых сред. Облако достаточно дешёвое, но его стабильность даже для этих целей оставляла желать, к тому же саппорт отвечал не то, чтобы быстро, а уж про решение проблем я вообще молчу. На звонке с аккаунт-менеджером тот заверил, что это неприемлемо, и он примет все меры… После чего исчез. Натурально, перестал отвечать на письма, а его личного номера у нас не было. Как вы думаете, что сделали FinOPS в этой ситуации?

С одной стороны, это куча бумажек, писем, звонков и новых знакомств практически ежедневно. Ты общаешься с партнёрами, юристами, бухглатерией и «внутренними заказчиками» по совершенно разным вопросам, начиная от причины появления НДС/VAT в очередном инвойсе и заканчивая порядком расположения плат расширения в сервере в зависимости от выбранной в конфигураторе опции razer extender. Нужно следить за рынком, новыми версиями железа и софта, новостями, которые могут повлиять на стратегию закупок (например, недавние остановки фабрик в Техасе могут привести к дефициту и увеличению сроков отгрузки, так что лучше какие-то позиции купить заранее). Не менее важно давать поставщикам обратную связь — не только по нынешним/прошедшим заказам, но и делиться планами на квартал/год.

Как-то мы ждали оборудование от одного очень важного партнёра для размещения в нашей стойке. Партнёр — очень крупная международная компания, поэтому для доставки нанял специального подрядчика, который уже общался с логистами и нами, как получателями груза. Примерно за день до предполагаемой даты доставки мне звонит представитель подрядчика и просит не принимать груз, потому что это оборудование отправили к нам по ошибке, а «правильное» отправят в другой день. Этот же партнёр отличился, заказав в датацентре кроссировку в нашу стойку без LoA (letter of authorization), т.е. без разрешения с нашей стороны. А т.к. кроссировку прокладывал ещё один подрядчик, то о том, что к нам собираются завести кабель, я узнал только от нашего аккаунт-менеджера, который запросил разрешение на доступ в нашу стойку инженеров ДЦ.

В подавляющем большинстве случаев, задачей любого поставщика (не важно, продукта или сервиса) является доставка пользователю счастья. В случае b2b счастье (оно же value) обычно выражается в удовлетворении некой потребности (как бы банально это ни звучало). Но проблема заключается в том, что далеко не всегда заказчик может сформулировать, а что же он, собственно, хочет. И тут FinOPS выступает в роли «переводчика», причём в обе стороны. С одной стороны, он объясняет поставщикам в технических терминах (и со специфическими для поставщика деталями), что же именно хочет получить бизнес. Да, в идеальном мире это делает «админ или тимлид из ИТ отдела», но… см выше про интровертную сущность инженеров и недостаток времени у руководителей.

С другой стороны, нужно перевести бравурные презентации пресейлов на технический язык, продраться сквозь бумажки (а вы знали, что английский канцелярит ничуть не лучше русского?), добавить известными «мелочами», которые не пишутся в оферте, и внятно объяснить своим, что же именно нам хотят продать, но уже на понятном внутри языке.

С облаками всё ещё печальнее — счета и ценообразование, порой, настолько непонятные, что приходится пользоваться сторонними ресурсами для расшифровки месячных счетов, или привлекать специально обученных людей, которые помогают максимально эффективно и предсказуемо использовать ресурсы. Вот тут и могут пригодиться «свои» FinOPS-инженеры, которые разбираются не только в ценообразовании того или иного провайдера, но и, благодаря технической экспертизе и знанием внутренней кухни, могут сами оценить адекватность использования тех или иных сервисов.

Другой неочевидный момент — это экономия времени. Если у FinOPS есть крепкий технический бэкграунд, то многие вещи он может разруливать сам, не отвлекая коллег или руководителей. Составление оптимальных спек (учитывая особенности вендора или партнёра), общение с пресейлами и саппортом — зачастую, всё это гораздо удобнее решать именно им, т.к. именно у FinOPS есть под рукой и контекст задачи, и нужные контакты, и возможность ускорить решение вопроса за счёт личных знакомств.

