С чего необходимо начать подготовку к совещанию

Как провести рабочее совещание эффективно

Рабочее совещание может быть пустой тратой времени — утомлять, нервировать и отвлекать от настоящей работы. Бесконечные доклады ни о чем, отсутствие регламентов и повесток, вечно опаздывающие коллеги — причины, почему сотрудники не любят совещания можно перечислять долго.

Но, если подойти к организации и проведению рабочей встречи с умом, то совещание может стать эффективным инструментом для генерирования идей, решения задач и достижения целей. Все зависит от подготовки руководителя, вовлеченности сотрудников и подхода к проведению совещаний.

Если рабочие собрания в вашей компании стали рутинными, скучными и малоэффективными, пора что-то менять. В этой статье делимся секретами проведения совещаний, которые ваши коллеги точно не захотят пропустить.

Зачем нужно проводить совещание с сотрудниками

А зачем вообще нужны совещания, если члены команды могут коммуницировать в рабочих чатах? Личную коммуникацию перепиской не заменить. Обмен информацией, выработка командных стратегий, мозговой штурм, генерация идей, оповещение о важных переменах — все это происходит на совещаниях.

Опыт показывает, что самые крутые идеи приходят при обмене мнениям и во время дискуссий, поэтому собственники бизнеса регулярно проводят совещания, конференции, деловые встречи.

Во время совещаний можно оценить настрой сотрудников и понять, как они воспринимают информацию. А еще такие встречи дисциплинируют, повышают мотивацию и продуктивность. Понимая, что раз в неделю нужно отчитаться за проделанную работу, члены команды будут более ответственно подходить к выполнению своих задач.

Также благодаря регулярным совещаниям можно сплотить коллектив, если создать комфортную атмосферу для обмена идеями, опытом и впечатлениями.

Но будем честными: далеко не всегда совещания помогают достичь вышеописанных целей. Иногда это действительно пустая трата времени. Почему? Вот, несколько причин:

• Нет ответственного или ведущего. Собравшиеся сотрудники не понимают, кому задавать вопросы, кто может взять слово, о чем сейчас говорить. Время уходит, все суетятся, ничего толком не решается. Нужен тот, кто возьмет на себя ответственность, подготовит план и потом подведет итоги.
• Нет регламента. Если сотрудники подтягиваются, кто, когда успеет, все происходит лениво и без энтузиазма, опять же теряется время, а значимость корпоративных собраний обесценивается.
• Никто не готовится. Если никому не поручили выступить, все молчат. Дело заканчивается тем, что руководитель раздает дополнительные задачи и все расходятся.
• Сплошной негатив. Собрание превращается в недовольный монолог руководителя или публичную «порку» провинившихся.
• Нет плана и цели. Коллеги собираются на совещании с четкой целью. Заранее составить план и уведомить сотрудников, какой вопрос будет обсуждаться.
• Размытый итог. Если после совещания никто не понял, зачем собрались и что же в итоге нужно делать — это впустую потраченное время.

Как избежать этих типичных ошибок и увидеть положительные результаты совещаний? Начать стоит с подготовки к проведению.

Подготовка к совещанию

Совещание ради совещания — бестолковая затея. Нужно определить план, цели и задачи. Часто как раз из-за плохой подготовки руководителя встреча проходит уныло и ради галочки.

Приведем простой алгоритм подготовки к проведению встречи:

1. Составление плана. Благодаря продуманной структуре вы ничего не забудете, сможете планомерно переходить от вопроса к вопросу вместо того, чтобы излагать мысли сумбурно и еще больше запутывать коллег.
2. Четко сформулируйте повестку. Сделать это можно, отвечая на вопрос, о чем будет встреча. Заранее уведомите о целях и плане всех приглашенных сотрудников.
3. Совещания могут быть оперативными, когда нужно срочно собраться для решения какой-то проблемы, и регулярными. Последние проводятся раз в неделю с одним и тем же составом на одну и ту же тему. В регулярных совещаниях важно заранее распределить роли среди участников, тема остается неизменной и вопросы на совещаниях могут повторяться.
4. Составление списка участников. Продумайте, кого действительно вы хотите видеть на запланированном совещании и зачем. Все зависит от тематики и задач, которые нужно решить. Если кто-то из сотрудников не задействован в решении определенной задачи, нет смысла отрывать его от работы.
5. Определите тайминг. Уделить совещанию можно от 30 минут до часа. Так все успеют высказаться, а нить разговора не начнет теряться. Если рабочих вопросов много, при длительном двухчасовом совещании лучше сделать 5-10 минутный перерыв. И помните, что время — деньги, поэтому лучше не затягивать.
6. Итоги прошлого совещания. В самом начале можно предложить ответственным за задачи, поставленные на прошлой оперативке, коротко рассказать, как продвигаются дела. Если есть проблемы и нужна помощь коллег в виде новых идей, подсказок, советов, можно предложить присутствующим высказаться.
7. Подготовить структуру. Важно, чтобы в первой половине встречи обсуждались приоритетные задачи, пока все полны сил и максимально сосредоточены. То, что не имеет стратегически важного значения, например, планирование корпоративной вечеринки, стоит оставить на самый конец.
8. Подготовьте материалы. Если нужны документы для презентации, попросите сотрудников распечатать все заранее.

