Какие инструменты управления временем вы знаете

6 простых инструментов управления временем

Как сосредоточиться на важном и эффективнее расходовать время. Рассказываем о приемах, которые просто внедрить и легко использовать.

3 декабря 2018

Как сосредоточиться на важном и эффективнее расходовать время. Рассказываем о приемах, которые просто внедрить и легко использовать.

Помните, в фильме «Сказка о потерянном времени» злые волшебники похитили у детей время, потому что они тратили его впустую. Однако у большинства из нас другая проблема: где взять это самое время, чтобы успеть сделать все запланированное.

На помощь приходит тайм-менеджмент. Но на его изучение опять-таки требуется не один час. Поэтому сегодня мы поговорим о 6 инструментах тайм-менеджмента, которые просто использовать и быстро внедрить. Половина из них поможет сосредоточиться на главном, а другая – эффективнее расходовать время на каждом из трех уровней: в рамках года, недели и одного дня.

Уровень: год. Главные приоритеты

В жизни много всего интересного, чем хочется заняться. Но хватаясь за все и сразу, рискуешь так толком ничего и не сделать. Гордон Рамзи из «Адской кухни» всегда советовал владельцам ресторанов, которых он консультировал: «Выкиньте из меню большую часть блюд. Сосредоточьтесь на нескольких, но делайте их так, как никто другой». Проще говоря, не распыляйтесь. Этот совет подходит для любой сферы.

Полезный инструмент, который поможет сосредоточиться на главном в течение года, предлагает Питер Бергман в книге «18 минут». Он советует определить 5 категорий задач на год, которые сильнее всего повлияют на вашу жизнь, и уделять им 95% времени. Тогда в конце года вы увидите значительный прогресс и почувствуете, что год прошел не зря.

Как это сделать. Вот несколько советов, которые помогут быстрее определить главные приоритеты на год:

• Выбирайте не конкретные задачи, а общие категории, к которым легко можно будет отнести разные дела за целый год. Чтобы это было проще сделать, вспомните, чем вы занимались за последние 12 месяцев. Выпишите эти задачи и отметьте те, которые хотите оставить. В какие категории их можно объединить?
• Убедитесь, что ваш список учитывает ваши сильные стороны, индивидуальные особенности и пристрастия.
• Включайте в список все важные сферы вашей жизни. Не забывайте про семью, друзей, здоровье и саморазвитие.

Для примера приведем список задач, которые выбрал для себя Бергман, консультант по профессии:

• Рабочие:
  1. Отлично работать с нынешними клиентами.
  2. Привлекать новых клиентов.
  3. Писать и говорить о моих идеях.
• Личные:
  1. Проводить время с близкими и друзьями.
  2. Получать удовольствие и заботиться о себе.

Не всегда ваши планы будут вписываться в выбранные 5 пунктов. Может, вы захотите кому-то помочь или появится новая возможность, которую будет жалко упустить. Не переживайте. Время на задачи вне приоритетов может достигать 15%. Однако стоит задуматься, если оно превышает 20%. Это означает, что слишком много времени уходит на повседневные заботы, мимолетные желания и жизнь других людей в ущерб важным приоритетам.

Уровень: год. Чек-листы

Вспомните свою жизнь за последний год. Приходят ли на ум события, которые повторялись за это время хотя бы 3-4 раза? Например, выставки и презентации для клиентов, командировки, публикации статей и постов, однотипные рабочие и личные проекты.

Для каждого такого события имеет смысл составить чек-лист, чтобы меньше времени тратить на подготовку и ничего не забыть. Чек-лист помогает стандартизировать процесс выполнения какой-либо задачи или проекта и каждый раз совершенствовать его, сокращая затраты времени. Если вы поймали себя на мысли: «В следующий раз надо обязательно не забыть про…», составляйте чек-лист.

Как это сделать. Все умеют создавать чек-листы хотя бы потому, что хоть раз писали список продуктов. Однако есть несколько советов, которые помогут повысить полезность этого инструмента:

1. Составляйте пункты в утвердительной форме. Цель чек-листа — проверка исполнения, поэтому лучше писать: «сделано, отправлено, проверено».

2. Дробите пункты на простые и понятные операции.

3. Чек-лист должен содержать 15-20 пунктов. Если чек-лист получается длиннее, лучше разбейте задачу на несколько этапов и составьте к каждому отдельный чек лист.

4. Оформляйте чек-лист так, чтобы им было удобно пользоваться. Желательно его напечатать, а не писать от руки. Все пункты должны быть правильно структурированы, по важности или по времени выполнения, и пронумерованы.

5. Регулярно обновляйте чек-лист, когда в процессе произошли какие-то изменения или вы видите, как его можно усовершенствовать, ускорив или отменив какую-то операцию. Например, на семинаре вы увидели, что участники тратят много времени на конспекты, отвлекают вас и не успевают за рассказом. Тогда в следующий раз лучше подготовить для них раздаточный материал с основными идеями.

Уровень: неделя. Вечернее планирование

Планирование – основа тайм-менеджмента, поэтому в книгах этому инструменту уделяется много внимания. Планирование помогает сосредоточиться на важных задачах и ничего не забыть. Сегодня мы рассказываем о простых приемах управления временем, поэтому и для планирования выберем вариант попроще.

Как сделать. Вечером в воскресенье сядьте за стол и выполните следующие шаги:

• Вспомните все, что хотите сделать в течение следующей недели, и запишите эти задачи.
• Распределите их по категориям, которые вы определили на год, чтобы проверить, насколько ваши планы соответствуют приоритетам и гармонично ли вы планируете прожить эту неделю.
• Добавьте задачи в ту категорию, которой вы уделили мало времени.
• Распределите задачи по дням недели, стараясь соблюдать равномерную загруженность. Для этого можно использовать ежедневник или заметки в электронном блокноте.
• Каждый вечер уделяйте 10 минут, чтобы подвести итоги, добавить новые задачи, если они появились, и убрать те, которые больше неактуальны. Если какую-то задачу не получилось выполнить, но она все еще важна, перенесите ее на менее загруженный день.