Полезно периодически тестировать разных поставщиков одного и того же железа. В сравнении узнаёшь, кто как работает с налогами и логистикой, у кого какие скидки у вендора и т.д. Из курьёзных случаев — как-то один наш давний партнёр предложил нам партию серверов по выгодной цене, хотя раньше именно это оборудование мы у него не покупали. Серверы оказались «почти такие же», но в несколько штук не доставили сетевые и диски, плюс немного напортачили с гарантией.

Ещё был совершенно классический случай, когда две услуги от разных провайдеров «мамойклянус, независимые!» оказались в одном кабеле. Было неприятно.

С кем взаимодействуют FinOPS по работе

В больших (и очень больших) компаниях отдел закупок может быть централизованным. Но это немного не наш сценарий. Впрочем даже в этом случае FinOPS найдёт своё место либо в рамках этого отдела, либо…

Разумно выделять SR team (или FinOPS team) в рамках ИТ-отдела. Почему? потому что часто это основная точка расходов компании. Закупка железа, лицензий, сервисов — очень быстро расходы на ИТ становятся заметными (и очень заметными) для собственников, и ИТ-директору нужно очень хорошо и чётко не только объяснять, сколько и куда уже потратили, но и делать прогнозы (или составлять бюджет и его исполнять) на квартал, а то и год вперёд. Сюда же относятся управление лицензиями и общение с сервис-провайдерами — всё это забота ИТ, и FinOPS, как его части.

Одна из обычных историй — в пять часов вечера пятницы к тебе приходит представитель поставщика, и говорит, что хорошо бы оплатить вот этот инвойс до конца дня, а то резерв превратится в тыкву, и отгрузка пройдёт неизвестно когда. Далее начинается квест «подтверди закупку, найди бухгалтера и дождись платёжки» длиною в час. Платёжка была отправлена в 17:58, заказ был спасён.

Команда SR (FinOPS) может успешно работать (и работает) в связке с Ops и инфраструктурными командами (которые непосредственно занимаются эксплуатацией датацентров, сетевого и серверного железа), привлекая их экспертизу и помогая общаться с вендорским саппортом, начиная от помощи с эскалациями (когда проблема не решается в разумные сроки, и нужен живительный пендель; и заканчивая полным ведением тикета (как правило, общение с саппортом крупного вендора вялотекущее, но контекст всё равно нужно держать в голове. Плюс в случае RMA помогать с доставкой или организацией визита сервис-инженера).

Я встречал мнение, что быть технарём FinOPS не обязательно, ему главное бумажки вовремя перекладывать, эскалации писать и за оплатами следить. Но на своём опыте могу сказать. что именно FinOPS в таком случае не получится, а будет очередной «отдел закупок», слабо понимающий, что за услуги он закупает.

Ещё одна типичная история — это постоянный анализ «выгодных предложений» от партнёров. Предложения бывают выгодные или не очень, своевременные и не совсем. Их первичным анализом занимается именно FinOPS, как «первая линия обороны». Если же он просто будет бегать туда-сюда с вопросами, то какой в нём смысл?

Неочевидные нюансы работы и требования к FinOPS

Как я уже говорил выше, при оформлении сделки (подписании договора и/или выставлении инвойса) возникают различные неожиданные моменты, даже если мы говорим о 100% белых компаниях.

• юрисдикция сделки (по законодательству какой страны заключается соглашение);
• резидентами каких стран являются стороны сделки;
• по какому адресу необходимо отгрузить товар или предоставить услугу;
• валюта (RUR/USD/EUR — порой одна из сторон, например, не принимает платежи в USD, или наоборот, не может платить в USD без большого геморроя, предпочитая евро, сюда же платежи из России в пользу иностранных юр. лиц);
• налоги (в каждой стране свои приколы);
• сроки поставки и её стоимость;
• трансграничная торговля, санкции и ограничения регуляторов (и связанные с этим ограничения на поддержку, увеличение сроков поставки и т.д.);
• срок договора (расторгнуть его досрочно может быть очень дорого), SLA сервиса, и т.д. и т.п.