Итак, простая подготовка — первый шаг к успешному совещанию. Дальше рассмотрим, какой формат собрания выбрать и каких подходов проведения рабочего совещания стоит придерживаться.

Способы проведения

Офлайн или онлайн — какой формат совещаний лучше? Оба варианта имеют место быть и большинство компаний сочетают встречи всей команды в реале с регулярными видеоконференциями.

Если вы планируете офлайн встречу, позаботьтесь о комфортной рабочей обстановке, необходимом оборудовании для презентации материалов. В переговорной должно быть достаточно света и свежего воздуха, а также свободного места, чтобы все присутствующие могли разместиться. Удобнее всего разместиться, если в комнате будет овальный рабочий стол и достаточно стульев для всех сотрудников.

Видеоконференции помогают экономить время и подключаться всем сотрудникам, в том числе работающим на удаленке. При таком формате важно правильно выбрать инструмент для онлайн-конференции. Многие успешно используют Zoom, Mind Meeting, Google Hangouts,TrueConf, MyOwnConference.

Во время выступления попросите коллег отключить свои микрофоны, чтобы не создавался фоновый шум. Заранее не помешает проверить, как работает запись экрана. Если нужно вести протокол совещания, для этого можно использовать онлайн-документы.

Независимо от формата совещаний — онлайн или офлайн — ориентируйтесь на базовые правила и приемы, эффективность которых проверена временем. Что поможет сделать ваши совещания действительно полезными — читайте дальше.

Правила проведения рабочего совещания

Правильный подход к совещанию — обзор основных правил:

1. Встреча не должна быть однобокой.
   На совещании важно разобрать как можно больше важных вопросов, поэтому встречу лучше разбить на части, например:
   • вначале оглашаете план, коротко пробегаетесь по вопросам повестки;
   • вспоминаете важные вопросы прошлого собрания, обсуждаете задачи и возможные трудности;
   • переходите к новым приоритетным или срочным задачам, затем обсуждаете менее важные или спорные;
   • старайтесь расположить темы повестки так, чтобы они логично дополняли друг друга;
   • если есть сложные задачи, устраиваете мозговой штурм;
   • приглашаете коллег задать вопросы руководителю или друг другу;
   • если не хватает времени, чтобы обсудить все вопросы, выбирайте наиболее важные, но не самые сложные — так можно будет закрыть максимум вопросов;
   • завершаете собрание и резюмируете.
2. Избегайте клише и банальных формальностей на совещании.
   Лучше оставить формальности съездам профкома. Начинайте собрание просто, избегайте протокольности и излишнего официоза. Руководителю важно придерживаться на совещании уместной субординации, чтобы удерживать внимание сотрудников, но не перегибать палку.
   Несколько блиц-советов по совещаниям:
   • лучше проводить короткие совещания чаще, чем затяжные собрания с большим количеством вопросов, но реже;
   • первым пунктом повестки всегда обсуждайте вопрос, который проще всего решается;
   • если обсуждаются спорные вопросы, сразу давайте слово подчиненным, а потом их непосредственным начальникам.
3. Чем меньше людей на совещании, тем лучше.
   Психологи утверждают, что для продуктивной работы на встрече должно присутствовать 7-9 человек, иначе результативность снижается. Собирая группу на совещании, подумайте о каждом из тех, кого хотите позвать:
   • Обладает ли этот сотрудник знаниями по теме, которых нет у других участников?
   • Действительно этот специалист заинтересован в теме обсуждения?
   • Готов ли он к конструктивному диалогу?
   • Возможно, достаточно будет просто сообщить ему результаты встречи?
4. Уделите время на совещании, чтобы похвалить коллег.
   Отмечайте сотрудников, которые хорошо справились с задачами. Так вы мотивируете их делать больше и показываете, что усилия не остаются незамеченными. Плюс для других такая похвала может стать неплохим стимулом постараться чуть больше. К сожалению, часто руководители замечают только недостатки, а похвалить просто забывают или не считают нужным.
5. Дайте всем сотрудникам право голоса на совещании.
   Монолог руководителя на 30 минут не имеет ничего общего с результативным совещанием. Важно дать возможность высказаться другим. Поэтому после каждого пункта можно предлагать присутствующим задавать вопросы, оставлять комментарии и замечания. Чем больше вы вовлекаете коллег в процесс обсуждения на совещании, тем выше будет их заинтересованность в проекте. Если на встрече есть новички, можно уделить им чуть больше внимания, пригласив высказаться. Часто свежий взгляд оказывается ценным для проекта и помогает увидеть недоработки или найти новое решение.
6. Время на лирическое отступление.
   Если встреча продолжается дольше 30 минут, присутствующие могут начать отвлекаться, и она уже не будет такой эффективной. Советуем делать небольшие перерывы и переключаться на отвлеченные темы. Удачная шутка или к месту рассказанная история помогут разрядить обстановку, снять градус излишней официальности и включить внимание присутствующих.
7. Проявляйте вежливость и внимательность.
   Если кто-то из коллег выступает, не стоит его перебивать. Критиковать можно, но конструктивно, по делу и без эмоций. Попросите участников отложить на время смартфоны и сосредоточиться на обсуждении.
8. Ведите протокол.
   Не обязательно следовать всем правилам составления протокола на рабочем совещании. Суть в том, чтобы зафиксировать, какие вопросы обсудили и какие решения приняли, кто ответственен за какую задачу, какие сроки. Чтобы не отвлекаться, можно назначить кого-то из коллег секретарем и попросить все фиксировать или в онлайн-документах, или на бумаге.
9. Если вы провели встречу, должны быть сформулированы реальные задачи.
   Если вопросы обсудили, значит, приняли решение и назначили кого-то ответственным. Важно оформить все задачи не в устном, а в письменном виде — четко прописать ответственного и реальный срок (делаем это не только в протоколе, но и на площадке, которую компания использует для работы).

Если придерживаться этих простых правил, со временем вы заметите, что совещания стали проходить совершенно в другой обстановке — коллеги инициативны, охотно взаимодействуют, делятся мыслями и наработками, вовлекаются в процесс.

Попробуйте КСК.Service&Teamwork прямо сейчас!

Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней

• Управление проектами, поручениями, задачами
• Управление ИТ-и бизнес-услугами
• Портал системы – новости, рассылки, единое дисковое хранилище, чат
• Аналитика и контроль
• Доступ с любых устройств

Эффективны ли ваши совещания? Решения от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Попробуйте оценить, насколько эффективно проходят ваши планерки, ответив на следующие вопросы:

1. Успеваете ли вы принять решение по всем запланированным вопросам?
2. Отправляете ли информационные материалы, связанные с повесткой встречи, заранее?
3. Есть ли у коллег привычка опаздывать или сидеть на совещании в смартфоне?
4. Приглашаете ли на совещание сотрудников, ответственных за задачи, которые будут обсуждаться?
5. Есть ли тайминг и контролируете ли время на выступление каждого участника?
6. С каким настроем сотрудники приходят на встречу?
7. Есть ли ответственный за подготовку материалов для встречи?
8. Охотно ли присутствующие на совещании высказываются, вступают в диалог, дают комментарии и замечания?
9. Проверяете ли вы статус выполнения задач между совещаниями?
10. Используете ли с коллегами единое информационное поле для обсуждения результатов прошедшей встречи?

Более подробно хотим остановиться на двух последних пунктах — контроль выполнения задач между совещаниями и использование единого информационного поля для коммуникации сотрудников. Чтобы сплотить команду, достигать целей, работать на результат, мало встречаться 1 раз в неделю. Нужен единый инструмент с функционалом для работы над задачами, обсуждения проектов, обмена файлами, быстрого поиска необходимой информации. Как раз такой инструмент представляет компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Мы разработали облачное решение для организации работы и коммуникации команды — КСК.Service&Teamwork. Это 4 модуля в едином решении для автоматизации бизнес-процессов с единым информационным пространством.