Вот пример плана на день Питера Бергмана.

Как видим, у него задачи на день тоже распределены по категориям. Но для простоты мы будем делать это раз в неделю. Этого достаточно, чтобы оценить, сколько времени вы тратите на главное.

Уровень: неделя. Ясные задачи

В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев рассказывает про особенную обезьянку, которая живет в нашем мозге и управляет нами большую часть времени. Обезьянка готова делать, но не любит думать. Поэтому задачи в плане дел должны быть сформулированы максимально понятно, чтобы к ним можно было приступить без дополнительных размышлений, на которые обычно тратится много времени.

Как это сделать:

• Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели или очередной шаг, необходимый для выполнения проекта.
• Формулируйте задачу как ответ на вопрос «Что нужно сделать?»
• Начинайте с глагола в неопределенной форме.

• Позвонить клиенту А и договориться о встрече по поводу проекта С.
• Составить структуру выступления на конференции.
• Подготовить первую часть отчета для директора.

Уровень: день. Вежливое «нет»

Время – ресурс жестко ограниченный. И чем больше мы тратим его на чьи-то задачи и неприоритетные дела, тем меньше остается на достижение целей. Поэтому важно научиться говорить «нет» всему, что не входит в те пять категорий, которые вы выбрали на год.

Говорить «нет» людям сложнее, чем другим делам. В ответ на отказ они часто обижаются. Другое дело, если вы правильно объясните свою позицию. Это поможет сохранить отношения, не жертвуя приоритетами.

Как это сделать:

Приведите аргументы. Объясните объективные причины, которые мешают вам выполнить просьбу. Однако помните: человек — существо эмоциональное, которое не всегда будет включать логику, когда слышит отказ:

Я не могу встретить тебя на вокзале, так как в это время у меня важное совещание с директором, от которого зависит мое повышение. Возьми, пожалуйста, такси.

Шеф, я могу сейчас все бросить и подготовить для вас отчет, но тогда я не успею составить коммерческое предложение для клиента, с которым завтра встреча. Так мы можем упустить заказ, которого добивались несколько месяцев.

Давай я подойду через 2 часа и помогу тебе. Вот по этой ссылке ты найдешь всю нужную информацию. Я не могу посидеть с Марусей, но дам телефон хорошей няни.

Уровень: день. Помидорная техника

Помидорная техника предполагает чередование небольших промежутков работы с короткими перерывами на отдых. Такой подход позволяет сохранить высокую продуктивность и в то же время не застрять на одном месте, с головой погрузившись в задачу. Особенно хорошо он показывает себя, когда нужно как можно быстрее выполнить трудоемкую задачу.

Как это сделать. Суть метода можно описать одним предложением: 25 минут непрерывной работы + 5 минут на перерыв. Ключевое слово здесь – «непрерывной». Техника будет работать только тогда, когда вас не будут отвлекать. Поэтому выбирайте время, когда вы с наибольшей вероятностью никому не потребуетесь, либо просите коллег не беспокоить вас в ближайшие пару часов. Телефон тоже лучше отключить. Ответите на звонок — придется начинать «помидор» заново.

Если задача не укладывается в 25 минут, уделите ей несколько «помидоров» подряд, но обязательно делайте перерывы между ними. Небольшой отдых помогает отвлечься от задачи и взглянуть на нее с новой стороны, что ускоряет процесс решения.

Чтобы засекать время, используйте любой таймер или специальные приложения, посвященные этой технике. Плюс таких программ в том, что они помогают накопить статистику и посмотреть, насколько хорошо вам помогают «помидоры».

Итак, мы рассмотрели 6 инструментов управления временем, которые просто освоить и быстро внедрить. Чтобы вам было легче их запомнить и использовать в жизни, поместим все 6 инструментов в табличку:

Надеемся, что эти инструменты помогут вам расходовать время только на самые важные дела и при этом экономить несколько часов на приятные.

21 метод управления временем (тайм-менеджмента)

Тайм-менеджмент (или управление временем) является темой, которая всегда будет актуальной. В бизнесе время это не только деньги, но и невосполнимый ресурс, средство достижения любой цели и критерий эффективности выполненной работы (наравне с точностью, качеством и затратами, безусловно).

Конечно, когда мы говорим об управлении своим временем, мы не имеем в виду машину времени, замедление или ускорение физического, объективного времени. Об этом только можно мечтать или читать в романах фантастов и смелых научных прогнозах гениальных физиков.

Здесь под тайм-менеджментом мы подразумеваем инструменты, развивающие умения эффективно распоряжаться временем, не тратить его впустую, правильно распределять приоритеты, эффективно ставить цели и достигать их.

Давайте сделаем краткий обзор существующих методов и моделей управления временем для того, чтобы каждый мог примерить их на себя и принять решение, как из этих фреймворков и приемов он уже использует в своей ежедневной практике, а какие – прибавит к своему арсеналу тайм-менеджмента.

Сразу скажу, я знаю, что многие авторы и учебники часто различают понятия: «цели», «задачи» и «планы». Надеюсь, читатель простит мне мою вольность использовать данные слова в качестве синонимов. Я не хочу утонуть в терминологии, для меня, в первую очередь, важна практичность, прагматичность и применимость моделей управления временем.

Методы управления временем

1. Пять составляющих управления временем «ПИНТА».
2. Модель постановки целей «СТО» (стратегические, тактические и оперативные цели).
3. Метод деления работы «КОД» (ключевые области деятельности).
4. Модель постановки целей и задач «МАРСОВ».
5. Модель постановки целей и задач «SMART».
6. Периодичность планирования и постановки целей и задач.
7. Модель хронофагов (пожирателей времени) «ТОПИ».
8. Матрица Эйзенхауэра и ее производные.
9. «Найденное время», «заплатки».
10. «15 минут в день».
11. Техника помидора.
12. Соблюдение последовательности дел.
13. Метод швейцарского сыра.
14. «Лягушка на завтрак».
15. Разделение работы на логичные блоки.
16. «Альпы».
17. Модель делегирования «СОПКИ».
18. Контроль управленческих обезьян.
19. Приходите за 5 минут.
20. Иногда лучше позвонить, чем писать письма.