На каждый из этих пунктов есть свои спецы, но, как правило, основная часть вопросов закрывается одним человеком с опытом, потому что они довольно типовые в рамках одной компании и плюс-минус стабильного пула поставщиков.

Например, некоторое время назад покупать софт в РФ было выгоднее, чем в Европе, потому что на него не начислялся НДС. С января, к сожалению, халява закончилась, и по этому поводу в конце 2020 года было достаточно жарко, т.к. нужно было успеть заказать/подписать/оплатить самые важные и дорогие позиции.

Что требуется от Supplier relations manager/FinOPS

• Разговорный английский. Это прямо must have и не обсуждается, если только ваша компания не общается сугубо с российскими поставщиками
• Разумная степень занудства.
• Не бояться разбираться с бумажками, огромным количеством почты и кучей разных сейлзов, часть из которых разговаривает по-английски хуже, чем вы (хотя по опыту, общаться с британцами и ирландцами тоже нелегко).
• Умение ориентироваться в 100500 различных сервисах, в части из них разбираться очень хорошо.
• Умение и желание находить нужных людей и добиваться от них того, что тебе нужно.
• Умение найти нужный сервис по очень примерному ТЗ, а заодно набросать MVP или задать правильные вопросы пресейлу (например, при выборе датацентра).
• Совершенно обязателен технический кругозор (а также желание его постоянно расширять), чтобы разговаривать на одном языке и со своими командами, и с вендорами/партнёрами.
• Умение держать в голове кучу вещей одновременно и помнить сроки, суммы и проценты (это бывает важно). Можно, конечно, обойтись каким-то аналогом CRM, но помнить всё равно нужно много (как минимум — как и где быстро найти нужную информацию).

Инструменты FinOPS

Начать можно с почты (это вообще основной инструмент); шаренной папки (хоть на гуглодиске) для сканов документов, вики (для ведения реестра поставщиков) и гуглотаблицы с раскладом по оплатам.

Уже после, когда поймёте, что вам нужно, можно будет поискать (или написать самим) соответствующие инструменты а-ля «CRM наоборот».

Не надо недооценивать силу эксель-таблиц и усложнять что-то раньше времени.

Ну и конечно, мессенджеры становятся вашими лучшими друзьями. Причём почти все, включая довольно экзотические — потому что у всех партнёров разные предпочтения и корпоративные правила. В 2021 говорить про использование мессенджеров это, наверное, из разряда «советы Капитана Очевидность», но нужно понимать, что у FinOPS это не опция, а суровая необходимость и бОльшая часть работы.

Заключение

Закупки в IT — это просто, как кататься на горящем велосипеде. Управление закупками в IT — это не только своевременная оплата счетов и бюджетирование. Это ещё и общение с партнёрами, коллегами и «просто так», потому что никогда не знаешь, какая информация и какие знакомства тебе пригодятся завтра. Сегодня ты слушаешь байки об особенностях работы в арабских странах и думаешь «как хорошо, что мы там не работаем!», а завтра ищешь партнёра для размещения там нового PoP. Это ещё и глубокое понимание особенностей собственной инфраструктуры, чтобы коллеги из эксплуатации получили нужное качество сервиса без звёздочек и сносок мелким шрифтом. Это, наконец, понимание юридических и финансовых «правил игры», потому что вовремя подмеченная неточность в договоре или бланке заказа может сэкономить неделю-другую времени на согласованиях.

В общем, это весело!

• Системное администрирование
• Управление проектами
• DevOps
• Облачные сервисы