КСК.Service&Teamwork поможет:

• быстро делегировать задачи, концентрироваться на приоритетных, отслеживать сроки и качество выполнения;
• быть доступным из любого устройства и места, когда нужно срочно обсудить проект с коллегами;
• тратить меньше времени на пустые переписки и совещания;
• использовать для рабочих задач, обсуждений и файлов единое хранилище данных.

Поддерживая непрерывную связь с коллегами между совещаниями, вы всегда будете в курсе того, как идет работа по текущим задачам и какие вопросы вынести на повестку следующей встречи.

Автор: Морозова Татьяна

Восемь правил эффективных совещаний

Каждую неделю руководители участвуют в десятке совещаний с составом от пяти до 10 человек: в совещаниях по стратегическим вопросам, крупным проектам, развитию новых направлений бизнеса. У менеджеров высшего звена на совещания уходит 60% рабочего времени, да и то при условии, если встречи хорошо организованы. Никто не ставит под сомнение важность совещаний, но они имеют обыкновение затягиваться и вместо запланированных 1,5 ч длятся по 3–5 ч. Вот восемь правил, которые позволяют руководителю вдвое сократить временные затраты на 3-часовое совещание с 5–7 участниками.

1. Совещание начинается с подготовки. Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Не поленитесь составить повестку – перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Таким образом участники сэкономят 5–7 мин на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.

2. Определите необходимый минимум участников. Чем больше участников, тем больше времени может быть потеряно. Не приглашайте участников только потому, что их присутствие не помешает. Задайтесь также вопросом, насколько необходимо участникам присутствовать на протяжении всего совещания. Иногда некоторых участников можно пригласить только на те 20 мин, в течение которых будет обсуждаться вопрос, в котором их участие необходимо, и отпустить после. Таким образом можно сократить состав на 2–3 человека и сэкономить до 15–20 мин совещательного времени (ведь каждый из присутствующих захочет высказаться по двум-трем вопросам повестки).

3. Позаботьтесь о том, чтобы все участники заранее погрузились в тему. Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания – значит потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Тем самым вы сэкономите 20–30 мин на вникание участников в детали. Бывали и случаи, когда после предварительного знакомства с материалами становилось ясно, что обсуждать еще нечего – проект слишком сырой.

4. Введите штрафы за опоздания. Сколько приходится ждать тех, кто не приходит вовремя? Минут 10, а то и 15. Штрафы вылечили многих опаздывающих. Имеет значение размер штрафа и наглядность наказания. Если в совещании участвуют восемь сотрудников со средней зарплатой по 200 000 руб. в месяц, задержка совещания на 10 мин обойдется компании в 1500 руб. Если кто-то долго привыкает к пунктуальности – у вас будет бюджет на корпоратив в конце года.

5. Контролируйте соблюдение регламента. Это требует мужества, и, возможно, пара совещаний у вас уйдет на то, чтобы доказать серьезность своих намерений не позволять тратить время впустую. Вы или назначенный вами сотрудник должны настойчиво напоминать о превышении регламента. Запланировали 15 мин на презентацию – значит, через 15 мин время истекло. Через некоторое время все в компании уже поймут, что за 15 мин нельзя рассказать презентацию из 50 слайдов. Также под вашим бдительным контролем должен находиться лимит времени на одно высказывание. Двух минут вполне достаточно, совещание – не место для пространных монологов. Мягко останавливайте увлекшихся и следите за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе зачем вы всех этих людей собрали? Экономия может превысить 30 мин.

6. Придерживайтесь основной темы. Больше всего времени уходит на само обсуждение. И вам придется не только следить за регламентом, но и выступать в роли фасилитатора, мастерски отслеживающего, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной. Как только начинается обсуждение темы, не имеющей отношения к повестке совещания, вмешивайтесь со словами: «Это другой вопрос, зафиксируем его на будущее». На пресечении уводов дискуссии в сторону можно сэкономить 10 мин.

7. Не позволяйте обсуждению превратиться в эмоциональную и непродуктивную перепалку. Чем жестче сотрудники отстаивают позиции, чем яростнее нападают друг на друга, тем меньше пользы для дела. Найдите, в чем все единодушны, зафиксируйте эти тезисы. Сформулируйте пункты, по которым позиции участников разошлись, и определите, как будут разрешаться эти противоречия. Или решение будет принято прямо на совещании, или потребуется собрать дополнительную информацию, или нужно привлечь эксперта, который не присутствует на совещании. На эмоциях и пустых спорах можно сэкономить 10–15 мин.