Первый метод управления временем.

Пять составляющих управления временем «ПИНТА»

Если говорить коротко, то «ПИНТА» — это пять составляющих, которые надо иметь в виду, когда вы управляете своим временем. Рекомендую прочитать отдельную статью про мою авторскую модель «ПИНТА».

• Планирование, постановка целей и задач.
• Исполнение запланированного, организация собственной деятельности.
• Настрой, самомотивация, формулировка смысла.
• Тренировка умений и навыков.
• Анализ собственных действий, контроль и коррекция.

Проанализируйте сейчас свою работу. Нужно заполнить таблицу.

Оценить, насколько хорошо я это делаю? По шкале от 1 до 10.	Оценить, насколько хорошо я хочу это делать? По шкале от 1 до 10.	Написать, как минимум, один конкретный шаг, чтобы измениться. Чем больше разность желаемым и реальным, тем больше внимание нужно уделить этому пункту.
Планирование
Исполнение
Настрой
Тренировка
Анализ

Второй метод управления временем.

Модель постановки целей «СТО»: стратегические, тактические и оперативные цели

На вашей индивидуальной станции технического обслуживания должны проверяться три вида целей.

Стратегические цели ставятся на 2-5 лет и более долгий период. Стратегические цели важны для профессионалов потому, что они задают направления их развития и достижений на длительное будущее.

Стратегических целей не должно быть много. Ограничьтесь 2-5 целями.

Примеры стратегических целей:

• Увеличить за 3 года уровень доход компании в 2 раза.
• Сформировать новую корпоративную культуру в компании «Групповая ответственность – персональная ответственность».
• Увеличить клиентскую базу в 4 раза за 5 лет.
• Усилить свои профессиональные навыки и знания таким образом, чтобы входить в первую тройку в своей компании.
• Увеличить за 3 года уровень личного дохода в 3 раза.
• Занять должность руководителя отдела через 3-4 года.

Тактические цели должны способствовать реализации стратегических целей и, соответственно, быть им подчинены. Тактические цели ставятся на время от месяца до года.

Примеры тактических целей:

• Снизить за 3 месяца количество затянутых дел более чем 10 дней на 70 %.
• Прочитать и изучить книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».Начать применять основные технологии из нее в течение 2 месяцев.
• Реализовать проект «Ч» в течение полугода.
• Провести (или посетить) 5 занятий (вебинаров), посвященных управлению временем, делегированию и предотвращению выгорания, для своих сотрудников в течение трех месяцев.

Оперативные (операционные) цели ставятся на период от нескольких часов до нескольких недель. Они в основной своей массе также должны быть подчинены тактическим целям, которые, в свою очередь, должны быть согласованы со стратегическими целями.

С другой стороны, оперативные цели могут выбиваться из общей картины целей, так как в нашу жизнь могут вмешиваться непредвиденные обстоятельства.

В этом случаем мы сначала стараемся оперативно залатать дыры, а затем уже начинаем думать о том, нужно ли теперь в этом направлении поставить и несколько тактических целей.

Примеры оперативных целей:

• За сегодняшний день провести собрание с 5 участникам проекта «Ч». Обязательно выяснить статус выполнения проекта и в случае отставания от плана обсудить препятствия и как их преодолевать, чтобы успевать вовремя.
• Разрешить за 3 дня конфликтную ситуацию с клиентом.

Третий метод управления временем.

Метод деления работы «КОД» (ключевые области деятельности)

Для удобства и системности управление временем нужно разделить свою работу на 5-9 КОДов (ключевых областей деятельности).

В каждом КОДе (ключевой области деятельности) необходимо ставить тактические и оперативные цели и контролировать их достижение. В таком случае вы будете видеть свою работу целостно, не упуская из фокуса внимания важные, ключевые сферы.

КОДы, естественно, можно менять (не чаще, чем раз в квартал) в соответствии с приоритетностью деятельности.

К примеру, ваши КОДы в качестве менеджера по продажам могут быть следующие.

1. Постоянные клиенты: поддержание отношений, развитие клиентов.
2. Потенциальные клиенты: поиск и начало работы.
3. Потерянные клиенты: возврат.
4. Работа с долгами.
5. СRM-система.
6. Оформление документов.
7. Саморазвитие: знание продукта и технологии продаж.

Зачем делить на КОДы? Чтобы более системно и детально планировать и реализовывать свою работу. Чтобы не упустить важных вещей!

Четвертый метод управления временем.

Модель постановки целей и задач «МАРСОВ»

Мой авторский фреймворк «МАРСОВ» является ответом знаменитой западной модели «SMART».

«МАРСОВ» — это акроним, аббревиатура, где каждая буква отражает одну из составляющих технологии постановки задачи. Причем, не обязательно использовать эту модель именно в данной последовательности. Главное, чтобы все шесть составляющих присутствовали.

• Мотивация для подчиненного, для сотрудника, для себя.
• Алгоритм достижения.
• Результат.
• Средства достижения.
• Обоснование реальности и необходимости
• Время промежуточного и окончательного контроля.

Модель «МАРСОВ» можно применять как по отношению к самому себе, так при разговоре с членом вашей проектной команды или вашим прямым подчиненным.

Более подробно читайте об этой модели в отдельной статье.

Управление временем неразрывно с целями и задачами, которые мы ставим себе и достигаем. Поэтому данную модель мы причисляем и к инструментам тайм-менеджмента. Хотя в целом модель «МАРСОВ» в широком смысле описывает эффективный способ постановки задач себе и другим.

