Автоматизация ввода данных в таблицах Excel
В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод данных. К ним относится заполнение одновременно нескольких листов, ввод данных из буфера, использование маркера автозаполнения и проч.
Заполнение нескольких рабочих листов
Удерживая клавишу Ctrl, выделить группу рабочих листов.
1. Ввести данные на один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.
Способ 1. С помощью буфера временного хранения информации.
- 1. Выделить ячейку, содержащую данные.
- 2. Выбрать пункт меню Правка —» Копировать.
- 3. Выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка и выбрать пункт меню Правка —» Вставить.
- 4. Можно осуществить операцию копирования сразу в несколько диапазонов: выделить с помощью кнопки Ctrl только левые верхние углы областей, в которые нужно поместить копии диапазона, или выделить ярлыки нескольких листов и выполнить команду Вставить на одном из них.
Способ 2. С помощью маркера заполнения.
- 1. Выделить ячейку, содержащую исходные данные.
- 2. Установить курсор в правый нижний угол ячейки так, чтобы он принял вид черного крестика — маркер заполнения.
- 3. Не отпуская левую кнопку мыши, перетащить маркер заполнения так, чтобы заключить все заполняемые ячейки в широкую серую рамку.
- 4. Отпустить кнопку мыши, диапазон будет заполнен скопированными данными, причем если копировалась формула, то в ячейках будет отображаться результат вычислений по этим формулам.
Вставка форматов, значений и преобразованных данных
Если требуется копировать только часть информации из ячеек, например, только формат или значения или заменить формулы их значениями, тем самым заморозив результаты, то используется
- 1. Выделить ячейки, содержащие данные, предварительно сняв с них объединение.
- 2. Поместить их в буфер обмена по команде Правка —» Копировать.
- 3. Выделить ячейку в верхнем углу диапазона, куда следует скопировать данные.
- 4. Выбрать пункт меню Правка —» Специальная вставка (рис. 7.6).
5. В диалоговом окне Специальная вставка выбрать нужную операцию (табл. 7.1).
Таблица 7.7. Выбор нужной операции
Копирует все исходное содержимое и характеристики
Копирует только формулы
Копирует только значения и результаты формул
Копирует только форматы ячеек
Копирует все, кроме любых рамок, выделенных в диапазоне
Сложение данных в ячейках со значениями копируемых данных
Вычитание изданных в ячейках значений копируемых данных
Умножение данных в ячейках на значения копируемых данных
Деление данных в ячейках на значения копируемых данных
Замена данных в ячейках на копируемые данные
Диапазон ячеек строки заменяется столбцами
Средство Автоввод (АВТ)
Если в столбце таблицы Excel содержится повторяющаяся информация, то ее можно ввести с клавиатуры один раз, а при заполнении следующих ячеек достаточно напечатать только первые символы, остальные символы АВТ введет самостоятельно. Если автоматически предложенный вариант вас не устроит, нужно продолжить ввод текста с клавиатуры. При этом символы предложенные АВТ исчезнут.
Если при вводе часть данных повторяется, а часть нет, то нужно ввести часть списка вручную, а затем использовать АВТ. Список АВТ содержит все слова из текущего столбца. Поэтому следующую ячейку можно заполнять, выбирая данные из этого списка:
- 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, когда указатель мыши имеет вид белого крестика.
- 2. Используя пункт Выбрать из списка, ввести нужный вариант в ячейку щелчком мыши.
Средство Автозаполнение (АЗП)
АЗП используется для автоматизированного ввода различных последовательностей, определенных как список редактора Excel.
Алгоритм использования средства АЗП:
- 1. Ввести один или несколько элементов списка (чисел или строк текста).
- 2. Выделить заполненные ячейки.
- 3. Установить указатель мыши в правый нижний угол выделенных ячеек. Когда он примет вид черного крестика — маркера заполнения, протащить его при нажатой левой кнопке мыши в нужном направлении: по строке или столбцу в пределах требуемого диапазона.
- 4. При перетаскивании маркера каждая ячейка, в образовавшемся диапазоне, будет очерчена слабо выделенной рамкой. При движении мыши справа от ячейки будет отображаться ее значение.
- 5. Отпустить кнопку мыши. При этом выделенный диапазон заполнится последовательностью данных.
Создание собственного списка АЗП
Стандартные последовательности АЗП можно просмотреть через пункт меню Сервис —» Параметры —»Списки (рис. 7.7).
Если в документе используются последовательности, которых нет в списке АЗП, то можно создать свой собственный список:
- 1. Ввести список в таблицу с клавиатуры.
- 2. Выделить ячейки, содержащие список.
- 3. Выбрать пункт меню Сервис —» Параметры —» Список.
- 4. В появившемся диалоговом окне (рис. 7.7), в поле Импорт списка из ячеек появится адрес выделенного диапазона. Нажать кнопку Импорт —» ОК.
- 5. При последующем вводе списка достаточно ввести его первый элемент, а для ввода остальных элементов использовать перетаскивание маркера заполнения.