8. Зафиксируйте письменно все решения, принятые на совещании. И обязательно с датами исполнения и ответственными по каждому вопросу. Такой протокол совещания нужно разослать всем участникам. Если вы качественно провели совещание и точно сформулировали все непроработанные вопросы, этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет – значит, совещание прошло впустую. Потому что за ним не последует никаких конкретных действий.

Эти простые правила позволят сэкономить 1,5–2 ч. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание, – то, что он сам вовлечен в тему и должен принимать управленческие решения в ходе обсуждения. Он участвует в дискуссии, вникает в детали – и становится обычным участником, теряющим контроль над ситуацией. Ведущему нужно периодически абстрагироваться от содержания и смотреть на совещание как на процесс, хотя это и трудно.

8 советов, как проводить совещания с начальством

В рабочем процессе невозможно избежать совещаний. И не всегда их проводит руководитель. Инициируете собрание с начальством? Подготовьтесь к его проведению как следует.

1. К совещанию нужно готовиться

Как и любое мероприятие, совещание требует подготовки. Это первое и важное правило подтверждает и генеральный директор австралийской компании AirService Доминик Брессан:

«Для меня ключом к проведению плодотворного совещания всегда является подготовка: понимание возможных проблем, точное представление о других участниках совещания, об их позициях, о том, кто именно принимает решения и, возможно, даже о каких-то общих интересах. Как-то раз на совещании один из участников постоянно называл меня чужим именем. Это оставило не лучшее впечатление».

2. Точно определите цель совещания

Хорошо понимайте цель совещания: не следует предлагать провести встречу просто для того, чтобы «поговорить». Подготовьте четкий перечень вопросов. Что вы хотите обсудить? Это важно, поскольку помогает удерживать разговор в нужном русле, не отвлекаться и помнить о предмете обсуждения.

3. Заранее высылайте перечень вопросов

Если вы хотите получить конкретный ответ от начальника и совещание не срочное — пришлите руководителю список вопросов хотя бы за 24 часа до совещания вместе с кратким описанием результатов, которые хотите получить. Так совещание пройдёт куда продуктивнее.

4. Сначала давайте ответ, а уж затем подробности

Если начинать встречу с изложения предыстории, это может вызвать путаницу, скуку, а то и неразбериху, какие из излагаемых сведений действительно важны. Начинать разговор с ответа советует и Джоэл Монтгомери, управляющий директор компании Affiniti:

«Если вы начнете разговор с ответа, то получите все мое внимание с самого начала. Я буду заинтересован в подробностях, потому что буду понимать, зачем вы их приводите. Это повысит вероятность плодотворного разговора, поскольку я буду воспринимать ваши слова с большим пониманием».

5. Делитесь своими идеями

Если цель собрания — рассказать о каком-то событии, то потрудитесь представить и свои идеи выхода со сложившейся ситуации. Время очень ценно — руководитель будет рад тому, что вы уже ищите пути выхода.

6. Все обосновывайте

Помните о цифрах: большинство директоров уделяет много внимания цифровым критериям. О чем бы вы ни говорили, им, вероятно, захочется копнуть поглубже, чтобы получить общее представление о количественных показателях.

«Я считаю, что любой вывод, предложение или решение можно обосновать или измерить с помощью данных, так что не следует приходить на совещание без кучи цифр, которые могли бы подтвердить сделанные вами выводы и дать представление о ваших решениях», — советует Джоэл МакДональд, генеральный директор Swift.

7. Обязательно делайте пометки

Делайте пометки. Это показывает ваш интерес к предмету разговора и серьезность вашего восприятия. В подтверждение — комментарий генерального директора TomCar Дэвида Брима:

«Пометки очень многое говорят о ваших намерениях, а также позволяют зафиксировать содержание встречи, чтобы можно было ссылаться на него в дальнейшем».

8. Подведите итоги

Поблагодарите всех присутствующих за потраченное время и вкратце изложите все действия, которые должны быть сделаны по результатам обсуждения (как с вашей стороны, так и со стороны начальства). Четко проговорите, какой результат необходим и когда он должен быть достигнут.

Work.ua желает всем продуктивных совещаний!

Источник: insider.pro

• Facebook share link
• Threads share link

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!