С другой стороны, каждая буква модели “МАРСОВ” касается тайм-менеджмента:

• Мотивация увеличивает скорость выполнения задания.
• Алгоритм достижения упрощает задачу, и значит, делает возможным выполнение ее в срок или даже раньше срока.
• Концентрация на результате приближает нас к цели, следовательно, позволяет управлять временем.
• Средства достижения результата – это время, информация, технологии, деньги и люди.
• Обоснование реальности и необходимости выполнения задания позволяет бороться с прокрастинацией (затягиванием) и демотивацией.
• А время промежуточного и окончательного контроля непосредственно касается тайм-менеджмента.

Пятый метод управления временем.

Модель постановки целей и задач «SMART»

Ну никак нельзя не сказать о модели «SMART», потому что она очень популярна (может быть, даже слишком) как в мире, так и в России.

Каждая цель или задача должна соответствовать пяти характеристикам.

• Specific – конкретная.
• Measurable – измеримая.
• Achievable – достижимая.
• Relevant – значимая, соотносимая с другими целями.
• Time bound – определенная во времени.

Как модель SMART связана с тайм-менеджментом? Да непосредственным образом. Если ваша цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и определенной во времени – это и есть управление временем.

Кстати, существуют модификации модели SMART. К примеру, я предпочитаю следующие полезные дополнения.

• Specific – конкретная.
• Measurable – измеримая.
• Achievable – достижимая. Ambitious – амбициозная.
• Relevant – значимая, соотносимая с другими целями.
• Time bound – определенная во времени. Traceable – отслеживаемая.

Как вы видите, во-первых, добавляется амбициозность. А это очень важно с точки зрения развития. Во-вторых, появляется еще и возможность отслеживать достижение цели. То есть можно расставлять не только точки окончательного, но и промежуточного контроля, чтобы за день до финала работ не оказаться в ситуации полного аврала!

Работать с моделью SMART достаточно просто. Напишите себе цель, к примеру оперативную. А теперь проверьте, конкретная ли она, чем она измеряется, достижимая ли она, с одной стороны, и амбициозная, с другой? Проверьте, насколько ваша цель значимая? Можете ли вы ее отслеживать в процессе достижения? Есть ли дедлайн?

Если чего-то не хватает, то добавьте!

Работать с моделью SMART достаточно просто, впрочем, как и с большинством других моделей. Вопрос в том, делаете ли вы это на регулярной основе?

Шестой метод управления временем.

Периодичность планирования и постановки целей и задач

Методично соблюдайте периодичность! Вот и весь секрет!

• В начале года ставить цели на год.
• В начале второго полугодия ставить цели на полгода.
• В начале каждого квартала ставить цели на квартал.
• В начале каждого месяца ставить цели на месяц.
• В начале каждой недели ставить цели на неделю.
• В начале каждого дня планировать свой день.

«Мало кто делает это, мало кто планирует каждый год, полугодие, квартал, месяц, неделю и день!» – скажите вы и будете неправы! Просто для многих это стало уже привычкой и очень полезной рутиной. Но если вы этого не делаете, то самое время начинать. Прямо сейчас!

Седьмой метод управления временем.

Модель хронофагов (пожирателей времени) «ТОПИ»

Модель хронофагов «ТОПИ» также, как и модели «ПИНТА» и «МАРСОВ», является моей авторской. Здесь мы раскладываем ошибки управления временем на 4 категории:

• Технические.
• Объективные.
• Психологические.
• Инструментальные.

Рекомендую категорически прочитать мою статью, проанализировать свои ошибки и провести коррекции в своих установках и поведении.

Восьмой метод управления временем.

Матрица Эйзенхауэра и ее производные

Суть матрицы Эйзенхауэра и ее производных заключается в сортировке и в назначении времени для задач, в расстановке приоритетов.

Давайте перечислим некоторые критерии сортировки задач:

• Важность задачи.
• Срочность задачи.
• Стейкхолдеры (от кого исходит, для кого).
• Внутренний или внешний клиент (частный случай стейкходлеров)
• Соответствие задачи ключевым областям работы.
• Продолжительность задачи.
• Сложность задачи.
• Привлекательность задачи для того, кто ее выполняет.

А теперь давайте перейдем к очень известной и столь же полезной матрице Эйзенхауэра. По легенде он так планировал каждый свой день.

1. Сначала надо набросать список дел на день (можно на неделю, можно на месяц).
2. Нужно взять два критерия: срочные и несрочные дела, важные и менее важные дела и нарисовать такую таблицу.

• Распределяете все свои дела по этим четырем квадрантам.
• Сначала выполняете дела срочные и важные.
• Затем выполняете дела срочные, но менее важные.
• Затем переходите к важным, но несрочным делам.
• А вот с неважными и несрочными задачами можно поступить по-разному: можно их вообще вычеркнуть, можно их передать кому-то другому, можно их объединить с какими-то другими делами.

Согласитесь, что данный метод управления временем является изящным, достаточно простым и очень практичным. Рекомендую пользоваться матрицей Эйзенхауэра если не каждый день, то хотя бы каждую неделю. Порядка будет больше – и в делах, и в голове!

Естественно, так как я выступаю всегда за творчество и развитие, то предлагаю вам не ограничиваться только данным двумя критериями: важное – неважное, срочное – несрочное.

Вы можете выбрать другие критерии.

Когда мы с группой на тренинге «Управление временем» практикуем заполнение матрицы Эйзенхауэра, то иногда сталкиваемся с ситуацией, что какой-то участник заявляет: «У меня все дела важные и срочные, все попадают в первый квадрант». В таком случае есть отличный выход – применить другую матрицу.

Возьмем, к примеру, такие критерия, как: сложные – простые и скучные – интересные.