- 6. Если требуется заполнить блок ячеек одним и тем же словом или числом, входящим в список АЗП, то при перетаскивании маркера заполнения нужно удерживать кнопку С1т1.
Автоматизация ввода данных.
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода.
Автозавершениеиспользуется для автоматизации ввода текстовых данных. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.
В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.
Если нажать клавиши ALT+, под курсором возникает список из всех ране введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.
Можно прервать работу автозавершения, оставив в столбце, пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.
Автозаполнениеиспользуется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик – этомаркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Буксировка маркера заполнения при нажатой левой или правой кнопки мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Важно, какую кнопку мыши удерживать при буксировке маркера заполнения: левую или правую.
Если ячейка содержит числовые данные (включая даты, денежные или текстовые данные, содержащие числа), то при буксировке маркера заполнения происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.
Например, в некоторой ячейке содержится число (включая денежный знак: 1 $). При буксировке ячейки за маркер заполнения, при нажатой левой кнопки мыши, все ячейки при подтягивании будут содержать одно число. Если при буксировке ячейки за маркер заполнения удерживать клавишу CTRL, то копируемая числовая константа в каждой следующей ячейке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Протянув ее вправо или вниз, получим числа 6,7,8. Протягиваем вверх или влево – 4,3,2,1.
Наоборот, при автозаполнении ячеек датами и текстовыми данными, содержащими числа, с помощью маркера заполнения при нажатой левой кнопки мыши, клавишу CTRLудерживать не нужно, если хотим получить в каждой следующей ячейке единичное приращение. 56
Используя механизм автозаполнения Excel, легко вводить числовые данные с нужным шагом заполнения, предварительно выделив диапазон из двух ячеек, указывающий начальное и конечное данные, чтобы показать шаг заполнения данных при размножении.
Другой инструмент управления заполнением ячеек доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопки мыши. В конце операции протягивания появляется контекстное меню, где можно выбрать способ и содержание заполнения выделенных ячеек.
Например, в некоторой ячейке содержится число 1. Если выбрать в открывшемся контекстном меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пунктЗаполнить, то в ячейках окажутся числа 1,2,3,4 и т.д.
Пункт Прогрессияотрывает средство полного управления формированием числовых рядов. В открывшемся диалоговом окне выбираются тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка по кнопкеОКпрограммаExcelавтоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.
Множественный ввод.Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смешные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую ячейку и нажатия клавишCTRL+Enterее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.
Средства ввода и редактирования данных
Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки (см. рис. 5.2). По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter или кнопка строки формул. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc или кнопка [*) строки формул. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.
Автоматизация ввода данных
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода.
Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.
В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозаверше- ния, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.
Если нажать клавиши Alt + |, под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.
Можно прервать работу автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.
Автозаполнение используется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения (см. рис. 5.12). При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Буксировка маркера заполнения при нажатой левой или правой кнопки мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Важно, какую кнопку мыши удерживать при буксировке маркера заполнения: левую или правую.
Если ячейка содержит числовые данные (включая даты, денежные или текстовые данные, содержащие числа), то при буксировке маркера заполнения происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.
Например, в некоторой ячейке содержится число (включая денежный знак: 1 $). При буксировке ячейки за маркер заполнения, при нажатой левой кнопке мыши, все ячейки при протягивании будут содержать одно число (см. рис. 5.18). Если при буксировке ячейки за маркер заполнения удерживать клавишу Ctrl, то копируемая числовая константа в каждой следующей ячейке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Протянув ее вправо или вниз, получим числа 6, 7, 8. Протягивание вверх или влево даст убывающую последовательность 4, 3, 2, 1.
Наоборот, при автозаполнении ячеек датами и текстовыми данными, содержащими числа, с помощью маркера заполнения при нажатой левой кнопке мыши, клавишу Ctrl удерживать не нужно, если хотим получить в каждой следующей ячейке единичное приращение (рис. 5.19).
Используя механизм автозаполнения Excel, легко вводить числовые данные с нужным шагом заполнения, предварительно выделив диапазон из двух ячеек, указывающий начальное и конечное данные, чтобы показать шаг заполнения данными при размножении.
Рис. 5.19. Автозаполнение ячеек данными
Другой инструмент управления заполнением ячеек доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопки мыши. В конце операции протягивания появляется контекстное меню, где можно выбрать способ и содержание заполнения выделенных ячеек (рис. 5.20).
Рис. 5.20. Контекстное меню автозаполнения ячеек при нажатой правой кнопке мыши
Например, в некоторой ячейке содержит число 1. Если выбрать в открывшемся контекстном меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2, 3, 4 и т.д.
Пункт Прогрессия открывает средство полного управления формированием числовых рядов. В открывшемся диалоговом окне выбираются тин прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами (рис. 5.21).
Рис. 5.21. Пример автозаполнения геометрической прогрессией
Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую ячейку и нажатия клавиш Ctrl + Enter ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.