1. Вам надо распределить свои задачи по этим четырем квадрантам.
2. Затем выполнить все сложные и скучные дела, иначе они будут оттягивать вашу энергию.
3. Теперь переходите к сложным и интересным делам. Так как они интересные, то сложность может придать им еще большего азарта.
4. Потом можно помучиться со скучными и простыми делами. Но, так как они простые, они не займут у вас много времени.
5. И напоследок стоит заняться задачами простыми и интересными – вы их сделаете быстро и с удовольствием.

Вы можете модифицировать матрицу Эйзенхауэра, используя одновременно не два, а три критерия. Признаться, это сложнее для восприятия, но в данном случае цель оправдывает средства.

К примеру, здесь мы к классическим двум критериям добавляем третий.

Прибавление третьего критерия

Срочное	Несрочное
Важное
Неважное
Сложное	Простое

Выполнять дела мы предлагаем в следующей последовательности

1. Важное, срочное, сложное.
2. Важное, срочное, простое.
3. Неважное, срочное, сложное.
4. Неважное, срочное, простое.
5. Важное, несрочное, сложное.
6. Важное, несрочное, простое.

Девятый метод управления временем.

«Найденное время», «заплатки»

1. Составьте список дел из 10-15 штук, на которые у вас никогда не хватает времени. Это могут быть и маленькие задачи и крупные несрочные проекты, к которым вы никак не можете подступиться.
2. Держите этот список всегда под рукой.
3. Когда вы обнаружите, что у вас образовалось свободное время. Начинайте закрывать дела из списка. К примеру, во время ожидания начала совещания можно поставить заплатку и закрыть одно из дел.

Десятый метод управления временем.

«15 минут в день»

Этот метод применятся к тем делам, которые мы постоянно откладываем по разным причинам: слишком занудно, слишком сложно, слишком долго и так далее.

1. Выберите дело, которое вы постоянно откладываете по разным причинам.
2. Отведите себе 15 минут времени в день, когда вы будете им заниматься.
3. Начинайте работать по плану. Вам нужно всего лишь 15 минут в день заниматься этим делом.

Возможно, вы войдете во вкус и потом уже будете отводить по 30 минут в день, кто знает.

Одиннадцатый метод управления временем.

Техника помидора

Итальянец Франческо Чирилло придумал данный метод для того, чтобы мы правильно чередовали периоды интенсивной работы и короткого отдыха. Происхождение названия понятно. Представьте себе, что ваша задача – это помидор, который вы режете на четыре куска. Каждый кусок помидора – это 20-25 минут интенсивного труда.

1. Определитесь с задачами, которые планируете выполнять, расставьте приоритеты, к примеру, используйте матрицу Эйзенхауэра.
2. Установите таймер на 20-25 минут.
3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера.
4. Сделайте короткий перерыв (5 минут).
5. Еще раз работайте интенсивно в течение 20-25 минут.
6. Опять перерыв на 5 минут.
7. Снова 25 минут работы.
8. Снова 5 минут перерыв.
9. И последние 25 минут интенсивной работы.
10. После каждого 4-го кусочка (после целого помидора) делайте длинный перерыв (15-25 минут).

Этот метод позволит вам интенсивно работать и быстро выполнять поставленные задачи.

Двенадцатый метод управления временем.

Дедлайны для всех дел

Если вы чувствуете, что не являетесь пунктуальным человеком и это вам мешает эффективно работать, устанавливайте дедлайны вообще для всех дел!

1. Устанавливайте дедлайны для всех задач.
2. Если дедлайн нарушен, проанализируйте хронофаги (модель «ТОПИ») и измените свое поведение.

Тринадцатый метод управления временем.

Соблюдение последовательности дел

Пока не закончите одно дело, не переключайтесь на другое, потому что в среднем настройка на дело у человека занимает от 10 минут.

Если вы выполняете сразу несколько сложных дел, то у вас может сложиться иллюзия эффективной работы.

То есть несмотря на то, что ваша деятельность, действительно, будет напряженная, она может быть неэффективной из-за постоянной перенастройки.

Четырнадцатый метод управления временем.

Метод швейцарского сыра

Метод особенно хорошо при работе с прокрастинацией. Метод заключается в том, что вы каждый раз создаете новую дырочку в сыре – выполняете только часть задачи.

Причем, как вы понимаете, дырочки эти должны быть в разных местах: то вы одну часть работы делаете, то другую, то третью.

Правила метода швейцарского сыра.

1. Выполнив часть задачи, не возвращайтесь к ней, а выполняйте другую часть данной задачи.
2. На каждый кусок задачи выделяйте небольшое время – от 10 до 20 минут.
3. Старайтесь сделать как можно больше дырок в куске сыра в разных местах. Причем не надо особо следовать последовательности и логики выполнения.
4. Когда у вас будет уже достаточно дырок в сыре, можно шлифовать деятельность, объединяя куски разрозненной работу в общее дело. Теперь кусок сыра с большим количеством дырок не представляет сложности съесть.

Как вы уже поняли, метод швейцарского сыра является противоположенным предыдущему методу. Так что вам иногда придется выбирать, чем воспользоваться.

Пятнадцатый метод управления временем.

«Лягушка на завтрак»

Лягушка – это самое неприятное дело (эмоциональное, занудное, очень сложное), которое не хочется делать.

Лучше съесть лягушку сразу, чем целый день думать о том, что ее придется съесть.

Выполняйте самые неприятные дела сразу!

Шестнадцатый метод управления временем.

Разделение работы на логичные блоки

Мы этим методом пользуемся достаточно часто, но иногда забываем почему. Да потому что, когда один вид работы логично связан с другой и правильно распределен во времени, работать становится легче.

1. Выделите основные типы работы – звонки, работа с почтой, подготовка документов, встречи, проведение совещаний и так далее.
2. Выберите подходящее время для каждого типа работы.
3. Старайтесь следовать своему расписанию.

Этот метод тоже нельзя использовать вместе с методом швейцарского сыра. Так что опять нужно выбирать, что будете использовать.

Семнадцатый метод управления временем.

«Альпы»

Как вы догадываетесь, название «Альпы» происходит от Альпийских гор. Тем самым создается ассоциация с движением вверх, с эффективностью, с результативностью.

Вот один из возможных алгоритмов метода «Альпы».
1. Составьте список из 10-15 дел на сегодня.

2. Приоритезируйте ваши задачи по матрице Эйзенхауэра или по ее производной.

3. Для каждого дела надо определить время в минутах и часах. Причем, если задача не длинная, вы можете запланировать ее окончание на этот же день. Для более длительных дел вам нужно просто выделить определенное время, не предполагая, что вы сегодня их завершите.

4. Теперь вам надо рассчитать, а сколько времени вы реально будете работать. Возьмем 8 часов.

5. Из всего времени нужно обязательно вычесть 30 % времени на текучку, срочные и незапланированные дела. По моим опросам некоторые виды деятельности предполагают 50 и даже 80 % незапланированных дел.

Если вы отведете 30 %, то из 8 часов вам нужно вычесть 2,5 часа.

6. Теперь нужно вместить в оставшееся время, а у нас это 5,5 часов, самые приоритетные дела. Если времени не хватает на все дела из списка, который вы сформировали в пункте № 1, то, очевидно, вам придется какие-то из них перенести, другую часть делегировать, что-то объединить, видоизменить, а некоторые дела и вообще отменить.

Дополнение к методу «Альпы».

А. Рекомендуется расставлять задачи таким образом, чтобы у вас менялась форма активности, к примеру, перемешивать переговоры с аналитической деятельностью. Поступая так, вы снижаете уровень пресыщения.

Б. Вы можете разбить сложные, неприятные, занудные дела на промежутки в 20-30 минут и выполнять их в течение дня.

В. Вы также можете выбрать из общего списка небольшие дела-заплатки, которые можно выполнять в «найденное время».

Восемнадцатый метод управления временем.

Модель делегирования «СОПКИ»

Одним из серьезных инструментов тайм-менеджмента, особенно для руководителей, является делегирование полномочий и ответственности.

Когда мы делегируем часть своих дел, мы высвобождаем время для более важных задач, для стратегических вопросов, для того, до чего руки не доходили, для того, что уже давно пора было сделать.

Рекомендую прочитать отдельную статью про мою авторскую модель «СОПКИ», чтобы детально с ней ознакомиться и начать применять. А если хотите проработать командой технологии делегирования, посмотрите программу тренинга “Делегирование полномочий”

А на данный момент я ограничусь рисунком и общим описанием модели.

Акроним «СОПКИ» расшифровывается следующим образом. Когда делегируете свои дела, обязательно учтите следующий составляющие.

• Суть. Расскажите о сути дела, которое делегируется.
• Ответственность. Обсудите, кто за что отвечает. Добейтесь принятия ответственности.
• Польза. Объясните, какую пользу получает человек, окружение и компания.
• Контроль. Продумайте совместно, какие точки промежуточного и окончательного контроля вы будете иметь в виду.
• Исполнение. Исключительность. Поясните шаги исполнения. Введите принцип исполнения, не позволяющий производить обратное делегирование – если, что-то не получается, приходи не только с проблемой, но и вариантами ее решения. И расскажите, которому вы делегируете, что позволяет вам это делать – ваше доверие к нему, его обучение, опыт и способности – то, что делает вашего коллегу исключительным для этого задания.

Девятнадцатый метод управления временем.

Контроль управленческих обезьян

В своей знаменитой статье «менеджер и его время. Кому достанется обезьяна» Дональд Уосс, Уильям Онкен-младший выделили пять уровней ответственности и инициативности сотрудников.

Я, с вашего позволения, внес кое-какие коррективы в этой классификации. Итак, перечисляю уровни инициативности и ответственности от самого низкого до самого высокого.

1. Сотрудник просто ждет, когда поступят указания от руководителя. Он тратит понапрасну время. Такое возможно только при обучении сотрудника, когда он пришел на новую должность. В остальных случаях – это недопустимо!
2. Сотрудник чаще всего по любым поводам спрашивает у руководителя, что ему нужно исполнить. Он опять-таки проматывает и свое время, и время менеджера. Такое также недопустимо. Подчиненный должен знать, что ему следует делать на рабочем месте.
3. Сотрудник, столкнувшись с проблемой идет к руководителю и спрашивает, как решить этот вопрос. Если руководитель, согласится взять на себя ответственность за решение этой проблемы, то сотрудник спокойно перебрасывает управленческую обезьяну на своего боса и опять тратит время понапрасну, ожидая решение руководителя. Руководителю нельзя допускать такое поведение подчиненного. А каким образом? Нужно настаивать, чтобы сотрудник приходил не только с проблемой, но и ее решением (а лучше с двумя). Тогда руководителю останется только либо утвердить предложение сотрудника, либо предложить доработать его.
4. Сотрудник при возникновении проблем, продумывает решения и приходит к руководителю, чтобы получить утверждение, какой из вариантов решения применить. Как я уже сказал, к этому надо стремится. Данный тип поведения подчиненного экономит время и руководителя, и его самого.
5. Сотрудник предлагает свой план действий руководителю, а затем реализует его. Он решает сам проблемы по мере их поступления. Конечно, подчиненный может иногда спрашивать советы у руководителя по каким-то самым сложным вопросам, имея при этом свои варианты решения. В конце каждого отчетного периода сотрудник предоставляет результаты своей деятельности. К этому также надо стремится. Вопрос в том, готовы ли вы предоставить такой уровень самостоятельности своим людям.

Если вы – руководитель, вам нужно создавать систему работы, основанную на 4-м и 5-м уровне ответственности и исполнительности, за счет чего вы будете экономить огромное количество времени. Не говоря уже о том, что ваши сотрудники будут действительно развиваться!

Если вы – подчиненный, вам следует самому переходить на уровень 4 и 5, чтобы продуктивно использовать как свое время, так и время своего руководителя.

Данные правила подходят и для линейно-матричных структур компании, в которых развиты проектные команды.

Двадцатый метод управления временем.

Приходите за 5 минут

На любую деловую встречу, будь то офлайн или онлайн, обязательно приходите заранее, хотя бы за 5 минут. Если вы руководитель, то тем самым вы экономите время всех своих сотрудников, не заставляя их ждать.

Более того, на любое совещание требуйте от каждого своего подчиненного приходить заранее за 5 минут, чтобы начинать вовремя.

Если вы опаздываете на встречу со своим партнером или клиентом, обязательно предупредите этого человека и принесите извинения. Экономьте время других. Но лучше никогда не опаздывайте.

Двадцать первый метод управления временем.

Иногда лучше позвонить, чем писать письма

Чем больше компания, тем больше бюрократия. Письменные запросы, ответы и согласования могут пожирать море времени. Разговор по телефону или онлайн (Zoom, Skype, Teams) может значительно ускорить решение вопроса.

Подведем итог

Естественно, я не берусь говорить, что это исчерпывающий список методов управления временем. С другой стороны, я описал все те техники тайм-менеджмента, которые, исходя из моего опыта, являются практичными и результативными.

Предлагаю развиваться следующим образом. Берете 3-5 методов и пользуетесь ими в течение месяца-двух. Затем принимаете решение, какие из данных технологий вы оставляете себе для долгосрочного использования.

Потому переходите к следующим 3-5 методам. И так далее… С каких технологий начнете?

1. Пять составляющих управления временем «ПИНТА».

2. Модель постановки целей «СТО» (стратегические, тактические и оперативные цели).

3. Метод деления работы «КОД» (ключевые области деятельности).

4. Модель постановки целей и задач «МАРСОВ».

5. Модель постановки целей и задач «SMART».

6. Периодичность планирования и постановки целей и задач.

7. Модель хронофагов (пожирателей времени) «ТОПИ».

8. Матрица Эйзенхауэра и ее производные.

9. «Найденное время», «заплатки».

10. «15 минут в день».

11. Техника помидора.

12. Дедлайны для всех дел.

13. Соблюдение последовательности дел.

14. Метод швейцарского сыра.

15. «Лягушка на завтрак».

16. Разделение работы на логичные блоки.

18. Модель делегирования «СОПКИ».

19. Контроль управленческих обезьян.

20. Приходите за 5 минут.

21. Иногда лучше позвонить, чем писать письма.

Еще одна вещь.

Если Вы планируете тренинги для вашей команды посмотрите наши программы:

• Тренинги по продажам и переговорам
• Тренинги по управлению
• Разработка онлайн-курсов для компаний

Тайм-менеджмент: советы и инструменты

По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.

В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Ставьте конкретные цели и задачи

Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

• «Выбор и согласование площадки»,

• «Выбор и согласование приглашенных»,

• «Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

• конкретной (Specific),

• измеримой (Measurable),

• достижимой (Attainable),

• актуальной или истинной (Relevant),

• ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Елена Соловьева

Список задач (to-do list)

Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.

Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.

Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.

Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны. Теперь у вас есть четкий план действий.

Расставляйте приоритеты

Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.

АБВГД (ABCDE)

А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.

Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.

Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.

Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.

С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».

Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.

Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.

Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.

Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:

• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.

Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.

Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.

Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.

Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.

Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.

Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.

Курсы Нетологии

Soft Skills

Узнать больше

• Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными ?
• Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса

Исполнение

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Фокусируйтесь на главном

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

Делегируйте

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Научитесь говорить «нет»

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Блокируйте раздражители

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Исключите «пожирателей времени»

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

Не делайте несколько дел одновременно

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

• замедляемся,
• ошибаемся,
• стрессуем,
• перестаем чувствовать жизнь,
• начинаем забывать важные вещи,
• разрушаем отношения с близкими,
• становимся эмоционально нестабильными,
• теряем креативность.

Отдыхайте

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Наведите порядок в электронной почте

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

• Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
• Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
• Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
• Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
• Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Фильтруйте входящую информацию

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

Учитывайте свои биоритмы

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Создайте комфортное рабочее место

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Ограничьте свой перфекционизм

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Контролируйте время

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Ставьте дедлайны

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Оставляйте запас времени

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Заканчивайте задачу раньше срока

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Используйте метод «Помидора»

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

• Запланируйте задачу.
• Поставьте таймер на 25 минут.
• Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
• После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
• После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
• Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

Попробуйте метод «Хронометраж»

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

• Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
• На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
• На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Планируйте перерывы каждые девяносто минут

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

Планируйте время ожидания

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Анализируйте свой опыт

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Мотивация

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Читать также

Почему команда не укладывается в дедлайн и как этого избежать

курс

Управление
по agile: scrum, kanban, lean

Узнать больше

• Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
• Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
• Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок

Вывод

Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:

• поставить чёткие цели и задачи,
• зафиксировать все пункты,
• расставить приоритеты.

Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:

• фокусироваться на важном,
• анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
• планировать отдых,
• навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
• фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.

Мотивировать себя продолжать:

• съешьте пироженку ?

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Простые инструменты управления временем: краткий обзор

Как все успеть? Этим вопросом задается каждый современный человек. Принципы и техники тайм-менеджмента помогают в этом. Но можно научиться ежедневно экономить час времени и оставаться неудовлетворенным, если выбрано неправильное направление вашей жизни в целом. Поэтому прежде чем экономить время, задайте себе вопрос: «В правильном ли направлении я действую?»

Простые инструменты управления временем

Политик и ученый Бенджамин Франклин разработал пирамиду, которая представляет собой систему планирования как глобальных, так и ежедневных целей. В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Осознание своих сокровенных ценностей требует глубокого самоанализа. У каждого человека они свои. Кто-то в основу пирамиды положит богатство, а кто-то – помощь другим, известность, власть или семью.

Определив свои ценности, как основу, пирамиду Франклина нужно использовать дальше на 5 этажей планирования:

1. Глобальная цель. Зачем я живу и каким будет основной результат моей жизни?
2. Генеральный план. Он описывает конкретные макроэтапы, сферы деятельности, конкретные факторы для достижения цели.
3. Долгосрочный план. Включает детализацию конкретных макроэтапов, которые планируется осуществить в течение 5, 3 или 1 года.
4. Краткосрочный план. Предусматривает планирование на 1 неделю, 1 месяц или 1 квартал.
5. План на день. Планирование в рамках дня.

Правильно приоритезировать дела помогает матрица Эйзенхауэра, которая разделяет все задачи на 4 группы:

• срочные и важные;
• важные и не срочные;
• не важные и срочные;
• не важные и не срочные.

Люди часто концентрируются на важных и срочных делах, что показывает узкий диапазон их планирования или отсутствие планирования вообще. Такие люди всегда спешат и ничего не успевают, они раздражительны из-за постоянного состояния стресса.

Если человек достаточно хорошо планирует свое время, то большинство дел будут находиться в графе «Важные и не срочные». Выполнение этих дел позволяет спокойно и уверенно достигать своих целей, предотвращая возможные кризисы.

Не важные и срочные дела – это дни рождения знакомых дальнего круга, посещение лекций, на которых вы не получаете полезной информации. По большей части, таким делам надо сказать «нет».

Не важные и не срочные дела логично не выполнять, но, как правило, они выполняются незапланированно. Это пустая болтовня с коллегами, видеоигры, просмотр прикольных роликов и т.д. Отслеживайте, сколько реального времени приходится на данную категорию, и подумайте, как сделать ваш отдых более эффективным.

А правильно осуществлять краткосрочное планирование поможет следующий инструмент – метод «Альпы». Следуя ему, необходимо:

1. Составить перечень всех задач. Обратите внимание, чтобы вошли также задачи, которые вы выполняете, но не привыкли планировать. Например, приготовление пищи, физические упражнения и другие бытовые дела обязательно включайте в список.
2. Расставить приоритет для каждой задачи.
3. Определить время выполнения задачи. Прикидывая ориентировочное время, лучше прикидывать в большую сторону, добавляя около 20% времени. Это позволит точнее уложиться в план.
4. Определить, какие задачи можно делегировать и кому. Для людей, которым вы делегируете, обязательно проведите тренинг, поясняя, какой именно результат ожидается, и раскрывая алгоритм выполнения необходимых задач.
5. Выбрать приоритетные собственные задачи, заняв до 60% своего рабочего времени каждой. Обычно в течение дня могут происходить форс-мажоры, так что 40% оставляем на них. Если вдруг все идет по плану, то выполняем дальнейшие задачи с опережением.
6. Оценить свои результаты и перенести невыполненное на другой день. Осознание своих результатов – это основа положительной мотивации.

Теперь же освоим эффективный метод ежедневного планирования. Данный метод разработал известный консультант по продуктивности Айви Ли. Подробно о нем мы писали здесь, поэтому сейчас рассмотрим лишь его этапы:

1. Записать 6 самых важных дел на следующий день.
2. Определить приоритет каждой из задач.
3. Сконцентрироваться на первой задаче, и не приступать к следующим, пока она не будет завершена.
4. Выполнив задачу, актуализировать перечень задач, изменив порядок выполнения существующих.
5. Добавить новые задачи в список, если вдруг они появились.
6. Продолжать последовательно выполнять задачи.

Данный метод выглядит очень простым, но, следуя ему ежедневно, вы сразу заметите прирост своей эффективности.

И еще один метод – Метод «Помидора». Он используется для еще более краткосрочного планирования. Имея перед собой определенную задачу, засеките таймер на 25 минут и это время полностью посвятите задаче. После этого засеките 5 минут перерыва. Это время обязательно посвятите отдыху. После 3-4 итераций работы и отдыха сделайте долговременный перерыв.

Когда перед вами нет четко сформулированной задачи или задача достаточно сложная, то, даже имея выделенное время, не ясно, с чего начать. Время уходит, а «воз и ныне там». Метод «Швейцарского сыра» придет на помощь. Начните с выполнения простых и понятных шагов, которые каким-то образом связаны с вашей задачей. Например, вам надо подготовить мотивирующую речь. Почитайте цитаты известных людей, которые могут навести на мысль, или выберите картинки для раздаточного материала. Запишите свои мысли при выполнении первых шагов, вспомните случаи из жизни, которые связаны с темой выступления. Шаг за шагом вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра. И постепенно задача становится более понятной и выполнимой.

А еще бывает так, что вдруг высвобождается несколько свободных минут, но в голову ничего не приходит. Что бы полезного сделать? Используйте метод «Найденное время». Для этого составьте список дел, на которые вечно не хватает времени, и выполните их при появлении «свободного окна».

Заключение

Итак, список простых инструментов тайм-менеджмента следующий:

1. Пирамида Франклина.
2. Матрица Эйзенхауэра.
3. Метод «Альпы».
4. Метод Айви Ли.
5. Метод «Помидора».
6. Метод «Швейцарского сыра».
7. Метод «Найденное время».

Инструментов много, поэтому воспользуйтесь принципом Парето: выберите из них один или два наиболее понравившихся и начните активно использовать. А более глубоко освоить науку управления временем вы можете на нашем курсе «Лучшие техники тайм-менеджмента». Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.

Желаем удачи и до встречи на курсе!

Советуем также прочитать:

• Сторителлинг
• Тайм-менеджмент для тех, у кого нет времени
• Как составить идеальный план на день?
• Популярные и простые техники тайм-менеджмента
• 7 главных ошибок тайм-менеджмента
• Простые техники управления временем
• Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник
• 21 лучшая техника тайм-менеджмента (часть 1)
• Как планировать год?
• Как взять под контроль свое время: подборка полезных материалов
• Бодо Шефер и его «Искусство управлять временем»